En la actualidad muchos archivos que, anteriormente se firmaban de forma manual, ahora se realizan de manera digital. Es por ello que en esta oportunidad, explicaremos qué validez jurídica tienen las firmas electrónicas en un documento legal.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Según el Decreto 2364 del año 2012, “las firmas electrónicas consisten en métodos tales como contraseñas, códigos, claves criptográficas o datos biométricos privados que sirven para identificar a un individuo con respecto a un mensaje de datos; siempre y cuando este sea confiable y adecuado en relación a los fines para los que se utiliza la firma”.
Así mismo, el Decreto también afirma que “una firma electrónica se considerará confiable sólo si los datos para la creación de la misma corresponden exclusivamente al firmante en el contexto en el que son utilizadas y cuando es posible detectar alguna alteración no autorizada al contenido de la misma luego de haberse firmado”.
Las firmas electrónicas podrían ser:
- Huellas dactilares
- Usuarios
- Contraseñas
- Firmas digitales
¿Por qué se están empleando las firmas electrónicas para los documentos?
Para reducir costos en papeleo y optimizar el tiempo de entrega. Así, las organizaciones podrán disponer de los documentos firmados correspondientes para hacer uso de ellos en el momento en el que sea necesario.
Por otro lado, la pandemia del COVID-19 ha obligado a todos los individuos a hacer uso de los medios digitales para seguir laborando. Por lo que las firmas electrónicas han pasado a convertirse en una verdadera solución para las empresas por la seguridad y validación que ofrecen a la hora de suministrar documentos legales a otras entidades o personas.
Las firmas electrónicas pueden ser empleadas en numerosos archivos como lo son:
- Los finiquitos
- Contratos laborales
- Resultados médicos ocupacionales
- Contratos, entre otros
¿Qué validez jurídica tienen las firmas electrónicas?
La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. En su artículo 7, establece el principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan las mismas funciones que se le atribuye a la firma manuscrita.
Los requisitos mínimos que deben cumplirse son los siguientes:
- Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos.
- Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
- Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
La decisión del Tribunal Supremo de Colombia el 16 de diciembre de 2010, incluye las firmas digitales y electrónicas como categorías jurídicas reconocidas en la legislación 527.
En este orden de ideas, se puede definir que una firma electrónica tiene la misma validez jurídica que una manual siempre y cuando se cumplan con los requisitos mencionados anteriormente.
Firma digital, el modelo más empleado de las firmas electrónicas
Las firmas digitales corresponden a uno de los tipos de firmas electrónicas que se aplican a las documentaciones. Se tiende a confundir que la misma se realiza con mecanismos digitales; lo cual es falso.
Una firma digital no se realiza por medio de una computadora, ni tampoco debe verse exactamente igual que una manuscrita. Esta se visibiliza a través de un mensaje en el que el firmante confirma que él, como persona natural o jurídica, ha ejecutado la firma digitalmente.
Por otra parte, el escaneo de firmas manuscritas para ser trasladadas a medios digitales no es una actividad confiable. Principalmente porque la misma puede haber sido duplicada o modificada (A no ser que el firmante original confirme que sí es su firma).
Es importante señalar que “solamente las instituciones abiertas para la certificación digital certificadas con el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, como Certicámara S.A., pueden prestar el servicio para emitir firmas digitales a personas naturales o jurídicas”. Según la fuente extraída.
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Como podemos observar, las firmas electrónicas sí tienen la misma validez jurídica que una realizada por escrito; pero debe cumplir con una serie de requisitos y protocolos establecidos por la Ley para ser autenticadas. Del mismo modo, también representan una solución rápida, económica y efectiva para la entrega de documentos legales certificados en el contexto actual.
