Hoy en día, son muchos los cambios que se presentan en un mundo no solo globalizado, sino también digital. Estos han transformado la manera en que se almacena y procesa la información, principalmente mediante el uso de herramientas tecnológicas. Uno de los principales procesos que han sido foco de dichos cambios es la digitalización de documentos. Te invitamos a conocer más acerca de este proceso.
Por qué es importante digitalizar documentos
La tendencia de estos últimos años en cuanto a la forma de transformar los documentos físicos en documentos digitales busca, entre otras cosas, acercar cada vez más los negocios y trámites a nivel global. Este proceso nos facilita el procesamiento de ventas, pedidos, pagos y todo tipo de gestiones y negociaciones, apuntalando así el rápido crecimiento empresarial y de la economía en general.
Igualmente, las empresas que se acoplan a un efectivo procesamiento de documentación basado en los nuevos procesos digitales gozan de una administración más ordenada y consolidada. Algo que mejora exponencialmente la eficacia de sus procesos diarios y, por tanto, su productividad.
Cabe destacar, que también existen empresas especializadas en digitalización que brindan un óptimo servicio.
Otro aporte de las nuevas tecnologías de digitalización de documentos es el almacenamiento y consulta de información de toda índole en las áreas gubernamentales, académicas, culturales y de investigación científica. La idea central es preservar en el tiempo documentos de gran valor en las diversas instituciones.
Factores a considerar
Existen diferentes parámetros que intervienen en la selección del tipo de información que debe incorporarse en el proceso de digitalización. Estos son el estado físico de la documentación y el valor histórico e investigativo, así como la vigencia, la importancia legal y la relevancia.
Asimismo, es bueno que sepas que toda empresa pública o privada debe tomar en cuenta la Ley General de Archivos de Colombia (Ley 594) en lo que respecta a la correcta gestión de un archivo de documentación. Esto se debe a que en dicho texto legal pudieran existir regulaciones relacionadas con una empresa en particular.
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Tips para efectuar el proceso de digitalización adecuadamente
A continuación, te indicamos los pasos para efectuar un proceso de digitalización:
- Identificación del documento. Se refiere a la selección de la información que se requiere digitalizar.
- Clasificación de documentos. Permite definir de forma concisa cómo se va a realizar el proceso de captura de imagen del archivo, de manera unitaria o por lotes.
- Preparación del documento. Es la primera etapa en el escaneo de documentos que contempla los siguientes parámetros para su correcto archivo o uso futuro:
- Depuración. Visualización para la eliminación de documentos duplicados.
- Revisión para la remoción de objetos, rayones o suciedad que tenga la información, y que pueda dificultar su lectura.
- Corrección de plano. Se necesita para eliminar cualquier arruga o doblez presente.
- Unificación de rasgaduras o cortes. Es tratar de unir cada corte o rasgaduras que se puedan presentar debido a la mala manipulación del papel.
- Foliación. Esto consiste en enumerar cada uno de los ejemplares a digitalizar para llevar el debido orden cronológico de uno a otro.
- Conservación. Contempla la forma en que deben ser resguardados los originales en sus respectivos archivos al terminar el proceso de digitalización.
- Capture. En esta fase se realiza propiamente el escaneo de la documentación preparada.
- Control de calidad. Se revisa de manera minuciosa la imagen escaneada para saber si es fiel copia del original y si se cumplió con los pasos requeridos.
- Selección de los medios digitales donde se archivará cada documento escaneado para su posterior consulta.
La era digital en la que nos desenvolvemos en la actualidad involucra cambios importantes en el procesamiento de la información. Por eso, las empresas públicas como privadas dan mucha importancia a un correcto resguardo y archivo de los documentos.