¿Cuál debe ser el manejo de los documentos Contables y Financieros de una organización?

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales; como el DIAN que es la […]

¿Qué debo tener en cuenta para la gestión de las Historias Laborales?

Las historias laborales son la evidencia que prueba que existe (o existió) un vínculo laboral entre empleados y empleadores. Por ende, es indispensable disponer de este registro para llevar un control de las acciones que ejecutan los trabajadores de la organización desde que ingresan hasta que se retiran, este proceso también forma parte de la […]

¿Qué importancia tienen los diagnósticos en la Gestión Documental?

Los archivos de las organizaciones almacenan documentos producidos a partir de sus actividades y deben estar organizados previamente, a fin de proporcionar un acceso, uso y disponibilidad eficiente del mismo. Pero para lograrlo, es indispensable ejecutar sus respectivos diagnósticos como parte de la gestión documental. Conoce 10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico. […]

¿Qué validez jurídica tienen los documentos que se firman electrónicamente?

En la actualidad muchos archivos que, anteriormente se firmaban de forma manual, ahora se realizan de manera digital. Es por ello que en esta oportunidad, explicaremos qué validez jurídica tienen las firmas electrónicas en un documento legal. Conoce cómo establecer una política documental eficiente ¿Qué son las firmas electrónicas? Según el Decreto 2364 del año […]

¿Qué es y cómo se hace una Destrucción Documental Certificada?

La eliminación de documentos debe realizarse correctamente, después de todo, no todos los archivos escaneados pueden destruirse. En el caso de los archivos que contengan información confidencial, estos deben eliminarse siguiendo una serie de parámetros para impedir que una persona ajena tenga acceso a los mismos; logrando así, una gestión documental eficiente. Te explicamos cómo […]

¿Cuándo puedo eliminar los documentos en una organización?

La mayoría de las organizaciones suelen acumular una gran cantidad de documentos de toda índole; desde archivos legales hasta exámenes ocupacionales de hace varios años. Por ende, es necesario que la compañía elimine una serie de papeles que ya no son funcionales para la empresa con el fin de desocupar espacios, mejorando la gestión documental. […]

¿Cómo establecer una política documental eficiente?

Toda empresa necesita lidiar con una gran cantidad de documentos de diferente naturaleza, como lo son los contratos, historias laborales, documentos contables y muchos otros. La gestión documental se encarga precisamente de eso, crea procesos que garantizan el control y el correcto archivo de cualquier tipo de documento, considerando su categoría, su valor histórico y […]

¿Cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos?

Las nuevas tecnologías han traído consigo que muchos de los archivos que se manejaban de manera física, hayan sido trasladados a medios digitales. Sin embargo, muchas empresas desconocen la manera en la que se debe llevar a cabo la digitalización documental dentro de la organización. Conoce cómo realizar la custodia de documentos digitales. ¿Qué es […]

La importancia de un Software de control de inventario documental y gestión de préstamos y consultas

Los documentos, ya sean electrónicos o impresos, son un componente esencial de casi cualquier empresa. La gestión de la información empresarial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea desafiante. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa. En este orden de ideas, un software que te permite controlar todo tu inventario documental, gestionar tus […]