Guía para manejar información de medios magnéticos

Hoy en día la custodia de documentos es una actividad de gran responsabilidad dentro de las organizaciones, ya que para desarrollarla se debe tener una infraestructura tecnológica y física para la máxima seguridad en la custodia de archivos. En este artículo, te contaremos cómo puedes manejar la información de medios magnéticos a través de la […]

Tecnología y Gestion documental, qué relación hay entre ellas

La tecnología y archivo van generando cada vez más relaciones complementarias, eficaces y económicas. Ahora, la tecnología nos permite sacar ventajas indiscutibles en la gestión documental para que las instituciones y empresas abaraten costos y accedan a una información segura y rápida. Conoce más a continuación. ¿Cómo usar la tecnología para el provecho de la archivística? […]

Diferencias entre escanear y digitalizar documentos

Las formas en las que archiv  amos información van en consonancia con los cambios que ocurren en el mundo. Ya sea por cuestiones de espacio, los métodos se van haciendo más sofisticados, por lo cual es importante entender cómo funcionan. En este sentido, es común que existan confusiones entre lo que es escanear y digitalizar documentos. […]

Guía para empresas principiantes en la digitalización de documentos

Hoy en día, son muchos los cambios que se presentan en un mundo no solo globalizado, sino también digital. Estos han transformado la manera en que se almacena y procesa la información, principalmente mediante el uso de herramientas tecnológicas. Uno de los principales procesos que han sido foco de dichos cambios es la digitalización de […]

¿Por qué no puedo destruir los documentos una vez digitalizados?

Muchas empresas consideran que digitalizar un documento automáticamente se pueden eliminar los documentos originales. Un documento digital es solo un soporte del documento que está en papel y no se debe eliminar; en este artículo explicamos el porqué. La importancia de los documentos A continuación, te decimos porqué conservar tus documentos originales es tan importante. Evidencia: Cada […]

La importancia de la clasificación de los documentos en las organizaciones

Los documentos son la memoria de las organizaciones de cualquier entidad, por eso, para que puedas usarlos de manera eficiente es necesario realizar una adecuada clasificación documental. A continuación, te explicaremos cómo hacerlo. La clasificación el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la […]

Validez Jurídica de los Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos es toda información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Ley 527 de 1999 Fue expedida por el […]

La importancia de la organización e inventario del archivo

Mantener la documentación de tu empresa organizada e inventariada es muy importante, puesto que tendrás muy presentes los papeles que tienes, dónde están ubicados y podrás acceder fácilmente a ellos cuando necesites consultarlos. Tener definido y organizado el archivo de todos los documentos de tus actuaciones empresariales te permitirá elegir qué guardar y qué no, de […]

¿Cuál debe ser el manejo de los documentos Contables y Financieros de una organización?

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales; como el DIAN que es la […]