Hay que entender que el manejo de documentos e información, hace que las empresas pongan a disposición de un tercero los archivos de importancia, los cuales vinculan información financiera, de procesos, correspondencia, información de clientes, proveedores y demás que se encuentran involucrados en la empresa.

1. Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:

Ni todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.

Pongamos como ejemplo una situación médica. Puede que dos enfermos sufran el mismo mal, no por ello el tratamiento va a responder de la misma manera en cada uno. Hay que tener en cuenta el tiempo que llevan con la afectación física, la edad y demás características, antes de emitir un juicio fiel y así mismo una solución verdadera. Así funciona el diseño del sistema de gestión. Se analiza de manera independiente cada caso.

2. Organización:

El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.

3. Simplifica tareas:

Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.

4. Ahorro:

Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.

Se conoce como instrumentos archivísticos a todas las herramientas que permiten la ejecución y el desarrollo de las actividades propias de la gestión documental. Dichos instrumentos permiten en gran medida la realización del trabajo, ya que son los soportes de clasificación, ordenamiento, verificación e información de los archivos de una empresa.

El correcto uso de los instrumentos archivísticos les permite a los expertos de gestión documental, tener un control al detalle de todo lo relacionado a la información recibida y su destino y disposición final.

Sin el uso de estas herramientas la preservación, valoración, planeación, organización y gestión en general de todos los documentos no podría ser posible. Hay que tener en cuenta que el uso de instrumentos archivísticos está regulado por la política de gestión documental y por normas establecidas por el Archivo General de la Nación (AGN).