Cualquier empresa produce una cierta cantidad de documentos cada día. Por ello, la información que contienen puede ser la piedra angular de su éxito. Los documentos se crean, envían, comprueban, almacenan y, sobre todo, se buscan una y otra vez. Así pues, estas tareas conllevan una cantidad de tiempo, esfuerzos y recursos considerables.
Por esta razón es importante analizar estos procesos en detalle y optimizarlos. En este artículo aprenderemos qué función cumple un software de gestión documental, y para ello, vamos a introducirnos en una breve definición del concepto, veamos:
La gestión documental es el sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Como, por ejemplo: Facturas, remisiones de entrega, documentos contables, contratos, etc.
Esta gestión de documentos también puede llevarse a cabo de manera digitalizada, en donde se deben contemplar una serie de aspectos y protocolos entre los que hay que destacar su complicada organización si no se sigue un método establecido, la pérdida de tiempo en el registro de cada uno de los documentos, y además hay que tener en consideración la compatibilidad de formatos, como: PDF, .doc, .ppt, .xlm, etc.
Por ellos debes tener en cuenta que, una mala organización de los documentos o el carecer de un procedimiento de archivo establecido, dificultarán la recuperación de los mismos. Este hecho supondrá la pérdida de información, y esta pérdida podría poner en riesgo la situación de tu compañía.
Por lo anterior, si lo que deseas es proteger la información de tu empresa, la mejor manera es identificando los documentos de relevancia, estableciendo puntos de control que garanticen el acceso y optar por un software de gestión documental calificado.
El software se integra en la gestión empresarial, y ofrece entre otras muchas ventajas, las siguientes:
- Es compatible con cualquier formato de documento.
- Si deseas buscar algún documento, podrás obtenerlo desde cualquier punto de tu red.
- Tu información estará segura y recuperada en el servidor documental.
- Tendrás la facilidad en la búsqueda de documentos.
- Hay mayor control y menor manipulación de los mismos.
- Puedes reducir y simplificar el trabajo para todos tus empleados.
- Obtén respuestas rápidas para los diferentes usuarios.
- Obtener información ágil y actualizada.
- Optimiza los recursos utilizados en la gestión documental de tu empresa.
- Mejora tu imagen ante el usuario, las auditorias y empresas del sector.
- Libera considerablemente el espacio físico de almacenamiento.
En el mercado existen diferentes programas para la óptima gestión de nuestra información. Programas capaces de implementar multitud de formatos. Desde los formatos digitales, como son los CAD, las imágenes, PDF o correos electrónicos, hasta los que inicialmente estuvieron en formato de papel. En este último caso, todo se realiza con un sistema de escaneado que es compatible con cualquier máquina del mercado; en donde se pasa el documento físico por el escáner, para luego transformarlo en imagen de JPG, TIF, entre otros.
En el proceso de registro documental, cada folio es guardado con la información que corresponde a su contenido. Algunos softwares cuentan con herramientas idóneas para mostrar el texto a partir de una imagen, esto nos permite encontrar nuestros documentos al instante.
Un punto muy importante antes de implementar un software para el tratamiento de la información de tu compañía, es marcar los objetivos que quieres lograr y hacer un análisis profundo de los procesos que quieres efectuar con la sistematización de la información.
En definitiva, Un sistema de gestión documental se compone de programas integrados, así pues, su funcionalidad va desde algo muy sencillo, como registrar los documentos que entran y salen de la compañía hasta crear un control de los procesos que acompañan los ciclos de vida de nuestros documentos.
Si lo que deseas es dotar a tu empresa de las mejores herramientas del mercado, un software es la mejor decisión para conseguirlo.
