La gran mayoría de las empresas tienen que lidiar con una gran cantidad de documentos en su día a día, muchos de los cuales incluso coexisten en diferentes formatos. Mensajes de correo electrónico, archivos digitalizados o documentos físicos. Es en este contexto en el que se ponen de manifiesto las ventajas de los software de gestión documental.
Ventajas de un software de gestión documental
Estas son las ventajas de tener un software de gestión documental.
1. Organización: más control
Ofrece un mayor control sobre la dirección de la empresa, al permitir distribuir mejor el flujo de procesos, ya que cada archivo posee un identificador único. Esto permite saber su ubicación, tipo, momento de llegada, responsable, proyección de salida, archivos adjuntos e incluso variables tales como tamaño, color o rasgos especiales.
2. Rentabilidad: más barato
Reduce los costes en contratación de personal, ya que un software puede hacer las tareas de identificación, remisión, almacenamiento y verificación de forma más eficiente que la asignación de horas de trabajo de una persona, y por un único pago de instalación.
Permite que el personal contratado en labores de secretariado, dedique más tiempo a la atención personalizada del usuario, generando un mayor valor agregado a tu servicio o producto.
3. Velocidad: más rápido
Aumenta la productividad de tu empresa. Los software de gestión documental, por ser herramientas digitales, funcionan a la velocidad del transito de la intranet, lo que se traduce en procesos de traslado de archivos de menos de un segundo. Si lo integramos a un sistema PQRS, vamos a poder responder a los usuarios en tiempo real.
Además es un apoyo útil a la hora de revisión o evaluación de procesos, por ejemplo, en auditorias financieras, donde la búsqueda de los documentos requeridos es prácticamente instantánea si sabemos su identificador, tanto para hacer un balance de la gestión, como para planificar un futuro año fiscal.
4. Trazabilidad: más seguridad
Aumenta la confianza en la gestión de los procesos al interior de la empresa, incluso el clima laboral. Poder identificar cada archivo no solo nos da un mayor control sobre la forma en la que asignamos funciones o responsabilidades, sino que nos da la seguridad de que los procesos se cumplen según los parámetros, permitiendo verificar en qué etapa se encuentra un documento, en qué oficina, para qué proceso y con qué responsable.
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5. Accesibilidad: más fácil
Permite acceder a la información desde cualquier lugar y a cualquier hora mientras exista conexión a Internet. Una de las opciones más interesantes y en aumento por parte de las empresas, es la contratación de servicios de almacenamiento en la nube.
Sistemas como la suite de gestión documental MABS 3.0, por ejemplo, dan acceso a todos los documentos gestionados desde un smartphone, tablet o laptop. Este tipo de funciones puede asignar permisos de acceso para diferentes tipos de usuarios, haciendo seguro el proceso de revisión.
6. Interacción: más dinámico
Brinda flexibilidad a la hora de abordar la carga laboral, ya que el sistema de gestión documental que se almacena en la nube posibilita el teletrabajo o la contratación de freelancers para proyectos específicos al interior de la empresa. También de outsourcings para las tareas como la contabilidad, creando un usuario a la empresa encargada de la gestión contable, y vinculándola a un tipo de documentos específicos, como facturación o recibidos.
Estas son solo algunas de las ventajas de los software de gestión documental al interior de la empresa, y existen en el mercado muchas opciones para ejecutar los procesos de instalación y apoyo en la adecuación del software. Recuerda: una empresa son documentos, por eso, no dejes al azar el destino de tu organización.
