Un software de gestión documental es el sistema de almacenamiento, organización y recuperación de los documentos de una empresa. Cuando decimos documentos de una empresa nos referimos a: Facturas de compra, fichas técnicas, remisiones de entrega, documentos de ingresos, documentos de gastos, contratos, etc. Así que veamos más a profundidad sus funciones y campos de acción.
La gestión documental contempla una serie de dificultades dentro de las que debemos destacar: 1. su complicada organización (si no se sigue un método establecido) 2. la pérdida de tiempo en el registro de cada uno de los documentos si no se mantiene un orden y 3. la incompatibilidad de los diferentes formatos: PDF, Excel, Word, etc.
Una mala organización de los documentos o el carecer de un procedimiento de archivo establecido, dificultará en el futuro la recuperación de los mismos. Este hecho supondría la pérdida de información y así mismo podría poner en riesgo la integridad de nuestra empresa.
Para evitar estos inconvenientes existen en el mercado los Software de gestión documental, los cuales nos ofrecen entre muchas ventajas, las siguientes:
- Son compatibles con cualquier formato de documento.
- Tienen conexión directa con escáneres documentales.
- Si desea consultar algún documento, podrá hacerlo desde cualquier punto de la red.
- La información estará segura y supervisada en el servidor documental.
Otras ventajas que cabe mencionar a la hora de obtener un software de gestión documental, es que podremos organizar nuestros documentos desde el software sin necesidad de utilizar herramientas externas, ahorraremos tiempo y gracias a la copia de seguridad, no sufriremos pérdida de datos.
Objetivos primarios:
- Organizar.
- Clasificar.
- Registrar.
- Almacenar.
- Facilitar la búsqueda.
- Facilitar los medios técnicos para compartirlos.
- Protegerlos.
El software no solo nos permite lograr los objetivos primarios anteriormente mencionados, sino que podremos asegurar lo que en archivística se conoce como acervo documental, que es el conjunto de los documentos que hacen parte del archivo de nuestra compañía.
Existen una serie de normas que le dan plena validez a un documento digitalizado igual que a un documento físico, es por ello que hasta los sistemas contables se están migrando hacia la digitalización documental.
Esta necesidad crece debido a que través del tiempo las empresas se van llenando de documentos, ya que no se utiliza de manera adecuada las estrategias de gestión documental: la clasificación, organización, etc.
El acervo documental se hace grande incurriendo para las empresas en unos costos de almacenamiento y dejando de lado lo que se llama en archivística “custodia documental”. Esta custodia consiste en garantizar la existencia del documento, controlar el acceso y asegurar a su vez mediante la organización adecuada que, al momento de requerirlos, se encuentren de una manera ágil y oportuna, sirviendo de apoyo a la empresa en la toma de decisiones.
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Básicamente lo que pretende es registrar, almacenar, reducir el tiempo de búsqueda de los documentos, compartir entre los diferentes funcionarios de la empresa estos documentos y protegerlos en físico y posteriormente en digital.
A continuación, veremos de manera rápida el uso del software de gestión documental:
- Escanear y arrastrar los documentos al software.
- Una vez digitalizados, los vinculamos a su sesión correspondiente: Facturas de compra, fichas técnicas, remisiones de entrega, documentos de ingresos y gastos, contratos, proveedor, cliente, etc.
- Los documentos quedarán registrados en el servidor documental, disponibles para cuando se les requiera.
Por lo anterior, si lo que se deseas es proteger tu valiosa información, los softwares de gestión documental están a la vanguardia de las necesidades de cada compañía, facilitando no solo los procesos, sino los resultados a corto tiempo y la calidad de los servicios que brindamos tanto a los clientes internos, como a los clientes externos de tu empresa.
