Toda empresa maneja una cantidad considerable de información, la cual, si no es tratada de manera correcta, podría generar problemas que afecten directamente la eficiencia de la empresa. Para evitar dicha situación o para contrarrestarla, existen varias herramientas y estrategias propias de la gestión documental, como lo es la implementación de Programas de Gestión Documental. A continuación, te explicaremos qué son y sus funciones principales en pro de la evolución organizacional.
El deber prioritario de la gestión documental, se centra en el manejo inteligente, integral y categorizado de los documentos recibidos y creados por las empresas, con el fin de aumentar la eficacia y la eficiencia, la seguridad de la información y la administración ordenada desde la prioridad y uso constante. Para lograr lo anterior, se utilizan tanto sistemas como programas de gestión documental, esto permite la automatización de procesos y la optimización del uso de los recursos de almacenamiento y búsqueda de la información. Así que presta atención.
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¿Qué son los Programas de Gestión Documental?
Los Programas de Gestión Documental o PGD, son herramientas e instrumentos archivísticos que le permiten a la empresa el plantear, organizar y establecer el desarrollo documental y sistemático a corto, mediano y largo plazo, con el fin de establecer soluciones eficaces e integrales en cuanto al manejo de los archivos centrales, hasta el histórico. ¿En qué consiste dichas soluciones? Verás, los PGD se enfocan en establecer soluciones prioritarias de manejo de los documentos, desde su origen, hasta su disposición final; lo que garantiza su conservación, flujo administrativo y acceso controlado; en sí, las soluciones se basan en el orden, análisis y control de los documentos, con el fin de alimentar el archivo de manera coherente y sistemática, la cual podrá mantenerse con el tiempo.
¿Cuáles son las funciones de los Programas de Gestión Documental?
Como ya lo mencionamos, en los PDG queda registrada la estrategia en pro del orden y categorización de los documentos, para llevar esto a cabo, se debe:
- Estructurar y facilitar el acceso a la información relacionada con los documentos, su archivo, categorización, clasificación y disposición, con el fin de que se respeten los procesos de ubicación, conservación permanente o eliminación sistemática.
- Reglamentar el uso y consulta de la información, tanto de interés público, como de consulta interna, con el fin de establecer una forma correcta de acceso y de recepción de documentos.
- Convertirse en la base conceptual y estructural para la ejecución y aplicación de demás estrategias e instrumentos archivísticos, todo con el fin de fundamentar y solidificar el manejo de la información.
¿Cómo se formula un Programa de Gestión Documental?
Según a la Secretaría de Transparencia y al Archivo General de la Nación (AGN), el proceso a seguir para el planteamiento de los PGD, es el siguiente:
- Diagnóstico.
- Identificación de necesidades.
- Formulación de pasos a seguir.
- Definición de las fases de implementación del proceso.
- Establecimiento de los programas específicos.
- Empalmar la planeación con la gestión.
De este modo, la unión de los procesos y de los objetivos de este tipo de herramientas, ayudan considerablemente a la empresa. Pues, como lo hemos dicho en artículos anteriores, la información es la columna vertebral de la estructura organizacional. Esto lo podemos ver identificado en las ventajas de las que son beneficiarios todos los elementos de la empresa. Estas son:
- Facilidad de búsqueda y ubicación.
- Simplificación de procesos.
- Disminución de documentos mal manejados.
- Aumento de la seguridad documental.
- Optimización de los recursos físicos y de gestión.
- Control total sobre el trato de la información.
Con lo anterior te puedes dar cuenta del matrimonio que hay entre las estrategias de administración y de la asesoría integral en cuanto a la información y la implementación de instrumentos archivísticos, como lo son los Programas de Gestión documental.
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