La importancia del uso de un software de gestión documental

Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.

 

La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.

 

De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.

 

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 ¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?

Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:

  • Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
  • Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
  • Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.

Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?

 

Software de Gestión Documental

 

Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:

  • Compatibilidad con variedad de formatos.
  • Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
  • Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
  • Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
  • Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
  • Optimización de recursos y costos.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.

 

Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.

 

 

Digitalización Documental

10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico

Durante el siglo pasado, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías como las telecomunicaciones, las computadoras, Internet y muchas otras han mejorado la eficiencia de la oficina. Sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están atrapadas en el mundo del papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe principalmente a que a menudo existen barreras técnicas y operativas que se deben superar al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en funcionamiento. En este artículo te contamos los beneficios de pasar a la gestión de documentos electrónicos:

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1. Copias de seguridad confiable: Muy a menudo, el contenido puede no tener una copia de seguridad adecuada. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde el contenido. Es un requisito reglamentario poder producir copias de registros originales y legibles y es importante contar con una sólida solución de respaldo. Una vez que tus datos han sido digitalizados, puedes crear fácilmente copias de seguridad para almacenarlas fuera del sitio. Esto también asegura que tu negocio sobrevivirá a cualquier desastre.

2. Mayor seguridad y control: Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una seguridad y control adecuados sobre quién puede recuperar su información. Lograr el control mediante un papel manual o un sistema de archivo es extremadamente difícil. Al mover tus datos a la nube, puedes establecer permisos para cada documento, carpeta o gabinete e identificar claramente quién recuperó qué documentos y cuándo.

3. Colaboración facilitada: La capacidad de crear e implementar flujos de trabajo de tu información mejora en gran medida la colaboración interna y externa. Por ejemplo, un empleado o gerente puede identificar dónde se encuentra un archivo en el proceso de aprobación en un momento dado.

4. Mejora de la puntualidad: El personal que trabaja en una oficina o desde ubicaciones remotas puede obtener acceso instantáneo a la documentación que requieren. Poder buscar un archivo o documento desde tu computadora en lugar de buscar manualmente en un archivador ahorra tiempo. Además, dado que los documentos ahora son electrónicos, muchas personas pueden verlos a la vez.

5. Costos de archivo más bajos: La gestión y el archivo de documentos en papel puede requerir mucha mano de obra y, por lo tanto, ser costoso. El procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de registros archivados se pueden mejorar significativamente al pasar a entornos electrónicos.

6. Control de versiones mejoradas: Ser capaz de buscar un documento o archivo específico, rápidamente, permite a los usuarios identificar qué registro es la versión más actual. Además, ver la marca de fecha y hora de la última actualización de este documento brinda grandes beneficios a los usuarios que desean hacer referencia al registro más reciente.

7. Mayor eficiencia y gestión de archivos: El proceso de gestión de documentos también ofrece mejoras masivas de productividad para tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora. Una vez que hayas encontrado los documentos, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla. Los documentos no se pierden, ya que no es necesario volver a archivarlos.

 

Importancia de la Información en medio electrónico

 

8. Mejores capacidades de búsqueda: Ser capaz de encontrar fácilmente información y conocimiento del contenido indexado nos permite mejorar la toma de decisiones y reducir la cantidad de tiempo perdido buscando información. La mayoría de los softwares de gestión de documentos utilizan el Reconocimiento óptico de caracteres, que es una tecnología que te permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables y con capacidad de búsqueda.

9. Contenido más consistente: Asegurar que el contenido tenga un formato, nombre y control consistentes no es fácil. Al implementar flujos de trabajo digitales o diseñar cómo desea que se archiven sus documentos, genera contenido que se archiva consistentemente de la misma manera. Por ejemplo, todas tus facturas se archivarán digitalmente con la misma información requerida (número de factura, fecha, nombre del proveedor, código de gastos, etc.).

10. Gestión de tareas mejoradas: La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren. Las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permiten enrutar documentos en toda su organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso y suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre su estado.

Como hemos visto, la digitalización, al igual que Internet o los teléfonos móviles, llegó para quedarse. Es posible que algunas compañías solo se estén concentrando en sus libros de pedidos completos actuales y no piensen que necesitan hacer ningún cambio, a pesar de que necesitan abordar con urgencia el problema de la modernización de su sistema de archivo.

 

Digitalización Documental

¿Son los documentos digitales el futuro de la gestión documental?

La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.

En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.

 

Incertidumbre por el manejo documental:

Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.

 

Documentos digitales

 

¿Inseguridad de la información?

Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.

 

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Costos amplios de gestión

Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.

 

Dificultades en la herramienta

Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.

 

Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.

 

Digitalización Documental

¿Cómo gestionar la información en tiempos del COVID-19?

¿Todos tus contratos, registros de clientes y archivos se convirtieron digitalmente y se configuraron para que tu empresa los accediera de forma segura y remota antes del inicio de la pandemia de COVID-19?  La gestión documental es un aspecto clave de la planificación de la continuidad del negocio que no puede pasarse por alto a medida que avanzamos nuestro negocio hacia este nuevo mundo.

A medida que nos adaptamos al teletrabajo durante la actual pandemia de COVID-19, se ha vuelto más claro para nuestro negocio que hay áreas que debemos abordar para mantener la continuidad del negocio la próxima vez que ocurra algo así. En este artículo te explicamos cómo podrás gestionar tu información en tiempos del COVID-19.

El ABC de la custodia de documentos.

 

Piense en la gestión de documentos como moneda digital

“La gestión de documentos ha sido ignorada y poco amada durante mucho tiempo”, dijo Alan Pelz-Sharpe, fundador de Deep Analysis . “Sin embargo, son los sistemas donde se almacenan y administran los documentos más valiosos y sensibles que las empresas crean y usan. Los documentos son esencialmente moneda digital. Si perdemos o no podemos encontrar contratos y facturas, literalmente perdemos dinero o las empresas se detienen. Sin embargo, a pesar de la importancia crítica de la gestión de documentos, pocos han invertido bien en estos sistemas, y pocos todavía los gestionan adecuadamente”.

El cambio al trabajo remoto en medio de la crisis de COVID-19 ha expuesto las debilidades de estos sistemas de gestión de documentos, según Pelz-Sharpe. Citó un en su investigación donde los trabajadores, a quienes se les ordenó quedarse en casa, no pudieron hacer gran parte de su trabajo porque no podían acceder a los documentos que necesitaban para hacer su trabajo. En otro caso, los trabajadores que han sido considerados “esenciales” y se les ordenó ingresar a la oficina solo porque de otra manera no podrían acceder a los documentos que necesitan para hacer su trabajo.

 

Pensando estratégicamente en la gestión de documentos

A pesar de todo lo que se habla de modernización y transformación, los sistemas de gestión de documentos han sido bajos en la lista de prioridades. Los sistemas locales heredados aún dominan, y sus controles torpes y ahora algo anticuados ya no son, en muchos casos, adecuados para su propósito. El especialista agregó que, en el futuro, cualquier organización debería pensar estratégicamente sobre la gestión de documentos y cómo deberían funcionar.

Si aún no cuentas con un sistema de gestión documental es importante que te preguntes:

 ¿Cómo accederán nuestros empleados a sus registros si deben trabajar desde casa?

Durante una interrupción importante, los empleados deberán tener acceso a sus archivos de trabajo regulares para mantenerse productivos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos y registros permiten a sus empleados continuar trabajando fuera del sitio, mientras protegen su contenido.

 ¿Nuestros datos están digitalizados, archivados y respaldados adecuadamente para situaciones de recuperación de desastres?

Los sistemas de gestión de registros capturarán sus documentos y datos, y los replicarán en un almacenamiento seguro ante desastres.

 

Gestión documental en tiempos de Covid-19

 

Comience a centrarse en las necesidades críticas de tecnología

La esperanza debe ser que de esta pandemia se aprenden algunas lecciones, dijo Pelz-Sharpe. Las organizaciones deben dejar de centrarse en proyectos tecnológicos atractivos y comenzar a centrarse en proyectos tecnológicos críticos. Sin embargo, la tecnología para solucionar estos problemas está ampliamente disponible. Lo que falta ha sido la voluntad y la previsión para hacer algo con respecto a los problemas, y de manera crucial los conjuntos de habilidades y experiencia para analizar las necesidades del negocio y modernizar los enfoques de manera eficiente y efectiva.

Conoce por qué es importante la custodia de documentos.

Cómo hemos visto, la gestión documental es una de las mejores prácticas que pueden hacer las organizaciones para garantizar que sus documentos estén bajo control durante la crisis de COVID-19 que dejará a los empleados en casa durante un largo período de tiempo.

 

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La importancia de tener los documentos alojados en la nube

Los servicios en la nube se han convertido en la opción más adecuada para almacenar datos en línea digitalmente. Anteriormente, la mayoría de las empresas solían depender de los servidores internos para almacenar su colección de datos y archivos en línea, pero hoy en día el almacenamiento de datos en línea en servidores en la nube es la próxima gran novedad, ya que permite un almacenamiento ilimitado. Lo mejor de la custodia de documentos es que tener todos los datos en la nube garantiza la accesibilidad y permite que se pueda acceder fácilmente a los datos desde cualquier parte del mundo.

A continuación, te contamos las 10 razones por las cuales es importante tener los documentos alojados en la nube, no te lo pierdas.

No te pierdas estos mitos y verdades sobre la digitalización de documentos.

Usabilidad y accesibilidad

Almacenar documentos en la nube le permite a los usuarios arrastrar y soltar fácilmente en el sistema digital. Cabe destacar que es fácil guardar todos los archivos y datos en la nube, no se requieren conocimientos técnicos para esto. Además, se puede acceder fácilmente a los archivos almacenados desde cualquier parte del mundo con solo unos pocos clics y una conexión a Internet.

Recuperación de desastres

Se recomienda que todas las empresas tengan un plan de respaldo en caso de emergencia. Puesto que, perder datos comerciales importantes puede causar grandes pérdidas a cualquier negocio. El almacenamiento en la nube es el plan de respaldo perfecto para las empresas. Por ello se aconseja crear una copia de seguridad de los archivos almacenados. Estos archivos se almacenan en una ubicación remota y se pueden recuperar y acceder en cualquier momento.

Seguridad

Los dueños de negocios pueden estar seguros de que una vez que los datos se almacenan en la nube, están seguros. Lo mejor de usar el almacenamiento en la nube es que los datos del servidor se distribuyen a través de servidores redundantes y los datos almacenados en la nube están protegidos contra cualquier tipo de falla de hardware. Los servidores en la nube también proporcionan copias de seguridad automáticas e instantáneas para garantizar que sus datos estén seguros.

Ahorro de costes

Las empresas y organizaciones pueden reducir los costos operativos anuales mediante el almacenamiento en la nube. Se puede garantizar la asequibilidad si los datos se almacenan en línea en la nube. Así mismo, los usuarios pueden garantizar ahorros de costos adicionales porque la energía interna y los recursos no se requieren por separado para almacenar los datos.

Compartir fácilmente

Los datos almacenados en el almacenamiento en la nube se pueden compartir fácilmente con clientes y colegas de una manera fácil y segura. En este orden de ideas es posible compartir fácilmente el acceso a un entorno de nube particular o a la cuenta completa con algún otro usuario.

Automatización

Uno de los problemas más importantes que enfrentan la mayoría de los propietarios de negocios es crear copias de seguridad de datos y programar la copia de seguridad de manera que las operaciones diarias no se vean obstaculizadas. Con la tecnología de almacenamiento en la nube, la tarea tediosa de las copias de seguridad de datos se simplifica a través de la automatización. Simplemente tiene que seleccionar lo que desea respaldar y cuándo desea respaldar y su entorno de nube se encargará del resto.

Colaboración

El almacenamiento en la nube en línea también es una plataforma ideal para fines de colaboración. Un entorno en la nube permite que varias personas accedan, editen y colaboren en un solo archivo o documento. Las personas pueden acceder al entorno de la nube desde cualquier parte del mundo y colaborar en tiempo real.

 

Custodia documentos digitales

 

Servicio escalable

También cabe destacar que el alojamiento en la nube permite el escalado vertical y horizontal, y lo mejor del alojamiento en la nube es que solo paga por los recursos que realmente utiliza. Además, puede escalar su entorno de alojamiento en la nube cuando sea necesario y también puede definir los atributos de escalar la nube. Esto garantiza más flexibilidad y un gran espacio de almacenamiento.

Sincronización

Mientras usa el almacenamiento local de archivos, solo puede acceder a sus datos desde una determinada ubicación. Con el almacenamiento en la nube, los dispositivos diarios pueden ser sus puntos de acceso, como su PC y su teléfono inteligente. Acceder a los archivos y sincronizarlos se puede hacer fácilmente con cualquier dispositivo a través de una conexión a Internet. Por lo tanto, el estrés de transferir los documentos de un dispositivo a otro se reduce, ya que a veces puede complicarse. Además, los archivos almacenados en el almacenamiento en la nube siguen siendo los mismos en todos los dispositivos y pueden actualizarse automáticamente después de realizar cualquier cambio. Siempre puede ver la última versión del archivo actualizado a través del almacenamiento en la nube

Ten en cuenta estos cinco consejos para llevar a cabo un proceso archivístico de calidad.

 

Como hemos visto, la custodia de documentos y la copia de seguridad en la nube en línea son beneficiosos para todo tipo de empresas. El almacenamiento en la nube es una gran plataforma que no requiere una gran inversión y se puede utilizar activamente para conectarse y colaborar con clientes y empleados. Si opta por un entorno en la nube, tiene derecho a beneficios supremos, como un despliegue de información más rápido, menos administración y menos supervisión, por lo tanto, podrá tener más tiempo para alcanzar sus objetivos comerciales.

 

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¿Por qué tener un inventario documental?

Es indudable la importancia de contar con un inventario documental en las empresas. Pese a que, de buenas a primeras aparenta que no tenga relevancia, ciertamente es uno de los aspectos más importantes que cualquier empresa debe tener y administrar, esto gracias a los numerosos beneficios que le aportan al sistema de gestión documental, lo cual, permite que la empresa pueda centralizar y controlar todos sus documentos e información.

Para nadie es un secreto que cada día las empresas cuentan con un mayor número de documentación, ya sean presupuestos, solicitudes de compras, pedidos, recibos, facturas, contratos, cuentas de nómina, entre otros, por lo que se ha convertido en una necesidad gestionar de manera eficiente todos estos documentos e informaciones, siendo así una gran ventaja la custodia de documentos, el cual es un servicio que le permite a las empresas incrementar los niveles de seguridad y preservar sus archivos e información general, a través de un inventario documental.

Si aún tienes dudas con respecto a la importancia de por qué tener un inventario documental en tu empresa, no te pierdas este artículo donde te explicamos todo al respecto.

 

Conoce por qué es importante la custodia de documentos.

 

¿Qué es el inventario documental?

El inventario documental se define como un instrumento de recuperación de información que tiene la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados en un fondo de documentos.  Aunque este instrumento no tenga un alto grado de complejidad, el mismo se debe asumir con visión archivística y responsabilidad.

Cabe destacar que el inventario documental no tiene un único uso, esta herramienta se puede definir como multifuncional, siendo capaz de adaptarse a la necesidad y el contexto que tenga cada empresa. Por ejemplo, le permite a cualquier empresa conocer los documentos ubicados en el fondo acumulado, tener un control de los documentos ubicados en los diferentes depósitos, controlar los documentos recibidos de otras oficinas, clasificar los documentos a eliminar, encontrar con rapidez algún documento, identificar documentos, entre otras cosas. Siendo así, una herramienta que se puede adaptar a cualquier necesidad y se puede utilizar cuando se requiera su ayuda.

 

Importancia del Inventario documental

 

Beneficios del inventario documental

 Los beneficios del inventario documental son numerosos, a continuación, te nombramos los principales:

  • Mayor productividad: La búsqueda y recuperación de documentos será un proceso que se podrá realizar con mayor eficiencia gracias al inventario documental el cual permite reducir de manera drástica los tiempos de búsqueda.
  • Disminución de costos: Ya no será necesario contar y mantener grandes espacios donde guardar cientos o miles de archivos, estos documentos al encontrarse en un inventario documental, completamente digital, te permitirá ahorrar dinero al no tener que imprimir, fotocopiar o archivar dichos documentos.
  • Ahorro de tiempo: Ahora toda la documentación será más fácil de encontrar y recuperar, esto gracias a que toda la información se encuentra en el mismo repositorio con las mismas reglas de descripción, clasificación y creación.
  • Mejora del ROI: El inventario documental tiene la capacidad de mejorar el ROI, esto gracias a que aumenta la calidad, reduce los costos, mejora la productividad y asegura la organización de los documentos de la empresa.
  • Mejorar los procesos: Automatizar los procesos indudablemente permite controlar todo el proceso relacionado con el inventario de los documentos, además mejora los tiempos de gestión y tramitación.
  • Disminución de las pérdidas: Contar con un gran volumen de documentos en papel implica un riesgo a que se puedan perder, dañar, deteriorar, duplicar o sufrir a causa de los siniestros. La custodia de documentos permite decirle adiós al papel y preservar los archivos en una red donde estarán libres de cualquier peligro existente.
  • Preservación de los documentos electrónicos: La tendencia se inclina a oficinas sin papeles y la creación de documentos electrónicos. Este nuevo matiz innovador permite preservar y conservar los documentos de manera electrónica.
  • Personalización y seguridad: El inventario documental le ofrece seguridad a los datos críticos, siendo así sumamente importante para los ejecutivos y gerentes.

 

Conoce la importancia de la custodia de documentos para las empresas.

 

Como hemos visto, el inventario documental le otorga grandes beneficios a una empresa como lo son controlar los registros de inventario, ahorrar dinero, preservar sus documentos de manera electrónica, coadyuvando así a la consolidación de la eficacia y eficiencia de la empresa.

 

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5 aspectos fundamentales del almacenamiento de documentos que debes conocer

La gestión documental es una labor vital para las empresas actuales. Ya que, constantemente al interior de la mayoría de empresas se producen documentos de suma importancia fiscal, financiera y legal. Por lo anterior, esta información debe ser guardada y custodiada de manera eficiente y segura. Presta atención a nuestro artículo y aplica los consejos para mejorar tu almacenamiento documental.

Importancia del archivo

Para empezar, un buen sistema de archivo es aquel que te permite localizar un documento que necesitas de manera rápida y sencilla. Este debe ser capaz de resolver búsquedas de urgencia, por lo que es necesario para manejar amplios volúmenes documentales, optimizar tiempos de búsqueda y minimizar costos.

Aspectos que no debes olvidar

El sistema de archivo debe tener la misma importancia en tu empresa que cualquier otra área. Sin importar si tu negocio es pequeño o muy grande, debes tener todos los documentos generados en orden.

La mayoría de las empresas cuentan con un sitio específico para llevar a cabo esta gestión. Hoy te hablaremos de unos aspectos básicos a la hora de hacer un mejor trabajo en esta labor que no puedes pasar por alto:

1. Su principal ventaja es la conservación de los documentos y el cumplimiento de las normas tanto de la empresa como a nivel gubernamental. Dependiendo el área en la que se hayan originado los documentos, tienen un tiempo en el que podrán ser requeridos nuevamente.

Para que esta función se cumpla de manera óptima, la papelería será ordenada y clasificada, y así podrás relacionar nuevos documentos con los que ya han sido clasificados y puestos en el archivo.

2. Tu archivo es un medio de consulta, en caso de necesitar un antecedente documental o en caso de reclamos de un usuario o cliente. La documentación es evidencia de los diferentes procesos.

3. La clasificación de archivos te ayudará a ser más ágil a la hora de encontrar información histórica que necesites para llevar a cabo mucho mejor los procesos dentro de las diferentes dependencias.

Los archivos se clasifican de varias maneras, ya sea por su uso o por el lugar donde se generan. Los archivos activos son aquellos que se consultan constantemente; los semiactivos se derivan de los activos, y los inactivos son archivos históricos.

 

 

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4. Al codificar tus archivos mejorarás la manera de localizar un documento en el momento en el que lo requieras, sin llegar a perder la cabeza.

Puedes codificar según las dependencias de la empresa. Se podría otorgar a cada área un código; por ejemplo, para el área de presidencia, el código sería PRE1. Así, a la hora de archivar, solo deberá dirigirse a la carpeta o archivador que corresponda.

5. Tener un sistema óptimo de archivos te ayudará a dar el cuidado requerido de los archivos. Y es que, la información debe ser custodiada de la mejor manera. Es por eso que se debe tener un mantenimiento óptimo en las locaciones del archivo que evite la humedad y el deterioro.

Con la llegada de la tecnología, los archivos ya no ocupan el espacio que estábamos acostumbrados a ver, pero no por ello no requieren el mismo o más cuidado.

Los elementos guardados en medios digitales también pueden tener daños, por lo que debes tener siempre respaldo de todo, y un cuidado máximo en cuanto a las condiciones en las que se guardan.

Muchas empresas ya cuentan con archivos completamente sistematizados, lo que quiere decir que el manejo de toda la información se hace mediante aplicaciones tecnológicas o, simplemente, libros de Excel en los que podrán hallar rápidamente una carta o remisión en cuestión de segundos.

Pero esto también trae un riesgo, los robos electrónicos de información. Estos robos ya han sucedido. Es por eso que la gestión de archivos es una parte muy importante de la empresa y que no debe ser descuidada nunca, pero que también debe avanzar con el mundo moderno.

 

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Aspectos a tener en cuenta al momento de almacenar tus documentos

Hay una verdad innegable, tu empresa o negocio genera muchísima información día a día. Por ello, es fundamental que esta sea correctamente archivada y guardada para que puedas tener un adecuado acceso en tiempo y forma, pues la información es utilizada con diferentes fines y es parte de un sistema de búsqueda mayor que debe cumplir con determinados tiempos de trabajo, consulta y acceso. Ahora bien, el correcto manejo de esa información afecta positivamente a diferentes actividades de tu empresa, por ello te preguntamos: ¿has pensado en la importancia de almacenar tu información de manera ágil y productiva? Por lo anterior queremos explicarte los puntos a tener en cuenta en el proceso de almacenamiento documental. Toma nota.

 

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La importancia de almacenar información

 

A pesar de los tiempos digitales que corren, son muchas las empresas que siguen manteniendo, y de manera creciente, el almacenamiento de documentos físicos sin un control o planeación. Hay que destacar que los documentos, una vez creados, se consultan, se envían, se buscan para realizar corroboraciones, seguimientos o consultas. Ante este panorama se ha expandido la necesidad de contar con una estrategia de archivo que garantice un proceso eficiente y que permita sin complicaciones responder a las preguntas y solicitudes de socios, clientes, autoridades e incluso de los mismos empleados.

Para la generación de información, así como para la gestión documental, se utilizan muchos recursos. Por eso es necesario detenernos a estudiar y mejorar la estructuración de su almacenamiento. Veamos:

A pesar de que la tecnología avanza a pasos agigantados y la información digital crece de manera exponencial, hay información en papel que siempre seguirá existiendo. Aquellos archivos con papeles firmados y documentos sellados. Esta es documentación necesaria, irremplazable que acompaña registros mayores llevados por otros medios y que necesita ser cuidada y preservada para el correcto funcionamiento de nuestro negocio.

Para lograr dicho propósito es necesario mantener un orden de la información, ya que no solo nos permite encontrar archivos rápidamente, sino que también nos da la oportunidad de mejorar los flujos internos de trabajo

 

Cómo llevar a cabo el almacenamiento de archivos

 

¿Cómo llevar a cabo el almacenamiento de archivos?

 

Un factor importante a la hora de archivar físicamente la información es el orden. La forma en que ordenamos la información nos hace ahorrar tiempo, energía y dinero. Por ello, ordenar los archivos numérica o alfabéticamente es fundamental para encontrar rápidamente los documentos que necesitamos. De nada sirve tener un sistema de ordenamiento generado con altos niveles de complejidad si no preestablecemos este orden como prioritario, lo que nos llevaría a tardamos horas en encontrar la información que debería ser localizada prácticamente de forma inmediata.

Este ordenamiento te traerá la necesidad del uso de carpetas y separadores correctamente rotulados. Podrá ser ubicado correctamente dentro del sistema y no solo te dará una imagen de bienestar. Recuerda, nombres a la vista, rotulaciones prolijas y la diferenciación por colores harán que la información a guardar sea fácilmente ubicada. Finalmente, los archivadores en sí mismos también deben ser enumerados para su correcto almacenamiento.

Las buenas prácticas a la hora de ordenar la información están basadas en la clasificación, la relevancia y el orden. Con estos tres puntos, no solo estarás encontrando la información de la forma más rápida posible, si no que transmitirás esa sensación de confianza y credibilidad tan buscada por empresas y personas.

Con la documentación correctamente ordenada, cumples con las expectativas de socios y clientes, logrando responder consultas en cuestión de segundos, ahorrando tiempo y dinero, transmitiendo seguridad y generando una sensación de confianza necesaria para que tu empresa o negocio, y por supuesto tu vida, funcionen con mayor libertad.

 

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Conoce la importancia del archivista en la gestión documental

Cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a una amplia gama de procesos, protocolos y servicios enfocados en el manejo y administración de los diferentes tipos de documentos que se generan y se reciben en las empresas; sin embargo, pese a lo que se cree, este no es un procedimiento 100% mecánico, lo que significa que es necesario tener a un experto que pueda coordinar, administrar y analizar todo lo relacionado a esta gran labor. Es en este punto donde aparece el archivista, un profesional capacitado para realizar todas las gestiones necesarias. Si quieres saber más de su relevancia en la administración de documentos, te invitamos a seguir leyendo.

 

¿Qué es un archivista y qué hace?

 

El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y proteger la historia y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad. En sí, su deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el desarrollo de quien lo requiera.

El papel del archivista es tan importante y necesario dentro de la gestión documental, que sin su acompañamiento y conocimientos no se podría garantizar que toda la información se conserve inalterable con el paso del tiempo.

Ahora bien, el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y protocolos para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación. Con esto, protege el contenido vital de las empresas, garantizando el acceso de los empleados y demás personal que lo requiera y facilitando la ubicación de la información y su seguridad.

 

¿Cuál es la importancia de un archivista en la administración de documentos?

 

Cuál-es-la-importancia-de-un-archivista-en-la-administración-de-documentos

 

Como lo vimos anteriormente, el archivista es el centro ejecutor de todos los procedimientos de gestión documental, en sí, su papel es fundamental para definir propósitos, protocolos y prioridades dentro del manejo de la información.

Por lo tanto, contribuye en el manejo de los archivos de la siguiente manera:

 

  • Ahorro de tiempo, espacio y dinero significativos, gracias a la correcta planeación.
  • Eficiencia en ubicar y encontrar documentación.
  • Almacenamiento ordenado y eficaz en todo momento.
  • Mejor productividad en los procesos de documentación.
  • Revisión objetiva de la información y su custodia.
  • Correcta clasificación de los archivos de tu empresa.

 

En resumen, el archivista es una ayuda importante para mantener en orden todo lo relacionado con el archivo y la clasificación de lo que consideres importante. Además, así puedes tener una respuesta ágil al consultar cualquier documento, en el momento oportuno y sin demoras en su ejecución.

 

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Archivista: El profesional en pro del aumento de la eficiencia empresarial

 

Como lo hemos mencionado hasta este punto, el archivista no solo planea, también permite tener una información más ordenada, lo que se traduce en más eficiencia y productividad en el archivo de tu empresa, por ejemplo:

 

  • Documentación electrónica: Podemos decir que un archivista administra mejor los espacios de tus archivos, es decir, tiene la capacidad de determinar qué archivos deben estar en formato físico y cuáles pueden ser digitalizados, lo anterior basado en la información especificada en los instrumentos archivístico.
  • Acceso eficaz a la información: Al trabajar en equipo con tu empresa, tus empleados tendrán el conocimiento de cómo mantener los protocolos de gestión y como acceder a los archivos de forma clara, en cualquier momento, sin contratiempos y sin esperas, incluso en situaciones donde requieran alguna documentación urgente.

 

Así que, si lo que deseas es una correcta administración de tu información, no dudes en contactar profesionales en archivística, quienes contribuirán considerablemente en la administración eficaz de la información.

Debes tener en cuenta que el archivista necesita trabajar en conjunto con los demás profesionales de tu empresa, en diferentes áreas como personal de sistemas, contadores, administrativos, etc., para alcanzar los objetivos de su trabajo.

No esperes más, ten el mejor archivo de la mano de un buen archivista.

 

Digitalización Documental

 

Todo lo que necesitas saber sobre la Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es una de las principales estrategias de la gestión documental, ya que por medio de un análisis al detalle y del uso de las herramientas adecuadas, se conservan los documentos en un formato que puede ser consultado, revisado y utilizado al alcance de un clic. Si quieres conocer más sobre este procedimiento te invitamos a seguir leyendo.

La digitalización de documentos surge como una necesidad debido a dos factores puntuales: el avance tecnológico y el acceso a nuevas tecnologías, y la optimización y automatización de procesos en pro de la eficiencia. De esta manera la digitalización se convierte en una forma confiable de cumplir con las nuevas maneras de acceder a la información y de facilitar su consulta, control y manejo desde diferentes lugares en tiempo real.

Ahora bien, ¿qué es entonces la digitalización de documentos? Es la conversión de formato, es decir que se convierte un documento que se encuentra en formato físico (papel, fotografías, etc.) a un formato binario o digital, en casos puntuales; lo que contribuye al aumento de la eficacia y de la eficiencia al momento de buscar, archivar y gestionar la información, ahorra significativamente recursos de almacenamiento físico y de uso del papel, se garantiza la seguridad de acceso y permite tener un backup o copia de respaldo del archivo físico, lo que agiliza la consulta y gestión.

Hay que tener en cuenta que, para que lo anterior se cumpla al pie de la letra, es necesario seguir una serie de pasos y protocolos, que consisten en la revisión de los documentos existentes y analizar si pueden o no ser digitalizados, ya que la digitalización se aplica para los documentos que cumplan con todas las características, para posteriormente convertirlos tal cual y sin ningún error, a un formato digital completamente legible y utilizable. Veamos:

 

¿Cómo se lleva a cabo este proceso?

 

  1. Alistamiento

La documentación debe ser preparada para pasarse a su formato digital. Esta parte queda totalmente en manos de un experto y del equipo de trabajo de la empresa, pues son quienes pueden definir qué archivos se van a digitalizar y cuáles no entran en el proceso.

En esta etapa, se incluyen la foliación de los documentos y el registro de dichos folios, la asignación de metadatos según el contenido y la organización de los papeles por grados de tema, año o área. También se deben aislar los que no formarán parte de tu digitalización o los que necesitarán un tratamiento específico por posible deterioro.

  1. Captura

Aquí es donde procedemos a la conversión. Al momento de capturar, se precisa que los archivos digitales sean de buena calidad. Con una resolución de entre 300 y 600 dpi, bastará para ajustar la calidad de tus documentos. Destacando la necesidad de capturar fielmente cada documento.

Recuerda que en este punto debes tener un control de calidad, de tal forma que ningún documento se vea borroso u oscuro. Tampoco debe haber imágenes torcidas, pixeladas o ilegibles. Todo tiene que quedar claro y entendible. Además, los formatos han de ser asignados con uniformidad, por lo que no puede haber variaciones de formato para un mismo tipo de archivo.

  1. Almacenamiento

Una vez que se ordenaron los archivos a digitalizar y se terminó dicho proceso, es momento de guardar de forma segura tus documentos, por medio del uso de un servidor, ya sea interno o externo, el cual garantizará el acceso y el respaldo de tus documentos.

Es importante que, además del software propio para la creación de copias de resguardo, haya alguna plataforma de acceso a los documentos de forma interna.

 

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Beneficios de la digitalización

 

La digitalización de tus documentos es muy importante para optimizar el uso de tus recursos. Con ella, adquieres muchos beneficios no solo en el uso de tu documentación, sino que también en la administración de tu espacio, así como en la resolución de problemas de accesibilidad. De sus beneficios, destacan:

 

Beneficios-de-la-digitalización

 

  1. Acceso múltiple a los documentos.

Ya no es necesario acudir por un documento y esperar a que otro lo deje de usar, con los respectivos riesgos que esto implica para su conservación. Varias personas pueden tener acceso a un mismo documento a la vez.

  1. Conservación adecuada.

Un documento digital tiene una vida prácticamente imperecedera. Además, la realización de un resguardo para tu seguridad es tan sencillo como copiar y pegar un documento desde tu dispositivo móvil.

  1. Optimización de la gestión documental.

Es más fácil encontrar los papeles que requieres con un tecleo rápido en un buscador; además, también puedes tener un mayor control de tus archivos. Esto puede ser muy eficaz con respecto a áreas jurídicas y fiscales de tu empresa.

  1.  Liberación de espacio.

Ya no tienes que asignar gran parte de un área para colocar los estantes con las cajas de tus documentos.

 

Como ves, la digitalización de los documentos es un proceso que ofrece muchas ventajas, a la vez que hace más funcional el acceso a tu información, contribuyendo al desarrollo y al avance de tus actividades.

 

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