La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Por ello te queremos explicar el proceso que se realiza para la óptima evolución de una empresa. Toma nota.
La digitalización de documentos es el proceso en el que se convierte un documento físico (análogo) a un documento binario (digital). Esto permite a la empresa tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce; lo que contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de cada empresa.
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Es por ello que el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propio protocolo frente al manejo de la información, por lo que antes de aplicar cualquier estrategia, se realiza una revisión minuciosa del contexto organizacional. Para ello:
- Se evalúa el nivel de producción documental.
- Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
- Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.
De este modo se realiza:
- Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
- Selección de documentos a digitalizar.
- Captura por escáner del documento físico.
- Indexación de la información del documento.
- Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
Ejecutado lo anterior, procedemos a:
- Definir formatos.
- Establecer parámetros de digitalización.
- Plantear la metodología de digitalización.
De esta manera la digitalización de documentos se lleva a cabo en tres grandes pasos:
1. Preparación de documentos:
Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento.
De esta forma:
- Se eliminan sobres.
- Se extraen documentos de carpetas.
- Se expurga la documentación anexa.
- Se eliminan grapas y demás elementos.
- Se clasifica por tipología documental.
- Se establecen lotes de trabajo.
2. Creación de índices:
En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.
3. Obtención de imágenes:
En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:
- Alta producción.
- Verticales para documentos encuadernados.
- Doble cara o a color.
De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración.
Plus:
Durante el proceso se tiene en cuenta:
- La resolución.
- Las dimensiones del pixel.
- La fidelidad de los requisitos técnicos de captura.
- La calidad del escaneado.
- La profundidad de bits.
- Tamaño del archivo.
- La compresión
Este procedimiento garantiza una correcta trasferencia de la información entre los formatos. Así pues:
- Se preservan los documentos de importancia.
- Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
- Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
- Se protege y conserva la información a través del tiempo.
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Así que si deseas mayor información sobre las ventajas que trae consigo la digitalización de los documentos y su impacto en la mejoría de la empresa, contáctanos.
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