La gestión documental es un proceso que depende en gran medida del buen uso y clasificación de los archivos internos y externos, ya que, si estos se encuentran categorizados de manera inteligente, se podrá ubicar, salvaguardar y acceder a la información de manera eficiente y segura. Qué tipos de archivos existen, y cuál es su fundamento para el crecimiento de la empresa, te lo explicaremos a continuación.
Como lo mencionamos en uno de nuestros artículos, los archivos son el conjunto de distintos tipos de documentos que son ordenados de manera esquemática, partiendo desde su usabilidad y prioridad. Esto se logra por medio de diferentes estrategias afines al trabajo archivístico. Pero ¿de qué se trata dicho proceso? Presta atención.
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Los procesos archivísticos son todos aquellos que dependen y se desarrollan a partir de las necesidades encontradas en el análisis organizacional, realizado por los expertos de gestión documental. Como todo proceso, este consta de una serie de pasos a seguir para cumplir satisfactoriamente sus objetivos, como lo son:
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Producción documental consciente:
Revisión sistemática de la generación de información empresarial, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas establecidas por la gestión documental.
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Recepción estandarizada de documentos:
Control operacional de la admisión de información, cumpliendo con los procedimientos establecidos para su entrega, almacenamiento, consulta y disposición.
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Distribución de documentos:
Realización de actividades que garanticen la entrega formal de los documentos a sus destinatarios específicos.
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Tramitología:
Seguimiento de los documentos desde su creación o recibimiento, hasta la culminación de su objetivo central y propósito.
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Organización de la información:
Acciones enfocadas en la categorización inteligente de los documentos, con el fin de facilitar su ubicación, edición y consulta.
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Acceso y consulta de documentos:
Facilidad de acceso a la información, garantizando la seguridad e integridad de la misma y respetando su ubicación inicial y los procesos establecidos desde las TRD y TVD.
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Conservación:
Parámetros de tratamiento, administración, custodia y demás, que garanticen el correcto estado de la información, sin alterarla.
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Disposición final:
Procesos específicos que se han de llevar a cabo una vez el documento haya cumplido con su propósito y con su ciclo de vida. Dicha disposición puede ser su conservación permanente, eliminación o digitalización.
Es gracias al proceso archivístico que se logra determinar el manejo de la información, el registro de los documentos y las normas que se deberán seguir al interior de la empresa, para garantizar el éxito a largo plazo de la gestión documental. De este modo, se puede decir que las funciones propias de los archivos documentales, son:
- Juntar de manera sistemática documentos que, por su usabilidad, tipología e importancia para la empresa, comparten características que permiten ser reunidas en un mismo punto de control.
- Tratar los documentos de tal manera que garanticen su integridad y su acceso seguro.
- Conservar correctamente la información, manteniendo un orden lógico.
Teniendo como base lo anterior, ¿qué tipo de archivos existen?
Dentro del concepto de almacenamiento y custodia, tenemos:
- Archivo de gestión.
- Archivo central.
- Archivo histórico.
Sin embargo, existen otras categorías que se pueden adecuar a demás necesidades, sin ser directamente archivos de orden elemental en la categorización de almacenamiento como los anteriormente mencionados. Dichas categorías de archivo pueden ser:
- Archivos de derecho público.
- Archivo de derecho privado.
- Archivo de oficina.
- Archivo de uso intermedio.
Hay que tener en cuenta que los anteriores se organizan teniendo como fundamento las características de los archivos activos, semiactivos e inactivos.
Como puedes darte cuenta, los archivos son cimientos de los procesos de gestión documental, son los que permiten la correcta categorización de la información, los que le ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y espacio destinado al almacenamiento. Por lo que, si deseas conocer más de este procedimiento de custodia y manejo integral, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental estamos para velar por la seguridad de tu información.
