Tecnología y Gestion documental, qué relación hay entre ellas

La tecnología y archivo van generando cada vez más relaciones complementarias, eficaces y económicas. Ahora, la tecnología nos permite sacar ventajas indiscutibles en la gestión documental para que las instituciones y empresas abaraten costos y accedan a una información segura y rápida. Conoce más a continuación.

¿Cómo usar la tecnología para el provecho de la archivística?

  1. Incorporación tecnológica según la ley: Según la Ley General de Archivos 594 promulgada en el año 2000, establece en su artículo 19 que las instituciones públicas deben conservar sus archivos empleando medios tecnológicos. Pese a que han transcurridos más de dos décadas desde que se promulgó la ley por el Congreso colombiano, sus legisladores vieron la necesidad de complementar las tareas archivísticas con la tecnología. Hoy es más que necesario realizar esta tarea.
  2. Software de gestion documental que permiten ver la trazabilidad del trámite documental.
  3. Acceso y consulta: Cualquier usuario perfilado puede crear, modificar y editar la interfaz desde cualquier navegador y cumplir con las necesidades de la organización, además, cualquier usuario podrá accesar a la informacion desde cualquier l a los documentos también desde cualquier punto para leer o descargar información.
  4. Aprendizaje: Los usuarios que accedan a este programa se encontrarán con un software sencillo y atractivo, están pensados para que cualquier usuario pueda desenvolverse en la interfaz.
  5. Informacion en línea: Desde cualquier lugar los usuarios podrán visualizar y accesar a la informacion, cada vez que se generen transacciones en el sistema de gestion.
  6. Recuperación de informacion: Los usuarios podrán realizar búsquedas de la informacion definidos a través de filtros y criterios de búsqueda ya sea por áreas, fechas, nombres y cualquier identificación, y allí podrá consultar su informacion que se encuentra digitalizada.
  7. Seguridad y protección: La información quedará resguardada para evitar posibles adulteraciones o pérdidas siguiendo los lineamientos de seguridad de información y preservación de la informacion.
  8. Homologación: La organización de los archivos digitales podrá adaptarse a las técnicas y procedimientos archivísticos para satisfacer las necesidades de las entidades.
  9. Perdurabilidad: Los documentos físicos tienen un ciclo de vida y este está definido en el tiempo en la Tabla de Retención Documental, sino se hace de manera correcta podrá perder la memoria de su entidad.

Todo esto te permite automatizar los procesos archivísticos en un mundo en el que la tecnología se cruza con nuestras labores. Existen empresas de archivo en Colombia que usan estas herramientas para facilitar nuestras actividades profesionales y laborales.

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Diferencias entre escanear y digitalizar documentos

Las formas en las que archiv  amos información van en consonancia con los cambios que ocurren en el mundo. Ya sea por cuestiones de espacio, los métodos se van haciendo más sofisticados, por lo cual es importante entender cómo funcionan. En este sentido, es común que existan confusiones entre lo que es escanear y digitalizar documentos. Aunque parten del mismo principio. Acá quedarán resueltas todas tus posibles dudas en cuanto a esto.

¿En qué consisten la digitalización y el escaneo?

 

Digitalización de documentos:

La digitalización de documentos  es un procedimiento de vital importancia para las entidades sean públicas o privadas. Consiste en el acto de convertir documentación física en digital. Durante el proceso, con la adecuada clasificación que facilite la recuperación oportuna del a información.

Escaneo de documentos:

Por otro lado, la acción de escanear, aunque está ligada al proceso de digitalización, se refiere únicamente al acto mecánico de pasar un papel, una fotografía o cualquier clase de archivo físico por un escáner.

Diferencias principales entre ambos procedimientos

Hay algunas diferencias que podemos resaltar entre los dos procesos. Entre estas se encuentran:

  1. Escanear es un procedimiento que solo requiere una acción directa y sin mayor complejidad.
  2. Cuando digitalizamos, se pueden definir campos obligatorios y opcionales para la clasificación documental.
  3. Escanear documentos en un solo archivo sin control, lo que no evidencia que el expediente este completo.
  4. Los documentos digitalizados pueden servir como evidencias de algún proceso en la organización.
  5. Digitalizar documentos es un proceso seguro
  6. El escaneo por la misma acción es información no segura, los documentos son vulnerables y pueden ser objeto de borrado o modificación.
  7. El escaneo es un proceso no controlado, es decir cada usuario escanea según su criterio.

Ventas y desventajas de escanear

En el caso de escanear documentos, se puede ver como una ventaja que se puede llevar a cabo de forma rápida y no hace falta mayor conocimiento.

No obstante, no hay un control con respecto a la calidad de las imágenes, el peso máximo o mínimo de los archivos, su formato y compatibilidad con otros medios. Esto, por lo general, significa tener que estar convirtiendo de un formato a otro de manera constante y entorpece diferentes operaciones relacionadas con la transmisión interna de información.

Ventajas y desventajas de digitalizar

Ahora, la digitalización de documentos puede ser llevaba a cabo por empresas especializadas Su trabajo consiste en atender los criterios que diferentes clientes puedan llegar a tener. Esta es una primera ventaja.

Si se lleva a cabo por profesionales, puede ser una instancia de selección de la información. ¿Qué documentos son importantes? ¿Cuáles se quedan fuera? ¿De qué forma serán almacenados?

Otra ventaja importante de la digitalización es la preservación. Pasar de una tener informacion física a un digital que debe cumplirse una función de cuidado, que ayuda a almacenar información a lo largo de grandes periodos de tiempo. Para una empresa, esto significa contar con los insumos necesarios para poder evaluar procesos, recursos humanos y toda clase de variables con la ayuda de información de fácil acceso y manejo.

Todo este proceso de digitalización de documentos requiere una inversión de dinero y tiempo.

Haciendo un balance entre las ventajas y desventajas de cada uno de los procesos, ¿a cuál convendría apostarle el tiempo y recursos? Esto queda, sin duda alguna, al criterio de cada entidad. Lo más importante es que la decisión sea informada, de ahí la preocupación por exponer los puntos enumerados en este texto. Lo que queda es elegir correctamente.

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La importancia de la clasificación de los documentos en las organizaciones

Los documentos son la memoria de las organizaciones de cualquier entidad, por eso, para que puedas usarlos de manera eficiente es necesario realizar una adecuada clasificación documental. A continuación, te explicaremos cómo hacerlo.

La clasificación el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica, para clasificar los documentos es necesario identificar su procedencia, estructura y funciones, además de tener en cuenta el formato y el uso del documento.

Dentro de cada organización encontramos documentos misionales que respaldan la continuidad de las organizaciones, a los que debes prestarle mayor atención, a continuación, te los indicaremos:

  • Documentos contables: Todo proceso contable representa una parte importante de la empresa, sus inversiones, gastos, deudas y manejos de capital. Gracias a los documentos contables se puede tener claridad en los procesos contables, su correcto clasificación, conservación y manejo, garantiza a la empresa tener información histórica relacionada a los manejos contables.
  • Historias laborales: Uno de los documentos que exige una correcta conservación ante la ley. Las historias laborales permiten conservar el contexto de aquellos colaboradores vinculados. De este modo, la gestión documental para este tipo de información garantiza a las empresas poder acceder a bases de datos históricos de sus empleados para fines legales, administrativos y financieros.
  • Impuestos y documentos fiscales: El pago de impuestos, las auditorías fiscales, las declaraciones anuales y demás aspectos que tienen que ver con la regulación de las empresas y su actividad comercial a nivel nacional, son medidas y consolidadas en documentos de índice fiscal. La protección y gestión de este tipo de documentos garantiza a las empresas tener soportes sobre sus actividades y tributaciones ante los ejes de control, con el fin de cumplir con sus requisitos ante la ley.
  • Documentos Core de negocio: Los documentos que son el Core de negocio de las organizaciones, al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está respetando el principio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite.

¿Cómo realizar una clasificación documental?

Los pasos que se deben tener en cuenta para la clasificación documental:

  1. Identificación de la oficina productora: Identifique las agrupaciones documentales como son fondo, sección y subsección.
  2. Estructura orgánica: Para poder identificar las secciones y subsecciones es necesario recopilar actos administrativos donde se legalizan los cambios estructurales de la organización y así establecer la estructura orgánica para identificar los niveles de las dependencias.
  3. Series documentales y asuntos: Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las áreas o dependencias de cada organización para dar cumplimiento de los objetivos propuestos.

Clasificación de documentos

Dentro de esta clasificación vamos a encontrar tipos de documentos.

Veamos cuáles son:

  • Documentos digitales

Son aquellos que son generados o almacenados en dispositivos electrónicos. Estos, a su vez, pueden dividirse en:

  • Documentos sin validez legal.

Estos documentos no tienen mayor uso que el de ser consultados o de servir como base para generar documentos que después serán firmados y almacenados de forma física. Es recomendable respaldarlos con frecuencia para evitar su eliminación o modificación, ya sea voluntaria o involuntaria.

  • Documentos oficiales generados digitalmente.

Estos se encuentran certificados y validados a través de nuevas tecnologías, como la firma electrónica, de igual manera, es importante realizar un respaldo de estos, incluso después de que los hayas generado.

  • Documentos originales que serán utilizados para consulta y como prueba.

Por lo general, nos referimos a fotografías y grabaciones de audio y video, pero también puede incluir los reportes generados por cualquier dispositivo. Debido a que su veracidad puede ser sometida a escrutinio por parte de una autoridad. Entonces, es necesario que permanezcan lo más auténticos posible.

Es decir, en su tratamiento es importante evitar hacer:

  • Ediciones o modificaciones a su contenido.
  • Copia y eliminación de los originales. Al almacenar documentos digitales, solemos cambiarlos de ubicación y dispositivo con frecuencia. Sin embargo, es importante evitar esto, ya que, al generar copias se altera la metadata de los archivos y esto les resta credibilidad.

La recomendación es que utilices dispositivos que puedan grabar la información en el formato en que estén destinados a almacenarse de manera permanente.

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  • Documentos físicos

Dentro de los documentos físicos podemos encontrar los que son generados solamente para consulta, los que son de carácter oficial y los de valor probatorio.

Para el caso de documentos para consulta, se recomienda ubicarlos en un lugar que sea de fácil acceso, por ejemplo, una opción sería digitalizarlos para liberar espacio físico y agilizar su recuperación.

Los documentos oficiales deben guardarse en ubicaciones que garanticen su preservación en el tiempo evitando deterioro, extravío, modificación o eliminación. Recuerda que alterarlos constituye un delito. Si por algún motivo llegasen a sufrir algún daño, tendrás que solicitar su reposición con la autoridad que los emitió.

Por último, los documentos que servirán como prueba es importante mantener estos totalmente libres de cualquier alteración, pues esta les quitaría totalmente su valor probatorio. Algunos ejemplos de documentos que se encuentran en esta clasificación tenemos:

  • Títulos de deuda, como pueden ser pagarés o cheques.
  • Acuerdos de confidencialidad.
  • Documentos fiscales o tributarios.
  • Documentos contables.

Dependiendo la clasificación documental, podrás definir su uso y catalogación de estos, por eso, es importante que te asesores con un experto para establecer los criterios que seguirá tu empresa para esta tarea.

Ahora que sabes los criterios más importantes para clasificar los documentos, es momento de que los apliques en tu empresa.

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Validez Jurídica de los Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos es toda información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Ley 527 de 1999

Fue expedida por el congreso de la República, con el ánimo de reglamentar el uso y la entrada de mensajes de datos, la validez y normativa de las reglas digitales, además de la regulación del comercio electrónico y la determinación de las entidades autorizadas para certificarlas.

Características de la ley 527

Es necesario que entiendas los componentes principales de esta ley para que puedas usar correctamente los documentos electrónicos y hacerlos valer ante cualquier entidad en que los presentes y que sean debidamente validados.

  • Mensaje de datos es la información obtenida por medio de la utilización de medios electrónicos.
  • Comercio electrónico define todas las transacciones realizadas por medios o canales informáticos
  • Firma digital es el código o clave que asigna el dispositivo electrónico al mensaje que ha emitido y es único para confirmar la validez del mensaje.
  • Entidad de certificación son aquellas autorizadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para validar las firmas digitales y expedir las correspondientes certificaciones.
  • El intercambio electrónico de datos (EDI) es la transmisión de información de un computador a otro.
  • El sistema de información se refiere a aquel sistema que es utilizado para procesar para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

Consideraciones generales

 

  • La interpretación de la ley 527se da en lo referente a su necesidad, su origen y el acatamiento o cumplimiento de esta.
  • Modificación mediante acuerdo, que indica que los mensajes de datos pueden modificarse si median acuerdos previos entre las partes.
  • Validez jurídica o reconocimiento legal de los mensajes de datos.

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Disposiciones para la validez jurídica de documentos electrónicos

 

Aunque con la ley 527 de 1999 se reglamentó y se dio vía libre al uso de los documentos provenientes de medios electrónicos, algunas entidades tanto públicas como privadas se niegan a reconocer la autenticidad de estos documentos, tal vez por desconocimiento o por falta de comprensión de la misma. No obstante, podemos adjudicarles algunas características a estos documentos:

  1. Valor probatorio

Los Registros electrónicos son recursos de prueba válidos, que pueden mostrarse en un proceso legal, para que sean reconocidos las obligaciones o derechos de un individuo.

  1. Está en las mismas condiciones de cualquier otra prueba

Siempre y cuando el documento electrónico cumpla con todos los requisitos exigidos por la ley, se considerará que tiene la misma confiabilidad de un manuscrito tradicional y su valoración debe ajustarse a una crítica bien intencionada que considere todos los aspectos reconocidos y aceptados en nuestra legislación colombiana.

  1. Tiene eficacia legal y probatoria

La eficacia legal de un documento digital está dada por su valor a la hora de demostrar algo dentro de un proceso, de acuerdo con la normatividad legal de cada país. Mientras que la eficacia probatoria está dada por la luz que aporte a la verdad que se quiere probar en un proceso jurídico.

En general, podemos afirmar que los expedientes electrónicos deben cumplir con unos requisitos para que se señala la ley y sean aceptados como elementos de prueba en procesos jurídicos. Es fundamental que te asesores e investigues el tema, porque por desconocimiento muchas entidades o personas aún se niegan a aceptar la validez de este tipo de documentos.

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La importancia de la organización e inventario del archivo

Mantener la documentación de tu empresa organizada e inventariada es muy importante, puesto que tendrás muy presentes los papeles que tienes, dónde están ubicados y podrás acceder fácilmente a ellos cuando necesites consultarlos. Tener definido y organizado el archivo de todos los documentos de tus actuaciones empresariales te permitirá elegir qué guardar y qué no, de modo que contarás con un archivo de documentos ampliamente optimizado.

Cómo gestionar un buen inventario de archivo

Para tu compañía es fundamental implementar la organización e inventarios de archivos, pues conocerás la ubicación exacta de los documentos derivados de tu actuar comercial. Es necesario porque se pueden presentar circunstancias en que necesites consultarlos para resolver un problema o dar claridad sobre una situación específica que así lo exija. Pero ¿cómo hacerlo?

  1. Define las pautas de organización

Para empezar a organizar tu documentación, debes tener claridad respecto a qué normas seguirás para implementarla. Esto dependerá de tu clase de negocio, el tamaño y la cantidad de tratos mercantiles que realices en tu empresa. Puedes separarlos por empresas, por compras y ventas, por proveedores, por años…, pero debes realizarlos fielmente para resultados óptimos.

  1. Describir el tema de cada archivo

Es eficaz realizar una descripción concreta en las cajas de archivos para facilitar la consulta o el acceso a los documentos. Hazlo correctamente en la hoja de inventario aclarando y diferenciando el tipo de documentos contenidos y te será más fácil informarte y acceder a ellos.

  1. Archiva los documentos de inmediato

No es conveniente ni provechoso que dejes acumular documentos y que permitas que se amontonen sobre tu escritorio; llegará el momento en que tengas que archivarlos y la tarea será más complicada. Mejor acostúmbrate a ubicar rápidamente cada documento en el lugar que le corresponda, así evitarás muchos dolores de cabeza.

Como gestionar un buen inventario de archivo

Ventajas de organizar tus archivos

Es claro que, si tienes organizados y archivados debidamente los documentos de tu compañía, lograrás que funcione con mayor eficiencia. No se perderá tiempo buscándolos en donde no están y en general se operará más efectivamente.

  1. Optimizarás tu tiempo y el de tus colaboradores

Si tienes un archivo disfuncional y desorganizado, cuando necesites un documento urgentemente perderás tiempo valioso buscándolo. De modo que lo mejor es que tengas bien inventariados y organizados tus documentos empresariales. Así, cuando requieras consultarlos o solucionar algún problema, lo podrás hacer sin gastar un recurso valioso y lo harás con más calma.

  1. Protegerás los documentos importantes

Es muy fácil que un soporte empresarial importante vaya a la basura, cuando tu documentación no está organizada e inventariada. De manera tal que si gestionas adecuadamente un inventario organizado de tus registros, no te expondrás a este riesgo. Al contrario, la documentación que has decidido guardar irá directamente al lugar que le corresponde y lo que elegiste desechar se perderá en el bote de la basura.

  1. Optimizarás el espacio con el que cuentas

Al tener archivada y estructurada tu documentación, lograrás que tus espacios físicos sean altamente eficientes, pues los tendrás debidamente ubicados y no habrá arrumes de ellos por todos lados, impidiendo la movilidad y el desplazamiento dentro de las instalaciones de tu empresa, causando incluso accidentes laborales o deterioro de los soportes documentales. Haciendo una correcta organización e inventario de tus archivos, optimizarás la funcionalidad de tu compañía.

Concluyendo, es importante que seas consciente de la importancia de organizar e inventariar tus archivos documentales para que conserves los que consideres importantes y deseches los que no lo sean. También para que protejas los documentos que guardes, les asignes una ubicación específica y los tengas a salvo de cualquier eventualidad y a mano cuando los necesites.

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¿Cuál debe ser el manejo de los documentos Contables y Financieros de una organización?

Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales; como el DIAN que es la entidad dedicada al control fiscal. Es por eso que el adecuado manejo de los archivos contables forma parte de una gestión documental eficiente.

Conoce qué es la digitalización certificada.

  1. Facturas

Las facturas son los documentos oficiales de facturación de la empresa. Tanto es así que la venta de productos y servicios sin nota es un delito de evasión fiscal. Además, son las facturas las que acreditan compras, costos operativos, gastos y movimiento de impuestos.

Con la llegada de la Factura Electrónica, ya no es necesario imprimir todas las copias de las facturas emitidas o recibidas, y mucho menos escanearlas para enviar copias al contador. El archivo en donde se muestran los montos de la factura funciona como una versión digital del mismo y ya cumple con los estándares de contabilidad fiscal.

Cuando se envía, el contador importa este documento directamente a los programas que preparan las obligaciones contables y fiscales. Incluso puede descargar este archivo mediante certificación digital.

Es importante que la empresa lleve un estricto control de todas las facturas realizadas por concepto de compra y venta. Dicha acción permite que la gestión administrativa interna de la compañía se efectúe de manera correcta; y al mismo tiempo, facilita el control fiscal.

Del mismo modo, todas las facturas deben contener una resolución de autorización de parte del DIAN; el cual es un número que debe visibilizarse en el contenido impreso de la misma. De no ser así, el contribuyente se volverá acreedor de severas sanciones de parte del organismo gubernamental.

  1. Datos y copias de gastos diversos

Hay varios pagos de rutina en el funcionamiento de una empresa. Tal es el caso de los servicios públicos, personal, insumos, arriendos, papelería, entre muchos otros. No obstante, a la empresa se le suministran una serie de recibos de cada uno de ellos con sus respectivos montos para ser cancelados.

Resulta que estos también son documentos contables y deben ser contabilizados de forma periódica. Por tanto, enviar copias al contador es una tarea obligatoria para todas las organizaciones.

  1. Extractos bancarios

Los extractos de las cuentas bancarias de la empresa también se consideran documentos contables, ya que registran los gastos e ingresos financieros del negocio; incluidas las ganancias por inversiones y el pago de comisiones y cargos bancarios.

Los extractos bancarios se pueden descargar directamente en la página web del banco en donde realizas las transacciones comerciales. Es recomendable que tengas un respaldo de los mismos en digital en caso de presentarse alguna fiscalización.

  1. Declaraciones de medios de pago

Pero no todas las transacciones financieras dan como resultado una entrada inmediata en el extracto bancario. Por ejemplo, quien vende por otros medios de pago tiene otro tipo de control. Este es el caso de los emisores de boleto y las máquinas de tarjetas de crédito.

Los pagos recibidos, también llamados cuentas por cobrar, deben contabilizarse en los controles contables. Este tipo de registro genera asientos únicos en la cuenta bancaria de la empresa, pero cuenta con extractos detallados de los proveedores que permiten hacer la contabilidad con la mayor precisión posible.

  1. Comprobante de impuestos y cargas laborales pagadas

Este tipo de documento es importante porque le permite a la empresa contabilizar el pago de sus obligaciones correspondientes. Para la ejecución de una gestión documental financiera organizada, lo ideal es provisionar los montos relacionados con estos gastos, con el fin de generar menor impacto en las cuentas cuando se liquiden. Así, el recibo de pago sirve para liquidar el compromiso y cancelar el aprovisionamiento.

Además, los atrasos o pagos relacionados con multas e intereses deben contabilizarse individualmente, indicando la fecha de liberación, la fuente, el destino y el monto total.

  1. Documentos de profesionales autónomos

No todo el que presta servicios a una empresa tiene contrato laboral. Puedes, por ejemplo, contratar profesionales para la reparación, pintura, mantenimiento, entregas y muchas otras actividades de forma ocasional con pago por el servicio prestado.

Cuando esta relación es entre empresas, es decir, la otra parte también tiene un contrato laboral por la prestación de un servicio, la emisión de la factura es obligatoria.

Cuando esto suceda, le corresponde al contratista recaudar el Impuesto sobre la Renta y la cotización a la Seguridad Social, efectuando la debida transferencia a los Órganos competentes. Por lo tanto, toda la documentación (tanto del contrato como del pago y la recaudación de impuestos) debe pasarse a la contabilidad para los registros y cálculos adecuados.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables y financieros en una empresa en Colombia?

 

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 establece que:

Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante”.

Te explicamos la importancia del software de gestión documental.

Actuar de conformidad con la ley es un requisito básico para la seguridad financiera de cualquier empresa. Al organizar esta documentación y enviarla a la contabilidad, evitas sufrir sanciones y pagar multas que pueden ocasionar grandes pérdidas y desequilibrar las cuentas comerciales; logrando así una gestión documental exitosa para la organización.

 

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¿Qué debo tener en cuenta para la gestión de las Historias Laborales?

Las historias laborales son la evidencia que prueba que existe (o existió) un vínculo laboral entre empleados y empleadores. Por ende, es indispensable disponer de este registro para llevar un control de las acciones que ejecutan los trabajadores de la organización desde que ingresan hasta que se retiran, este proceso también forma parte de la gestión documental de una empresa.

Te explicamos cómo establecer una política documental eficiente.

¿Qué son las historias laborales?

Básicamente son una serie de documentos en donde se plasma todas las acciones llevadas a cabo por los empleados desde que ingresan a trabajar en la organización hasta que renuncian.

La Circular 004 de 2003 establece que en las historias laborales se debe establecer como mínimo los siguientes datos:

  • Las hojas de vida
  • Los contratos laborales
  • Los certificados médicos
  • Documentos de identificación
  • Estudios cursados de forma previa
  • Acta de posesión
  • Certificado de antecedentes fiscales
  • Las pruebas médicas ocupacionales
  • El cargo que han desempeñado
  • Antecedentes judiciales
  • Declaración de bienes y rentas
  • Ausencias temporales
  • Certificado de aptitud laboral
  • Vacaciones

Del mismo modo, aún si el profesional ya no labora dentro de la organización, toda esta información debe permanecer en el departamento de talento humano de manera confidencial. Así mismo, si ocurre algún inconveniente con este empleado dentro de la organización, este deberá incluirse en sus historias laborales.

Que son las historias laborales-gestion documentalAspectos a tener en cuenta para la gestión de las historias laborales

Hay que tener presente que una gestión documental adecuada en relación a las historias laborales no se centra únicamente en llevar un control preciso del registro de la información personal del empleado antes y durante su estadía en la organización. Hay otras variables que hay que tomar en cuenta como lo son:

  • 1) Escanear y digitalizar la información

Si las historias laborales se encuentran en documentos físicos, es importante que se digitalicen. En caso de que se pierdan o se destruyan, la empresa dispondrá un respaldo de los mismos en su base de datos. Así mismo, también es importante hacerlo para optimizar el espacio de los almacenes.

Cabe señalar que se debe establecer un código de acceso restringido para visibilizar la información de las historias laborales en la base de datos. Evitando que esta sea vista por personal no autorizado.

Por otra parte, los documentos físicos de las historias laborales deben mantenerse intactos aún después de haberse digitalizado. En caso de que la empresa desee eliminar los archivos tangibles, el proceso deberá realizarse únicamente a través de una destrucción certificada.

  • 2) Categorizar la información

Es importante que la información presentada en las historias laborales esté organizada por categorías. Se pueden colocar etiquetas en donde se incluyan las fechas, los nombres y apellidos de los empleados o los tipos de documentos. Así será mucho más fácil y rápido ubicar la información que se requiera en determinado momento.

  • 3) Asignar las labores a personal exclusivo

El control y monitoreo de las historias de vida es una labor altamente confidencial. Por ende, es necesario que este trabajo lo realicen empleados de confianza de manera exclusiva. Especialmente para evitar problemas legales porque la Ley de protección de Datos estipula que la información confidencial debe ser resguardada para proteger la identidad de los individuos.

Generalmente es el personal de talento humano el que se encarga de gestionar las historias laborales; puesto que son los que tienen mejor conocimiento a nivel legal de las acciones que se deben tomar en cada situación.

Es relevante señalar que las empresas deben estar atentas a las reformas que se establezcan en la Ley de forma continua porque dichas acciones incidirán directamente en la metodología que aplican para gestionar las historias laborales.

Por ejemplo, en el contexto actual, muchas organizaciones han tenido que acudir al trabajo a distancia para mantenerse operativas. Esta situación también deberá plasmarse en el historial laboral de los empleados que adopten esta modalidad. Sin embargo, existen ciertos factores que no podrían ser visibilizados y por ende, no se podrían registrar. Tal sería el caso de si el estado físico de los hogares de los trabajadores es realmente óptimo para laborar.

  • 4) Llevar un control de los tiempos de retención de las historias laborales

Según la Circular 04 del año 2003, establece que todas las entidades (tanto públicas como privadas) deben retener las historias laborales durante dos (2) años en el Archivo de Gestión o de Oficina, luego de la desvinculación del empleado y ochenta (80) años en el Archivo Central de la entidad, previendo las consultas por los derechos pensionales y reclamaciones laborales. Pasado este tiempo, se podrá hacer una selección y dejar una muestra para conservación total o permanente.

Conoce qué es la valoración documental

Podemos observar que llevar un control estricto de las historias laborales es necesario para que las empresas puedan tener un registro de toda la información de los empleados que están (o han estado) en la organización; permitiendo así llevar a cabo una gestión documental eficiente en el contexto actual.

 

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¿Qué importancia tienen los diagnósticos en la Gestión Documental?

Los archivos de las organizaciones almacenan documentos producidos a partir de sus actividades y deben estar organizados previamente, a fin de proporcionar un acceso, uso y disponibilidad eficiente del mismo. Pero para lograrlo, es indispensable ejecutar sus respectivos diagnósticos como parte de la gestión documental.

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¿En qué consiste el diagnóstico en una gestión documental?

Consiste en una revisión detallada de todos los documentos que maneja una empresa. Dicha labor se realiza para examinar y comprobar que se encuentre en buen estado los archivos correspondientes, así como también que se mantengan organizados en su respectivo orden de categorización y, en caso de presentarse alguna irregularidad, solventarla de forma inmediata.

Del mismo modo, se pueden emplear métodos más eficaces que permitan fortalecer los protocolos archivísticos de la organización.

¿Por qué es importante realizar diagnósticos a los documentos de una empresa?

Todas las empresas deben asegurarse de que la documentación de cualquier tipo (fiscal, contable, laboral o mercantil) se encuentre organizada y en óptimas condiciones. Un fenómeno que puede presentarse en varias compañías es que se eliminan archivos relacionados al sector fiscal; los cuales (dependiendo de la fecha de emisión) deben permanecer dentro de la organización durante un determinado lapso de tiempo.

Del mismo modo, podría ocurrir que los archivos contables de un año en particular no estén organizados correctamente, y esa podría ser una de las fallas que se podrían descubrir durante un diagnóstico en la gestión documental.

 En este orden de ideas, se puede afirmar que, si las empresas no ejecutan sus respectivos diagnósticos durante la gestión documental, se pueden presentar problemas futuros que afectarían a la organización; bien sea a nivel jurídico, financiero o tributario.

como se realizan diagnosticos en la gestion documental¿Cómo se realizan los diagnósticos durante la gestión documental?

 Para ejecutar un diagnóstico preciso de los documentos que posee la organización, se debe seguir una serie de pasos, entre los que están:

  • Comunicarse directamente con todos los miembros de la gestión documental

 La gestión documental no es un proceso que se realiza individualmente, sino que debe llevarse a cabo en conjunto. Por ende, es indispensable que se discuta con todos los miembros encargados de ejecutar dicha labor para evaluar cuáles podrían ser las estrategias que se aplicarán en relación al diagnóstico de los documentos.

  • Revisar y analizar todo lo relacionado a la información organizacional

 Lo primero que se tiene que hacer es tener conocimiento de todos y cada uno de los aspectos que componen a la organización. Para ello, se debe revisar el organigrama, la división por departamentos que componen a la empresa o las categorías documentales.

  • Evaluación de los documentos

 Después de haber desarrollado el organigrama empresarial, sigue identificar los distintos archivos que se generan en la organización. Para lograr este cometido, se tiene que revisar el archivo histórico, central y el de gestión.

  • Emplear métodos basados en la normativa legal

 Todas las estrategias que se pretendan llevar a cabo durante el diagnóstico deben acatar la normativa legal correspondiente por el Archivo General de la Nación y otras instituciones gubernamentales.

  • Muestreo documental

 El muestreo documental sirve para realizar una evaluación que permita identificar los métodos, principios y procesos archivísticos de la organización. Del mismo modo, verificar el nivel de seguridad que tiene la manipulación de la información correspondiente.

Por otro lado, también se debe evaluar el estado físico de los documentos. Generalmente los archivos que más antiguos tienden a deteriorarse, por lo que se recomienda pasarlos al formato digital lo antes posible para que no se pierda la información plasmada en la misma.

Del mismo modo, las fechas representan otra variable a analizar, porque si se detectan documentos cuyo lapso de vencimiento haya finalizado, ya no resultaría necesario que sigan permaneciendo dentro de la empresa. En esa situación, se buscaría asesoría profesional para evaluar la posibilidad de eliminarlos físicamente de la organización.

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Podemos concluir que los diagnósticos que se realizan a los archivos que maneja una organización son de gran importancia para la gestión documental porque permitirán detectar las posibles fallas e irregularidades en los documentos correspondientes y evitar que la organización presente inconvenientes con las instituciones legales correspondientes. Del mismo modo, también servirá para mejorar las estrategias empleadas en relación a la documentación de la empresa.

 

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¿Qué validez jurídica tienen los documentos que se firman electrónicamente?

En la actualidad muchos archivos que, anteriormente se firmaban de forma manual, ahora se realizan de manera digital. Es por ello que en esta oportunidad, explicaremos qué validez jurídica tienen las firmas electrónicas en un documento legal.

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¿Qué son las firmas electrónicas?

Según el Decreto 2364 del año 2012, “las firmas electrónicas consisten en métodos tales como contraseñas, códigos, claves criptográficas o datos biométricos privados que sirven para identificar a un individuo con respecto a un mensaje de datos; siempre y cuando este sea confiable y adecuado en relación a los fines para los que se utiliza la firma”.

Así mismo, el Decreto también afirma que “una firma electrónica se considerará confiable sólo si los datos para la creación de la misma corresponden exclusivamente al firmante en el contexto en el que son utilizadas y cuando es posible detectar alguna alteración no autorizada al contenido de la misma luego de haberse firmado”.

Las firmas electrónicas podrían ser:

  • Huellas dactilares
  • Usuarios
  • Contraseñas
  • Firmas digitales

¿Por qué se están empleando las firmas electrónicas para los documentos?

 Para reducir costos en papeleo y optimizar el tiempo de entrega. Así, las organizaciones podrán disponer de los documentos firmados correspondientes para hacer uso de ellos en el momento en el que sea necesario.

Por otro lado, la pandemia del COVID-19 ha obligado a todos los individuos a hacer uso de los medios digitales para seguir laborando. Por lo que las firmas electrónicas han pasado a convertirse en una verdadera solución para las empresas por la seguridad y validación que ofrecen a la hora de suministrar documentos legales a otras entidades o personas.

Las firmas electrónicas pueden ser empleadas en numerosos archivos como lo son:

  • Los finiquitos
  • Contratos laborales
  • Resultados médicos ocupacionales
  • Contratos, entre otros

Firma digital validez juridica¿Qué validez jurídica tienen las firmas electrónicas?

La Ley 527 de 1999 está basada en la Ley Modelo de Comercio Electrónico (1996), de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional. En su artículo 7, establece el principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, siempre y cuando se cumplan las mismas funciones que se le atribuye a la firma manuscrita.

Los requisitos mínimos que deben cumplirse son los siguientes:

  • Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos.
  • Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
  • Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

La decisión del Tribunal Supremo de Colombia el 16 de diciembre de 2010, incluye las firmas digitales y electrónicas como categorías jurídicas reconocidas en la legislación 527.

En este orden de ideas, se puede definir que una firma electrónica tiene la misma validez jurídica que una manual siempre y cuando se cumplan con los requisitos mencionados anteriormente.

Firma digital, el modelo más empleado de las firmas electrónicas

 Las firmas digitales corresponden a uno de los tipos de firmas electrónicas que se aplican a las documentaciones. Se tiende a confundir que la misma se realiza con mecanismos digitales; lo cual es falso.

Una firma digital no se realiza por medio de una computadora, ni tampoco debe verse exactamente igual que una manuscrita. Esta se visibiliza a través de un mensaje en el que el firmante confirma que él, como persona natural o jurídica, ha ejecutado la firma digitalmente.

Por otra parte, el escaneo de firmas manuscritas para ser trasladadas a medios digitales no es una actividad confiable. Principalmente porque la misma puede haber sido duplicada o modificada (A no ser que el firmante original confirme que sí es su firma).

Es importante señalar que “solamente las instituciones abiertas para la certificación digital certificadas  con el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, como Certicámara S.A., pueden prestar el servicio para emitir firmas digitales a personas naturales o jurídicas”. Según la fuente extraída.

Te explicamos qué es la valoración documental.

 Como podemos observar, las firmas electrónicas sí tienen la misma validez jurídica que una realizada por escrito; pero debe cumplir con una serie de requisitos y protocolos establecidos por la Ley para ser autenticadas. Del mismo modo, también representan una solución rápida, económica y efectiva para la entrega de documentos legales certificados en el contexto actual.

 

Gestión Documental

¿Qué es y cómo se hace una Destrucción Documental Certificada?

La eliminación de documentos debe realizarse correctamente, después de todo, no todos los archivos escaneados pueden destruirse. En el caso de los archivos que contengan información confidencial, estos deben eliminarse siguiendo una serie de parámetros para impedir que una persona ajena tenga acceso a los mismos; logrando así, una gestión documental eficiente.

Te explicamos cómo se realiza la custodia de medios magnéticos.

¿Qué es una destrucción documental certificada?

Consiste en una garantía de que los documentos confidenciales que posee una empresa fueron destruidos de forma total en el procedimiento. Anulando cualquier posibilidad de que la información encontrada en los archivos pueda ser visibilizada posteriormente por otra persona.

Por otro lado, para llevar a cabo una destrucción documental certificada se debe cumplir con una serie de requisitos que varían dependiendo del país. Por ello, muchas organizaciones optan por contratar a otras empresas que se especialicen en la destrucción de documentos.

Estos ofrecen una certificación a la organización de que la eliminación de los documentos fue realizada correctamente y la empresa contratante podrá garantizar que todos los archivos destruidos no podrán ser reutilizados con fines ajenos a la compañía.

No obstante, en el caso de archivos contables, el artículo 003 de 2013, establece en su Artículo 15 que la eliminación de documentos, tanto físicos como digitales, tiene que efectuarse utilizando como base las tablas de retención documental; la cual debe ser aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

¿Cómo se hace una destrucción documental certificada?

Antes de llevar a cabo una destrucción documental certificada, debes tener en cuenta de que esta tiene que estar sustentada. Principalmente porque una eliminación arbitraria puede generar problemas futuros para la organización.

A continuación, mostraremos los pasos a seguir para la destrucción documental certificada:

  • Revisión los documentos

Lo primero que se tiene que hacer es revisar de manera muy detallada el contenido redactado en los documentos. Se debe poner mucha atención a la fecha y a la utilidad presente que tiene el archivo para la organización.

Luego, se debe hacer uso de las TVD y TRD para visibilizar el tiempo de permanencia asignado para el documento. Si a un archivo se le venció el ciclo de vida útil, se debe examinar también el valor primario y secundario del mismo.

El valor primario corresponde a aquellas cualidades que poseen los documentos desde el momento en el que son emitidos; bien sea, fiscales, administrativos, legales o contables. En el caso de los archivos provenientes de entidades públicas, se debe prestar mucha atención a las fechas de retención porque estas pudieran variar según la situación.

Por otro lado, también existen documentos que, a pesar de haber expirado su tiempo de retención, tienen una importancia histórica que puede resultar útil para la organización aún en el futuro, por lo que se opta por conservarlos indefinidamente. Este se conoce como valor secundario y también debe ser evaluado durante la gestión documental.

Qué es una destrucción documental certificada

  • Depuración documental

En este paso, la organización ya examinó y evaluó los respectivos documentos y comprobó que ninguno posee valores primarios y secundarios para la empresa. Por lo cual, se procede a eliminarlos totalmente.

  • Eliminación documental

 En esta etapa, la organización lleva a cabo la eliminación de todos los documentos que hayan finalizado los plazos de retención y que ya no les resulten funcionales. Esta acción tiene que estar sustentada por las tablas de retención y valoración documental; porque estas son las que se encargan de constatar que los archivos ya no posean sus respectivos valores primarios o secundarios.

Por otra parte, esta eliminación no debe realizarse de manera drástica. Antes debe digitalizarse todo el contenido plasmado en los archivos en una base de datos de la computadora (puede ser la nube). Para así tenerlas disponibles en caso de volver a ser necesarias en el futuro.

Una vez hecho esto, es indispensable que la empresa haga uso de máquinas especiales para destruir por completo los documentos correspondientes. Así, se elimina por completo cualquier posibilidad de visibilizar la información plasmada en los archivos, preservando la confidencialidad de los mismos.

Este es el ABC de la custodia de documentos.

Podemos observar que la destrucción documental certificada es un elemento indispensable dentro de la gestión documental con el que deben contar todas las organizaciones. Principalmente porque es el que permitirá constatar que todos los archivos hayan sido eliminados correctamente; impidiendo que la información encontrada en las mismas sea visible para cualquier ajeno a la empresa.

 

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