Al implementar un sistema de gestión de registros y documentos, aumentará la productividad de tu empresa, lo que mejorará el mantenimiento de registros en ella. La configuración de un sistema de gestión documental implica un par de pasos clave como la creación de un plan para administrar documentos, cómo configurarlo, y sobre todo documentar las pautas para usar el sistema y capacitar a los empleados.
Ante esto, una de las primeras cosas que debes averiguar es qué pautas se aplicarán a los diferentes tipos de documentos. Al averiguar cómo se tratarán o archivarán los documentos, estarás en camino de comenzar a organizarte. Las empresas acumulan una variedad de trámites; por un lado, tiene facturas y, por otro lado, puede tener plantillas o elementos de uso frecuente que ayudarán a tu personal a producir documentos comerciales cotidianos. Para lograr todo esto es indispensable la asesoría integral en gestión documental, la cual abarca todo lo concerniente al entendimiento y comprensión de los puntos bases de la gestión. En este orden de ideas, te explicaremos qué es la valoración documental y su importancia.
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¿De qué se trata la Asesoría Integral en Gestión Documental?
La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente; revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.
Es integral porque se resuelven dudas sobre cada aspecto que compone el manejo de la información, ya que ésta es la columna vertebral de las empresas.
Facilitan la gestión de una empresa
El estado financiero de una empresa se ve afectado por muchos elementos que inicialmente parecen no tener nada que ver con el dinero. La mala gestión del tiempo, el estrés y los errores subsiguientes de documentos faltantes pueden ser elementos costosos que perjudican a las empresas y socavan otros esfuerzos realizados para fortalecer tu posición financiera. Configurar los procesos comerciales de manera eficiente te ayudarán a ti y a tu personal a ser más productivos y, finalmente, te permitirá ganar más dinero. Por eso es importante comprender, de la mano de expertos, qué es una integración completa de un sistema de administración de archivos y cómo aprovecharla mejor para mejorar el desempeño de tu empresa.
Beneficios de la gestión de documentos
Es importante que te preguntes: ¿Cuál es el activo más valioso de tu negocio hoy? Independientemente del tipo de industria en la que operes, la información es uno de los activos más valiosos que puedes tener. Las organizaciones necesitan información para tomar decisiones comerciales. Necesitan información para evaluar sus productos y mercados. También necesitan documentos para realizar transacciones comerciales con las partes interesadas internas y externas de manera formal.
Sin embargo, si tu bandeja de entrada siempre está llena, tu archivador a menudo está lleno hasta el límite de su capacidad y hay más papeleo en camino a su lugar de almacenamiento. Es hora de que tu organización implemente un sistema de gestión de documentos.
Sus principales beneficios Incluyen:
- Flujo de trabajo automatizado
- Espacio de almacenamiento reducido
- Seguridad mejorada
- Recuperación más fácil
- Mejor colaboración
- Mejor respaldo y recuperación ante desastres
Beneficios de la asesoría en los procesos de gestión documental:
Contar con un equipo de profesionales que te asesoren en la implementación de un proceso de gestión documental, le permitirá a tu empresa disfrutar de los siguientes beneficios:
1. Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:
Ni todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.
2. Organización:
El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.
3. Simplifica tareas:
Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.
4. Ahorro:
Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.
Es importante hacer énfasis en que un sistema de gestión de documentos bien diseñado, facilita el acceso y el intercambio al mismo tiempo que refuerza las medidas de seguridad y permisos. Facilita el conocimiento dentro de una organización y ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.
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Como hemos visto, hoy en día, los sistemas de gestión de documentos son fundamentales para mantener a tu empresa organizada, ejercer un mayor control sobre los archivos, formularios y otros documentos que tu empresa utiliza a diario. Si tu empresa aún no ha adoptado un sistema de este tipo, ahora es un buen momento para ser asesorados por expertos en el tema, gestionar sus archivos de la forma más eficiente, capacitar tu personal y llevar a tu empresa al siguiente nivel.
