Custodia de documentos

La custodia de documentos y su impacto en la evolución de la empresa

La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.

¿Qué es la Custodia de Documentos?

Es un proceso de análisis, categorización, ubicación y protección de todo tipo de archivos, ya sean físicos o electrónicos.

Su aplicación le brinda a la empresa un mayor control y manejo de su información, optimizando tareas y automatizando procesos de importancia documental.

¿Qué le permite a la empresa la correcta custodia de documentos?


Dentro de las tareas empresariales está el manejo, ubicación y revisión de la información.

Esto hace que en la mayoría de ocasiones el personal destine más tiempo y uso de recursos en la ejecución de dicha tarea, lo que ralentiza ciertos procesos. Es por ello que el adquirir el servicio de custodia de documentos le ayuda a su empresa en los siguientes aspectos:

1. Mayor seguridad y confidencialidad:

El proceso de custodia se centra en el mejoramiento de aspectos importantes en cuanto al uso y disposición de la información. Por lo que la base del servicio es el garantizar la conservación y la seguridad de todos los documentos, ya sean por medio magnético o físico en los repositorios.

Orden y conservación como garantía de seguridad.

2. Facilidad en los procesos de auditoría:

Toda empresa se debe someter a la realización de auditorías internas o externas, a fin de aumentar los puntos de control de calidad para llevar a la empresa a un camino de mejora continua.

La custodia de documentos realizada de manera correcta permite ese tipo de gestión, ya que le provee al cliente el control total de la información en orden de relevancia y dependiendo el tipo y la oportunidad de acceder a las matrices de contenido en las que, por medio de un software especializado, se conocen las propiedades y la ubicación de los documentos.

Facilidad de identificación de documentos, mayor control para su revisión.

3. Procesos administrativos rápidos y eficientes:

Revisiones computarizadas, codificación por tipo, organización estratégica, categorización por prioridades y depuración de información que ha perdido vigencia. Todo ello contribuye a la consolidación de procesos y tareas más eficientes y con mejores resultados.

El orden y la categorización de los documentos van de la mano con la eficacia y la evolución.

¿Qué se lleva a cabo en la realización de la custodia de documentos?


El proceso tiene varios puntos de control y de revisión que permiten mantener estrategias claras para la consecución de logros documentales, entre los puntos de importancia están:

  • Depósito y tratamiento.
  • Etiquetación por códigos y referencias.
  • Condiciones de conservación y seguridad.
  • Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.

Permite identificar:

  • Estado de los archivos.
  • Tiempos de conservación.
  • Disposición final.

Ventajas de la custodia de documentos:

El manejo adecuado de la información genera beneficios que se ven al instante en cada empresa.

Los más destacables son:

  • Eliminación de costos de ubicación recuperación y re archivo
  • Reducción de espacio de almacenamiento.
  • Mayor seguridad.
  • Optimización de tiempos y recursos.
  • Control del crecimiento de la documentación.
  • Reducción del uso de papelería (generando un impacto económico y ambiental positivo).

Custodia física

¿Qué es la custodia física?

La custodia física es el proceso en el que se aplican metodologías y acciones para salvaguardar la documentación de las empresas. Esto permite mantenerla en un completo orden, regulación y control.

Llevar a cabo un proceso de custodia física es de obligatorio cumplimiento para la cualquier empresa, según los requisitos descritos en la ley colombiana. Por lo que las empresas son libres de realizarlo de manera autónoma o con la guía de expertos en gestión documental.

La finalidad de la custodia física es el conservar la documentación y velar por su integridad. Todo regulado y monitoreado según las normas establecidas para dicho proceso. Hay que tener en cuenta que este servicio ofrece un trato acorde de los documentos, desde su recepción, hasta la identificación y almacenamiento.

Esto permite que los archivos superen el paso del tiempo, además ayuda a la empresa a depurar la documentación, controlando el crecimiento desmesurado del mismo.

Custodia magnética

¿En qué consiste la custodia de medios magnéticos?

Es la forma en que se trata, guarda y se aseguran los dispositivos que almacenan información por medio de ondas magnéticas en su interior. Los medios magnéticos contienen información importante y sensible que debe ser custodiada en bóvedas de seguridad, para evitar algún tipo de afectación externa que provoque la pérdida de su contenido.

Esta custodia de archivos ayuda a la empresa a tener la seguridad de que sus documentos en medios magnéticos se encontrarán salvaguardados no solo de manera organizada (formatos, medios, ambientes, lenguajes y tipos), sino que también en condiciones óptimas para que su vida útil trascienda el tiempo.

La custodia de medios magnéticos en ATS es realizada bajo todos los estándares exigidos, aplicando mecanismos y herramientas que permite la recuperación de la información (respaldo y backups), los cuales son tratados como archivos de vital importancia.

Custodia de Documentos

Custodia de documento de valor

¿Qué es la custodia de documento de valor?

Este tipo de custodia de archivos es especial, ya que se encarga de gestionar, almacenar y proteger documentos de valor para la empresa, en especial por su nivel de confidencialidad. Entre los documentos de valor se pueden encontrar: pagarés, libranzas, garantías, patentes y en general documentos privados para el cliente.

Es decir, la custodia de documentos de valor precisa en los archivos de alto valor comercial, informativo o transaccional, ya que este tipo de documentos normalmente soportan, respaldan y aseguran el cumplimiento de algún acuerdo de importancia para la empresa.

En ATS contamos con una excelente infraestructura física con bóvedas de seguridad, control de acceso biométrico, grabación de audio y video permanente. De igual modo, todas las bóvedas cuentan con mecanismos de seguridad que garantizan la vida de los archivos de valor y de la información vital de nuestros clientes.

De esta manera aseguramos:

  • Acceso limitado y designado de los documentos.
  • Protección de información.
  • Seguridad en la tramitación, consulta y administración de los documentos.
  • Integridad en el uso y tratamiento de la información.