Las empresas cuentan en la actualidad con los servicios que ofrece un software de gestión documental, una herramienta tecnológica que soporta la administración de toda la información contenida en archivos y documentos que produce la empresa, la cual es necesaria para la creación de su memoria corporativa.
Este es un nuevo método informático en el que se puede confiar, ya que es un sistema que tiene la capacidad para crear, almacenar, organizar, proteger, localizar y recuperar la documentación de tu empresa. Todas estas funcionalidades se encuentran en un solo programa de gestión documental, el cual soportará de forma segura el proceso estratégico de tu negocio.
No debes preocuparte si tu organización aún mantiene gran cantidad de documentos en papel, este tipo de software provee la fortaleza para aceptar la documentación en diferentes formatos, por lo que la información importante que tengas en papel, una vez digitalizada, es capturada para su manejo y utilización dentro del programa.
Es importante destacar que aunque tu empresa haya avanzado en la documentación electrónica, es muy probable que no se haya tratado debidamente, ya que para su tratamiento eficaz son fundamentales las políticas de almacenamiento, eliminación y flujo de la información electrónica.
Los beneficios más importantes de la implementación de un programa de gestión documental
Una inadecuada gestión documental afecta negativamente la productividad de la empresa, ya que genera consecuencias tales como: duplicación de la información, desmotivación del personal, pérdida parcial o total de la información para la toma de decisiones, se pierden las oportunidades para solucionar problemas que impactan desfavorablemente en la atención al cliente, interfiere en el aprendizaje organizacional; así como genera pérdidas de tiempo, dinero y energía.
Para tu empresa que está en crecimiento y desarrollo, es fundamental gozar de las bondades de un sistema con estas características técnicas.
Destacamos hoy los principales beneficios de una eficiente administración mediante la implementación de un software para la gestión electrónica de documentos. Las bondades de un óptimo funcionamiento de la administración de los documentos de tu empresa, están relacionadas con la eficacia y la eficiencia en los procesos de atención al cliente y al servicio.
Al implementar este tipo de tecnología, tu negocio mejorará en las siguientes actividades: reducción de los tiempos y costos de operación de los procesos de creación, organización, almacenamiento, conservación, protección, localización, recuperación y difusión de la información, disminución en los costos de mantenimiento, aceleración del flujo de información y de respuesta a los clientes; optimización del espacio físico y documentación de las experiencias y las buenas prácticas de la empresa.
Condiciones favorables para la implementación de la herramienta tecnológica
Estas ventajas son valiosas para aumentar la efectividad de tu negocio. Recuerda que la información es uno de los activos más importantes de tu emprendimiento, es por ello que el acceso a los datos e información requiere atención especializada.
La disponibilidad de la documentación es un soporte para el proceso en la toma de decisiones en beneficio del funcionamiento de la organización.
Para lograr con éxito la implementación de un sistema de gestión documental es necesario tener en consideración que requiere basarse en la estrategia del negocio, tomar en cuenta los documentos en sus diferentes formatos y estados independientemente de su tiempo de vida; conocer los recursos humanos, físicos y tecnológicos disponibles, entre otros aspectos y condiciones que necesariamente son importantes para una integración satisfactoria a la gestión administrativa en general.
Sea cuál sea la estrategia organizativa, habrá un software de gestión electrónica que se adapte a los intereses y expectativas de tu organización. Recuerda que las empresas de vanguardia utilizan la documentación con fines a largo plazo, para capitalizar el conocimiento hasta lograr el cambio y la innovación.
