Software de gestión documental

Importancia del uso de un software de gestión documental especializado

Se conoce como software de gestión documental a toda herramienta tecnológica que permita a los usuarios tener control en el proceso de administración de los datos procedentes de la aplicación y uso de un sistema de gestión.

¿Cuál es la finalidad de un software de gestión documental?

El uso de software ayuda a la optimización de la administración de archivos y documentos de importancia para la empresa.

Facilita y simplifica las tareas, permite el registro de información y asegura un manejo responsable e inequívoco de los datos contenidos en el proceso. Estas herramientas ofrecen no solo una administración eficiente, sino que también una reserva de seguridad amplia y eficaz para los documentos.

El software da mayor control de los procesos que se llevan a cabo en la gestión documental, tanto los que se realicen al interior de la empresa, como los creados en instalaciones de ATS, o en centros de atención documental (CAD) o de aquellos archivos que se encuentran inactivos. Es decir, ofrecen el control absoluto de cada archivo existente en la empresa.

El software de gestión documental permite una vista de 360 grados sobre los documentos y la información de importancia.

La plataforma más popular a nivel mundial:

Una de las plataformas más populares y considerada como la número uno en eficiencia y seguridad en la nube es la ERP Oracle Netsuite.

Pero, ¿qué es un ERP?

ERP son las siglas que corresponden a Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales. Es un sistema que permite a los usuarios realizar y controlar diferentes operaciones internas de la empresa.

Plataforma usada por ATS para la gestión documental:

Nosotros dentro del proceso de administración y gestión documental hacemos uso de la Suite de Gestión Documental MABS 3.0, la cual puede ser utilizada por cualquier empresa que requiera consultar la información de sus archivos previamente estructurados e inventariados.

Esto nos permite llevar a cabo la trazabilidad del documento, parametrizando y vinculando todas las necesidades de cada negocio. Lo anterior integrando los servicios de gestión documental

Beneficios de la implementación de la Suite de Gestión Documental MABS 3.0:

Dentro de los puntos más importantes que puede ofrecer estos sistemas están:

Automatización de los procesos.
Acceso a la información de toda la empresa desde una misma interfaz.
Integración de bases de datos.
Ahorro de tiempo y costes.
Seguridad de la información registrada.
Control en línea de la información y de sus archivos.
Atención según acuerdos de niveles de servicio.
Registro personalizado de usuario que requieran información.
Perfilación y/o restricción de acceso por usuario.
Acceso con seguridad para los usuarios desde lugar que requieran.

Hay que tener en cuenta que cualquier empresa puede hacer uso de un software de gestión documental sin importar la cantidad de bases de datos que maneje, ya que estos son personalizables, adaptándose a las necesidades de cada sector de la empresa.

¿Qué garantiza la aplicación de un software de gestión documental?

Lo que la aplicación provee, es la consolidación de procesos en líneas de operación, de igual modo cuentan con puntos a favor del cliente, como:

Soporte técnico.
Acceso libre y eficaz al software.
Ayuda y asesoría técnica especializada.

Por lo tanto, la asesoría integral permite e incentiva el conocimiento de las ventajas, los pros y contras y lo necesario para ejecutar un sistema de gestión documental. Transmite el conocimiento al cliente y a los usuarios, para que el proceso se destaque por la uniformidad y por la unificación de administración.

Hay que tener en cuenta que este proceso no solo depende del correcto trabajo de la empresa prestadora del servicio, es un trabajo en doble vía, donde ejecutantes y clientes ayudan y confluyen en el éxito de las tareas propias de la administración de documentos.

Suite de gestión documental (MABS 3.0)

¿Qué es la suite de gestión documental MABS 3.0 de ATS?

Dentro del uso de softwares de gestión documental, en ATS hacemos uso de la Suite de Gestión Documental (MABS 3.0), la cual está diseñada para los usuarios finales, permitiéndoles consultar en línea cualquier información de sus archivos.

La Suite es una herramienta y aplicación web diseñada para la administración y la custodia de archivos físicos y en la nube. La Suite de Gestión Documental permite hacer una trazabilidad del documento, que se integra con facilidad a las BPM de los clientes, dada su desenvoltura de parametrizar y corresponder a las necesidades del giro del negocio de cada organización.

La plataforma integra todos los servicios de gestión documental y ciclo de vida del archivo. Es la primera plataforma tecnológica en gestión documental, diseñada para integrarse a los procesos comerciales, financieros, de recursos humanos y sistemas de gestión de calidad y propios de la operación. El Grupo Gestión Documental ATS, somos pioneros en la integración total del negocio a la gestión documental en el mundo.

En sí, la Suite MABS 3.0, es una plataforma digital y virtual que le permite al cliente el reconocimiento, ubicación, clasificación y control de los documentos que se encuentran bajo nuestra custodia. Esto le da la opción de controlar y revisar de manera periódica todo lo relacionado a su información y así, su uso, manejo y consulta.

Módulo de gestión documental

¿Qué es un módulo de gestión documental?

El Módulo de Gestión Documental está diseñado para los usuarios operativos y permite a los funcionarios de ATS y/o a los clientes administrar y registrar información de sus archivos; en cualquiera de los casos de custodia, archivo de gestión en instalaciones propias del cliente o en instalaciones de ATS; archivos centrales en un Centro de Atención Documental (CAD) o de sus archivos inactivos en instalaciones de ATS.

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