La administración de los documentos de una organización requiere de un software de gestión documental, debido a que en la actualidad es necesario contar con un sistema que administre la información contenida en archivos y documentos importantes y valiosos para una organización.
Este tipo de herramienta informática tiene la capacidad de crear, recibir, organizar, almacenar, preservar, dar acceso, asegurar y difundir la información de la organización. Es importante considerar que estos sistemas informáticos generan cambios en la cultura de las organizaciones, por lo que cada una requiere un software adaptado a sus necesidades y a sus valores organizacionales.
Para ampliar el conocimiento sobre este tipo de programas te invitamos a revisar la publicación “Aprende para qué sirve un software de gestión documental“ en la cual se ofrece información relevante de las ventajas de estos sistemas de gestión y de la forma que se integran a la gestión empresarial.
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Propósito de un software de gestión documental
Una eficiente gestión electrónica de documentos facilita los procesos de trabajo incidiendo favorablemente para que la empresa aumente su eficiencia y su productividad, ya que permitirá prever situaciones relacionadas con la información y la documentación que reducirán los costos en recursos.
Cuando las empresas mueven grandes flujos de información y documentos que provienen de fuentes internas (como por ejemplo facturas, recibos y ofertas); o información de tipo corporativa como folletos, catálogos, manuales, entre otros, así como documentos en diferentes formatos (PDF, Excel, Word, entre otros), la probabilidad de que se presenten problemas en el manejo de la información es alta.
Estos inconvenientes, que producen retrasos en los procesos administrativos, pueden ser de diferente naturaleza: producción desorganizada, innecesaria cantidad de copias, excesiva documentación en papel, dificultades para el acceso y alto riesgo de la pérdida de información. Estos problemas son síntomas de que el proceso de gestión documental de tu empresa no responde a las expectativas actuales de crecimiento y desarrollo de la organización, por lo que debes considerarlo como una variable que justifica plantearte un actualizado sistema de gestión documental.
Un efectivo software de gestión documental es una herramienta tecnológica indispensable que solucionará estos problemas asegurando la integridad de tu empresa, ya que será ideal para controlar y proteger la información ofreciendo la oportunidad de actuar en beneficio de los objetivos organizacionales.
Ventajas de un programa de gestión documental
Los objetivos primarios de esta tecnología son esenciales para confrontar los problemas descritos anteriormente, los cuales se refieren a la administración eficaz del procesamiento de la información, pudiendo obtener finalmente una base de datos importante y confiable, que a largo plazo puede ser aprovechada para conformar el patrimonio histórico de la empresa. Estos planteamientos implican que las ventajas de un programa de administración documental son realmente considerables, ya que al disminuir y agilizar los procesos del tratamiento de la información se está aportando positivamente a la eficiencia de los procesos de la gestión administrativa.
ATS y la Gestión Documental
La implementación de un sistema de esta naturaleza, requiere profesionalismo y experiencia, dos condiciones fundamentales que te ofrece el equipo de ATS Gestión Documental, el cual cuenta con profesionales de la información dispuestos a ofrecerte un servicio de alta calidad. La misión de los expertos informáticos es desarrollar un proyecto de gestión de documentos adaptado a las necesidades y objetivos de tu organización hasta ponerlo en ejecución. Una vez que toda la documentación empresarial haya sido reservada ordenadamente, la puedes tener disponible cuando y donde quieras, gracias al uso de la plataforma Suite de Gestión Documental (MABS 3.0), la cual está diseñada para que los usuarios finales puedan consultar online cualquier información de sus archivos y documentos.
