¿Qué es un software de gestión documental?

Un software de gestión documental es el sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Cuando decimos documentos de una empresa nos referimos a: Facturas de compra, fichas técnicas, remisiones de entrega, documentos de ingresos, documentos de gastos, contratos, etc. Así que veamos más a profundidad sus funciones y campos de acción.

La gestión documental contempla una serie de dificultades dentro de las que debemos destacar: 1. su complicada organización (si no se sigue un método establecido) 2. la pérdida de tiempo en el registro de cada uno de los documentos si no se mantiene un orden y 3. la incompatibilidad de los diferentes formatos: PDF, Excel, Word, etc.

Una mala organización de los documentos o el carecer de un procedimiento de archivo establecido, dificultará en el futuro la recuperación de los mismos. Este hecho supondría la pérdida de información y así mismo podría poner en riesgo la integridad de nuestra empresa.

Para evitar estos inconvenientes existen en el mercado los Software de gestión documental, los cuales nos ofrecen entre muchas ventajas, las siguientes:

  • Son compatibles con cualquier formato de documento.
  • Tienen conexión directa con escáneres documentales.
  • Si desea consultar algún documento, podrá hacerlo desde cualquier punto de la red.
  • La información estará segura y supervisada en el servidor documental.

Otras ventajas que cabe mencionar a la hora de obtener un software de gestión documental, es que podremos organizar nuestros documentos desde el software sin necesidad de utilizar herramientas externas, ahorraremos tiempo y gracias a la copia de seguridad, no sufriremos pérdida de datos.

Objetivos primarios:

  • Organizar.
  • Clasificar.
  • Registrar.
  • Almacenar.
  • Facilitar la búsqueda.
  • Facilitar los medios técnicos para compartirlos.
  • Protegerlos.

El software no solo nos permite lograr los objetivos primarios anteriormente mencionados, sino que podremos asegurar lo que en archivística se conoce como acervo documental, que es el conjunto de los documentos que hacen parte del archivo de nuestra compañía.

Existen una serie de normas que le dan plena validez a un documento digitalizado igual que a un documento físico, es por ello que hasta los sistemas contables se están migrando hacia la digitalización documental.

Esta necesidad crece debido a que través del tiempo las empresas se van llenando de documentos, ya que no se utiliza de manera adecuada las estrategias de gestión documental: la clasificación, organización, etc.

El acervo documental se hace grande incurriendo para las empresas en unos costos de almacenamiento y dejando de lado lo que se llama en archivística “custodia documental”. Esta custodia consiste en garantizar la existencia del documento, controlar el acceso y asegurar a su vez mediante la organización adecuada que, al momento de requerirlos, se encuentren de una manera ágil y oportuna, sirviendo de apoyo a la empresa en la toma de decisiones.

Te puede interesar: ¿Quieres saber más sobre la digitalización de archivos?

Básicamente lo que pretende es registrar, almacenar, reducir el tiempo de búsqueda de los documentos, compartir entre los diferentes funcionarios de la empresa estos documentos y protegerlos en físico y posteriormente en digital.

A continuación, veremos de manera rápida el uso del software de gestión documental:

  1. Escanear y arrastrar los documentos al software.
  2. Una vez digitalizados, los vinculamos a su sesión correspondiente: Facturas de compra, fichas técnicas, remisiones de entrega, documentos de ingresos y gastos, contratos, proveedor, cliente, etc.
  3. Los documentos quedarán registrados en el servidor documental, disponibles para cuando se les requiera.

Por lo anterior, si lo que se deseas es proteger tu valiosa información, los softwares de gestión documental están a la vanguardia de las necesidades de cada compañía, facilitando no solo los procesos, sino los resultados a corto tiempo y la calidad de los servicios que brindamos tanto a los clientes internos, como a los clientes externos de tu empresa.

Digitalización Documental

Aprende para qué sirve un software de gestión documental

 

Cualquier empresa produce una cierta cantidad de documentos cada día. Por ello, la información que contienen puede ser la piedra angular de su éxito. Los documentos se crean, envían, comprueban, almacenan y, sobre todo, se buscan una y otra vez. Así pues, estas tareas conllevan una cantidad de tiempo, esfuerzos y recursos considerables.

 

Por esta razón es importante analizar estos procesos en detalle y optimizarlos. En este artículo aprenderemos qué función cumple un software de gestión documental, y para ello, vamos a introducirnos en una breve definición del concepto, veamos:

 

La gestión documental es el sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Como, por ejemplo: Facturas, remisiones de entrega, documentos contables, contratos, etc.

 

Esta gestión de documentos también puede llevarse a cabo de manera digitalizada, en donde se deben contemplar una serie de aspectos y protocolos entre los que hay que destacar su complicada organización si no se sigue un método establecido, la pérdida de tiempo en el registro de cada uno de los documentos, y además hay que tener en consideración la compatibilidad de formatos, como: PDF, .doc, .ppt, .xlm, etc.

 

Por ellos debes tener en cuenta que, una mala organización de los documentos o el carecer de un procedimiento de archivo establecido, dificultarán la recuperación de los mismos. Este hecho supondrá la pérdida de información, y esta pérdida podría poner en riesgo la situación de tu compañía.

 

Por lo anterior, si lo que deseas es proteger la información de tu empresa, la mejor manera es identificando los documentos de relevancia, estableciendo puntos de control que garanticen el acceso y optar por un software de gestión documental calificado.

El software se integra en la gestión empresarial, y ofrece entre otras muchas ventajas, las siguientes:

 

  • Es compatible con cualquier formato de documento.
  • Si deseas buscar algún documento, podrás obtenerlo desde cualquier punto de tu red.
  • Tu información estará segura y recuperada en el servidor documental.
  • Tendrás la facilidad en la búsqueda de documentos.
  • Hay mayor control y menor manipulación de los mismos.
  • Puedes reducir y simplificar el trabajo para todos tus empleados.
  • Obtén respuestas rápidas para los diferentes usuarios.
  • Obtener información ágil y actualizada.
  • Optimiza los recursos utilizados en la gestión documental de tu empresa.
  • Mejora tu imagen ante el usuario, las auditorias y empresas del sector.
  • Libera considerablemente el espacio físico de almacenamiento.

En el mercado existen diferentes programas para la óptima gestión de nuestra información. Programas capaces de implementar multitud de formatos. Desde los formatos digitales, como son los CAD, las imágenes, PDF o correos electrónicos, hasta los que inicialmente estuvieron en formato de papel. En este último caso, todo se realiza con un sistema de escaneado que es compatible con cualquier máquina del mercado; en donde se pasa el documento físico por el escáner, para luego transformarlo en imagen de JPG, TIF, entre otros.

 

En el proceso de registro documental, cada folio es guardado con la información que corresponde a su contenido. Algunos softwares cuentan con herramientas idóneas para mostrar el texto a partir de una imagen, esto nos permite encontrar nuestros documentos al instante.

 

Un punto muy importante antes de implementar un software para el tratamiento de la información de tu compañía, es marcar los objetivos que quieres lograr y hacer un análisis profundo de los procesos que quieres efectuar con la sistematización de la información.

 

En definitiva, Un sistema de gestión documental se compone de programas integrados, así pues, su funcionalidad va desde algo muy sencillo, como registrar los documentos que entran y salen de la compañía hasta crear un control de los procesos que acompañan los ciclos de vida de nuestros documentos.

 

Si lo que deseas es dotar a tu empresa de las mejores herramientas del mercado, un software es la mejor decisión para conseguirlo.

Digitalización Documental

10 beneficios de la Digitalización de Documentos

Uno de los errores más comunes al interior de las empresas, es la acumulación de los documentos. Esto genera múltiples problemas que ralentiza los procesos organizacionales, suma gastos y hace que se pierda el control y el seguimiento a la información. Todo esto se puede evitar por medio de la digitalización de documentos. Así que presta atención, porque te contaremos los beneficios de este proceso.


¿Sabías que la acumulación de documentos entorpece el seguimiento de la información, aumenta los niveles de inseguridad y contribuye a la pérdida de archivos; de igual modo aumenta los costos y el uso inadecuado del espacio?

Como ves, la mala gestión documental en tu empresa puede traer consigo consecuencias que a largo plazo pueden ser irreversibles. Por ello el implementar un proceso de digitalización de documentos a tiempo, podría significar un cambio positivo que contribuya al crecimiento empresarial. Por ello quisimos compartirte 10 ventajas de implementar la digitalización en tu empresa.

Empecemos.

La digitalización de los documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes actividades que se desarrollan con y para la empresa, ya sea que surjan al interior de la misma, o que sean externas. De este modo se ayuda al crecimiento de los niveles de productividad, así como el manejo y el aumento de los estándares de eficiencia y eficacia.

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

Así pues, se consigue en la empresa:

  • Conservación:

    un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya que su manipulación será más controlada.

  • Mejor uso del espacio:

    te imaginas cuántas imágenes puedes almacenar en 130GB, y sabes cuánto espacio ocuparía dichas imágenes en físico. Esas son las cuestiones que ayudan a identificar una ventaja considerable en la digitalización de los documentos. El hecho de establecer una liberación del espacio, ayuda a ahorrar costos de bodegaje y permite una mejor custodia de los nuevos medios de almacenamiento.

  • Documentos de fácil edición:

    los archivos que se encuentren digitalizados podrán ser revisados, modificados y almacenados fácilmente y en diversos formatos de lectura.

  • Fácil acceso:

    todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que, según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.

  • Mayor seguridad:

    que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir, de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden realizar dentro de la matriz. De este modo se garantiza la protección de los documentos y de la información general.

  • Consultas en simultaneo:

    a diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita el fotocopiado o las reimpresiones de la información.

  • Eficaz distribución de los contenidos:

    como ya se ha mencionado anteriormente, la matriz de archivo permite la categorización de la información. Eso facilita la ubicación de la información y revisión.

  • Acceso a copias de seguridad:

    una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe. De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.

  • Política eco amigable:

    la digitalización de documentos ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo así, al medio ambiente.

  • Disminución de costos:

    el ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de documentos. Esta disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas, conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás.

Así que si deseas apostarle a una gestión documental eficaz y a una digitalización de documentos de calidad no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para ayudarte con tus procesos organizacionales.

Digitalización Documental

Conoce el procedimiento de digitalización de documentos

La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Por ello te queremos explicar el proceso que se realiza para la óptima evolución de una empresa. Toma nota.


La digitalización de documentos es el proceso en el que se convierte un documento físico (análogo) a un documento binario (digital). Esto permite a la empresa tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce; lo que contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de cada empresa.

Es por ello que el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.

Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propio protocolo frente al manejo de la información, por lo que antes de aplicar cualquier estrategia, se realiza una revisión minuciosa del contexto organizacional. Para ello:

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

  • Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
  • Selección de documentos a digitalizar.
  • Captura por escáner del documento físico.
  • Indexación de la información del documento.
  • Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Ejecutado lo anterior, procedemos a:

  • Definir formatos.
  • Establecer parámetros de digitalización.
  • Plantear la metodología de digitalización.

De esta manera la digitalización de documentos se lleva a cabo en tres grandes pasos:

1. Preparación de documentos:

Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento.

De esta forma:

  • Se eliminan sobres.
  • Se extraen documentos de carpetas.
  • Se expurga la documentación anexa.
  • Se eliminan grapas y demás elementos.
  • Se clasifica por tipología documental.
  • Se establecen lotes de trabajo.

2. Creación de índices:

En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.

3. Obtención de imágenes:

En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:

  • Alta producción.
  • Verticales para documentos encuadernados.
  • Doble cara o a color.

De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración.

Plus:

Durante el proceso se tiene en cuenta:

  • La resolución.
  • Las dimensiones del pixel.
  • La fidelidad de los requisitos técnicos de captura.
  • La calidad del escaneado.
  • La profundidad de bits.
  • Tamaño del archivo.
  • La compresión

Este procedimiento garantiza una correcta trasferencia de la información entre los formatos. Así pues:

  • Se preservan los documentos de importancia.
  • Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
  • Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
  • Se protege y conserva la información a través del tiempo.

Así que si deseas mayor información sobre las ventajas que trae consigo la digitalización de los documentos y su impacto en la mejoría de la empresa, contáctanos.

En ATS Gestión Documental somos la mejor opción en estrategias documentales.

Digitalización Documental

Aprende aquí, qué es la digitalización de documentos

Las empresas son una gran cuna de documentos e información, las cuales tienden a acumularse con el tiempo, lo que genera más gastos y menos control de lo que produce la empresa. Así que, ¿quieres saber cómo mejorar tu producción de documentos y cómo tratar los que ya has producido? Este contenido te puede ser de interés.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, la gestión documental es un proceso que le brinda diversas facilidades en cuanto a la administración, organización y clasificación de los archivos y del correcto control de la información. Para ello se implementan diferentes estrategias, que parten de la base organizacional de la empresa, de la relevancia de la información producida y de los manejos que le han dado desde su producción.

La digitalización de documentos es el proceso en el que se establecen técnicas y estrategias tecnológicas que ayudan al correcto manejo de los documentos físicos que se generan al interior de la empresa, por medio de la trasformación de formatos.

Es decir:

Tenemos un documento en formato análogo, por ejemplo, el acta de una reunión en presidencia. Esa acta posiblemente irá a un A-Z junto a una cantidad considerable de actas de reuniones de años anteriores. Esa A-Z está ocupando un espacio de manera innecesaria, por lo tanto, se toma cada documento que en ella se encuentra, se pasa por un proceso de revisión y finalmente por uno de digitalización, ya sea por medio de un escáner o de técnicas fotoeléctricas. De esta forma esa A-Z de actas de presidencia es convertida a un formato binario (digital) que hará parte de una matriz de búsqueda que permitirá su correcta revisión, ubicación y manejo.

¿Es relevante llevar a cabo la digitalización de documentos empresariales?

Claro que sí, ya que después de la revisión del contexto organizacional, de establecer estrategias de categorización de la información y de establecer prioridades, se plantea la selección de los documentos físicos (análogos) que serán convertidos a formato binario (digital). Esto permite le permite a tu empresa:

  • Correcta clasificación.
  • Orden estratégico.
  • Administración inteligente.
  • Funcionabilidad del tiempo.
  • Optimización de procesos.
  • Seguridad total de los documentos.
  • Automatización de tareas.
  • Acceso eficaz y sencillo.
  • Fácil ubicación de la información.
  • Copias de seguridad y backups.

De igual modo, tu empresa podrá ahorrar no solo espacio, sino que también tiempo de búsqueda y archivo de información, y dinero en gastos de papelería y fotocopiado. Es por ello que las ventajas que ofrece el procedimiento, ayuda a reducir en un 99% el riesgo de pérdida de los documentos, reduce en un 43% los costos documentales y en un 50% los costos de copiado.

La digitalización de documentos es la mejor forma de brindar seguridad y control sobre la información que se produce en la empresa, dando garantías de manejo y administración.

Es por ello que, la optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de esta estrategia de gestión documental ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

Recuerda que la columna vertebral de tu empresa es la información que recibe y que produce a diario, por lo que invertir en técnicas que contribuyan a su conservación a través del tiempo, a la reducción de costos y a una mejor administración, te será de gran utilidad para su evolución.

Si deseas mayor información sobre los servicios de digitalización de documentos que tenemos para ti no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para asesorarte de la mejor manera.

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Conoce los beneficios de la ecoeficiencia

Implementar políticas medioambientales en las empresas puede contribuir a la disminución del impacto negativo que generan las actividades humanas a lo largo de los años en la tierra. Una de las medidas que se han ido posicionando para revertir tales efectos es la ecoeficiencia. ¿Qué es y cómo se puede llevar a cabo?, lo sabrás a continuación.


Con el pasar del tiempo la tierra va perdiendo más vida, esto se debe a las distintas actividades humanas que han sido realizadas durante décadas sin pensar en las consecuencias ambientales que pueden acarrear. Por ejemplo, cuántas veces hemos dejado el televisor encendido mientras la habitación está completamente sola, cuántas veces hemos dejado el cargador del celular conectado mucho más tiempo del que debería, cuántas veces hemos dejado las luces de la oficina encendidas sin ser necesario. Todos estos comportamientos por muy mínimos que se vean, a gran escala traen consigo daños ambientales, que dan muestra del mal uso de los recursos.

Estas actitudes han acelerado los niveles de contaminación en el mundo, han traído consigo sequías, extinción de animales y deforestación. Por ello, para las empresas es de suma importancia determinar dentro de su cultura organizacional, salidas óptimas para ayudar a disminuir tales efectos, y eso es lo que realizamos desde ATS Gestión Documental, ya que nos hemos posicionado a nivel nacional como una de las empresas que aplica y promueve el enfoque ecoeficiente.

¿Qué es la ecoeficiencia?

El término nació en el año 1992 gracias al Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible (World Business Council for Sustainable Development – WBCSD), con el fin de determinar el impacto ambiental de los procesos de producción y así disminuirlo.

Es decir, pone sobre la balanza el valor de la producción empresarial y así mismo el daño ambiental que ocasiona dicho proceso. De esta manera se incentiva a las empresas a llevar a cabo políticas y estrategias en pro de una mayor productividad, pero con un mejor uso de los recursos.

Esto se logra de la siguiente manera:

  • Reduciendo la intensidad del uso de materiales de producción.
  • Reduciendo el consumo eléctrico.
  • Mejorando la disposición de los materiales tóxicos.
  • Planteando maneras óptimas de reciclaje.
  • Aumentando el uso de recursos renovables.
  • En conclusión: producir más, con menos.

Lo anterior ayuda a entender el concepto de ecoeficiencia, como el matrimonio entre economía y medio ambiente, bajo los tres pilares de la responsabilidad empresarial:  prosperidad económica, equilibrio ambiental e igualdad social.

El tener un principio empresarial de ecoeficiencia puede traerle a su empresa una serie de beneficios, como lo son:

  • Minimizar costos de producción.
  • Ser más competitiva e influyente.
  • Obtener ingresos adicionales por medio del reciclaje y la reutilización de desechos.
  • Reconocimiento por parte de los consumidores

Para lograr la correcta aplicación de los procesos ecoeficientes, en ATS Gestión Documental nos enfocamos en suplir las siguientes dimensiones:

  • Dimensión social: ayuda por medio de normas o demás vías de comunicación e integración, el entendimiento por parte de los empleados acerca de la importancia de la ecoeficiencia y la manera en la que ésta ayuda al medio ambiente y a la empresa. Si todos entienden el propósito, las metas trazadas serán más fáciles de alcanzar.
  • Dimensión económica: uno de los pilares de la responsabilidad empresarial es la prosperidad económica, por lo que es de suma importancia plantear estrategias que puedan permitirnos no solo suplir las necesidades de producción, sino que también, las maneras de que dichas estrategias sean perdurables en el tiempo, es decir, siendo autosostenible.
  • Dimensión tecnológica: para suplir las necesidades medioambientales es necesario invertir en nuevas tecnologías ecoamigables. En nuestro caso, ATS Gestión Documental ha invertido sólidamente en plantas fotovoltaicas que nos permite aprovechar la energía solar para el funcionamiento de la empresa.
  • Dimensión ambiental: todas las políticas empresariales, más allá de un interés económico, la prioridad central es el medio ambiente, por lo que es importante entender el concepto, causas, consecuencias y demás, con el fin de establecer las políticas que mejor se ajusten.

Así que, si deseas dar un paso adelante y apoyar a las empresas que le apostamos a la ecoeficiencia, o si deseas recibir mayor información sobre este tema o sobre nuestros servicios, no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energías renovables en beneficio del planeta

Las energías renovables son la alternativa más eficaz para contrarrestar el cambio climático. ¿Cuáles son y qué beneficios traen para el planeta?, te lo contaremos a continuación.


La naturaleza se está revelando, los recursos se agotan y a diario desaparecen y mueren cientos de especies animales y vegetales. Éstas son algunas de las consecuencias que ha traído consigo las actividades humanas durante siglos, las mismas que hemos naturalizado y que ya hacen parte de nuestra vida cotidiana. Sin embargo, múltiples organizaciones y Estados les apuestan a nuevas alternativas para tratar de minimizar el daño que hemos hecho, una de ellas es la implementación de energías renovables, por ello en ATS Gestión Documental queremos explicarte de qué se trata todo lo relacionado a estas nuevas formas de energía amigable con el ambiente.

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¿Qué son las energías renovables?

Son todas aquellas que representan una alternativa de producción de electricidad, que se caracterice por ser limpia y amigable con el medio ambiente. Éstas se diferencian de los combustibles fósiles por su diversidad y beneficios para disminuir el efecto invernadero que azota al planeta, además no producen gases tóxicos, no emiten contaminantes y sus costos tienden a disminuir con el tiempo. Su cualidad central se encuentra en su concepto, ya que su mayor y mejor condición es su capacidad de renovación, es decir, no hay limitación en su uso, a comparación, por ejemplo, del petróleo.

Las energías renovables son producidas a partir de fuentes naturales que no tienen el límite del agotamiento.

Pese a los beneficios innumerables que pueden traer para el medio ambiente su uso, aún no son tan populares, por lo que establecer su conocimiento es de vital importancia para desarrollar planes de acción conscientes, en especial en el ambiente empresarial.

Tipos de energías renovables:

Como se dijo anteriormente las energías renovables son aquellas que produce directamente la naturaleza, pero sin presentar un agotamiento con el paso del tiempo. Dentro de las más populares están:

  • Energía solar: es la energía proporcionada por el sol por medio de su radiación electromagnética que es recibida y gestionada por paneles que se encargan de acumularla. Ésta es una de las formas más populares en la actualidad.
  • Energía eólica: es toda la energía producida por el viento, la cual es aprovechada por los molinos que lo transforman en electricidad. Ésta es una de las fuentes de energías renovables más antiguas que existen.
  • Energía geotérmica: es la energía proveniente del calor del subsuelo de la tierra. La energía se obtiene del aprovechamiento de las altas temperaturas que producen algunas de las capas subterráneas o superficiales. Ejemplos de esto son los volcanes, aguas termales, géiseres o fumarolas.
  • Energía hidráulica: es toda energía producida por el agua, en especial por su caída desde cierta distancia. El agua que cae, pasa por turbinas hidráulicas que transforman el movimiento (energía cinética) en energía eléctrica.
  • Biomasa: son aquellos recursos orgánicos (biológicos) que son utilizados como combustibles o como materia prima para producir energía térmica, por ejemplo, el azúcar, cereales, aceites y plantas, que por medio de la combustión liberan energía acumulada.

Ventajas

  • Las energías renovables son inagotables.
  • No producen desechos contaminantes como amoniaco, dióxido de azufre o partículas sólidas.
  • Minimizan los efectos contaminantes ya existentes.
  • No producen gases que aumenten el efecto invernadero.
  • Son fuentes confiables de energía.

¿Cómo lo hacemos en ATS?

En ATS Gestión Documental hacemos uso de paneles fotovoltaicos los cuales transforman la luz solar en electricidad. Es decir, cuando la radiación producida por el sol da sobre las caras de las células fotoeléctricas que se encuentran en los paneles, producen una reacción en los electrones, los cuales generan la corriente eléctrica.

En ATS estamos comprometidos con buscar siempre la innovación tecnológica de la mano de los principios de desarrollo sostenible. Por eso, para hacer nuestra operación más robusta y responsable con el ambiente, decidimos instalar una planta solar híbrida de 3.2 kWp (compuesta por 12 paneles fotovoltaicos y un tablero de control con inversor híbrido), con el fin de dar soporte a nuestras operaciones críticas cuando hay ausencia de la red pública. Se estima que anualmente nuestro sistema pueda producir unos 3.986 kWh, de los cuales aproximadamente unos 350 – 400 kWh serán utilizados en la carga del banco de baterías (dependiendo de la frecuencia de los cortes de energía). Esto implica que cerca de 3.500 kWh de la producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de la instalación. Esto no solo se traduce en una operación más robusta y eficiente para nosotros como empresa, sino que muestra nuestro compromiso con el medio ambiente al dejar de emitir una cantidad considerable de dióxido de carbono (correspondiente a 1.598,4 TonCO2e/año).

Es por ello que, según los expertos, se estima que en diez años esta forma de energía renovable sea la más económica en varias partes del mundo.

El hacer uso de energías renovables en las empresas fortalece la cultura organizacional en pro del medio ambiente, genera conciencia sobre el uso de recursos y sobre el impacto ambiental. Así que si deseas mayor información sobre nuestras formas de trabajo no dudes en contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energía solar: la alternativa contra el cambio climático

El cambio climático es un hecho, sus consecuencias cada vez son más notorias y las alternativas que pueden ayudar a mitigar el daño siempre son bien recibidas. Por ello en ATS Gestión Documental le apuntamos a la energía solar. Presta atención, te vamos a explicar de qué se trata.


Una de las energías renovables más conocidas y mayormente aplicadas es la energía solar, según estudios, en el 2015 se produjo 18.560 veces más energía solar en el mundo que a principios de siglo. Esto demuestra el gran crecimiento de las propuestas medioambientales que desean mitigar el cambio climático y sus devastadoras secuelas. En Colombia aún no es tan popular, sin embargo, La Unidad de Planeación Minero Energética del Ministerio de Minas espera que para el 2030 el consumo energético en el país sea proveniente en un 10% de esta alternativa.

¿En qué consiste la energía solar?

La energía solar es aquella producida gracias a la luz (fotovoltaica) o al calor (termosolar) proveniente del sol. Este tipo de energía es renovable, por lo tanto, no se agota con el pasar del tiempo. Los rayos son recibidos en los paneles en los que las células fotovoltaicas los convierten en electricidad.

Existen dos formas de hacer uso de la energía solar:

  1. Conversión térmica: en este proceso se transforma la energía solar en calefacción.
  2. Conversión fotovoltaica: transformación directa de la energía, en energía eléctrica.

Beneficios de la energía solar

  • No es contaminante.
  • Reduce el uso de combustibles fósiles.
  • Genera empleo.
  • Es renovable.
  • No emite gases de efecto invernadero.
  • Evita los efectos del calentamiento global.
  • Contribuye al desarrollo sostenible.

Pese a lo anterior, en Colombia no se le ha dado el manejo adecuado, ya que tan solo existen 224 empresas biotecnológicas registradas, pues la inversión interna en ciencia y tecnología es en promedio del 0.5% del PIB (Producto Interno Bruto). Aun así, según la multinacional francesa Greenyellow se espera que en los siguientes años el país consolide estructuras que produzcan un promedio de 100 megavatios mensuales.

Como puedes notar, la energía solar es una interesante y muy práctica forma de contrarrestar los efectos negativos del cambio climático y contribuye al mejoramiento y fortalecimiento de la cultura organizacional en pro del medio ambiente. En ATS Gestión Documental desarrollamos actividades de organización, clasificación, archivo y preparación de documentos, en el que el uso constante de maquinarias tecnológicas y de softwares especializados exigen un consumo de energía considerable, es por ello que hemos decidido implementar una planta solar híbrida de 3.2 kWp para dar soporte a nuestras operaciones. De esta forma cerca de 3.500 kWh de su producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de nuestras instalaciones y así, disminuir la emisión de dióxido de carbono.

Ventajas de la energía solar en los ambientes empresariales:

  • Ahorro económico: más allá de la inversión económica en los paneles fotovoltaicos, con el paso del tiempo se verá el beneficio reflejado en las facturas por medio de la reducción del consumo eléctrico en la empresa.
  • Desarrollo sostenible: el sol al ser una fuente natural de energía hace que el uso de plantas solares motive al sostenimiento energético y sustentable, así como al pensamiento innovador.
  • Menos producción de dióxido de carbono: el sistema fotovoltaico ayuda a reducir la emisión de gases con efecto invernadero. Se espera que para el 2030, según el pacto de compromiso en la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio climático, se reduzca en un 20% la emisión de carbono en el país.
  • Incentivos legales: según la Ley 1715 en la que se establecen los incentivos tributarios, las empresas que promuevan el uso de la energía solar, recibirán exclusión del IVA en la compra de los equipos necesarios, de igual modo están exentos del pago de aranceles, depreciación acelerada y recibirían deducción en el impuesto de renta.

Estamos en un momento crucial del cambio climático, por lo que contribuir al medio ambiente hace sin duda la diferencia, te invitamos a informarte y asesorarte sobre este tipo de dinámicas, el planeta te lo agradecerá.

Si deseas información acerca de nuestros servicios, te invitamos a contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.