Gestión documental

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

La importancia de la gestión documental


Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.

Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.

Así que toma nota y lleva a tu empresa a la mejora continua.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

  • Revisión de información.
  • Ahorro y eficiencia.
  • Categorización de archivos.
  • Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
  • Almacenamiento ordenado.
  • Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

 

Así pues:

 

  • Mejora la gestión de la información.
  • Automatiza los procesos.
  • Reduce costos, tiempo y espacio.

¿Cómo se lleva a cabo?


Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.

Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la empresa.

De esta manera se logra la clasificación estandarizada.

Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:

  • Revisión.
  • Análisis.
  • Categorización.
  • Aplicación de estrategias.
  • Establecimiento de matrices.

Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Revisión de la utilidad de los documentos:

Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta o que pierda usabilidad.

Digitalización de los documentos importantes:

Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.

Centralización del contenido:

La adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.

Clasificación de los documentos:

Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

Reconocimiento y organización en pro del desarrollo empresarial.

Uso de metadatos:

Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá de la información, lo que permite la estandarización de los archivos.

Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda o de funciones archivísticas.

¿Qué beneficios representa para la empresa?

Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de los procesos y a su vez en varios aspectos que influyen en la mejora continua, entre ellos:

1.Reducción de costos:

La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas manuales.

2.Aumento de la eficacia:

La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información, también permite una óptima regulación.

3.Aumento de la productividad:

Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.

4.Uso eficiente de los recursos:

Con la aplicación de un sistema de gestión documental se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos relacionados a dicho procesos.

El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la empresa.

5.Liberar espacio:

La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.

 6.Fácil ubicación:

Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda eficaz y pronta de la información.

 7.Administración de archivos:

La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.

8.Inmediatez:

Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.

9.Seguridad en la información:

La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.

10.Preservación a través del tiempo:

La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.

Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.

Administración CAD

¿Qué es la administración CAD?


Administración CAD, o Centros de Atención Documental, en ellos se delegan todos los procesos y responsabilidades referentes a la gestión, archivo, administración y custodia de los documentos de importancia de una empresa.

Todo el proceso de manejo y administración de los documentos realizados en los CAD, se hacen por medio de un equipo especializado externo, el cual, por medio de un software de gestión documental, consolida y encamina las metodologías, prácticas y normativas que influyen en el correcto ejercicio de protección de información.

Hay que tener en cuenta que los CAD son las dependencias encargadas netamente a los procesos propios de la gestión documental, es decir, en ellos se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. De igual modo, se establecen y se monitorean la adecuada aplicación de políticas y de normas, así como el cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.

 

El objetivo de los CAD es garantizar la protección absoluta de los documentos que son puestos a su disposición.

 

La delegación del manejo de documentos a centros especializados, ayuda a optimizar y automatizar los procesos de relevancia de una empresa. Por ello, después de una revisión detallada de las necesidades del cliente, el proceso a aplicar con el Centro de Atención Documental se puede enfatizar en la administración de la correspondencia, custodia de archivos, digitalización de documentos, organización y categorización de archivos, destrucción técnica y/o recuperación de los archivos virtuales.

¿Cuál es el proceso a seguir?


Los Centro de Atención Documental se especializan y enfocan en el correcto manejo, evaluación y protección de la información, esto le permite a la empresa tener mayor control sobre los documentos que maneja y registra en sus bases y centros de archivo a diario. El objetivo central de este tipo de procesos es garantizar no solo la seguridad de la información, sino que también brindarles a las empresas alternativas de fácil acceso a las matrices de documentación.

 

Dicha gestión es un proceso que en sí mismo requiere de experticia y correcto manejo, por ello se lleva a cabo una serie de pasos que ayudan a determinar las estrategias y sus enfoques, todo en pro de las necesidades de la empresa.

I. Análisis de caso particular:

Cada empresa maneja de manera deferente la creación, gestión y administración de la documentación; de igual modo la información que registra y su valor de importancia depende de la visión, objetivos y estructuras de la organización. Todas estas características hacen que la revisión al detalle de cada una de las organizaciones sea una tarea necesaria, ya que esto nos permite determinar las estrategias más propicias para el manejo de la información y así respetar su integridad.

El análisis nos determina los puntos de énfasis, la categorización de la información, el planteamiento de estrategias y demás factores que nos ayudarán a realizar un buen trabajo de gestión documental.

II. Estimación de estrategias:

Una vez realizado el análisis se lleva a cabo la planeación de las estrategias y de los procesos a seguir para el desarrollo de la gestión documental. Lo anterior con la finalidad de establecer puntos de relevancia que nos faciliten el desarrollo de deberes, todo en función de las necesidades del cliente.

Dichas estrategias de gestión documental establecen categorías, organigramas, matrices de gestión y acceso a la documentación, dependiendo de su relevancia, archivo histórico y manejabilidad para la evolución de la empresa.

III. Aplicación y jerarquización:

Cuando se conoce a profundidad la estructura organizacional de la empresa se pueden definir canales de control para la documentación, una vez establecidos los caminos y procesos se lleva a cabo la categorización de la información, tanto de los documentos físicos como de los electrónicos. En el ejercicio de la gestión documental se hace uso de instrumentos archivísticos que ayudan a determinar la administración, el tiempo de archivo y su disposición final.

 

IV. Desarrollo:

Ya establecidos los parámetros, procesos y demás factores en pro del manejo adecuado de la información de la empresa, se procede a la ejecución de los deberes que garanticen los parámetros establecidos y contratados.

Beneficios para la empresa


Tener el control de la información que entra y sale de tu empresa garantiza transparencia en los procesos y en la realización de actividades. Por ello el contratar los servicios de los centros de atención documental te ayudarán a identificar y a proteger tu documentación.

 

Todos los procesos de atención documental nacen con un análisis y con una evaluación al detalle de la empresa, su estructura y sus modelos y maneras de manejar, crear y estabilizar la información. Lo anterior hace que cada caso sea manejado de manera personalizada. Ello ayuda a estabilizar la creación de las matrices y a definir sus jerarquías.

 

Es por ello que las empresas con alto volumen de documentación, que requieran optimizar los tiempos de respuesta en la ubicación de sus documentos o que necesiten pasar de un sistema manual a tener todo en línea, son las más idóneas para contratar este servicio.

 

Por lo anterior, los beneficios que puede adquirir son:

 

  • Reduce de manera considerable sus costos.
  • Optimiza espacios.
  • Puede recuperar su información de forma inmediata.
  • Reduce hasta en un 30% su archivo físico
  • Virtualita sus documentos.
  • Lleva a cabo trámites oportunos en atención de solicitudes.
  • Recupera satisfactoriamente los espacios físicos.

Organización Especializada

Aspectos a tener en cuenta de la organización especializada


La organización especializada es un proceso técnico que ayuda a mantener toda la documentación delegada, en una clasificación detallada y acorde a las necesidades de la empresa.

De igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y nutrimiento de la matriz central de la empresa, facilitando así la búsqueda y ubicación de los documentos.

La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de clasificación, descripción y archivo de la documentación. De esta manera, se contribuye al correcto manejo y control de la información.

Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación, ordenamiento y signatura de los archivos.

Clasificación:
en ATS empezamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando la estructura orgánica de la empresa y sus necesidades.

 

Ordenamiento:
una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico.

Signatura:
de esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los cuales permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.

¿Cómo se lleva a cabo dentro de la Gestión Documental?

La organización especializada en los procesos de gestión documental amplía los controles y la administración adecuada de la información que suministra la empresa a diario.

 

Adelantar procesos relacionados a la organización especializada ayuda a la empresa a determinar puntos de revisión y de ejecución que permitan gestionar la documentación de una forma organizada y coherente con las necesidades previstas en la empresa. Para poder llevar a cabo dicho procedimiento es necesario seguir una serie de pasos que formalizan la garantía de regulación en el manejo de la información, esos son:

Clasificación de documentos (de archivo o apoyo):


Como se ha explicado en puntos anteriores, el orden es el centro de todo el proceso documental, de él depende la manera en la que se ha de regular la información y las disposiciones que se llevarán a cabo.

En este punto existen dos tipos de documentos: de archivo y de apoyo, sus conceptos hacen referencia a:

Documentos de archivo:
estos se caracterizan por registrar información de relevancia que haya sido producida o recibida por la empresa, como lo son las actividades o funciones de valor administrativo, financiero, fiscal, científico, histórico, directivo, entre otras. Es decir, los documentos de archivo son aquellos que, por su importancia para los procesos de la empresa, merecen su total conservación.

Documentos de apoyo:
contienen información de carácter general que pueden ser creados en la empresa o en una entidad diferente. La relevancia no suele ser tanta, pero su contenido puede incidir en la realización de actividades y procesos. Dentro de esta categoría entran las leyes, decretos, resoluciones, instructivos o manuales, los cuales se caracterizan por ser documentos que perderán vigencia en algún punto. Su destinación no es el archivo central, pero sus cuidados y manejos son similares, con el fin de mantenerlos a salvo hasta el momento de su depuración.

Ordenar los documentos de archivo en series y subseries:


Al momento de llevar cabo la destinación de la información, se ejecuta la clasificación, marcación y ordenamiento de las carpetas o de sus raíces en caso de los documentos electrónicos. En este punto se detalla la ubicación de los documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión.

 

Dicha ordenación se ejecuta gracias a la revisión de la información, lo que ayuda a establecer por medio de instrumentos archivísticos, su disponibilidad y tratamiento a través del tiempo, su relevancia y su categoría central y subalterna. Lo anterior, manteniendo la estructura organizacional de los documentos.

Ordenamiento:


Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la información y a sus condiciones de ubicación, lo que permite recopilar de manera adecuada las unidades documentales que, como se mencionó en el punto anterior, facilitan la ubicación, visualización y protección de la información.

Hay que tener en cuenta que el ordenamiento puede realizarse de manera alfabética, numérica, cronológica o geográfica

Depuración:


En este punto se lleva a cabo el retiro de las diferentes unidades documentales, los archivos cuya relevancia y validez ya no son de requerimiento para las tareas y procesos de la empresa. Es decir, aquellos cuya función no incide directa o indirectamente en los procesos y ejes de la organización, como lo son las constancias o duplicados.

Foliación:


Para los documentos físicos se folian las series y subseries documentales en el extremo superior de las carpetas, con el fin de identificar la antigüedad de la información. Este proceso se ejecuta siguiendo la guía del Archivo General de la Nación (AGN).

Inventario


Las matrices de gestión documental y los administradores documentales ayudan a identificar y definir los organigramas y las clasificaciones finales de la información, lo que le permite a la empresa concretar de manera óptima su ubicación, y así tener un control total de los procesos que se ejecutan.

¿Qué beneficios representa para la empresa?

El correcto manejo de la información representa para la empresa un avance para la optimización de las tareas y de los procesos netos, por ello la organización especializada de la mano de expertos, como nuestro equipo de ATS Gestión Documental puede contribuir a tu empresa a:

  • Mantener transparencia en el uso de los documentos.
  • Tener expedientes organizados.
  • Mantener y regular bases confiables de revisión documental.
  • Facilitar el proceso de creación, edición y búsqueda de información.
  • Adelantar tramites de manera confiable y eficaz.
  • Mantener el control desde el inicio del ciclo vital de los documentos, hasta su disposición final.
  • Acceso rápido y organizado.
Digitalización Documental

Organización bajo norma AGN

Archivo General de la Nación y su normatividad

 

El Archivo General de la Nación (AGN) es una de las entidades públicas más importantes a nivel nacional. Su función principal es la promoción de la conservación, protección y consulta del legado documental del país. De igual modo fija políticas, normas y reglamentos que ayuden a garantizar el uso adecuado de la información.

Esta entidad de orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, es el máximo organismo encargado de regular las políticas para el tratamiento de archivos. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión y manejo de la información, con el fin de crear estándares, protocolos y normas eficaces.

Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos. Estos son:

Normalización de formularios electrónicos:
esto depende del análisis de los documentos existentes, con el fin de homogenizar el uso de los mismos. Lo anterior permite la creación de patrones que facilite su identificación y tipología.

Programa de documentos vitales o esenciales:
engloba la revisión, identificación, evaluación y preservación de los documentos que, bajo los parámetros de las entidades y empresas, sean considerados como importantes.

Programa de gestión de documentos electrónicos:
su propósito se centra en la correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de vida de los documentos.

Programa de archivos descentralizados:
este tipo de archivos son aquellos que son compartidos con un tercero para que se lleve a cabo su administración.

Programa de reprografía:
la necesidad de estandarización en la réplica de los documentos (fotocopias, fotografías y otros) y el seguimiento de los mismos, requiere del planteamiento de protocolos que ayuden al control total de los archivos.

Programa de documentos especiales:
son considerados documentos especiales las gráficas, sonoros o audiovisuales. Por ello, la aplicación de estrategias para clasificar, ordenar, conservar y describir los archivos, facilitan el acceso eficaz a la información.

Plan de capacitación:
su finalidad es el fomento del aprendizaje en cuanto al manejo documental. Dirigido a instituciones o al personal empresarial. Esto lleva a una consciencia sobre la administración adecuada de la información en la empresa.

Programa de auditoría:
se enfoca en la inspección y control del cumplimiento de los procedimientos y políticas en el marco del sistema de gestión interno.

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