Problemas legales que puedes tener en caso de pérdida de documentos

Si hablamos de pérdida de documentos en tu empresa, posiblemente se te vengan muchas palabras a la cabeza, entre ellas, multas y demandas. Por eso, es necesario evitar su extravío y saber administrarlos para decidir cuáles debemos conservar y por cuánto tiempo. Lo anterior sin duda te evitará muchos dolores de cabeza y te ayudará a garantizar el acceso a la información necesaria para tu empresa. Toma nota.

Problemas por pérdidas de documentación

No se trata solamente de la pérdida del tiempo que leva recuperar los documentos perdidos, si es que se puede.  Nos referimos a  la reputación del negocio y a la vulnerabilidad a la que quedan expuestos los datos de nuestros clientes y empleados.  Corremos el riesgo de ver expuesta nuestra metodología empresarial, entre muchos otros problemas profesionales, laborales y económicos.

¿Qué sucedería por ejemplo, si la DIAN quisiera verificar el pago de tus impuestos y no tuvieras los registros? ¿O si le pagas a un proveedor por un material y este no te lo envía porque no le llegó el soporte de tu pago? ¿Sería suficiente con decirle que extraviaste la consignación? Podríamos continuar mencionando infinidad de casos.  Pero detengámonos a analizar un ejemplo especifico que te ayudará a entender la situación: la historia laboral.

Antes que nada, es importante aclarar que no se trata  de un solo documento.  De hecho, “son todos los documentos que se produjeron desde el momento de la contratación hasta el día de retiro”. Este grupo de documentos sirve para establecer si el afiliado y/o los beneficiarios pueden recibir algún tipo de pensión ya sea por vejez, por invalidez, de sobre vivencia, o una indemnización sustitutiva o auxilio funerario.

Algunos de los documentos que conforman la historia laboral son: hoja de vida, contrato, documentos de identidad, antecedentes penales, certificados de estudio, copia de la tarjeta profesional, certificados laborales. certificados de afiliaciones a EPS, fondos de pensiones, memorandos, carta de renuncia y, aunque parezca increíble, aun quedan muchos otros por mencionar en esta larga  lista.

Es muy común que las empresas solo guarden las historias laborales por unos cuantos años, o incluso que las eliminen cuando la persona deja de trabajar en la empresa. Es importante mencionar que, aunque estos documentos pierden valor administrativo cuando el empleado se retira, siguen vigentes de forma legal y conservan valor jurídico en el tiempo y el antiguo empleado puede exigirle al empleador que cumpla con sus obligaciones y respete sus derechos. Por otro lado, conservar dichos documentos le permite a la empresa aportar la evidencia que podría liberarla frente a una demanda.

 

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Los problemas legales que puedes tener en caso de pérdida de documentos son muchos y complicados. Por eso,  la mejor forma de evitarlos es a través de una buena gestión documental. Por ejemplo, un ex empleado puede acudir a la justicia ordinaria para exigirte el pago de prestaciones sociales y cualquier otro supuesto pago pendiente.  Si no tienes los soportes documentales de dichas cancelaciones, algunos jueces podrían fallar a favor del empleado, no solo obligándote a pagar lo adeudado, sino además exigiéndote los pagos de intereses. Hay numerosos casos en los que incluso podrás terminar teniendo que cubrir millonarias multas e indemnizaciones.

La pregunta es ¿cuánto tiempo debo conservar los documentos de mi empresa?
Aunque no hay una reglamentación específica en cuanto al tiempo de conservación de los documentos, el AGN aconseja un mínimo de 10 años para empresas privadas.  Si eres una entidad pública o una entidad privada que desempeña funciones públicas debes conservar un historial de hasta 80 años.

Con todo lo mencionado anteriormente, se hace evidente la necesidad de llevar un control riguroso de la documentación, mediante una buena administración de la misma, cuidando de no perderla ni eliminarla antes de tiempo.

 

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Conoce los tipos de archivos que existen

Cada empresa o negocio tiene una forma particular de ordenar su información, y estamos seguros que tu caso no se escapa de dicha afirmación. Sin embargo, son muchos los errores que se pueden cometer por la falta de información o por desconocimiento sobre los tipos de archivos que existen. Si quieres saber más sobre este tema, te invitamos a seguir leyendo.

Para empezar, es importante saber que un archivo es un conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un criterio particular que supla las necesidades de la empresa. De esta forma, tu archivo puede contener diversos métodos de clasificación y conservación. Es por eso que existen tantos tipos de archivos como se requieran para las necesidades particulares de cada negocio.

 

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Tipos de archivos y sus documentos

 

Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos documentales que se pueden clasificar de las siguientes formas:

 

Por su organización

 

Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo.

Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta dependencia para solicitarlo.

 

Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado.

Por su independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y unifique los métodos de manejo documental en cada área de la empresa.

 

Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».

Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en cada área de tu empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo histórico central donde se almacenen los papeles menos            inmediatos.

 

Tipos de archivos y sus documentos

 

Por su frecuencia de uso

 

Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa.

 

  • Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles.
  • Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.
  • Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

 

Otras clasificaciones:

 

Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las necesidades propias de la empresa. Por ejemplo, en cada área puede existir una clasificación personal para cada colaborador. Es el caso de los departamentos de ventas, donde cada vendedor tiene su cartera de clientes.

Otro tanto se puede decir del soporte en el cual se conservan, sea este archivo físico o digital. Sin embargo, estos y otros tipos más de archivos se interrelacionan con los ya señalados.

Como ves, un archivo, en tanto que es fuente organizada de la documentación de tu empresa, no solo es vital en sí mismo, sino en la forma en que tu empresa lo desarrolla. Por eso es muy importante contar con la asesoría de expertos para tener un manejo documental adecuado.

 

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Ventajas del uso de Tablas de Valoración Documental

La gestión documental requiere de la implementación de instrumentos que faciliten y dinamicen la categorización de la información y del fondo acumulado. Uno de los más importantes son las conocidas Tablas de Valoración Documental o TVD. Continúa leyendo este artículo y conoce los beneficios que este instrumento archivístico tiene para ti.

Como lo hemos mencionado en anteriores oportunidades, los instrumentos archivísticos permiten el completo funcionamiento de las estrategias de gestión documental, lo que se traduce en procesos eficientes, optimizados, automatizados y coordinados. Por ello, para alcanzar el manejo adecuado del fondo acumulado, es necesario el uso de las TVD, ya que estas permiten el análisis y la revisión objetiva de la información con el propósito de determinar su destino.

 

¿Qué son las Tablas de Valoración Documental?

 

Las TVD son instrumentos de categorización y planeación, respecto al tratamiento de la información, su tiempo de conservación y su disposición final.

 

De este modo, el propósito central de las Tablas de Valoración Documental es la revisión de los documentos del fondo acumulado, con el fin de establecer el destino de los mismos y especificar unos tiempos de registro. En pocas palabras, ayuda a verificar la relevancia de cada documento y a especificar su permanencia en los archivos de la empresa, todo en pro de la mejora de los sistemas de almacenamiento.

 

La valoración documental es uno de los procesos de revisión y análisis más importantes que puedes realizar para la gestión de tu información.

 

Hay que tener en cuenta que el funcionamiento de las TVD depende directamente de los valores propios de cada documento, es decir, de su relevancia en las actividades diarias de la empresa. Es por esto que el análisis al detalle se convierte en una actividad crucial para la correcta toma de decisiones. Para ello, se analiza el nivel de relevancia de la información en las diferentes áreas de la empresa, dichos niveles son:

 

  • Jurídico.
  • Legal.
  • Histórica.
  • Fiscal.
  • Informativa.
  • Económica.

 

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Ventajas del uso de las Tablas de Valoración Documental

 

Este instrumento archivístico va de la mano con las Tablas de Retención Documental, por lo que ambos son cruciales en conjunto para determinar la administración de la información, su acceso, ciclo de vida y almacenamiento. Recuerda que estos procesos se realizan con el fin de facilitar el desarrollo de las estrategias de gestión documental, así como su acceso, protección y relación con los procesos empresariales. Ante esto, las ventajas más representativas de las TVD, son:

 

  1. Concretar los tiempos de duración de un documento.
  2. Planificar el tratamiento de la información, según lo estipulada en las TRD.
  3. Desarrollar plenamente el acceso a la información en cualquier momento.
  4. Encaminar los procesos de administración y de archivo, con el fin de determinar una trasferencia eficiente.
  5. Seleccionar documentos en un orden específico.
  6. Garantizar la categorización documental.
  7. Conservar adecuadamente los archivos de acuerdo a los datos plasmados en el proceso de gestión.
  8. Organizar los fondos archivísticos.
  9. Disminuir y gestionar el volumen documental.
  10. Indicar el área en la que irán los documentos de manera que sea fácil de obtenerlos cuando se necesiten.
  11. Identificar el valor histórico de los documentos para el desarrollo de la empresa.
  12. Especificar el tiempo del ciclo de vida de los documentos.

 

 

Manejo y control garantizado

 

Como lo vimos anteriormente, las Tablas de Valoración Documental permiten un proceso de análisis que se realiza para identificar la relevancia de la información recibida y producida por la empresa existente en el fondo acumulado, a partir de la prioridad de los procesos administrativos.

 

Es tanta su relevancia, que dentro de sus funcionamientos encontramos:

 

  • Planificación del tratamiento de la documentación.
  • Identificación de tiempos de depuración.
  • Realización de diagnósticos del estado de los archivos.
  • Delimitación del volumen documental.
  • Disposición y relevancia estructural de la información,
  • Agrupación de información por características comunes.
  • Creación de series documentales.

 

De esta manera las TVD contribuyen al desarrollo preciso de las estrategias de gestión, delimita el tratamiento documental y determina el nivel de relevancia que tiene cada documento dentro de la estructura organizacional, con el fin de tomar decisiones acertadas que beneficien la eficacia y la eficiencia y permita una adecuada administración.

 

Guia Tablas de retención documental

 

5 razones para hacer uso de las tablas de retención documental

Como ya lo hemos visto en artículos anteriores, el uso e implementación de instrumentos archivísticos al interior de las empresas representa un aumento considerable en la efectividad relacionada a la gestión documental. Por ello, en esta ocasión queremos hablarte de uno de los más importantes y cuyo uso representa un alto porcentaje del control de documentos: Las Tablas de Retención documental o TRD. Si quieres saber más sobre ellas, sigue leyendo.

 

La gestión documental tiene como pilar la administración estratégica y eficiente de los documentos recibidos y producidos en las empresas y entidades, esto es posible en gran medida por el uso de instrumentos archivísticos que facilitan el control, categorización e identificación de los documentos. Uno de los más relevantes en este proceso y que puede traerte grandes facilidades en la gestión, son las conocidas Tablas de Retención Documental o TRD.

 

¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

 

Las TRD son instrumentos archivísticos que están diseñados para controlar de manera eficiente y acertada, el ciclo de vida de los documentos, en sí, nos ayuda a definir el tiempo de conservación de cada documento sin importar su formato. Hay que tener en cuenta que, para que su funcionamiento se mantenga bien encaminado, es necesaria la elaboración de un Cuadro de Clasificación Documental CCD, ya que este permite identificar de manera acertado la categoría y serie de cada documento registrado en la empresa (El uso de este instrumento te lo explicamos más ampliamente aquí).

En pocas palabras las Tablas de Retención Documental son la herramienta que permite la identificación serial y la tipificación de la información, con el fin de establecer sus tiempos de permanencia y su disposición final.

 

¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

 

De esta manera las TRD le permiten:

  • Establecer y monitorear el ciclo de vida de los documentos.
  • Mantener un listado eficiente de las series y tipos de documentos.
  • Adaptar el manejo de los documentos teniendo en cuenta su papel en la estructura organizacional.

 

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Una vez explicado lo anterior, veamos 5 beneficios de su uso:

 

  1. Optimización de los procesos de manejo de la información

Cuando se establecen tiempos, categorías y series en los documentos, se está llevando a la gestión por un camino automatizado, fluido, estandarizado y óptimo, en el que se resalta un manejo responsable y eficiente de la información, pues se mantiene bajo control la producción documental, la administración, la garantía de acceso a la información, la conservación organizada y la consolidación y organización de los procesos administrativos.

 

  1. Documentación controlada

Las TRD como lo mencionamos anteriormente permiten la identificación de las categorías y de las tipologías de cada documento, esto ayuda a que la empresa y sus procesos de gestión documental sean homogenizados, lo que se ve representado en el orden de los archivos. En sí, aporta directamente al control de la información que se produce y se recibe, su ubicación y su disposición, así como la incidencia de cada documento en los procesos empresariales. Esto garantiza acceso y conocimiento a profundidad de lo que ocurre con cada documento.

 

  1. Conservación eficiente

El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es el optimizar la conservación y selección de los documentos, pues esto orienta a la empresa en el manejo de la información, de su ubicación en el archivo y de su temporalidad de almacenamiento.

 

  1. Gestión integral

Cuando la información es categorizada de manera eficiente y por medio del uso de las TRD, se está garantizando la seguridad, la optimización y el control inteligente de la información, llevando así a la mejora del acceso y revisión de la misma, todo desde su creación hasta la disposición final que se le determine a cada documento.

 

  1. Identificación de los documentos y apoyo a los procesos administrativos

Las TRD permiten y garantizan el reconcomiendo de la estructura organizacional en el proceso de identificación de los documentos y de su estado en la tabla, lo que garantiza el acceso oportuno a la información necesaria en los procesos administrativos que se realicen dentro de la empresa.

 

En pocas palabras, las Tablas de Retención Documental te garantizan:

  • Administración de información que vayan de la mano con los procesos administrativos.
  • Optimización de la administración de la información.
  • Aplicación y planteamiento de estrategias de gestión documental eficientes.
  • Eficiencia y eficacia en el manejo de la información.
  • Actualización de los estados de los archivos y documentos.
  • Prevención del uso incorrecto de la información.
  • Acceso eficiente a su ubicación y consulta.

Así que, si deseas administrar de manera eficiente tus documentos, recuerda que el uso de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental son la mejor estrategia que puedes implementar en tu empresa.

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Instrumentos archivísticos: ¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

Los documentos son los pilares de cualquier empresa y entidad. Controlarlos, administrarlos y conservarlos son tan solo algunos de los aspectos que se deben priorizar a la hora de implementar estrategias de gestión. Dichos puntos pueden llevarse a cabo por medio del uso de instrumentos archivísticos como los Cuadros de Clasificación Documental CCD. Así que, toma nota, porque a continuación te hablaremos más de ellos.

Los instrumentos archivísticos en el proceso de gestión documental se han convertido en herramientas fundamentales para la planeación, ya que representan un apoyo técnico para el desarrollo e implementación del tratamiento documental. Por ello, vamos a centrarnos en el cuadro de clasificación documental, conocido por su acrónimo CCD; herramienta considerada como la base para el desarrollo de los demás instrumentos.

 

¿Qué son los Cuadros de Clasificación Documental- CCD?

 

Son la herramienta que permite la asignación y revisión de las series documentales producidas o recibidas en la empresa, es decir que su diligenciamiento es el reflejo organizado, controlado y jerarquizado de las funciones, información y demás aspectos empresariales.

De esta manera, los CCD permiten el registro de las series documentales, su codificación (alfabética, numérica o alfanumérica) y su jerarquía dentro de la empresa, lo que facilita la ubicación y búsqueda de los documentos.

Es por lo anterior que los Cuadros de Clasificación Documental son considerados uno de los recursos más importantes debido a que se utiliza para el ordenamiento jerárquico de la documentación y para su rápida localización. De igual modo, es también uno de los medios más actuales para el manejo de la documentación electrónica.

 

¿Qué son los Cuadros de Clasificación Documental- CCD?

 

Características

 

Los Cuadros de Clasificación Documental tienen las siguientes cualidades:

  • Delimitados.

Los CCD deben estar asignados por unidades o secciones, con el fin de controlar su diligenciamiento y garantizar la seguridad de la documentación.

  • Unificados.

En los CCD no se tiene en cuenta la fecha de creación de los documentos, pues se basan en otros aspectos para la categorización de la información.

  • Estables.

La estructura manejada deberá ser permanente y estable en el tiempo, con el fin de brindar flexibilidad y adaptabilidad a los cambios que se generen en la empresa.

  • Simples.

Con el propósito de mantener el control y la facilidad de consulta y registro, la estructura de los CCD debe ser simple e intuitiva.

 

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Beneficios de los Cuadros de Clasificación Documental

El diseño de los CCD va en función de la actividad principal de la empresa o entidad, por ello su estructura debe responder al mapa de procesos organizacionales. De esta manera, los cuadros se presentan como una guía sistematizada, eficaz y eficiente, donde se agrupan los documentos en clases y categorías, facilitando la localización y la disponibilidad de un conjunto de documentos.

 

De igual modo permite:

  • Registrar y mantener las series documentales totales de la empresa.
  • Clasificar los documentos de manera sencilla.
  • Garantizar la recuperación de la documentación de forma eficiente.
  • Adaptar los formatos a nuevos cambios al interior de la empresa o entidad.
  • Controlar el volumen documental.

 

Siempre se debe tener en cuenta que la gestión documental es única para cada empresa, ya que este proceso refleja la cultura específica de la organización y va orientada a las características del grupo de personas que utilizarán la información; es decir, que se adapta de acuerdo a sus necesidades y funciones. En pocas palabras, las herramientas archivísticas deben responder a las expectativas de la empresa, para que ofrezcan los beneficios esperados por su utilización.

De igual manera, el proceso de gestión documental es transversal al proceso de toda la empresa, ya que los documentos son la prueba del manejo administrativo del negocio, por lo que es imperativo analizar la designación de un profesional responsable para la elaboración y administración de este tipo de instrumentos. Lo anterior ayuda al cumplimiento de los principios, leyes y normas reguladoras decretadas por los organismos competentes, así como el enriquecimiento estructural de la administración de archivos para la seguridad del fondo documental de tu empresa.

 

Guia Tablas de retención documental

Instrumentos archivísticos, ¿qué son y por qué son importantes en la gestión documental?

¿Sabías que los documentos generados y recibidos por tu empresa son la columna vertebral para la ejecución de sus operaciones? Verás, los documentos contienen toda la información necesaria para el funcionamiento adecuado de cualquier empresa o entidad, pues en ellos se registra la historia, los protocolos y los procesos propios de cada una. Por ello es importante la implementación de la gestión documental y de sus distintas herramientas, como lo son los conocidos instrumentos archivísticos. Si quieres conocer qué son y por qué deberías prestarles atención en tu empresa, sigue leyendo este artículo.

Como lo mencionábamos anteriormente, los documentos tienen un alto impacto en las operaciones de la empresa, contribuyendo a su desarrollo, crecimiento y eficiencia; por tal motivo es de gran relevancia llevar a cabo procedimientos que permitan su correcto manejo y control. Lo anterior se puede llevar a cabo por medio de la gestión documental, pues gracias a ella se establecen metodologías y estrategias que facilitan dicho manejo, una de las formas más importantes y exigidas por la normatividad vigente, es el uso de instrumentos archivísticos, pero…

¿Qué son?

Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento  y disposición final.

 

Cuando al interior de tu empresa hay estrategias que impulsan a la gestión documental y el uso adecuado de instrumentos archivísticos, se está contribuyendo a la planeación, organización y tratamiento de la información.

 

¿Cuáles son los instrumentos archivísticos?

 

Ahora que sabes qué son, veamos los instrumentos archivísticos autorizados y aconsejados por la entidad máxima del manejo de la información nacional: El Archivo General de la Nación (AGN):

  • Cuadro de clasificación documental CCD.
  • Tabla de Retención Documental TRD.
  • Programa de gestión documental PGD.
  • Plan institucional de archivos PINAR.
  • Formato único de inventario documental FUID.
  • Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
  • Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales BANTER.
  • Tabla de control de acceso TCA.

 

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¿Por qué implementarlos?

El ejecutar dichos instrumentos en tu empresa puede traer consigo una serie de beneficios que sin duda te abrirán las puertas hacia el cambio estructural y estratégico en temas de administración de documentos y, a su vez, de eficiencia y productividad laboral, pues contribuye a tener:

Mayor control: Los instrumentos archivísticos permiten gestionar de manera detallada la documentación registrada, lo que lleva a saber sus características, ubicación y manejo.

Mayor seguridad: Cuando se conoce a cabalidad las categorías, series, sub series, selecciones y archivos de los documentos, se está garantizando su protección, ya que se tiene un inventariado completo de la información, así como su nivel de acceso.

Mayor productividad: Los instrumentos permiten definir donde está cada documento y su codificación precisa para encontrarlo, esto le ayuda a tus empleados a ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de la información, tiempo que puede ser utilizado en diferentes operaciones propias de tu empresa.

 

 

Otros beneficios:

  • Garantiza el control de la información.
  • Establece protocolos de administración documental.
  • Establece las categorías, series y ciclos de vida de los documentos.
  • Detalla los datos necesarios para la identificación de los documentos.
  • Contribuye al correcto manejo de la información.
  • Aumenta la eficacia, eficiencia y productividad en cuanto al manejo, consulta, edición y archivo de los documentos.

De esta manera, con el uso de los instrumentos Archivísticos, estás favoreciendo a que tu empresa o entidad administre de manera óptima y acertada la información y el acceso a los documentos, garantizando el cumplimiento de las normas existentes y llevándola a otro nivel de productividad en cuanto a gestión documental, pues gracias a la implementación de herramientas estratégicas que contribuyen a las tareas y operaciones diarias, estás abriéndole las puertas al crecimiento y protección de tu información.

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¿De qué se trata el Decreto 029 de 2015?

Si has estado en un proceso de liquidación de empresa, o si estás a punto de entrar en uno, como entidad pública, Sociedad Pública, Sociedad de Economía Mixta, Empresa Social del Estado u Organismo Autónomo adscrito a ordenamiento del Gobierno Nacional, deberás tener presente en su totalidad el Decreto 029 de 2015, en el cual se establecen todas las normas y pasos a seguir durante el procedimiento antes mencionado en relación a los documentos creados y recibidos por la empresa. Así que toma nota, porque te vamos a aclarar algunos puntos que lo componen.

 

El Decreto 029 de 2015 surge como una necesidad ante lo expuesto en el artículo 20 de la Ley General de Archivos o la mencionada Ley 594 de 2000, la que se establece que “Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerios o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.”.

 

De esta manera el decreto se centra en fundamentar los métodos de conservación para los documentos respectivos convirtiéndose en la unión y extensión del artículo mencionado con antelación y el componente de gestión documental existente en la Ley 254 de 2000, en la cual se establece el proceso a seguir en caso de transferencia y entrega de documentación e información, con el fin de generar su organización, administración y revisión, aplicado para todas aquellas empresas y organizaciones que se liquiden, fusionen, privaticen o se supriman.

 

Lo anterior se hace con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del Estado, garantizando el derecho a los ciudadanos al acceso total a la información. Una vez teniendo esto claro, veamos qué puntos componen este decreto:

 

  • La responsabilidad de la construcción de los recursos para dicha conservación, recae totalmente sobre el liquidador.
  • La entrega de la documentación te permite como liquidador mantener un constante diagnóstico de los archivos, así como su depuración responsable, inventariado y organización.
  • Las entidades tendrán un promedio de 3 meses para llevar a cabo el diagnóstico integral y completo de los archivos. Esto permite que se determine de forma categorizada su estado y características.
  • De igual modo es su obligación la elaboración de un plan de trabajo, en el cual se deberá tener en cuenta los recursos necesarios para la realización de dicha gestión.
  • La entrega de los documentos a la entidad establecida debe garantizar la transparencia, por lo que como liquidador deberás entregar los documentos debidamente agrupados e inventariados.
  • Todos los documentos que se generen en el proceso de liquidación deberán ser entregados al Ministerio al cual corresponda las funciones asumidas por la entidad.
  • Todo el proceso de liquidación deberá cumplir a su cabalidad con las normas archivísticas estipuladas por el Archivo General de la Nación; por tal razón el plan de trabajo deberá ceñirse a las mismas, teniendo como base las condiciones económicas y documentales de la entidad.
  • La elaboración del plan archivístico integral deberá realizarse teniendo en cuenta el inventario, la valoración documental, la eliminación y la entrega y recepción de la misma.
  • Dicho plan deberá ser aprobado por las entidades involucradas en el proceso.

 

Estos aspectos te ayudarán a entender la forma en la que se debe llevar a cabo el proceso de liquidación a partir de la protección y seguridad de la información. Recuerda que los documentos son la columna vertebral, y esto se debe tener en cuenta desde el inicio hasta el final completo de la empresa.

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Puntos a tener en cuenta al momento de liquidar una sociedad

Como hemos visto en artículos anteriores, la liquidación de una empresa trae consigo el cumplimiento de una serie de protocolos y normas. En este caso nos enfocaremos en las sociedades; así que presta atención porque te daremos a conocer algunos puntos que deberás tener en cuenta en caso de que te veas en la obligación de llevar a cabo este procedimiento.

 

Para empezar, revisemos el concepto:

¿Qué es la liquidación o disolución de sociedad?

La liquidación es uno de los puntos que se llevan a cabo al momento en el que se suspende el desarrollo de la actividad social y económica que realiza la empresa o sociedad. Existen varias razones por las cuales se decide tomar esta determinación, entre ellas encontramos:

 

  • Por vencimiento del término de duración de la sociedad pactado en los estatutos correspondientes.
  • Por decisión unánime de los socios en Junta de Socios o en Asamblea de Accionistas.
  • Por causal legal.
  • Por ejecución obligatoria bajo orden de entidad autorizada

 

Ahora bien, ¿existe diferencia entre disolución y liquidación?

 

Sí, aunque ambos términos suelen usarse como sinónimos, tienen una leve diferencia dependiendo de en qué punto se encuentre el proceso, además de si es un proceso económico o administrativo, veamos:

 

  • Disolución: es la suspensión de la actividad empresarial y organizacional, dando por terminadas las operaciones y diversas actividades. Es el punto de apertura para llevar a cabo el proceso de liquidación y parte directamente de la decisión total de parte de los miembros de la Junta de Socios. Se estima este proceso como administrativo y normativo dentro de la empresa.
  • Liquidación: es centralmente un proceso económico en el que se cancelan todos los pasivos y pendientes de la empresa, finalizando con la entrega de los remanentes sociales a todos los socios determinados, a fin de dar por cerrado todo tipo de vinculación económica con los involucrados en las actividades propias de la empresa.

 

Teniendo esto claro, cabe resaltar algunos aspectos a tener en cuenta durante el proceso:

 

  • De faltar algún documento, como los que mencionamos en nuestro texto sobre ¿Qué hacer en caso de liquidar tu empresa?, se impedirá la inscripción y se congelará el proceso ante la Cámara de Comercio.
  • De no cancelar los valores establecidos se impedirá el registro, obligando a hacer devolución del trámite por parte de la Cámara de comercio.

 

Nota: recuerda que el correcto registro de la disolución y liquidación ante las entidades competentes garantizan la legalidad del trámite, ya que es una obligación y un deber que tienes ante las normativas colombianas.

 

Así que teniendo esto en cuenta, ya sabrás cómo proceder ante este proceso.

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¿Qué hacer en caso de liquidar tu empresa?

Son muchas las razones que pueden llevarte a disolver tu empresa; sin embargo, pese a lo que se cree popularmente, la liquidación es un proceso en el cual todos los factores contribuyen para que, ante la ley y las normas, el resultado quede de la mejor manera posible. Por ello presta atención, porque te explicaremos los pasos que debes seguir para llevarlo a cabo.

La liquidación de una empresa es un proceso que se lleva a cabo al momento en el que se da por finalizada una sociedad o negocio, dejando la actividad económica en total inactividad; es decir, la empresa y su actividad interna y externa queda disuelta en su totalidad, lo que implica a su vez su desaparición del tráfico jurídico.

Esta salida se realiza generalmente cuando queremos cesar toda actividad del negocio, y se caracteriza por ser un proceso que debe apegarse a las normas y que debe ser desarrollado en su totalidad dando cumplimiento a los requerimientos establecidos por las entidades competentes. A continuación, los pasos a seguir:

 

  1. Realiza una junta de socios o accionistas en la que quede un acta, en donde se dé por comprobada la disolución y la asignación de quien llevará a cabo el procedimiento.
  2. Se hace el registro del acto de disolución frente a la Cámara de Comercio en donde el liquidador deberá entregar la copia del acta y se deberá hacer el pago del valor de la inscripción, del impuesto de registro a favor del Departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogotá.
  3. Se realiza el reporte respectivo en la Oficina de Cobranzas de la DIAN, en relación a las deudas fiscales de la empresa. Esto se lleva a cabo dentro de los diez días hábiles después de realizar el registro ante la Cámara de Comercio.
  4. Se emite un aviso en el que se informe a la sociedad sobre el estado de liquidación en el que se encuentra la empresa.
  5. Se elabora el inventario del patrimonio y se desarrolla el balance final de la empresa.
  6. Se realiza el pago de pasivo externo, así como de las obligaciones fiscales y la respectiva declaración de renta final.
  7. Se lleva a cabo la distribución de los remanentes entre los socios o accionistas.
  8. Se procede a la elaboración del proyecto de liquidación, en el que se debe encontrar: inventarios, balance general, estado de pérdidas y ganancias, pago de pasivos, pasivos de la entidad, indicación del remanente y destinación del remanente.
  9. Ejecución de Junta de socios para aprobar el proyecto de liquidación. Hay que tener en cuenta que es necesario que en el acta que se levante, quedé registrado el monto del remanente de la liquidación, así como la aprobación de la cuenta final de la misma.
  10. Registro del acta de la cuenta final ante la Cámara de Comercio, más la cancelación del valor del impuesto de registro sobre el valor del remanente de la empresa.
  11. Se realiza la solicitud a la DIAN de la cancelación del RUT.

 

Anexo a dichos protocolos deberás tener en cuenta que es necesario darle un correcto tratamiento a los documentos realizados y recibidos a lo largo de la existencia de la empresa.

 

¿Cómo conservar los documentos ante una liquidación de empresa?

Cómo conservar los documentos ante una liquidación de empresa

¿Te has preguntado qué pasa con todos los documentos producidos y recibidos en tu empresa al momento en el que decides liquidarla? Como bien sabes los documentos y la información en general es la piedra angular de toda empresa, ya que es el registro y acceso directo a las actividades, procedimientos, responsabilidades y avances organizacionales; pese a esto, lo que muchos pasan por alto es el hecho de que su relevancia no es solo práctica mientras la empresa se encuentra en funcionamiento, sino que también es obligatorio dejar saldado este punto después de su disolución. Así que presta atención, porque te ayudaremos a entender lo que debes hacer en este caso en particular.

Liquidar una empresa es un procedimiento que conlleva la total disolución de una actividad económica, por lo que debe ceñirse completamente a las normas y leyes establecidas para garantizar su correcta ejecución. Sin embargo, existen amplias dudas sobre qué ocurre con los documentos generados durante la existencia de la empresa, y la solución a dicho cuestionamiento lo podemos encontrar en el Decreto 029 de 14 de enero de 2015.

En dicho decreto podemos encontrar el reglamento relacionado a la entrega o transferencia de archivos y documentos públicos, punto que se menciona levemente en el artículo 20 de la Ley General de Archivos (ley 594 de 2000). Aun así, existen otras normas que pueden servir de base para la ejecución de esta actividad.

 

Ten en cuenta que la conservación de los documentos tiene su importancia directamente en la necesidad de acceso a la información, por ello se estipula la obligatoriedad de dicho procedimiento en las siguientes normas:

 

  • Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), artículo 20.
  • Decreto 029 de 14 de enero de 2015.
  • Decreto 2649 de 1993, artículo 134
  • Ley 222 de 1995, artículo 166.
  • Código de Comercio de Colombia, artículo 60.

 

De este modo se puede determinar:

 

  • Ante la liquidación, el liquidador está en la obligación de conservar los libros y demás papeles por al menos un tiempo de 10 años, contados a partir del cierre de los mismos o a partir del último asiento. Después de este periodo se podrá disponer de la información por medio de su destrucción, hay que tener en cuenta que solo se podrán destruir los documentos en caso de que exista cualquier medio técnico que permita, de ser necesario, su reproducción exacta.
  • En caso de los libros contables será directamente la Cámara de Comercio, como entidad reguladora, la encargada de verificar la exactitud de la reproducción de las copias, de igual modo el respectivo secretario deberá firmar el acta que quedará como constancia de la documentación que haya sido destruida y la metodología usada para ello.
  • Como liquidador deberás garantizar el acceso a la información de relevancia en el momento en el que se requiera.

 

Recuerda, la conservación adecuada de la información ayuda a que el proceso de liquidación de tu empresa se realice conforme a la ley.

Digitalización Documental

Conoce el formato de las Tablas de Valoración Documental

Como instrumento archivístico, la Tabla de Valoración Documental tiene un formato que ayuda a la ejecución de la gestión documental, desde el correcto manejo de la información y de su disposición en la empresa.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, las Tablas de Valoración Documental ayudan a establecer los tiempos de permanencia de la información en pro de la correcta optimización de los sistemas y procedimientos de gestión documental. Esto ayuda no solo a gestionar los centros de almacenamiento tanto físico como virtual, sino que también permiten el conocimiento de la estructura organizacional y su nivel de producción documental.

A diferencia de las Tablas de Retención Documental, las TVD se centran en la revisión y análisis de los fondos acumulados de las empresas, pero ¿qué se entiende como fondo acumulado?

En la gestión documental, el término hace referencia a todos los documentos que son almacenados y agrupados sin tener en cuenta ningún criterio archivístico, es decir, que no se le aplicaron ningún tipo de categorización u orden lógico a la información, atentando no solo contra la consulta futura de la misma, sino que también contra su conservación.

El fondo acumulado pasa directamente a la revisión por medio de las TVD tal y como lo establece el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Para llevar a cabo el diligenciamiento de las Tablas de Valoración Documental debes tener en cuenta lo siguiente:

formato de tabla de valoracion documental
  • Código:

    Aquí se designa la manera en la que se identifica la dependencia a la que pertenece el documento.

  • Series:

    Se especifica el nombre que ha sido asignado a las unidades documentales, las cuales a su vez irán acompañadas de sus respectivas subseries o tipologías. Por ejemplo:

    • Serie documental: Actas.
    • Subserie documental: Actas de presidencia.
  • Retención:

    Hace referencia al tiempo en el que documento permanecerá en el archivo central. Dicho tiempo depende del análisis de las valoraciones resultantes del estudio administrativo y de gestión. Se recomienda que la especificación del tiempo se haga en años.

  • Disposición final:

    Este punto es de suma importancia, ya que especifica el paso a seguir una vez el tiempo de retención se haya cumplido. Dicho procedimiento se centra en 4 puntos, que son:

    • CT (Conservación Total): Como su nombre lo indica, esta categoría será destinada a los documentos cuya importancia de conservación es tal, que no serán depurados de la empresa u organización.
    • E (Eliminación): Se les asigna a todos los documentos que hayan perdido todos los valores primarios, es decir, que ya no representan ningún peso para la empresa. Este es un proceso irreversible, por lo que es necesario hacer un análisis completo y detallado de la información para evitar imprevistos.
    • M (Microfilmación): Esta alternativa es asignada a los documentos que pasarán por un proceso de digitalización.
    • S (Selección): Este punto es destinado a todas las series o subseries que no deberán ser conservadas en su totalidad, ya que pueden poseer algunos documentos de relevancia. Por lo tanto, aquellos documentos que no superen la selección serán eliminados.
  • Procedimientos: en esta columna de la Tabla de Valoración Documental, se especificará (cuando sea necesario), el paso a seguir en cuanto a la retención o a la disposición final del documento.

Puntos a tener en cuenta

La valoración de los documentos se lleva a cabo teniendo en cuenta su:

  • Trascendencia como testimonio de la entidad.
  • Trascendencia de la actuación de la administración.
  • Trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.

De esta manera, las Tablas de Valoración Documental se convierten en una herramienta de control, organización y evolución de los manejos documentales en la empresa, estableciendo prioridades que beneficiarán las formas en las que se almacena, custodia y gestiona la información. Esto garantiza en gran medida un manejo integral de los documentos en pro de la mejoría constante.

Si requieres asesoría o mayor información sobre este instrumento archivístico y como aplicarlo a tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

En ATS Gestión Documental te ofrecemos el mejor servicio en cuanto al manejo de tu información.

Guia Tablas de retención documental