¿De qué se trata el Decreto 029 de 2015?

Si has estado en un proceso de liquidación de empresa, o si estás a punto de entrar en uno, como entidad pública, Sociedad Pública, Sociedad de Economía Mixta, Empresa Social del Estado u Organismo Autónomo adscrito a ordenamiento del Gobierno Nacional, deberás tener presente en su totalidad el Decreto 029 de 2015, en el cual se establecen todas las normas y pasos a seguir durante el procedimiento antes mencionado en relación a los documentos creados y recibidos por la empresa. Así que toma nota, porque te vamos a aclarar algunos puntos que lo componen.

 

El Decreto 029 de 2015 surge como una necesidad ante lo expuesto en el artículo 20 de la Ley General de Archivos o la mencionada Ley 594 de 2000, la que se establece que “Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerios o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.”.

 

De esta manera el decreto se centra en fundamentar los métodos de conservación para los documentos respectivos convirtiéndose en la unión y extensión del artículo mencionado con antelación y el componente de gestión documental existente en la Ley 254 de 2000, en la cual se establece el proceso a seguir en caso de transferencia y entrega de documentación e información, con el fin de generar su organización, administración y revisión, aplicado para todas aquellas empresas y organizaciones que se liquiden, fusionen, privaticen o se supriman.

 

Lo anterior se hace con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del Estado, garantizando el derecho a los ciudadanos al acceso total a la información. Una vez teniendo esto claro, veamos qué puntos componen este decreto:

 

  • La responsabilidad de la construcción de los recursos para dicha conservación, recae totalmente sobre el liquidador.
  • La entrega de la documentación te permite como liquidador mantener un constante diagnóstico de los archivos, así como su depuración responsable, inventariado y organización.
  • Las entidades tendrán un promedio de 3 meses para llevar a cabo el diagnóstico integral y completo de los archivos. Esto permite que se determine de forma categorizada su estado y características.
  • De igual modo es su obligación la elaboración de un plan de trabajo, en el cual se deberá tener en cuenta los recursos necesarios para la realización de dicha gestión.
  • La entrega de los documentos a la entidad establecida debe garantizar la transparencia, por lo que como liquidador deberás entregar los documentos debidamente agrupados e inventariados.
  • Todos los documentos que se generen en el proceso de liquidación deberán ser entregados al Ministerio al cual corresponda las funciones asumidas por la entidad.
  • Todo el proceso de liquidación deberá cumplir a su cabalidad con las normas archivísticas estipuladas por el Archivo General de la Nación; por tal razón el plan de trabajo deberá ceñirse a las mismas, teniendo como base las condiciones económicas y documentales de la entidad.
  • La elaboración del plan archivístico integral deberá realizarse teniendo en cuenta el inventario, la valoración documental, la eliminación y la entrega y recepción de la misma.
  • Dicho plan deberá ser aprobado por las entidades involucradas en el proceso.

 

Estos aspectos te ayudarán a entender la forma en la que se debe llevar a cabo el proceso de liquidación a partir de la protección y seguridad de la información. Recuerda que los documentos son la columna vertebral, y esto se debe tener en cuenta desde el inicio hasta el final completo de la empresa.

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Puntos a tener en cuenta al momento de liquidar una sociedad

Como hemos visto en artículos anteriores, la liquidación de una empresa trae consigo el cumplimiento de una serie de protocolos y normas. En este caso nos enfocaremos en las sociedades; así que presta atención porque te daremos a conocer algunos puntos que deberás tener en cuenta en caso de que te veas en la obligación de llevar a cabo este procedimiento.

 

Para empezar, revisemos el concepto:

¿Qué es la liquidación o disolución de sociedad?

La liquidación es uno de los puntos que se llevan a cabo al momento en el que se suspende el desarrollo de la actividad social y económica que realiza la empresa o sociedad. Existen varias razones por las cuales se decide tomar esta determinación, entre ellas encontramos:

 

  • Por vencimiento del término de duración de la sociedad pactado en los estatutos correspondientes.
  • Por decisión unánime de los socios en Junta de Socios o en Asamblea de Accionistas.
  • Por causal legal.
  • Por ejecución obligatoria bajo orden de entidad autorizada

 

Ahora bien, ¿existe diferencia entre disolución y liquidación?

 

Sí, aunque ambos términos suelen usarse como sinónimos, tienen una leve diferencia dependiendo de en qué punto se encuentre el proceso, además de si es un proceso económico o administrativo, veamos:

 

  • Disolución: es la suspensión de la actividad empresarial y organizacional, dando por terminadas las operaciones y diversas actividades. Es el punto de apertura para llevar a cabo el proceso de liquidación y parte directamente de la decisión total de parte de los miembros de la Junta de Socios. Se estima este proceso como administrativo y normativo dentro de la empresa.
  • Liquidación: es centralmente un proceso económico en el que se cancelan todos los pasivos y pendientes de la empresa, finalizando con la entrega de los remanentes sociales a todos los socios determinados, a fin de dar por cerrado todo tipo de vinculación económica con los involucrados en las actividades propias de la empresa.

 

Teniendo esto claro, cabe resaltar algunos aspectos a tener en cuenta durante el proceso:

 

  • De faltar algún documento, como los que mencionamos en nuestro texto sobre ¿Qué hacer en caso de liquidar tu empresa?, se impedirá la inscripción y se congelará el proceso ante la Cámara de Comercio.
  • De no cancelar los valores establecidos se impedirá el registro, obligando a hacer devolución del trámite por parte de la Cámara de comercio.

 

Nota: recuerda que el correcto registro de la disolución y liquidación ante las entidades competentes garantizan la legalidad del trámite, ya que es una obligación y un deber que tienes ante las normativas colombianas.

 

Así que teniendo esto en cuenta, ya sabrás cómo proceder ante este proceso.

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¿Qué hacer en caso de liquidar tu empresa?

Son muchas las razones que pueden llevarte a disolver tu empresa; sin embargo, pese a lo que se cree popularmente, la liquidación es un proceso en el cual todos los factores contribuyen para que, ante la ley y las normas, el resultado quede de la mejor manera posible. Por ello presta atención, porque te explicaremos los pasos que debes seguir para llevarlo a cabo.

La liquidación de una empresa es un proceso que se lleva a cabo al momento en el que se da por finalizada una sociedad o negocio, dejando la actividad económica en total inactividad; es decir, la empresa y su actividad interna y externa queda disuelta en su totalidad, lo que implica a su vez su desaparición del tráfico jurídico.

Esta salida se realiza generalmente cuando queremos cesar toda actividad del negocio, y se caracteriza por ser un proceso que debe apegarse a las normas y que debe ser desarrollado en su totalidad dando cumplimiento a los requerimientos establecidos por las entidades competentes. A continuación, los pasos a seguir:

 

  1. Realiza una junta de socios o accionistas en la que quede un acta, en donde se dé por comprobada la disolución y la asignación de quien llevará a cabo el procedimiento.
  2. Se hace el registro del acto de disolución frente a la Cámara de Comercio en donde el liquidador deberá entregar la copia del acta y se deberá hacer el pago del valor de la inscripción, del impuesto de registro a favor del Departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá.
  3. Se realiza el reporte respectivo en la Oficina de Cobranzas de la DIAN, en relación a las deudas fiscales de la empresa. Esto se lleva a cabo dentro de los diez días hábiles después de realizar el registro ante la Cámara de Comercio.
  4. Se emite un aviso en el que se informe a la sociedad sobre el estado de liquidación en el que se encuentra la empresa.
  5. Se elabora el inventario del patrimonio y se desarrolla el balance final de la empresa.
  6. Se realiza el pago de pasivo externo, así como de las obligaciones fiscales y la respectiva declaración de renta final.
  7. Se lleva a cabo la distribución de los remanentes entre los socios o accionistas.
  8. Se procede a la elaboración del proyecto de liquidación, en el que se debe encontrar: inventarios, balance general, estado de pérdidas y ganancias, pago de pasivos, pasivos de la entidad, indicación del remanente y destinación del remanente.
  9. Ejecución de Junta de socios para aprobar el proyecto de liquidación. Hay que tener en cuenta que es necesario que en el acta que se levante, quedé registrado el monto del remanente de la liquidación, así como la aprobación de la cuenta final de la misma.
  10. Registro del acta de la cuenta final ante la Cámara de Comercio, más la cancelación del valor del impuesto de registro sobre el valor del remanente de la empresa.
  11. Se realiza la solicitud a la DIAN de la cancelación del RUT.

 

Anexo a dichos protocolos deberás tener en cuenta que es necesario darle un correcto tratamiento a los documentos realizados y recibidos a lo largo de la existencia de la empresa.

 

¿Cómo conservar los documentos ante una liquidación de empresa?

Cómo conservar los documentos ante una liquidación de empresa

¿Te has preguntado qué pasa con todos los documentos producidos y recibidos en tu empresa al momento en el que decides liquidarla? Como bien sabes los documentos y la información en general es la piedra angular de toda empresa, ya que es el registro y acceso directo a las actividades, procedimientos, responsabilidades y avances organizacionales; pese a esto, lo que muchos pasan por alto es el hecho de que su relevancia no es solo práctica mientras la empresa se encuentra en funcionamiento, sino que también es obligatorio dejar saldado este punto después de su disolución. Así que presta atención, porque te ayudaremos a entender lo que debes hacer en este caso en particular.

Liquidar una empresa es un procedimiento que conlleva la total disolución de una actividad económica, por lo que debe ceñirse completamente a las normas y leyes establecidas para garantizar su correcta ejecución. Sin embargo, existen amplias dudas sobre qué ocurre con los documentos generados durante la existencia de la empresa, y la solución a dicho cuestionamiento lo podemos encontrar en el Decreto 029 de 14 de enero de 2015.

En dicho decreto podemos encontrar el reglamento relacionado a la entrega o transferencia de archivos y documentos públicos, punto que se menciona levemente en el artículo 20 de la Ley General de Archivos (ley 594 de 2000). Aun así, existen otras normas que pueden servir de base para la ejecución de esta actividad.

 

Ten en cuenta que la conservación de los documentos tiene su importancia directamente en la necesidad de acceso a la información, por ello se estipula la obligatoriedad de dicho procedimiento en las siguientes normas:

 

  • Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), artículo 20.
  • Decreto 029 de 14 de enero de 2015.
  • Decreto 2649 de 1993, artículo 134
  • Ley 222 de 1995, artículo 166.
  • Código de Comercio de Colombia, artículo 60.

 

De este modo se puede determinar:

 

  • Ante la liquidación, el liquidador está en la obligación de conservar los libros y demás papeles por al menos un tiempo de 10 años, contados a partir del cierre de los mismos o a partir del último asiento. Después de este periodo se podrá disponer de la información por medio de su destrucción, hay que tener en cuenta que solo se podrán destruir los documentos en caso de que exista cualquier medio técnico que permita, de ser necesario, su reproducción exacta.
  • En caso de los libros contables será directamente la Cámara de Comercio, como entidad reguladora, la encargada de verificar la exactitud de la reproducción de las copias, de igual modo el respectivo secretario deberá firmar el acta que quedará como constancia de la documentación que haya sido destruida y la metodología usada para ello.
  • Como liquidador deberás garantizar el acceso a la información de relevancia en el momento en el que se requiera.

 

Recuerda, la conservación adecuada de la información ayuda a que el proceso de liquidación de tu empresa se realice conforme a la ley.

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Conoce el formato de las Tablas de Valoración Documental

Como instrumento archivístico, la Tabla de Valoración Documental tiene un formato que ayuda a la ejecución de la gestión documental, desde el correcto manejo de la información y de su disposición en la empresa.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, las Tablas de Valoración Documental ayudan a establecer los tiempos de permanencia de la información en pro de la correcta optimización de los sistemas y procedimientos de gestión documental. Esto ayuda no solo a gestionar los centros de almacenamiento tanto físico como virtual, sino que también permiten el conocimiento de la estructura organizacional y su nivel de producción documental.

A diferencia de las Tablas de Retención Documental, las TVD se centran en la revisión y análisis de los fondos acumulados de las empresas, pero ¿qué se entiende como fondo acumulado?

En la gestión documental, el término hace referencia a todos los documentos que son almacenados y agrupados sin tener en cuenta ningún criterio archivístico, es decir, que no se le aplicaron ningún tipo de categorización u orden lógico a la información, atentando no solo contra la consulta futura de la misma, sino que también contra su conservación.

El fondo acumulado pasa directamente a la revisión por medio de las TVD tal y como lo establece el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Para llevar a cabo el diligenciamiento de las Tablas de Valoración Documental debes tener en cuenta lo siguiente:

formato de tabla de valoracion documental
  • Código:

    Aquí se designa la manera en la que se identifica la dependencia a la que pertenece el documento.

  • Series:

    Se especifica el nombre que ha sido asignado a las unidades documentales, las cuales a su vez irán acompañadas de sus respectivas subseries o tipologías. Por ejemplo:

    • Serie documental: Actas.
    • Subserie documental: Actas de presidencia.
  • Retención:

    Hace referencia al tiempo en el que documento permanecerá en el archivo central. Dicho tiempo depende del análisis de las valoraciones resultantes del estudio administrativo y de gestión. Se recomienda que la especificación del tiempo se haga en años.

  • Disposición final:

    Este punto es de suma importancia, ya que especifica el paso a seguir una vez el tiempo de retención se haya cumplido. Dicho procedimiento se centra en 4 puntos, que son:

    • CT (Conservación Total): Como su nombre lo indica, esta categoría será destinada a los documentos cuya importancia de conservación es tal, que no serán depurados de la empresa u organización.
    • E (Eliminación): Se les asigna a todos los documentos que hayan perdido todos los valores primarios, es decir, que ya no representan ningún peso para la empresa. Este es un proceso irreversible, por lo que es necesario hacer un análisis completo y detallado de la información para evitar imprevistos.
    • M (Microfilmación): Esta alternativa es asignada a los documentos que pasarán por un proceso de digitalización.
    • S (Selección): Este punto es destinado a todas las series o subseries que no deberán ser conservadas en su totalidad, ya que pueden poseer algunos documentos de relevancia. Por lo tanto, aquellos documentos que no superen la selección serán eliminados.
  • Procedimientos: en esta columna de la Tabla de Valoración Documental, se especificará (cuando sea necesario), el paso a seguir en cuanto a la retención o a la disposición final del documento.

Puntos a tener en cuenta

La valoración de los documentos se lleva a cabo teniendo en cuenta su:

  • Trascendencia como testimonio de la entidad.
  • Trascendencia de la actuación de la administración.
  • Trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.

De esta manera, las Tablas de Valoración Documental se convierten en una herramienta de control, organización y evolución de los manejos documentales en la empresa, estableciendo prioridades que beneficiarán las formas en las que se almacena, custodia y gestiona la información. Esto garantiza en gran medida un manejo integral de los documentos en pro de la mejoría constante.

Si requieres asesoría o mayor información sobre este instrumento archivístico y como aplicarlo a tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

En ATS Gestión Documental te ofrecemos el mejor servicio en cuanto al manejo de tu información.

Guia Tablas de retención documental

Conoce el formato de las Tablas de Retención Documental

La aplicación y uso de instrumentos archivísticos en las actividades relacionadas a la gestión documental de tu empresa, garantiza el aumento de los niveles de eficacia y de eficiencia, así como la consolidación del control sobre la información y la seguridad de la misma. Por ello, en este caso, te explicaremos las funciones centrales y las ventajas que tiene el uso de las Tablas de Retención Documental o TRD.


Las Tablas de Retención Documental o TRD, son un instrumento archivístico cuya función principal es la relación de los documentos por medio de un listado establecido por series, en las que se identifican la tipología documental (categorización de la información) y el tiempo de permanencia de los archivos en cada etapa que conforma el proceso de gestión.

Es decir:

  • Tipifica los documentos.
  • Determina el tiempo de permanencia del documento desde su creación hasta su disposición final.

Video: Beneficios de las tablas de retención documental

¿Cuáles son las funciones básicas que integra el uso de las Tablas de Retención Documental?

  • Facilitar el manejo de la información y de los archivos generados y recibidos en la empresa.
  • Racionalizar la producción documental, su manejo y alcance.
  • Garantizar la correcta selección, categorización y organización de la información.
  • Garantizar la conservación de los documentos por relevancia y utilidad empresarial.
  • Regular la transferencia de los documentos a lo largo de las fases y ciclos de vida de los mismos, dentro del proceso de gestión documental.
  • Organizar con bases administrativas, la información y las actividades documentales.

El uso de las Tablas de Retención Documental garantiza el correcto manejo de la información, influyendo en los procesos administrativos y de gestión empresarial. Por lo tanto:

  • Permite el manejo integral y controlado de la información.
  • Facilita los protocolos de organización de los documentos.
  • Controla la producción y la tramitología documental.
  • Identifica funciones organizacionales a partir de la información.
  • Permite la identificación de los documentos que pueden ser útiles en los procesos de gestión administrativa.

¿Cómo se usa una Tabla de Retención Documental?

Las Tablas de Retención Documental son un documento plantilla en el que se especifica el manejo y categorización de los documentos.

Para poder empezar el diligenciamiento de la tabla es necesario realizar una revisión, evaluación, organización y descripción de los documentos, con el fin de asignarlos correctamente en las series establecidas.

Para ello se ejecuta:

  1. Revisión y análisis preliminar de la empresa, estructura organizacional y nivel de producción documental.
  2. Análisis y categorización de la información.
  3. Elaboración de la Tabla de Retención Documental.

De igual modo se requieren insumos e información básica para la realización de las tablas, como lo es:

  • Creación de dependencias y cargos.
  • Creación de cuerpos colegiados y grupos de trabajo.
  • Cambios en la estructura organizacional (organigramas).
  • Creación de cargos.
  • Creación de sedes, manuales y procedimientos.

Estructura de una Tabla de Retención Documental

estructura de tabla de retencion documental

Antes de revisar la estructura debes saber que el Archivo General de la Nación (AGN) estableció un formato estándar de Tabla de Retención Documental (que es el mismo que revisaremos), sin embargo, las entidades de orden privado también pueden hacer uso de ella, e incluso agregarle campos (nunca quitarle).

La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento, así que presta atención.

 

  • Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
  • Series y tipos documentales: permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece, por ejemplo:

 

Serie: administrativa.

Tipo: acta, acuerdo, resolución.

 

  • Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).
  • Soporte: si el documento está en físico o en electrónico
  • Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.

Si necesitas mayor información sobre éste instrumento archivístico no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental te brindamos la más completa información.

Guia Tablas de retención documental

¿Qué importancia tiene el uso de las Tablas de Retención Documental?

La columna vertebral de toda empresa, es su información, la cual requiere de una constante revisión y administración. Es por ello que se vuelve imprescindible el uso de instrumentos archivísticos, entre los que se resaltan las conocidas Tablas de Retención Documental. A continuación, te vamos a dar a conocer su uso y su importancia para el control de los documentos de tu empresa.  


Como ya hemos explicado en post anteriores, las Tablas de Retención Documental o TRD, son un instrumento archivístico que contribuyen al correcto manejo y control de los documentos y de la información contenida en ellos, estableciendo no solo una categorización selectiva de los mismos, sino que también, estipulando tiempos de permanencia, lo anterior, describiendo los procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado, es decir, especificando su disposición final.

Video: Beneficios de las tablas de retención documental

¿Qué ventajas trae el uso de las Tablas de Retención Documental?

  • Facilitar el manejo de la información.
  • Racionalizar la producción documental.
  • Administrar de manera eficiente los documentos.
  • Acceso y control de la información, bajo la relevancia del tiempo.
  • Conservación y selección garantizada.
  • Regulación de las transferencias documentales.
  • Consolidación de los procesos administrativos.

La importancia de ejecutar este tipo de instrumentos reside en el control y la excelente gestión que puede llegar a obtener tu empresa, así como el reconocimiento de su estructura organizacional y la optimización de procesos y tareas que pueden conllevar en un gran ahorro productivo.

Entonces, ¿qué otros puntos hacen de las TRD tan necesarias en las empresas?

  • Producción documental de la mano de los procesos administrativos:

  • La gran mayoría de los documentos que se producen en una empresa tienen un origen y una funcionabilidad administrativa, lo que hace necesario mantener un protocolo en cuanto al manejo de los documentos, su gestión y disposición. Por lo que el uso de una Tabla de Retención Documental permite la identificación y relación de los documentos creados. Lo anterior ayuda a establecer categorías reconocibles por todos los involucrados en los procesos administrativos, teniendo así, una congruencia documental.
  • Optimización de la tramitología documental:

    Las TRD se ejecutan de tal manera que su elaboración depende de la descripción de los estados en los que se encuentra el documento, entiéndase como la manera de categorizarlo, archivarlo y ubicarlo para su posterior tratamiento. Esto se da gracias a las tipologías que en ellas se establecen, pues permiten reconocer los pasos a seguir con cada uno de los documentos.

  • Selección y conservación:

    El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.

    Es decir, se disminuyen los tiempos relacionados con trámites documentales.

  • Aplicación de estrategias de gestión documental:

    El uso aislado de los diferentes instrumentos archivísticos, aunque representan un gran paso hacia la optimización de tareas, no son del todo una salida eficiente, pero sin duda dan un primer acercamiento a la aplicación y ejecución de Programas de Gestión Documental, ya que estos impactan directamente en la producción, control, revisión y categorización de los documentos partiendo de su relevancia en la empresa. En este caso, ¿por qué son de utilidad las TRD? Sencillo, en este documento se establece información de suma importancia para el desarrollo de la gestión, como lo es:

    • Tiempos de retención.
    • Tipologías documentales.
    • Funcionabilidad de los documentos.
    • Categorización y conformación de las unidades documentales.
    • Conformación de expedientes y de unidades de archivo.
    • Tiempo de disposición final y de procesos a seguir.
  • Conocimiento de la estructura empresarial:

    Cuando se hace un proceso de reconocimiento de la información, su disposición y categoría, es decir, se estandariza la manera en la que se crean, consultan y desarrollan los documentos, se evita sustancialmente la fuga de información y la falta de conocimiento de los procesos que se ejecutan en el interior de la empresa. Por ejemplo, cuando un empleado se va de una organización, es normal desconocer en gran medida cómo guardaba sus documentos o cómo desarrolló una tarea determinada.

    Con la aplicación de las TRD se conocerían claramente las funciones a las que su categoría administrativa hace parte, a partir de la información que se genera en ella.

  • Eficacia y eficiencia:

    Las Tablas de Retención Documental son tan importantes en las empresas, que pueden dar la información necesaria para el reconocimiento de la producción documental, lo que funcionará como base para reducir la creación de documentos innecesarios, agilizando los procesos de búsqueda de la información y a su vez, disminuyendo el volumen del archivo físico e incentivando el uso de soportes electrónicos.

    Lo anterior se ve representado en la reducción de gastos, en la eficiencia de los procesos administrativos y en el reconocimiento de los archivos en poco tiempo.

  • Organización y control:

    Como ya lo hemos visto anteriormente, el pilar de las Tablas de Retención Documental TRD es la organización archivística. Ya que como se ha mencionado, en el formato se establecen categorías, tipologías y tiempos que a la larga terminan siendo aspectos de control tanto de la producción, como en la disposición final de la información.

Como puedes darte cuenta, el uso de este instrumento archivístico garantiza el correcto manejo de la información y da el primer paso hacia la aplicación de la gestión documental, priorizando los procesos de archivo, revisión y depuración de los documentos. Recuerda, los documentos son el eje de la empresa, su información representa en gran medida la historia, procedimientos y protocolos de la organización, por lo que la aplicación de estrategias en pro de su correcto manejo y desarrollo, permite:

  • Revisión y actualización de los documentos.
  • Actualización de los estados de cambios y de archivo de los documentos.
  • Identificación de los documentos y su vigencia en el tiempo.
  • Reconocimiento de las estructuras de archivo.
  • Priorización de la información desde los procesos administrativos.
  • Prevenir el uso y manejo incorrecto de los documentos, sin importar su formato de consulta.

Así que, si deseas llevar a cabo un proceso de gestión documental, enfocado en el control, desarrollo y categorización de la información tanto electrónica como física desde el uso de instrumentos archivísticos, puedes contactarnos.

En ATS Gestión Documental podemos brindarte el mejor acompañamiento.

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Las 5 funciones más importantes de las Tablas de Retención Documental

El uso de instrumentos archivísticos no solo hace a tu empresa más funcional, sino que también ayuda a mantener regulada la producción de documentos y su disposición a través del tiempo. Uno de los más usados (y necesarios), es la Tabla de Retención Documental. Presta atención, porque te contaremos 5 funciones importantes de esta herramienta.


La correcta organización de las diferentes actividades que se ejecutan a diario al interior de una empresa, permite que el flujo de trabajo, el control de los procesos y demás factores, se mantengan en las mejores condiciones. Esto se puede alcanzar por medio de una excelente aplicación de las bases de la gestión documental, la cual nos provee de estrategias y herramientas de gran utilidad para alcanzar los objetivos de orden, selección y control. Las Tablas de Retención Documental son tan solo uno de los instrumentos más ejecutados por su función central, relacionada a la administración de la información y su mantenimiento a través del tiempo.

Video: Beneficios de las tablas de retención documental

¿Por qué es importante el uso de Tablas de Retención Documental TRD?

La producción de documentos es por momentos una actividad normalizada, lo que hace que algunas empresas no sean del todo conscientes del nivel prioritario que esto representa para el desarrollo y los controles de calidad de la organización. Verás, con cada documento que se crea, se está dejando registrada información de relevancia.

Contratos, convenios, estados financieros, protocolos, negociaciones y procedimientos, los cuales quedan consignados en formatos electrónicos o físicos que posteriormente ensancharán la lista de almacenamiento, aun así, esto no significa (del todo) un buen manejo de la documentación. Por ejemplo, te has preguntado por cuánto tiempo deberías mantener los documentos en el archivo y mejor aún, ¿qué hacer con ellos luego de que su ciclo de vida acabe?

Las anteriores cuestiones son despejadas por medio del uso de Tablas de Retención Documental, las cuales te ayudarán a establecer los tiempos, destinos y disposiciones de la información a medida que pase el tiempo y, teniendo como eje, la prioridad de ésta para la empresa.

En sí, las TRD son un instrumento que permite la relación de los documentos, por medio de un listado desarrollado en series, en el que se tipifican los documentos y se determina su permanencia desde su creación hasta su disposición final.

Funciones de las Tablas de Retención Documental

  • Manejo de la información:

    Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.

  • Control y acceso a los documentos:

    Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición. En sí, se conoce a profundidad la estructura de la información y su incidencia en los procesos de la empresa.

  • Selección y conservación:

    El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.

  • Manejo integral: 

    Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.

  • Identificación de documentos de apoyo:

    Como se mencionó en puntos anteriores, para realizar un buen uso de una Tabla de Retención documental, es necesario conocer a profundidad la estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que pueden ser de utilidad administrativa.

Recuerda que la gestión documental abre todo un abanico de posibilidades, a fin del desarrollo y la evolución de los proyectos de cualquier empresa. Así que, si deseas conocer más sobre este instrumento archivístico y la forma en la que puedes aplicarlo en tu empresa, no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental podremos brindarte la mejor asesoría.

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10 beneficios de la Digitalización de Documentos

Uno de los errores más comunes al interior de las empresas, es la acumulación de los documentos. Esto genera múltiples problemas que ralentiza los procesos organizacionales, suma gastos y hace que se pierda el control y el seguimiento a la información. Todo esto se puede evitar por medio de la digitalización de documentos. Así que presta atención, porque te contaremos los beneficios de este proceso.


¿Sabías que la acumulación de documentos entorpece el seguimiento de la información, aumenta los niveles de inseguridad y contribuye a la pérdida de archivos; de igual modo aumenta los costos y el uso inadecuado del espacio?

Como ves, la mala gestión documental en tu empresa puede traer consigo consecuencias que a largo plazo pueden ser irreversibles. Por ello el implementar un proceso de digitalización de documentos a tiempo, podría significar un cambio positivo que contribuya al crecimiento empresarial. Por ello quisimos compartirte 10 ventajas de implementar la digitalización en tu empresa.

Empecemos.

La digitalización de los documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes actividades que se desarrollan con y para la empresa, ya sea que surjan al interior de la misma, o que sean externas. De este modo se ayuda al crecimiento de los niveles de productividad, así como el manejo y el aumento de los estándares de eficiencia y eficacia.

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

Así pues, se consigue en la empresa:

  • Conservación:

    un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya que su manipulación será más controlada.

  • Mejor uso del espacio:

    te imaginas cuántas imágenes puedes almacenar en 130GB, y sabes cuánto espacio ocuparía dichas imágenes en físico. Esas son las cuestiones que ayudan a identificar una ventaja considerable en la digitalización de los documentos. El hecho de establecer una liberación del espacio, ayuda a ahorrar costos de bodegaje y permite una mejor custodia de los nuevos medios de almacenamiento.

  • Documentos de fácil edición:

    los archivos que se encuentren digitalizados podrán ser revisados, modificados y almacenados fácilmente y en diversos formatos de lectura.

  • Fácil acceso:

    todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que, según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.

  • Mayor seguridad:

    que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir, de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden realizar dentro de la matriz. De este modo se garantiza la protección de los documentos y de la información general.

  • Consultas en simultaneo:

    a diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita el fotocopiado o las reimpresiones de la información.

  • Eficaz distribución de los contenidos:

    como ya se ha mencionado anteriormente, la matriz de archivo permite la categorización de la información. Eso facilita la ubicación de la información y revisión.

  • Acceso a copias de seguridad:

    una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe. De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.

  • Política eco amigable:

    la digitalización de documentos ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo así, al medio ambiente.

  • Disminución de costos:

    el ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de documentos. Esta disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas, conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás.

Así que si deseas apostarle a una gestión documental eficaz y a una digitalización de documentos de calidad no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para ayudarte con tus procesos organizacionales.

Digitalización Documental

Conoce el procedimiento de digitalización de documentos

La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Por ello te queremos explicar el proceso que se realiza para la óptima evolución de una empresa. Toma nota.


La digitalización de documentos es el proceso en el que se convierte un documento físico (análogo) a un documento binario (digital). Esto permite a la empresa tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce; lo que contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de cada empresa.

Es por ello que el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.

Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propio protocolo frente al manejo de la información, por lo que antes de aplicar cualquier estrategia, se realiza una revisión minuciosa del contexto organizacional. Para ello:

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

  • Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
  • Selección de documentos a digitalizar.
  • Captura por escáner del documento físico.
  • Indexación de la información del documento.
  • Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Ejecutado lo anterior, procedemos a:

  • Definir formatos.
  • Establecer parámetros de digitalización.
  • Plantear la metodología de digitalización.

De esta manera la digitalización de documentos se lleva a cabo en tres grandes pasos:

1. Preparación de documentos:

Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento.

De esta forma:

  • Se eliminan sobres.
  • Se extraen documentos de carpetas.
  • Se expurga la documentación anexa.
  • Se eliminan grapas y demás elementos.
  • Se clasifica por tipología documental.
  • Se establecen lotes de trabajo.

2. Creación de índices:

En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.

3. Obtención de imágenes:

En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:

  • Alta producción.
  • Verticales para documentos encuadernados.
  • Doble cara o a color.

De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración.

Plus:

Durante el proceso se tiene en cuenta:

  • La resolución.
  • Las dimensiones del pixel.
  • La fidelidad de los requisitos técnicos de captura.
  • La calidad del escaneado.
  • La profundidad de bits.
  • Tamaño del archivo.
  • La compresión

Este procedimiento garantiza una correcta trasferencia de la información entre los formatos. Así pues:

  • Se preservan los documentos de importancia.
  • Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
  • Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
  • Se protege y conserva la información a través del tiempo.

Así que si deseas mayor información sobre las ventajas que trae consigo la digitalización de los documentos y su impacto en la mejoría de la empresa, contáctanos.

En ATS Gestión Documental somos la mejor opción en estrategias documentales.

Digitalización Documental

Aprende aquí, qué es la digitalización de documentos

Las empresas son una gran cuna de documentos e información, las cuales tienden a acumularse con el tiempo, lo que genera más gastos y menos control de lo que produce la empresa. Así que, ¿quieres saber cómo mejorar tu producción de documentos y cómo tratar los que ya has producido? Este contenido te puede ser de interés.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, la gestión documental es un proceso que le brinda diversas facilidades en cuanto a la administración, organización y clasificación de los archivos y del correcto control de la información. Para ello se implementan diferentes estrategias, que parten de la base organizacional de la empresa, de la relevancia de la información producida y de los manejos que le han dado desde su producción.

La digitalización de documentos es el proceso en el que se establecen técnicas y estrategias tecnológicas que ayudan al correcto manejo de los documentos físicos que se generan al interior de la empresa, por medio de la trasformación de formatos.

Es decir:

Tenemos un documento en formato análogo, por ejemplo, el acta de una reunión en presidencia. Esa acta posiblemente irá a un A-Z junto a una cantidad considerable de actas de reuniones de años anteriores. Esa A-Z está ocupando un espacio de manera innecesaria, por lo tanto, se toma cada documento que en ella se encuentra, se pasa por un proceso de revisión y finalmente por uno de digitalización, ya sea por medio de un escáner o de técnicas fotoeléctricas. De esta forma esa A-Z de actas de presidencia es convertida a un formato binario (digital) que hará parte de una matriz de búsqueda que permitirá su correcta revisión, ubicación y manejo.

¿Es relevante llevar a cabo la digitalización de documentos empresariales?

Claro que sí, ya que después de la revisión del contexto organizacional, de establecer estrategias de categorización de la información y de establecer prioridades, se plantea la selección de los documentos físicos (análogos) que serán convertidos a formato binario (digital). Esto permite le permite a tu empresa:

  • Correcta clasificación.
  • Orden estratégico.
  • Administración inteligente.
  • Funcionabilidad del tiempo.
  • Optimización de procesos.
  • Seguridad total de los documentos.
  • Automatización de tareas.
  • Acceso eficaz y sencillo.
  • Fácil ubicación de la información.
  • Copias de seguridad y backups.

De igual modo, tu empresa podrá ahorrar no solo espacio, sino que también tiempo de búsqueda y archivo de información, y dinero en gastos de papelería y fotocopiado. Es por ello que las ventajas que ofrece el procedimiento, ayuda a reducir en un 99% el riesgo de pérdida de los documentos, reduce en un 43% los costos documentales y en un 50% los costos de copiado.

La digitalización de documentos es la mejor forma de brindar seguridad y control sobre la información que se produce en la empresa, dando garantías de manejo y administración.

Es por ello que, la optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de esta estrategia de gestión documental ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

Recuerda que la columna vertebral de tu empresa es la información que recibe y que produce a diario, por lo que invertir en técnicas que contribuyan a su conservación a través del tiempo, a la reducción de costos y a una mejor administración, te será de gran utilidad para su evolución.

Si deseas mayor información sobre los servicios de digitalización de documentos que tenemos para ti no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para asesorarte de la mejor manera.

Digitalización Documental