¿Qué es y cómo se hace una Destrucción Documental Certificada?

La eliminación de documentos debe realizarse correctamente, después de todo, no todos los archivos escaneados pueden destruirse. En el caso de los archivos que contengan información confidencial, estos deben eliminarse siguiendo una serie de parámetros para impedir que una persona ajena tenga acceso a los mismos; logrando así, una gestión documental eficiente.

Te explicamos cómo se realiza la custodia de medios magnéticos.

¿Qué es una destrucción documental certificada?

Consiste en una garantía de que los documentos confidenciales que posee una empresa fueron destruidos de forma total en el procedimiento. Anulando cualquier posibilidad de que la información encontrada en los archivos pueda ser visibilizada posteriormente por otra persona.

Por otro lado, para llevar a cabo una destrucción documental certificada se debe cumplir con una serie de requisitos que varían dependiendo del país. Por ello, muchas organizaciones optan por contratar a otras empresas que se especialicen en la destrucción de documentos.

Estos ofrecen una certificación a la organización de que la eliminación de los documentos fue realizada correctamente y la empresa contratante podrá garantizar que todos los archivos destruidos no podrán ser reutilizados con fines ajenos a la compañía.

No obstante, en el caso de archivos contables, el artículo 003 de 2013, establece en su Artículo 15 que la eliminación de documentos, tanto físicos como digitales, tiene que efectuarse utilizando como base las tablas de retención documental; la cual debe ser aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

¿Cómo se hace una destrucción documental certificada?

Antes de llevar a cabo una destrucción documental certificada, debes tener en cuenta de que esta tiene que estar sustentada. Principalmente porque una eliminación arbitraria puede generar problemas futuros para la organización.

A continuación, mostraremos los pasos a seguir para la destrucción documental certificada:

  • Revisión los documentos

Lo primero que se tiene que hacer es revisar de manera muy detallada el contenido redactado en los documentos. Se debe poner mucha atención a la fecha y a la utilidad presente que tiene el archivo para la organización.

Luego, se debe hacer uso de las TVD y TRD para visibilizar el tiempo de permanencia asignado para el documento. Si a un archivo se le venció el ciclo de vida útil, se debe examinar también el valor primario y secundario del mismo.

El valor primario corresponde a aquellas cualidades que poseen los documentos desde el momento en el que son emitidos; bien sea, fiscales, administrativos, legales o contables. En el caso de los archivos provenientes de entidades públicas, se debe prestar mucha atención a las fechas de retención porque estas pudieran variar según la situación.

Por otro lado, también existen documentos que, a pesar de haber expirado su tiempo de retención, tienen una importancia histórica que puede resultar útil para la organización aún en el futuro, por lo que se opta por conservarlos indefinidamente. Este se conoce como valor secundario y también debe ser evaluado durante la gestión documental.

Qué es una destrucción documental certificada

  • Depuración documental

En este paso, la organización ya examinó y evaluó los respectivos documentos y comprobó que ninguno posee valores primarios y secundarios para la empresa. Por lo cual, se procede a eliminarlos totalmente.

  • Eliminación documental

 En esta etapa, la organización lleva a cabo la eliminación de todos los documentos que hayan finalizado los plazos de retención y que ya no les resulten funcionales. Esta acción tiene que estar sustentada por las tablas de retención y valoración documental; porque estas son las que se encargan de constatar que los archivos ya no posean sus respectivos valores primarios o secundarios.

Por otra parte, esta eliminación no debe realizarse de manera drástica. Antes debe digitalizarse todo el contenido plasmado en los archivos en una base de datos de la computadora (puede ser la nube). Para así tenerlas disponibles en caso de volver a ser necesarias en el futuro.

Una vez hecho esto, es indispensable que la empresa haga uso de máquinas especiales para destruir por completo los documentos correspondientes. Así, se elimina por completo cualquier posibilidad de visibilizar la información plasmada en los archivos, preservando la confidencialidad de los mismos.

Este es el ABC de la custodia de documentos.

Podemos observar que la destrucción documental certificada es un elemento indispensable dentro de la gestión documental con el que deben contar todas las organizaciones. Principalmente porque es el que permitirá constatar que todos los archivos hayan sido eliminados correctamente; impidiendo que la información encontrada en las mismas sea visible para cualquier ajeno a la empresa.

 

Gestión Documental

¿Cuándo puedo eliminar los documentos en una organización?

La mayoría de las organizaciones suelen acumular una gran cantidad de documentos de toda índole; desde archivos legales hasta exámenes ocupacionales de hace varios años. Por ende, es necesario que la compañía elimine una serie de papeles que ya no son funcionales para la empresa con el fin de desocupar espacios, mejorando la gestión documental.

Te contamos qué es la digitalización certificada.

¿Qué se debe tener en cuenta antes de eliminar los documentos de una organización?

Debes tener presente que la eliminación de cualquier documento es consecuencia de los instrumentos archivísticos. Allí se establecen los valores tanto primarios como secundarios de una serie documental; tomando en cuenta la importancia de estos archivos para la empresa.

Por otro lado, una organización puede valerse de las TRD y TVD para saber cuáles son los pasos a seguir al momento de realizar cualquier eliminación de archivos.

¿Qué son las TRD y TVD?

Corresponden a las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD). En estas, se debe detallar la disposición final referente a un documento que maneja la organización. En estas tablas también se mostrará el ciclo de vigencia que posee un documento y la funcionalidad que tiene para la empresa.

Así mismo, independientemente de las razones, toda eliminación documental debe apoyarse en las tablas previamente mencionadas. Cabe señalar que la destrucción de archivos es un proceso irreversible y permanente, por lo que se debe realizar un análisis y evaluación previa antes de eliminar cualquier documento para evitar inconvenientes futuros.

Entre los aspectos que se deben revisar antes de eliminar cualquier documento están:

  • Disposición final

En este punto, la organización hará una evaluación sobre cuáles serán los pasos a seguir con aquellos documentos cuyo plazo de retención ha expirado. Hay 4 variables que serán determinantes, las cuales son:

  • Conservación total (CT)

Se refiere a aquellos documentos que tienen una importancia muy grande para la empresa; al punto de que no deben ser eliminados de la misma.

  • Selección (S)

Esta etapa se refiere a que luego de haber finalizado el plazo de vigencia de un documento, la serie documental de la misma no deberá ser conservada totalmente. Por ende, será necesario realizar un estudio de muestreo.

  • Microfilmación/digitalización (M/D)

En este punto, se procederá a trasladar todo el contenido de los documentos a medios digitales. Principalmente en la nube para asegurar la conservación de los mismos.

  • Eliminación (E)

Es aquí en donde la organización, después de haber estudiado y analizado los archivos, ha concluido que los documentos ya no resultan funcionales para la empresa. Por lo que se procederá a destruirlos, realizando así, una gestión documental exitosa.

Es importante señalar que uno de los motivos por los que una organización decide eliminar documentos de la misma, es con el propósito de salvaguardar la información confidencial plasmada en los archivos. Aspectos como lo son las cuentas que maneja la empresa o las cargas tributarias son información confidencial que no debe estar a la mano de personas ajenas a la compañía.

Es por ello que el proceso de eliminación de los documentos debe realizarse de manera segura para impedir que la información encontrada en las mismas caiga en manos equivocadas. En el caso de los documentos físicos, se requiere de la utilización de máquinas especializadas en destrucción de papel; de tal manera que sea imposible visibilizar el contenido de los archivos.

Qué se debe tener en cuenta antes de eliminar los documentos de una organización

¿Por qué debo eliminar los documentos no funcionales de una organización?

Si una organización está excesivamente llena de documentos, resultará difícil para los empleados guardar los nuevos archivos que ingresan a la empresa. Por ende, será mucho más probable que se pierdan documentos importantes; porque es complicado tener un control total de tantos papeles dentro de la compañía.

De la misma manera, hay varios documentos que no es necesario seguirlos conservando de manera física; pudiendo ser trasladados a los medios digitales. Debes tener en cuenta que el éxito de una organización también depende del adecuado manejo que tengan de la información que controlan.

No te pierdas estos 3 consejos para manejar las historias laborales de tu empresa.

La eliminación de documentos que ya no resultan útiles para la organización, es uno de los factores que incide de forma directa en la gestión documental de la empresa. Porque permitirá adecuar los espacios para la llegada de nuevos archivos cuya importancia es mayor. Además de que la compañía podría trabajar de forma más organizada y coordinada.

 

Gestión Documental

¿Cómo establecer una política documental eficiente?

Toda empresa necesita lidiar con una gran cantidad de documentos de diferente naturaleza, como lo son los contratos, historias laborales, documentos contables y muchos otros. La gestión documental se encarga precisamente de eso, crea procesos que garantizan el control y el correcto archivo de cualquier tipo de documento, considerando su categoría, su valor histórico y jurídico y sus recomendaciones de manejo.

Te explicamos cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos.

Pasos para la organización de los documentos

  1. Separa los documentos según el uso

Se debe tener tablas de retención y valoración para controlar el ciclo de vida de los documentos que maneja una organización. Se puede crear un cuadro de clasificación documental en donde se visibilice cada documento en relación a su categoría; permitiendo identificar cuáles son los que tienen mayor importancia para la organización.

  1. Organizar la custodia física de los documentos

Para ello, es recomendable centralizar el archivo en un solo lugar, eliminando archivo de los escritorios de trabajo y/u oficina. Separa un cuarto con archivos y organízalos de acuerdo con su ID, nombre, fechas y tipo documental.

Si se cuenta con un archivo grande, es mejor mantenerla accesible solo para un empleado de confianza. Por lo tanto, este se encargará de llevar el papeleo, además de ayudar con las búsquedas y solicitudes. De esa manera, tus archivos siempre estarán organizados.

  1. Considera la temporalidad

Descartar parte de los archivos es una práctica necesaria para asegurar espacio y permitir un acceso rápido a los que realmente importan. Sin embargo, antes de descartar, se debe tener en cuenta la temporalidad / vigencia de cada tipo de documento y su disposición final.

Existen varios documentos que la Ley exige que tengan que preservarse durante un cierto período de tiempo; y su eliminación anticipada puede generar inconvenientes con las entidades gubernamentales. Una manera eficaz de cumplir con estos plazos es crear una hoja de cálculo de validez que enumere los documentos según su tipo, ubicación y fecha de eliminación.

De esta forma, sabrás cuáles serán los archivos próximos a vencerse. No obstante, debes estar atento a las reformas que realicen las autoridades gubernamentales, porque es posible que algunos documentos les extiendan o reduzcan el plazo de preservación.

custodia física de documentos

  1.  Crea una rutina de escaneo

Para mantener un orden dentro de la organización, debes proporcionar un soporte para documentos de cada departamento de la empresa. Con esto, cada empleado puede depositar, a lo largo del día, los papeles que necesitan digitalizar.

También puedes definir un período del día para ejecutar dichas labores (al final del día, por ejemplo), porque así garantizas la productividad y evitas que los empleados dejen de hacer lo que están haciendo para realizar los escaneos.

  1. Realiza copias de seguridad

Es indispensable que todos los documentos sean trasladados a la vía digital. Preferiblemente en una base de datos en donde se puedan ubicar de forma fácil en caso de ser necesarios. Dicha acción también reduciría considerablemente la acumulación de archivos antiguos para dar paso a los más recientes.

  1. Tener políticas claras de uso de documentos

La estandarización de procesos es la base del éxito de cualquier gestión documental. Definir reglas claras para el uso y transporte de documentos es una forma eficaz y segura de garantizar el avance de las actividades y evitar riesgos, como daños o pérdida de archivos.

Dentro de las reglas de uso de los documentos, estipula cuáles de ellos pueden ser accedidos por todos y cuáles deben tener acceso restringido. También define los procedimientos de solicitud adecuados para que el control se realice de la mejor manera.

  1. Tener una bandeja de entrada

Para evitar que el desorden regrese al lugar de trabajo con el tiempo, es necesario desarrollar el hábito de verificar los documentos nuevos y analizar si es factible conservarlos.

Para ello, es fundamental que utilices una bandeja de entrada para recoger todos los documentos entrantes y, a partir de ahí, comprobar qué se debe hacer con cada uno.

Conoce cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos.

Cómo se pudo observar, establecer una gestión documental eficiente permitirá reducir drásticamente las posibilidades de que se pierdan archivos importantes dentro de la empresa. Al mismo tiempo, se podrá organizar cuales son los documentos que es necesario que se mantengan en lugares seguros y cuales es preferible tenerlos a la mano para acceder a informaciones básicas de la empresa.

 

Gestión Documental

¿Cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos?

Las nuevas tecnologías han traído consigo que muchos de los archivos que se manejaban de manera física, hayan sido trasladados a medios digitales. Sin embargo, muchas empresas desconocen la manera en la que se debe llevar a cabo la digitalización documental dentro de la organización.

Conoce cómo realizar la custodia de documentos digitales.

¿Qué es un administrador de documentos electrónicos?

El software de gestión de documentos electrónicos consta de un conjunto de tecnologías que simplifican el acceso a los documentos digitales de una empresa, proporciona un control total sobre el almacenamiento y consulta de información de forma ágil, práctica y eficiente.

Este tipo de software es apto para todas y cada una de las empresas, siendo una solución eficaz para que no haya errores y retrasos en la atención al cliente.

De forma simplificada, un gestor de documentos electrónicos garantiza la seguridad de los archivos digitales. Además de brindar una gran agilidad en la ubicación de cualquier documento.

¿Cómo funciona el gestor de documentos electrónicos? 

El administrador de documentos electrónicos actúa de la siguiente manera:

Captura de documentos

Este es el paso donde ocurre la inclusión de archivos digitales en el software, garantizando la captura de documentos de varios formatos (PDF, JPG, BMP, GIF) y extensiones, como audios y videos.

Organización

Es el momento en el que se almacenarán e indexarán los documentos digitalizados al software por medio de la creación de carpetas para cada tipo de documento, de modo que se almacenan de acuerdo con la información y sus necesidades funcionales.

Sistema de búsqueda

Consiste en funcionalidades que facilitan la localización de documentos, según los términos ingresados ​​en el cuadro de búsqueda (índices), lo que facilita la ubicación de documentos independientemente de sus formatos.

¿Qué importancia tiene un gestor de documentos electrónicos?

La administración de documentos debe considerar factores como “tiempo” y “recursos”, debido a las múltiples tareas que corresponden al día a día de la organización.

El uso de tecnologías es fundamental para que las empresas tengan un mayor control sobre sus acciones y puedan ser más ágiles en la búsqueda de la mejora continua de sus servicios. Principalmente porque los documentos impregnan el desempeño de todas las actividades internas y externas. En este contexto, un gestor de documentos electrónicos es muy importante, ya que aportará las siguientes ventajas:

  • Mayor productividad, permitiendo mayor agilidad en el desarrollo de las actividades diarias.
  • Reducción de costos con la impresión y copia de documentos.
  • Mejor gestión financiera de la empresa mediante un fácil acceso a los documentos.
  • Reducción de espacios para almacenamiento de documentos.
  • Identificación de documentos obsoletos.
  • Trazabilidad del acceso a la información.
  • Dominio de temas para mayor agilidad en la toma de decisiones.

Así mismo, ayuda tanto a integrar el trabajo en equipo y a reducir errores en la ejecución de los servicios administrativos.

¿Por qué implementar un software de gestión documental?

Considerando todas las ventajas mencionadas de forma previa, es claro que la implementación de un software que aumente la efectividad de la gestión de documentos electrónicos será un elemento valioso para las organizaciones.

Es así como se presenta como la solución ideal para cualquier empresa que desee ser más organizada y eficiente al reducir el tiempo dedicado a buscar y utilizar información archivada.

Con el tiempo, el volumen de documentos tiende a aumentar. En estas situaciones, la digitalización documental evita pérdidas de información que registran el historial de actividades comerciales.

En este sentido, es fundamental resaltar la importancia de elegir un software práctico y eficiente para que el usuario tenga las mejores experiencias a la hora de gestionar la información.

Este es el ABC de la custodia de documentos.

De esta forma, es posible concluir que la digitalización documental por medio de un software es de gran ayuda en la planificación estratégica porque ofrece un mayor control sobre la información organizacional y contribuye a la mejora de la comunicación interna.

 

Gestión Documental

La importancia de un Software de control de inventario documental y gestión de préstamos y consultas

Los documentos, ya sean electrónicos o impresos, son un componente esencial de casi cualquier empresa. La gestión de la información empresarial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea desafiante. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa. En este orden de ideas, un software que te permite controlar todo tu inventario documental, gestionar tus préstamos y consultas, capturar, almacenar y recuperar documentos tanto en papel como electrónicos, entre otras tantas funciones, puede ofrecerte múltiples beneficios clave para tu organización. En este artículo te contamos la importancia del software de gestión documental, no te lo pierdas.

 

Te explicamos cómo realizar la custodia de documentos digitales.

 

No hay absolutamente ninguna empresa en la faz de la Tierra que pueda pasar un día sin ver y compartir documentos. Eso incluye folletos de marketing, propuestas de proyectos, documentos técnicos, pautas de recursos humanos y materiales de capacitación, solo por nombrar algunos. Los documentos del lugar de trabajo son indispensables. El problema es que cuanto más creas y confías en los documentos para el trabajo, más crítico se vuelve tener sistemas para administrar los documentos en toda tu empresa. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de documental

 

¿Qué es un sistema de gestión documental?

En pocas palabras, el término “sistema de gestión de documentos” se refiere al software que le permite almacenar y realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Si bien esta es la función más básica de cualquier sistema de administración de documentos, aquellos que están diseñados teniendo en cuenta la funcionalidad, generalmente vienen con una variedad de características.

 

¿Por qué es importante un sistema de gestión de documentos?

La rápida digitalización de nuestro mundo ha llevado a un crecimiento exponencial los datos y el contenido empresarial. Todos los días, tu empresa crea y administra cantidades masivas de documentos comerciales, contratos, propuestas, presentaciones de ventas, material de marketing, publicaciones en blogs, pautas de recursos humanos, manuales de capacitación, material de incorporación, etc.

Estos documentos a menudo se encuentran dispersos por todas partes en sus dispositivos digitales; puede tener archivos de Word, archivos almacenados en aplicaciones en la nube como Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, archivos almacenados en tu escritorio, archivos adjuntos de correo electrónico, etc.

¿Qué sucede cuando no puedes encontrar un archivo en medio de una reunión? ¿O cuando tu gerente necesita ese documento importante de inmediato, pero parece que no puede recordar dónde lo guardó?

La organización de tus archivos digitales siempre ha sido un aspecto a menudo pasado por alto de la organización. Dado que realmente no puedes ver o sentir el desorden digital que has creado hasta que no pueda encontrar un archivo en particular.

 

Beneficios del software de gestión documental

Te contamos los principales beneficios del software de gestión documental:

 

Mejor capacidad de almacenamiento

Si usas un gran espacio de almacenamiento para almacenar documentos impresos voluminosos en gabinetes o en una tienda, aquí tienes una alternativa. El sistema de gestión de documentos utiliza una base de datos en la que puedes guardar una gran cantidad de archivos digitales en línea. Ya no es necesario imprimir documentos para conservarlos, a menos que realmente sea necesario. Puede escanear documentos en papel y guardarlos en el sistema de gestión. Además, los documentos no tienen que guardarse en la memoria del sistema, ya que algunos sistemas de gestión vienen con paquetes que le permiten crear documentos con ellos.

 

Seguridad mejorada

La seguridad de los documentos es fundamental para que las organizaciones de cualquier tamaño mantengan protegidos los datos confidenciales. El software de gestión documental proporciona un mejor control sobre los documentos confidenciales y el acceso a los documentos y se puede controlar a nivel de carpeta para diferentes grupos o personas. Además, deja un rastro de auditoría de quién ha visto un documento, cuándo se accedió y cómo se pudo haber modificado. Los documentos administrados son altamente rastreables y pueden etiquetarse para permitir alertas automáticas.

 

Organización

Hacer malabares con muchos documentos puede volverse problemático rápidamente. Esto es especialmente cierto para las empresas en crecimiento. Cuanto más grande se vuelve una empresa, más probable es que haya más y más documentos para organizar. La jerarquía organizativa es una de las características más importantes a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos. La categorización, el etiquetado y la clasificación te ayudarán a encontrar los archivos que necesitas lo más rápido posible.

 

Mejorar la eficiencia general de la oficina

La sobrecarga de trabajo reduce la productividad en los empleados que sienten que no tienen suficientes horas al día para completar sus tareas. Una buena forma de liberar horas de trabajo de los empleados es implementar un sistema de gestión de documentos para facilitar la creación, el archivo, las ediciones, la colaboración en equipo y la aprobación de tus documentos.

 

Escalabilidad

A medida que tu negocio crezca y tenga más éxito, también lo hará la cantidad de documentos que produzcas con el tiempo. Más documentos significarán más desorden, más carpetas para navegar, más servicios de almacenamiento en la nube para buscar y más archivos adjuntos de correo electrónico para localizar.

Un sistema de gestión de documentos es muy importante ya que es fácilmente escalable. Siempre puedes configurar o comprar más capacidades de almacenamiento en la nube y asegurarse de que tus flujos de trabajo no se vean afectados debido al éxito de tu negocio.

 

 Búsqueda rápida

Si no dispones de un sistema de gestión de documentos, buscar el documento correcto en ese momento se convierte en un sueño inverosímil.

Es importante destacar que la capacidad de un sistema de gestión de documentos para realizar una búsqueda rápida es uno de sus elementos más importantes.

Un buen sistema de administración de documentos tiene excelentes capacidades de búsqueda e indexación para encontrar el archivo exacto, el título del documento y el contenido dentro del documento.

No importa qué tan grande sea tu directorio de documentos, el sistema de administración de documentos puede encontrar el documento deseado a la velocidad de la luz.

Como hemos visto, toda empresa necesita gestionar las enormes cantidades de contenido que produce, tener la capacidad de optimizarlo y ponerlo a disposición de los empleados y otras partes interesadas en el momento adecuado.

 

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Elige un sistema de gestión de documentos que te ayudará a obtener una ventaja competitiva sobre tus competidores, que siguen perdiendo el tiempo buscando información en varias plataformas.

 

Gestión Documental

¿Qué es la Valoración Documental?

Al implementar un sistema de gestión de registros y documentos, aumentará la productividad de tu empresa, lo que mejorará el mantenimiento de registros en ella. La configuración de un sistema de gestión documental implica un par de pasos clave como la creación de un plan para administrar documentos, cómo configurarlo, y sobre todo documentar las pautas para usar el sistema y capacitar a los empleados.

Ante esto, una de las primeras cosas que debes averiguar es qué pautas se aplicarán a los diferentes tipos de documentos. Al averiguar cómo se tratarán o archivarán los documentos, estarás en camino de comenzar a organizarte. Las empresas acumulan una variedad de trámites; por un lado, tiene facturas y, por otro lado, puede tener plantillas o elementos de uso frecuente que ayudarán a tu personal a producir documentos comerciales cotidianos. Para lograr todo esto es indispensable la asesoría integral en gestión documental, la cual abarca todo lo concerniente al entendimiento y comprensión de los puntos bases de la gestión. En este orden de ideas, te explicaremos qué es la valoración documental y su importancia.

 

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¿De qué se trata la Asesoría Integral en Gestión Documental?

La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente; revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.

Es integral porque se resuelven dudas sobre cada aspecto que compone el manejo de la información, ya que ésta es la columna vertebral de las empresas.

 

Facilitan la gestión de una empresa

 El estado financiero de una empresa se ve afectado por muchos elementos que inicialmente parecen no tener nada que ver con el dinero. La mala gestión del tiempo, el estrés y los errores subsiguientes de documentos faltantes pueden ser elementos costosos que perjudican a las empresas y socavan otros esfuerzos realizados para fortalecer tu posición financiera. Configurar los procesos comerciales de manera eficiente te ayudarán a ti y a tu personal a ser más productivos y, finalmente, te permitirá ganar más dinero. Por eso es importante comprender, de la mano de expertos, qué es una integración completa de un sistema de administración de archivos y cómo aprovecharla mejor para mejorar el desempeño de tu empresa.

 

Beneficios de la gestión de documentos

Es importante que te preguntes: ¿Cuál es el activo más valioso de tu negocio hoy? Independientemente del tipo de industria en la que operes, la información es uno de los activos más valiosos que puedes tener. Las organizaciones necesitan información para tomar decisiones comerciales. Necesitan información para evaluar sus productos y mercados. También necesitan documentos para realizar transacciones comerciales con las partes interesadas internas y externas de manera formal.

Sin embargo, si tu bandeja de entrada siempre está llena, tu archivador a menudo está lleno hasta el límite de su capacidad y hay más papeleo en camino a su lugar de almacenamiento. Es hora de que tu organización implemente un sistema de gestión de documentos.

 

Sus principales beneficios Incluyen:

  • Flujo de trabajo automatizado
  • Espacio de almacenamiento reducido
  • Seguridad mejorada
  • Recuperación más fácil
  • Mejor colaboración
  • Mejor respaldo y recuperación ante desastres

 

Beneficios de la asesoría en los procesos de gestión documental:

Contar con un equipo de profesionales que te asesoren en la implementación de un proceso de gestión documental, le permitirá a tu empresa disfrutar de los siguientes beneficios:

 

1.     Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:

Ni todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.

 

2.     Organización:

El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.

 

3.     Simplifica tareas:

Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.

 

4.     Ahorro:

Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.

Es importante hacer énfasis en que un sistema de gestión de documentos bien diseñado, facilita el acceso y el intercambio al mismo tiempo que refuerza las medidas de seguridad y permisos. Facilita el conocimiento dentro de una organización y ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.

 

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Como hemos visto, hoy en día, los sistemas de gestión de documentos son fundamentales para mantener a tu empresa organizada, ejercer un mayor control sobre los archivos, formularios y otros documentos que tu empresa utiliza a diario. Si tu empresa aún no ha adoptado un sistema de este tipo, ahora es un buen momento para ser asesorados por expertos en el tema, gestionar sus archivos de la forma más eficiente, capacitar tu personal y llevar a tu empresa al siguiente nivel.

Gestión Documental

Importancia de la asesoría y diagnóstico en Gestión Documental

Tanto la asesoría como el diagnóstico juegan un papel preponderante en todo lo referente a la gestión documental. Principalmente porque a través de estos hechos se puede ejecutar un plan de gestión documental para tu empresa que incluya las mejores estrategias para organizar, resguardar y proteger tus archivos. En este artículo te explicaremos más al respecto.

 

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¿Por qué es importante la asesoría para la gestión documental?

La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.

A través de la asesoría tu empresa recibe toda la información necesaria para ejecutar con éxito la gestión documental de la organización. Esta es efectuada por personal altamente calificado que pueden evaluar cuáles podrían ser los métodos adecuados para que el trabajo se realice correctamente.

 

¿Cómo se lleva a cabo?

  • Recopilación de documentación institucional de la entidad.
  • Levantamiento de información, identificando los lugares de almacenamiento de archivos, mediciones de archivo y de gestión y central.
  • Validación de la normatividad que aplica para la entidad, dependiendo si es pública o privada.
  • Evaluación de una muestra real de los documentos.
  • Evaluación de las condiciones medioambientales.
  • Planteamiento de conclusiones.
  • Recomendaciones
  • Informe final.

Una recomendación que suelen ofrecer los asesores consiste en la custodia de los documentos relevantes en un determinado espacio, siendo la mejor opción las compañías especializadas que ofrecen el servicio de custodia de archivos. A estos espacios sólo tendrían acceso las personas que la empresa autorice, ya sea solo el presidente, la junta directiva, entre otros. De esta manera los archivos estarán seguros, mejor organizados y protegidos contra cualquier accidente o catástrofe natural.

También es indispensable que los documentos se digitalicen y así, siempre podrás tener un resguardo de los archivos, al cual se podría acceder desde cualquier dispositivo que cuente con las debidas autorizaciones.

 

¿Por qué son importantes los diagnósticos para la gestión documental?

La manipulación de los procesos archivísticos es una responsabilidad de suma importancia para la empresa, por lo que realizarla correctamente garantizará una ejecución segura y eficaz de la gestión documental.

 

Ventajas de las asesorías y diagnósticos para la gestión documental:

 

Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental

  • Categorización de manera detallada de los documentos.
  • Simplificación de tareas.
  • Disminución significativa del margen de error.
  • Incrementar el rendimiento y eficiencia de la gestión documental.
  • Mayor seguridad para los documentos de la organización.

 

Fallas significativas

Es importante hacer énfasis que una de las principales fallas que se suelen cometer las empresas que no han sido asesoradas en temas de gestión documental, consiste en que suelen desechar documentos antiguos que tienen que ver directamente con la legislación tributaria (pago de impuestos, tasas y contribuciones), y esto se traduce en la pérdida de documentos relevantes.  Cabe destacar, que cuando esto sucede, y la DIAN llega a ordenar una fiscalización, la empresa se verá envuelta en una situación en la que no podrá demostrar que cumplió con sus obligaciones fiscales, y podría imputársele una multa elevada. Este es solo un ejemplo de numerosas situaciones que pueden ocurrir por no tener una correcta estrategia de gestión documental.

Una vez más, se hace énfasis en que la gestión documental te permitirá que los archivos de tu empresa puedan ser resguardados en ubicaciones estratégicas y organizados por categorías y tipos, evitando así las pérdida o daño de cualquier documento. Esto con el objetivo de que la compañía pueda hacer uso de ellos cuando la situación lo amerite.

Si las organizaciones no invierten en asesoría o diagnósticos, podrían cometer grandes errores durante la gestión documental, y eso puede traer como consecuencia que muchos archivos puedan extraviarse, dañarse o introducirse en espacios que son fácilmente manipulables para todo el público.

 

Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.

 

Como hemos podido observar, la asesoría y diagnósticos son necesarios si una organización desea ejecutar con éxito la gestión documental. Al mismo tiempo, le permitirá a la empresa ahorrarse serios problemas con las autoridades gubernamentales, ya que tendrán a la mano todos los documentos necesarios para hacer frente a las eventualidades presentadas, y en este orden de ideas, las asesorías y diagnóstico te permiten ejecutar dicha gestión documental de la forma más profesional posible, teniendo un control al detalle de todo lo relacionado con la información recibida, su destino y disposición final.

 

Gestión Documental

Teletrabajo: Cómo darle continuidad a tu negocio, a través de la disponibilidad de los documentos

Desde la llegada del COVID-19 al país numerosas empresas han tenido que clausurar sus actividades presenciales como medida para combatir la pandemia. Es por ello que, determinadas organizaciones se han visto en la necesidad de adaptarse al teletrabajo como una solución para continuar con sus respectivas labores. Es importante destacar que, la clave de la eficacia en el teletrabajo es la gestión de documentos, a continuación, te contaremos más al respecto.

 

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¿Qué es el Teletrabajo?

El teletrabajo es en esencia, trabajo a distancia, en otras palabras, permite la realización de las actividades laborales desde cualquier ubicación geográfica. Cabe destacar que, en los últimos 20 años, el teletrabajo, ha pasado por un proceso de evolución gradual que poco a poco han venido incorporando las profesiones y algunas empresas de todas partes del mundo; sin embargo, en el contexto del COVID-19, se ha convertido en la mejor solución para que las empresas sigan operando sin que sus empleados se expongan a salir de su hogar y contagiarse.

Así mismo, es importante mencionar que el teletrabajo les permite a las empresas dejar de invertir dinero en espacios para que sus empleados trabajen, ejecuten reuniones, e incluso, almacenen documentos. En este orden de ideas, la gestión documental le permite a cualquier empresa almacenar en bóvedas de seguridad los documentos más relevantes sin tener que pagar altas cuotas mensuales por el arriendo de sus oficinas, y también les da la oportunidad de almacenar sus documentos de manera digital, así los empleados, sin importar cuál sea la ubicación donde se encuentren, pueden acceder a ellos para darle continuidad a sus labores de manera mucho más rápida y organizada.

 

¿Por qué la gestión documental?

Toda compañía que genere archivos en papel requiere de la implementación de un sistema de gestión documental, para evitar inconvenientes a la hora de ubicar documentos.

La optimización de archivos, desde su origen hasta la disposición final, garantiza su correcta conservación, por lo que las aplicaciones de estrategias de gestión ayudan a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

La gestión documental hoy es más necesaria que nunca por el actual panorama laboral que ha impuesto la pandemia. Si necesitas desocupar tu oficina, la gestión documental te permite organizar, custodiar y almacenar todos tus archivos.

 

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan en el interior de la empresa.

 

Algunas de las ventajas que ofrece la digitalización de los documentos son:

 

  1. No es necesario preocuparse por la seguridad de los datos

Evita la pérdida de registros ya que todos los archivos estarán seguros en un servidor documental central. Atrás quedaron los días en que tenías que abrir tu archivador y buscar documentos a la izquierda, a la derecha y al centro. Ahora puedes encontrarlos fácilmente y categorizados en tus documentos digitalizados.

 

  1. Más ahorro de tiempo

Evita cualquier pérdida de tiempo, ya que varias personas pueden recuperar los documentos de diferentes lugares y departamentos en caso de pérdidas.

Los documentos son recuperados inmediatamente por la persona que utiliza el software, que busca la información en caso de digitalización del documento. Ahorra mucho tiempo y esfuerzo que puede convertirse en algo más productivo.

 

  1. Seguridad mejorada

 

El acceso a la información y los documentos se mantiene de forma segura y estructurada. Tienes el control para definir los diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión de documentos.

Es una de las razones más importantes para optar por los servicios de digitalización de documentos.

 

  1. Mejor control de calidad

El control de cambios de los documentos y el control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos, permite cambios fáciles sin gastar dinero en papel. Por lo tanto, esto también ayuda a mantener un entorno ecológico.

 

  1. Fácil colaboración

La colaboración mejorada entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación es más fácil en el caso de la digitalización. Los archivos que contienen documentos en papel no tienen que pasarse o transferirse entre colegas o solamente en el lugar de trabajo.

Es importante mencionar que el espacio de la nube es ilimitado, es decir, se puede resguardar toda la información que desea la empresa. Eso significa que la organización ya no tendrá que preocuparse todos los años de invertir dinero en nuevos establecimientos para ubicar los archivos.

Al mismo tiempo, la documentación puede ser dividida por categorías, por ejemplo, se puede destinar una determinada pestaña para introducir archivos legales de corte tributario en donde se muestre como ha sido el desempeño de la empresa en materia fiscal. Otro para los expedientes administrativos laborales en donde aparezcan los nombres, apellidos, documentos de identidad, fecha de ingreso, cargo y fecha de salida (en caso de que ya no trabaje en la empresa). Y lo mismo con otros papeles de distintas índoles.

 

No te pierdas las 10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico.

 

Como hemos visto, la era digital llegó para quedarse, y será necesario que todas las empresas incorporen la gestión documental a los mecanismos tecnológicos e informáticos si desean seguir manteniendo elevadas tasas de productividad. De lo contrario, tendrán que hacer mayores inversiones monetarias en cuanto a recursos se refiere y su rendimiento laboral decaerá a grados agigantados. Lo que traerá como consecuencia que no puedan seguir sosteniéndose en el mercado.

 

Gestión Documental

3 consejos para manejar las historias laborales en tu empresa

Dentro de la gestión documental de cada empresa uno de los documentos que se deben guardar con mayor cuidado son los historiales laborales de cada uno de los empleados, estos son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que un empleado ha sostenido con su empleador. Así mismo, se han creado con la finalidad de facilitar la gestión de la vida laboral de cada uno de los trabajadores y servir como memoria. Su mala gestión podría afectar a cualquier persona de manera tan significativa como para verse en riesgo el cobro de su pensión, jubilación, entre otras cosas.

Cabe destacar que en medio de la cuarentena impuesta por el Gobierno Nacional para evitar la expansión del COVID-19 todas las empresas han cambiado por completo su metodología de trabajo, implementando ya sea el teletrabajo, rotando el horario del personal para que las oficinas no se colapsen, reduciendo las horas de trabajo, entre otras cosas. Ante esto, ahora más que nunca es indispensable tener una correcta gestión de estos registros que complementarán la historia laboral de cada uno de tus empleados. En este orden de ideas, en este artículo te explicamos cómo puedes manejar las historias laborales en tu empresa.

 

Si deseas trasladar tu oficina a un ambiente digital y necesitas un servicio de custodia de documentos, estos es lo que debes tener en cuenta.

 

Información laboral de nómina

La información laboral de nómina son todos aquellos documentos que se generan durante la relación laboral de cada empleado, los cuales identifican información como entidades a las cuales se encuentra afiliado, los pagos, entre otras cosas. A continuación, te mencionamos cada uno de esos documentos:

  • Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
  • Aportes a la administradora de cesantías
  • Aportes voluntarios a pensión
  • Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL, etc.)
  • Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
  • Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
  • Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc.)
  • Relación de descuentos
  • Horas extras
  • Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
  • Contrato de trabajo
  • Reporte de accidentes de trabajo
  • Certificaciones de estudio
  • Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
  • Certificados de capacitación
  • Certificados de incapacidad de personal
  • Certificados de incapacidad total o parcial
  • Certificados laborales
  • Copia de libreta militar (cuando se requiera)
  • Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
  • Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
  • Formato de afiliación de seguridad social
  • Hoja de vida
  • Fotocopia del documento de identidad
  • Fotografía (opcional)
  • Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
  • Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
  • Permisos
  • Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
  • Ascensos
  • Sanciones disciplinarias
  • Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
  • Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)

Cabe destacar que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

 

Buen Manejo de las historias laborales

 

La flexibilidad de la jornada laboral con ocasión al COVID-19

El Ministerio del Trabajo, a través de las circulares 0021 y 0033 de 2020, determinó que una las medidas de protección del empleo con ocasión del estado de emergencia por el COVID-19 es la flexibilización de la jornada laboral.

El artículo 161 del CST,  establece que la jornada diaria podrá tener como mínimo cuatro (4) y máximo diez (10) horas diarias, siempre que no se excedan las 48 horas semanales.

El artículo 160 del CST establece que el trabajo diurno es el que se lleva a cabo entre las 6:00 a. m. y las 9:00 p. m. Y el trabajo nocturno es aquel que se realiza entre las 9:00 p. m. y las 6:00 a. m. del día siguiente. Es de tener en cuenta que cuando el trabajo es nocturno debe pagarse un recargo del 35 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.

Además, la ley permite que la jornada laboral se implemente por turnos, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Cabe destacar la importancia de llevar registro de cada una de las modificaciones que durante la pandemia se le puedan realizar al salario, horario o contrato de los empleados, en este orden de ideas te indicamos tres consejos para gestionar las historias laborales en tu empresa de la manera correcta:

 

Práctica 1: Organizar para optimizar

Aquí hay algunos consejos para lograr una organización de documentos adecuada del historial laboral y optimizar la eficiencia y los beneficios de su sistema de gestión de documentos.

  • Etiquete y categorice de manera integral: Tenga presente que, a mayor información, más fácil será la gestión y búsqueda de la información. Las etiquetas comunes incluyen fechas (inicial, final), nombres de los empleados, identificación, tipos de documentos, entre otros.
  • Sea coherente: Sus etiquetas y categorías deben ser coherentes de un documento a otro para que pueda darse cuenta de cualquier detalle y para que la búsqueda de estas sea mucho más fácil.

 

Práctica 2: Escaneo

El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo, puesto que al contratar una empresa esta puede ser tu aliada en la implementación del sistema de gestión digital para proteger, preservar y digitalizar tus documentos.

 

Práctica 3: Definir y compartir procesos y protocolos

Aquí hay algunos consejos para garantizar que la incorporación y el uso de su nuevo sistema de gestión de documentos se mantenga constante desde el principio.

  • Equipo de incorporación y Manejo: Asigna un equipo para administrar la entrada y manejo de estos documentos, restringiendo el acceso y manteniendo la seguridad y confidencialidad de la información.
  • Comparta protocolos y documentos de proceso: Publique protocolos y documentación de proceso para que el resto de su organización los adopte y comience a usar.
  • Documentos del proceso de actualización: Incluso su equipo de incorporación experto probablemente no va a hacer todo bien inicialmente. Y definitivamente debe esperar aprender y ajustar a medida que avanza, así que asegúrese de pensar en su protocolo y procesar documentos como seres vivos que cambian con el tiempo.

 

Conoce la importancia de un software de gestión documental.

 

Como hemos visto, los documentos dentro de las empresas son mucho más que hojas de papel, son las bases de la misma, y en medio de la crisis social y económica que se vive por la pandemia, contar con un sistema que te ayude a preservar y cuidar tus documentos, en especial los de tus empleados, te ayudará a mantener el control y el orden en medio de todo el caos que se vive en el mundo entero.

 

Gestión Documental

¿Por qué gestionar tus facturas electrónicas en tiempos de COVID-19?

Uno de los aspectos más importantes para la gestión de cualquier negocio, grande o pequeño, privado o corporativo, es la facturación. Sin facturación, el flujo de caja decaerá y el negocio colapsará.

Las facturas, tanto recibidas como emitidas, son las que indican de manera detallada y concisa los gastos e ingresos de tu empresa, es decir que son las bases y cimientos de toda tu información contable. Ante esto, las facturas son un documento indispensable para preparar tanto la liquidación del IVA como el Impuesto Sobre la Renta. Su correcta gestión será lo que determine la liquidez de tu empresa y será el indicativo de solvencia de tu negocio. Aunque evidentemente la gran mayoría de las PYMES en el país conocen la importancia de la facturación, este proceso se ha tenido que reinventar en medio de la pandemia del COVID-19 para gestionarse de la manera más indicada con la implementación de la facturación electrónica, en este artículo te contaremos más al respecto, no te lo pierdas.

 

Te explicamos por qué tener un inventario documental.

 

Gestión documental

La globalización significa que los lugares de trabajo están cada vez más dispersos geográficamente y con la llegada del COVID-19 esto se ha terminado de convertir en una realidad. Esto significa que los documentos también son utilizados más que nunca por personas en diferentes ubicaciones para comunicarse y colaborar.

Si tu almacenamiento e indexación están mal organizados, los documentos se volverán inútiles porque son casi imposibles de encontrar. En especial, documentos tan relevantes como lo son las facturas.

Los resultados de una gestión deficiente de los documentos pueden conducir a una pérdida de tiempo significativa.

 

Avance necesario

En el año 2019 empezó a regir la facturación electrónica con validación previa en Colombia. No obstante, a partir del 2020 este proceso se aceleró, todas las empresas deberán ir implementando esta metodología de manera gradual siguiendo un cronograma establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cabe destacar que dicha transición más que nunca se ha vuelto indispensable teniendo en cuenta la coyuntura que vive el país donde el aislamiento social y los períodos de cuarentena marcan la nueva normalidad y notablemente dificultan el esquema tradicional de facturación.

 

Renovación

Cabe mencionar que según la ley 2010 del 2019 las empresas cuentan con tres opciones para implementar la facturación electrónica: integrando una solución tecnológica propia, usando el servicio electrónico de la DIAN o contactando un proveedor tecnológico.

Ante esto las empresas han buscado la forma de renovar sus procesos con la ayuda de especialistas en gestión documental y hoy más que nunca buscan renovar su gestión con el fin de mitigar los efectos negativos de la crisis por el COVID-19 en los mercados, y reducir de esta forma sus costes operativos y laborales, del mismo modo ordenar y reducir su capacidad productiva.

En estas circunstancias está siendo clave la gestión de documentación electrónica, ya que está disminuyendo la realización de actividades de manera personal y  está creciendo el intercambio electrónico de documentos y otros datos entre empresas, requeridos por las diversas operaciones llevadas a cabo a lo largo de la cadena de suministro, y de esta forma cada uno de los empleados podrá trabajar en medio del confinamiento dentro de sus hogares sin que se vea afectada su productividad  por falta de un sistema de gestión documental que les permita trabajar eficazmente de manera remota.

 

Beneficios de gestionar tus documentos de facturación

 

1. Ahorra tiempo

Con la facturación electrónica se eliminan muchos pasos innecesarios del proceso de facturación. Tanto tú como tu cliente pueden ahorrar tiempo utilizando el software de facturación electrónica en línea.

 

2. Reduce costos

Con la facturación electrónica, no tienes que pagar por el papel ni por las tarifas de mensajería. Concéntrate en otras tareas de valor agregado en su lugar. Todos sabemos que el tiempo es dinero.

 

3. Reduce los errores

Al minimizar la entrada manual y aumentar la automatización, se reducen los errores centrales y los errores tipográficos. No tienes que preocuparte de que tu factura se pierda en el correo.

 

4. Un mayor grado de control e información sobre el proceso de facturación

Si utilizas un software de facturación en línea, todo se guarda en una plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar en cualquier dispositivo.

 

Conoce cómo realizar la custodia de documentos digitales.

 

Como hemos visto son más de una las razones por las cuales las empresas ya están dando el salto a las soluciones digitales en este nuevo inicio de era que, aunque ha traído consigo una pandemia mundial, ha demostrado cómo la humanidad y en especial tu empresa puede adaptarse y beneficiarse de las nuevas tecnologías que no solo le permitirán gestionar sus trabajos mientras el COVID-19 queda en la historia, sino que te permitirán contar con procesos más automatizados y seguros en el futuro.

 

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