Digitalización de documentos: puntos a tener en cuenta

La digitalización de documentos es un procedimiento que contribuye en gran medida a aumentar los índices de efectividad y automatización de las actividades que se desarrollan al interior de la empresa. Es por lo anterior que queremos compartirte algunos requisitos expuestos por el Archivo General de la Nación AGN. Presta atención.

Como lo hemos mencionado en artículos anteriores, la digitalización de documentos es todo lo que enmarca el proceso de conversión de la información de formato análogo a binario. Dicha conversión permite no solo disminuir el espacio de almacenamiento, sino que también ayuda a la reducción del uso del papel, así como el mantener el control de todos los documentos producidos y recibidos al interior de la entidad. Pensando en la relevancia organizacional que presenta dicha actividad, el Archivo General de la Nación dio a conocer los requisitos básicos para la digitalización. Así que toma nota, porque a continuación te los daremos a conocer.

Alistamiento

En este punto se lleva a cabo la preparación de la información, así como el manejo que se le dará. Para ello:

 

  • Se debe registrar en la base de datos correspondiente, el inventario de cada uno de los expedientes, con su respectivo metadatos, el cual debe estar directamente relacionado con cada serie documental.
  • Verificar la foliación del expediente.
  • Quitar los dobleces y aquellos materiales que no hacen parte de la documentación.
  • Realizar la descontaminación biológica de los expedientes que presenten contaminación biológica activa.
  • Eliminar todo elemento o material metálico.
  • Unir aquellas rasgaduras o fragmentos que no superen los 10 cm de largo. En caso de que el deterioro sea mucho más grave, se deberá realizar una fotocopia para ser utilizada en el escáner.
  • En caso de requerirse, se hará uso de cinta mágica para primeros auxilios en la cara posterior del documento.

Captura

Es cuando se procede a realizar la conversión de formato. Es decir, el punto de acción para digitalizar documentos, para ello se deberá:

 

  • Para la correcta digitalización se hará uso de un escáner automático con resolución de 200 dpi a 600 dpi.
  • Se hará uso de la escala de grises en todos los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en matriz de punto o impresos sobre papeles de colores.
  • Se escaneará a color cuando la documentación posea información relevante en colores, como lo son los mapas.
  • Para documentos con características heterogéneas se podrá hacer uso de la profundidad, teniendo en cuenta el tipo de documento.

Identificación

Aquí se le realiza la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, series y subseries a todo proveedor.

Control de calidad

Se verifica la correcta ejecución de la digitalización de los documentos, con el fin de dar el visto bueno de la calidad de las imágenes, para ello:

 

  • La persona capacitada realizará el control de calidad con el fin de garantizar su legibilidad e integridad.
  • El documento deberá ser legible en su totalidad en un tamaño de 100% en el monitor.
  • Para fines de difusión, se podrá hacer uso de procesos de compresión de tamaño para las imágenes.
  • Debe haber una exactitud dimensional a comparación con el documento en papel.
  • No debe haber manchas generadas en el escáner, las cuales afecte la legibilidad del documento.

Las imágenes no deberán estar torcidas, su orientación debe ser para la lectura y no debe tener problemas de foco.

Almacenamiento

Dependiendo el software de gestión documental, la persona encargada deberá cargar todas las imágenes y metadatos con la información referencial.

Tiempo de ejecución

Siempre se debe definir un tiempo estimado para la realización de la digitalización de documentos a fin de cumplir metas.

Metadatos

La información contenida en las imágenes hace parte de una serie de bases de datos que se clasifican según su serie documental, por lo tanto:

 

  • Deben incluirse entre 2 a 10 metadatos descriptivos.
  • Se deben mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Recuerda, el manejar correctamente la información es el garantizar el desarrollo y el avance continuo de los procesos empresariales. La digitalización trae consigo muchas ventajas para las actividades laborales, así que préstale atención a la forma en la que se maneja en tu empresa.

 

Si deseas mayor información, no dudes en contactar profesionales.

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La importancia de digitalizar documentos en una era virtualizada

Una empresa cuando ingresa al mundo virtual, está más cerca de alcanzar un mejor posicionamiento en temas afines a la automatización de actividades y a la optimización de procesos relacionados enteramente al manejo de la información. Una de las formas más eficaces desde la gestión documental es la digitalización de documentos. ¿Cómo se lleva a cabo y qué ventajas representa para tu empresa? Son las dudas que te disiparemos más adelante, así que toma nota.

La llegada, fortalecimiento y masificación de internet ha contribuido al avance y desarrollo de la manera en la que vemos, nos informamos e interactuamos con el mundo; de este modo, varias tareas y deberes que antes eran realizados de manera manual, han evolucionado hasta ser desarrollados totalmente a través de plataformas virtuales. Un ejemplo de esto, es el manejo de la información recibida y producida por las empresas, la cual es el foco del proceso conocido como digitalización de documentos que, como lo hemos mencionado en artículos anteriores, permite la migración de la información física a un código binario.

Te puede interesar: ¿Qué es un gestor documental?

¿Qué representa este proceso para tu empresa?

Bien, la información es la base fundamental de cada actividad empresarial y organizacional, por lo que buscar métodos para salvaguardarla de la mejor manera no solo le permite a los trabajadores y usuarios controlar lo producido, sino que también les ayuda a mantener altos estándares de seguridad para con los datos. Lo anterior gracias a una de las actividades propias de la gestión documental: digitalizar documentos.

 

La digitalización es un procedimiento que se lleva a cabo en las empresas con el fin de:

 

  • Disminuir el uso de almacenamiento físico.
  • Liberar espacio material.
  • Ahorrar en el tiempo de consulta de la información.
  • Optimizar registros y administraciones documentales.
  • Garantizar la seguridad por medio de copias de seguridad.
  • Controlar el acceso a la información.
  • Verificar la edición de datos.
  • Categorizar la información de acuerdo al área a la que pertenece, en servidores específicos.

 

Así pues, digitalizar documentos le permite a tu empresa a mantener un sistema optimizado y regulado con el fin de mejorar las capacidades de almacenamiento, custodia y tratamiento de la información. A esto se le acuña la idea de facilidad de acceso a los datos contenidos en servidores, lo que agiliza las tareas propias de la empresa.

 

Cuando un documento es digitalizado, se le está dando el visto bueno a la evolución empresarial.

Plus:

Digitalizar documentos permite el control y la seguridad de la información, pero el factor más determinante está enfocado en su acceso. Cuando un documento está en físico no puede ser utilizado por varias personas al mismo tiempo, lo que hace que algunas tareas tengan que esperar. De igual modo, no puedes acceder a él a todo momento y desde cualquier parte. Con la digitalización el acceso es total (claro, si tienes el permiso de usuario) puedes no solo encontrar documentos fácilmente, sino que también editarlo, revisarlo y eliminarlo fácilmente.

Una empresa pensada desde la evolución digital, es una empresa en constante crecimiento, por ello indaga sobre formas en las que puedes implementar este tipo de métodos y sus beneficios.

Recuerda que tus documentos son las raíces de tus actividades, por lo que el contacto con profesionales permite la diferencia.

 

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En ATS Gestión Documental te ofrecemos salidas eficaces para la disposición de tus documentos.

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Gestión documental y el almacenamiento en la nube ¿son los mismo?

Dentro de los procedimientos de almacenamiento documental, podemos encontrar sistemas y métodos para llevar a cabo la óptima administración de la información y de los datos contenidos en ella. Sin embargo, existen conflictos terminológicos en cuanto al significado e importancia de la gestión documental y el almacenamiento en la nube. ¿Son lo mismo, son diferentes? Te lo contaremos a continuación.

Como lo hemos mencionado en artículos anteriores, la gestión documental es el procedimiento en el que se administra la información por medio de un análisis optimizado y eficaz del contexto productivo de la empresa, teniendo esto en cuenta, la gestión es entonces la manera en la que se determina el estado documental de cualquier entidad, con el fin de establecer los posibles tratamientos de su información, así como las estrategias para maximizar su productividad automatizada.

Por su parte, el almacenamiento en la nube o cloud storage, va de la mano con la digitalización de documentos, siendo de todas maneras, un procedimiento completamente independiente. ¿Por qué? Sencillo, el almacenamiento en la nube hace referencia a la custodia y administración de información de un modo netamente virtual.

Para ejecutar lo anterior, es necesario que los documentos hayan pasado primeramente por una revisión y análisis, con el fin de aprobar su digitalización, de esta forma, por medio del uso de redes de computadoras y de servidores optimizados, se procede a su almacenamiento online, para luego ser consultados y modificados por los usuarios autorizados a través de una matriz de archivo.

 

Entonces, ¿en qué se diferencian?

 

La confusión central en cuando a la ejecución de actividades, se encuentra relacionada a la jerarquización dentro de los procesos establecidos para el almacenamiento documental. Lo anterior quiere decir que, la gestión documental no está en el mismo nivel que el almacenamiento en la nube, puesto que de la gestión parte el resto de procesos, en los cuales se encuentra, entre otros, el almacenamiento virtualizado.

 

De esta manera, sin la revisión, planeación y administración ofrecida desde la gestión documental, no se podrían llevar a cabo procesos de digitalización, por lo tanto, no sería posible ejecutar un sistema de almacenamiento documental optimizado en pro del ahorro de recursos físicos y materiales, así como del tiempo de producción de los empleados y usuarios.

 

Es de este modo que, como eje fundamental de todo lo que conlleva la gestión documental, el almacenamiento en la nube vendría siendo tan solo uno de los múltiples servicios que de dicha administración se puede derivar.

 

Recuerda la gestión documental aporta en:

 

  • Almacenamiento ordenado según los resultados que arroje los análisis de caso.
  • Custodia eficiente de documentos.
  • Depuración documental, pensada en la eficacia de los procedimientos.
  • Organización y categorización de información realizada de manera eficiente.
  • Revisión del nivel de producción documental de la empresa.
  • Coordinación de procesos de almacenamiento documental.

 

Por su parte el almacenamiento en la nube permite:

 

  • Liberación del espacio físico y material de almacenamiento interno, a partir de un análisis previo.
  • Acceso seguro y eficiente a la información, desde cualquier ubicación y a cualquier hora.
  • Protección total de información.
  • Facilidad de alojamiento.

Como puedes darte cuenta, aunque ambos conceptos se enfoquen en establecer un correcto almacenamiento documental, uno es la consecuencia del otro. No olvides que, la gestión es el centro de las actividades propias de la administración, y el almacenamiento en la nube, es solo una de las maneras de administrar cierta información.

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En ATS Gestión Documental, estamos para brindarte la mejor asesoría en cuanto a la administración de tus documentos empresariales.

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¿Qué es un gestor documental?

La gestión documental ofrece estrategias que permiten repensar y diagnosticar el manejo de la información al interior de las empresas, una de estas formas es lo que conocemos como la digitalización de los documentos. ¿Sabías que este proceso no es posible sin la ayuda de un gestor documental? Pues bien, sigue leyendo y descubre qué es y para qué sirve.

Estamos en el boom de la era digital, a diario vemos como la virtualidad se va haciendo presente en casi todos los aspectos empresariales y organizacionales. En este panorama podemos notar como la gestión documental no está exenta de ello, y un ejemplo cercano es lo concerniente a la digitalización de los documentos.

La digitalización hace referencia a la migración de la información desde el papel hasta un formato electrónico. Generalmente se hace uso de esta metodología cuando:

 

  • Se desea liberar espacio en el almacenamiento interno de la empresa.
  • Existe la necesidad de salvaguardar información a través del tiempo.
  • Se requiere automatizar tareas y procesos propios de la estructura organizacional.

 

Todo lo anterior solo es posible por medio del uso de los gestores documentales.

 

En la gestión documental podemos encontrar múltiples salidas y estrategias, pues bien, el gestor documental es el facilitador, el puente de ese proceso. En sí, es considerado como un sistema que permite la planeación, integración y acceso a los documentos. El gestor se convierte entonces, en la base que permite al usuario categorizar y organizar la información que ha de ser digitalizada. Es decir, son sistemas de apoyo para la gestión, los cuales se encargan de la administración de los documentos y archivos digitales.

 

Para poder implementar un sistema gestión documental es necesario tener en cuenta lo siguiente:

 

  1. Establecer los procesos: antes de efectuar cualquier sistema de gestión documental, es necesario realizar un análisis del organigrama interno, de la producción documental y del tratamiento que se le ha dado a la misma a lo largo del tiempo.Para la ejecución de este punto se debe determinar la o las fases a elaborar, los tiempos para las mismas y los procedimientos a seguir una vez haya concluido el análisis.

 

  1. Selección de la documentación: una de las ventajas a la hora de implementar un gestor documental, está relacionada con la revisión de la información, ya que se ejecuta una verificación de los documentos a tal nivel, que se abre la oportunidad para la depuración de aquellos que no son necesarios en ninguno de los archivos.Recuerda, si deseas que el proceso de digitalización se haga de manera óptima, es necesario verificar por medio de las Tablas de Retención y de Valoración Documental, el nivel de prioridad y su estado en el ciclo de vida.

 

  1. Personalización del gestor: sin duda en la gestión documental, el uso de un gestor determina un aumento considerable en la eficacia y la eficiencia de los procesos, sin embargo es necesario tener en cuenta las necesidades no solo documentales sino que también empresariales, ya que algunas de las funcionalidades del gestor no serán requeridas. Es decir, no es lo mismo una empresa que solo necesita archivar documentos de texto, a una que requiera la administración de documentos multimedia o imágenes.

 

  1. Digitalización de la información: en este punto es necesaria la evaluación de los documentos y el formato que se requiere para su digitalización, por lo que para evitar errores en necesario contratar los servicios profesionales de gestión documental. Ten presente que, si la información no es migrada exitosamente, a futuro la consulta se verá obstaculizada, haciendo que se pierda información valiosa.

 

  1. Ejecución del metadatos: los metadatos son las etiquetas de búsqueda que aportan información sobre el documento y su ubicación dentro de la matriz de archivo. Este paso es de suma importancia, ya que permitirá reconocer la legalidad de los procesos y su control, desde la descripción necesaria de sus propiedades.

 

  1. Destrucción del archivo físico: como lo dijimos anteriormente, una de las ventajas de la implementación de un gestor documental, es el verificar qué documentos pueden ser depurados en el archivo físico. Ten presente que para la realización de este punto, requieres la verificación de la copia de seguridad digital que se ha creado en el gestor y el nivel de prioridad del documento para los procesos empresariales.

 

Los documentos y la información narran desde su creación hasta su eliminación la historia de toda entidad, por lo que un correcto manejo y control permite la evolución y la mejora constante, de este modo la digitalización se convierte en una mano derecha para las empresas y para los sistemas de gestión documental.

No olvides que la digitalización de documentos y la ejecución de la gestión, permite el uso y la incentivación a una cultura de cero papel en los trámites propios de las organizaciones.

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En ATS Gestión Documental te brindamos asesorías confiables y completas en pro del manejo integral de tu información.

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¿Por qué la gestión documental es importante para tu empresa?

La gestión documental abarca cientos de conflictos que se pueden presentar al interior de una empresa, en relación al manejo y producción de la documentación. Aunque su implementación se ha popularizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual, muchas empresas privadas se han dejado cautivar lentamente. A continuación te contaremos esos puntos que hacen de la gestión documental un proceso necesario para tu empresa.

Tal vez has escuchado demasiado sobre la importancia de la gestión documental, se habla mucho de las normas que la rigen y de los servicios que ofrece, pero a veces todas esas definiciones se quedan cortas o son inentendibles para aquellos que no hacen parte del gremio. Pensando en esos vacíos hemos decidido ayudarte a entender este escalón a la optimización empresarial.

Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo y control de la documentación producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas, memorandos, estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se almacenen de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones necesarias y por un tiempo prudente.

 

¿Qué permite la gestión documental? Sencillo, la gestión es la base fundamental que por medio del análisis organizacional de cada empresa, determina las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la información, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control automatizado de la misma.

Dentro de esta serie de estrategias se tienen en cuenta aspectos importantes como la relevancia del documento para las actividades de la empresa, el tiempo requerido para el almacenamiento de la información y las categorías a la que ésta hace referencia.

 

En sí, la gestión documental hace una revisión de pies a cabeza de toda la empresa, identificando puntos a mejorar y estableciendo normas lógicas y normalizadas para el manejo de los datos a lo largo del tiempo.

 

La idea central de la gestión documental se centra en el éxito de las estrategias y su correcta ejecución por parte de cada uno de los usuarios. Aunque las empresas profesionales que ofrecemos estos servicios nos encargamos de toda la ejecución y la producción, siempre es importante que los usuarios y empleados se mantengan en una constante y total asesoría. Pongamos un ejemplo:

 

Deseas lucir un cuerpo esbelto pero no sabes cómo lograrlo, consultas a un nutricionista y empiezas a ir al gimnasio. El nutricionista te da todas las bases para que empieces a implementar una dieta balanceada, y el instructor del gimnasio te guía para que sigas una serie de rutinas que te ayudarán a cumplir con tu objetivo.

 

Después de unos meses de constante disciplina de tu parte, tanto el nutricionista como el instructor te dicen que ya no es necesario su acompañamiento, y que estás en total libertad y responsabilidad de seguir con todo lo que aprendiste durante ese tiempo.

 

Aquí tienes dos opciones: o sigues con las rutinas que te enseñaron y con las que viste resultados favorables, o simplemente ejecutas lo que crees prudente y en los tiempos en los que desees.

 

Si optas por la segunda opción empezarás a notar como los cambios que viste al inicio de tu tratamiento, ya no son igual de constantes y como poco a poco lo que alcanzaste con esfuerzo se va esfumando. En cambio, si sigues la primera opción, notarás como el sistema va funcionando hasta que se convierte en un hábito de vida que te ayudará no solo a verte bien, sino que a sentirte mucho mejor.

 

Pues bien, eso mismo ocurre con la gestión documental. Si tus empleados conocen y respetan las normas planteadas por los profesionales para mantener la gestión funcionando, la estrategia marchará sobre ruedas a tal punto que todos sabrán de qué manera crear los documentos, cómo archivarlos y cómo clasificarlos. De este modo la gestión documental se convierte en una norma empresarial y así mismo en un hábito que se mantendrá con los años.

 

Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa:

 

  • Ahorrar gastos.
  • Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.
  • Mejorar la productividad.
  • Mejorar el acceso a la información.
  • Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
  • Liberar espacio innecesario de almacenamiento.

 

Ten en cuenta, los documentos y la información son la columna vertebral de toda empresa, si deseas una mejoría y un desarrollo garantizado, préstale atención a la manera en la que administras tus datos.

Si deseas mayor información sobre los procesos de gestión documental no dudes en contactarnos.

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Aprende el proceso de gestión documental para archivos electrónicos

La digitalización de la información cada vez adquiere mayor protagonismo, y no es para menos, ya que esto permite un mayor manejo de los documentos, garantizando su seguridad y control. La gestión documental y de archivos electrónicos sin duda está en auge gracias a las ventajas que ofrece en cuanto a la automatización de procesos y a la optimización de los deberes empresariales, en pro del manejo de la información. Así que presta atención y toma nota, porque te vamos a explicar en qué consiste esta estrategia de mejoramiento organizacional.

En artículos anteriores hemos mencionado la importancia y las ventajas que tiene la digitalización de documentos en los procesos de gestión documental, hemos mencionado los tipos de archivos físicos y la manera en la que estos se deben administrar; en esta ocasión vamos a enfocarnos entonces en los archivos electrónicos, los cuales son la base de la digitalización y de la administración de documentos en la nube.

Muchas veces se comete el error de pensar que los documentos electrónicos no son de tanta importancia, y que simplemente son remitidos a matrices ubicadas en un disco duro o servidor. Lo anterior solo permite crear una idea errónea del proceso de gestión documental y de archivo, ya que esto suscita a una falta de seguimiento a la información, anulando el principio de control que la actividad misma merece. Así pues, ¿cómo se lleva a cabo la correcta gestión de archivos electrónicos?

 

Bien, inicialmente es necesario que retomemos el concepto de archivo:

 

Como lo mencionamos en nuestro artículo ¿Qué se conoce como archivo en la gestión documental?, nos dimos cuenta que dicho concepto puede ser utilizado de diversas maneras, haciendo en su mayoría énfasis en la acción y al lugar en el que se almacenan y salvaguardan los documentos, los cuales deben ser ordenados dependiendo su categoría y tipología, manteniendo así, una serie lógica de identificación.

 

Este principio no solo se basa en los documentos físicos, sino que también en los electrónicos, ya que su única diferencia es el espacio de almacenamiento, pues pasamos de una bodega, a un escenario netamente virtual.

 

Recuerda, en la gestión documental los archivos son la conglomeración de conjuntos documentales que comparten ciertas características que permiten su reconocimiento, ubicación, edición y administración.

 

Ahora bien, ¿los documentos electrónicos requieren de un seguimiento archivístico? La respuesta es sencilla, sí. Hay que tener en cuenta que, aunque la ubicación se encuentre en un espacio virtual, esto no hace que la información contenida en los servidores o discos duros, no tenga relevancia, todo lo contrario. Cuando una empresa decide iniciar un proceso de digitalización de documentos, lo hace pensando en la relevancia de la información, con el fin de garantizar su seguridad y manejo optimizado, es decir, cuando un documento es migrado del formato físico al electrónico, se busca aumentar el ciclo de vida del documento, por lo que su nivel de incidencia en las actividades organizacionales son de importancia. De este modo, si no se lleva a cabo un control adecuado a este tipo de documentos, podríamos estar perdiendo valiosa información con el paso del tiempo.

¿Cuáles son las fases de la gestión documental y de archivo?

La gestión documental enfocada a los archivos electrónicos se compone de tres fases fundamentales, de las cuales se derivan ciertas tareas específicas, dichos pasos a seguir son:

 

  1. Fase de planeación: como siempre lo hemos destacado, lo más importante es la planificación y reconocimiento del flujo de producción documental. En este caso, es necesario reconocer, diagnosticar e identificar la manera en la que archivo se ha de componer, su administración, los documentos que harán parte de él y la estructura categorizada de la información electrónica.Ten en cuenta que la estructura de un documento electrónico debe estar basado en los metadatos a manejar tanto de contenido, como de los procesos administrativos; de igual modo se debe tener presente la tipología del archivo, basado en el análisis inicial.

 

  1. Fase pre archivística: este punto se centra en la producción documental, seguida de la gestión documental y de archivo y su análisis en cuanto a la tramitología que éste representa, lo anterior con el fin de verificar la necesidad de adjuntarlo al archivo.

 

  1. Fase archivística: es la última fase de la gestión de archivo, en ella se establece la organización, valoración y los aspectos de su preservación con el tiempo, es decir, aquí se tiene claro cuáles serán los pasos a seguir en cada aspecto del ciclo de vida de la información.

 

Una vez establecido lo anterior, el documento pasa a ser transferido al expediente y matriz de archivo electrónico, con el fin de que los usuarios que tengan acceso puedan consultarlo y utilizarlo.

 

Como puedes ver la gestión documental y de archivo electrónico es una parte fundamental en el proceso de digitalización, ya que ayuda a determinar el tiempo y tipologías de almacenamiento de la información, con el fin de que se encuentre al alcance de todos los usuarios que lo requieran.

Si necesitas asesoría sobre las estrategias de custodia, gestión documental o digitalización de documentos, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental nos enfocamos en el manejo integral de tu información y de la tu empresa.

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Esto es lo que te puede ofrecer el almacenamiento en la nube

Piénsalo, en un punto de tu vida has hecho uso de alguna plataforma de almacenamiento en la nube, ya sea para descargar, editar o para subir documentos o datos. Se podría decir, en cierto punto, que este tipo de almacenamiento se ha vuelto inherente en las diversas actividades empresariales y personales. Así que, si eres de los que desconfía un poco o se mantiene lejos de este tipo de servicios y plataformas, descuida, porque a continuación te vamos a explicar las ventajas que trae estas herramientas digitales para la liberación de espacio útil.

El almacenamiento en la nube es una de las mejores alternativas a la hora de liberar espacio en los equipos de cómputo que funcionan al interior de las empresas, ya que, diversidad de formatos digitales pueden ser alojados en los servidores destinados para este fin. Aunque el almacenamiento en la nube no cubre todas las tareas realizadas por la gestión documental, sin duda es una salida eficaz que coadyuva al aprovechamiento del espacio y de las herramientas digitales.

Así que toma nota, porque te vamos a dar a conocer las ventajas que trae consigo este tipo de almacenamiento.

 

Como ya te hemos contado, el almacenamiento en la nube es un servicio que permite el alojamiento de distintos documentos e información en servidores, permitiendo la liberación de espacio y memoria. De igual modo, al contratar un servidor de uso externo, se evita la adquisición de un hardware propio que cumpla los mismos fines. Lo anterior es tan solo un par de ventajas que trae el almacenamiento en la nube. Sin embargo, existen otras, como:

 

  • Flexibilidad: este almacenamiento se gestiona dependiendo las necesidades de alojamiento del usuario, por lo tanto, la capacidad destinada será administrada y establecida por el propietario de la información.

 

  • Ajuste de entorno: el aumento de la capacidad de almacenamiento es una ventaja directa de la virtualización de la información. La personalización del entorno en la nube es un plus difícil de precisar en los archivos físicos.

 

  • Disponibilidad: la ventaja más destacable de la nube es la ubicuidad, es decir, la capacidad de acceder a la información sin importar el lugar en el que te encuentres. Lo único que necesitas para ello es una conexión a internet y un puente como un celular o un computador.

 

  • Reducción de costos: al invertir en almacenamiento de datos en la nube se ahorra en espacio físico, y en el caso de los documentos e información ocupada en los computadores, se ahorrará en gastos para hardware más potentes y de mayor capacidad.
  • Capacidad ajustable: la nube es infinita, por lo que la capacidad de almacenamiento es directamente proporcional a lo que la empresa necesita, teniendo como base la cantidad de información producida y recibida.

 

  • Seguridad: todo almacenamiento en la nube permite la creación de copias de seguridad en tiempo real, lo cual garantiza en caso de eliminación o pérdida de información, el poder recuperarla sin problema.

 

  • Trabajo colaborativo: el acceso lo determinas tú, es decir, cualquier persona que decidas compartirle la información, podrá tener acceso a ella. Por lo tanto, nadie a quien no autorices, podrá revisar, editar o crear documentos.

 

De este modo, el almacenamiento en la nube se ha posicionado como una forma eficaz de manejar y alojar la información, garantizando el uso responsable del espacio físico y virtual, así como la seguridad y la facilidad de acceso a los datos nutridos en él.

Dicho almacenamiento da facilidades, flexibilidad en el manejo de las tareas administrativas y seguridad y respaldo en la información contenida en los servidores. Por ello, si deseas una asesoría en cuanto al almacenamiento en la nube o software de gestión documental, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental ofrecemos el mejor servicio y asesoría integral en pro de tu información y el desarrollo de tu empresa.

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¿Cómo funciona el almacenamiento en la nube?

Una de las estrategias para la liberación del espacio físico y virtual, como lo son las matrices de archivo en los computadores, es el almacenamiento en la nube. Sin embargo, la manera de hacerlo va más allá de la digitalización. Así que presta atención porque te vamos a explicar cómo funciona este tipo de almacenamiento.

Como lo hemos mencionado en uno de nuestros artículos anteriores, el almacenamiento en la nube es un sistema que ayuda a la gestión y alojamiento de información y documentos digitalizados. Este servicio es proporcionado gracias a una red establecida en internet, la cual permite el acceso directo y confiable a las raíces de almacenamiento.

Ahora, tratemos de entender su funcionamiento. Empecemos.

Inicialmente lo que necesitas saber es el tiempo estimado de almacenamiento, es decir, si éste será de corto o largo plazo. Es decir:

 

  • Almacenamiento a corto plazo: este se gestiona por medio de una memoria de acceso aleatorio (RAM), en la cual se lleva a cabo el registro de las tareas en relación con la información. Una vez realizado el registro de dicha información, se puede proceder al almacenamiento a largo plazo.

 

  • Almacenamiento a largo plazo: se caracteriza por ser un almacenamiento conformado por distintos volúmenes, los cuales son los encargados de almacenar la información de manera virtual.

 

De este modo, al comprar un servicio de almacenamiento en la nube, éste distribuirá tu información y datos a través de internet por medio de una red servidores de almacenamiento.

 

El centro del almacenamiento es el funcionamiento y unión de varios servidores en internet, en los cuales se alojará toda información.

 

Los servidores tienen un funcionamiento estructural, en el que todo se integra como un grupo, es decir, para garantizar el correcto desarrollo del almacenamiento, los servidores involucrados deben funcionar recíprocamente. Por ello, para poder ingresar a éstos, es necesario contar con un medio o plataforma que permita ingresar a la nube.

 

Por ejemplo, la plataforma de almacenamiento en la nube más conocida en la actualidad es Google Drive. Este ofrece un espacio de almacenamiento gratuito de 15Gb. Para acceder a Google Drive y sus servidores, es necesario tener una cuenta de Google, así mismo se necesita un navegador que permita el ingreso a la cuenta, como lo puede ser Mozilla Firefox o Google Chrome. Si no contamos con lo anterior, va a ser imposible acceder a los documentos.

 

De igual modo, si llegase a existir un problema con la conexión entre los servidores de Google Drive, no podrías visualizar ni una mínima parte de los contenidos. Sin embargo, esto último cada vez es menos probable, gracias al amplio trabajo realizado por los distintos prestadores de almacenamiento en la nube.

Tipos de almacenamiento:

Almacenamiento en la nube pública: estas nubes públicas son desarrolladas desde un hardware propietario, el cual es administrado por una compañía externa, es decir, como usuario no tienes el derecho a realizar acciones como administrador. Para evitar fallas técnicas, este tipo de almacenamiento hace uso de contenedores, con el fin de trasladar la carga de trabajo de los servidores.

 

Almacenamiento en la nube privada: los grupos de recursos virtuales son generalmente de uso empresarial, dándole permisos de administrador y de total propiedad a la entidad contratante. Esto da de cierta manera, un mayor control sobre la información y una mayor seguridad de acceso.

 

Almacenamiento en la nube hibrida: va más allá de una fusión entre los dos servicios de almacenamiento anteriormente mencionados, ya que, ambos siguen manteniéndose independientes y totalmente diferenciados. ¿Cuál es la particularidad? Bien, todo radica en la simplificación de la migración de datos, pues se hace uso de interfaces de programación de aplicaciones encriptadas.

 

Lo anterior podría resumirse en una independencia interconectada, ya que en la nube pública se almacenan datos no tan trascendentes para el funcionamiento de la empresa, y en la privada aquellos que son críticos.

El almacenamiento en la nube representa un impacto directo en la manera en la que se concibe la custodia de la información, ya que es directamente un salto de los archivos físicos, para ser convertidos en carpetas virtuales y no tangibles.

 

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En ATS Gestión Documental estamos para ofrecerte estrategias que se acomoden a tus necesidades.

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Aprende qué es almacenamiento en la nube

Con las nuevas exigencias que trae la era digital y la disposición de la información, se han ido creando a lo largo de los años, diversas herramientas que ayudan en el amplio campo de la gestión documental y de las políticas nacionales de cero papel y menos trámites. Estas estrategias están directamente relacionadas con el almacenamiento en la nube, un concepto que ya lleva varios años revolucionando la idea de almacenamiento.

La producción de información es una de las actividades más imprescindibles al interior de una empresa. Crear, entregar, fotocopiar, imprimir, volver a fotocopiar, recibir, adjuntar y guardar documentos en físico, puede representar un verdadero dolor de cabeza, además significa una sobresaturación del archivo de gestión. Es gracias a este panorama que en los últimos años se han implementado herramientas, estrategias y plataformas en pro de la optimización y la automatización de los procesos documentales. Una de las salidas más eficaces es sin duda el almacenamiento en la nube.

Existen varias dudas frente a dicha estrategia, las cuales te vamos a responder a continuación:

¿Qué es el almacenamiento en la nube?  

Almacenamiento en la nube o cloud storage, es un servicio de almacenamiento, custodia y administración de bases de datos y documentos de manera virtual, es decir, de documentos ya digitalizados. Dicho servicio funciona por medio de redes de computadoras que permiten el alojamiento de la información y garantiza el acceso seguro a la misma.

 

Dicho almacenamiento le ofrece al usuario la capacidad necesaria para alojar toda su documentación, permitiendo la liberación de espacio no solo físico, sino que también el que representa las matrices de archivo en los computadores.

 

Hasta ahora todo bastante normal, sin embargo, puedes estar pensando si existe entre el almacenamiento en la nube y la digitalización de documentos alguna semejanza o si hacen referencia a lo mismo. Veamos:

 

La digitalización de documentos es la actividad que se lleva a cabo para generar la transformación de documentos físicos a documentos electrónicos, es decir, es el proceso que permite que los documentos, ya sea por su relevancia, usabilidad o seguridad, sean convertidos a un formato digital. En cambio, el almacenamiento en la nube es un servicio o plataforma en la que dichos documentos digitalizados pueden ser almacenados, liberando así, espacio en los computadores de la empresa u organización.

 

De este modo, la digitalización es el proceso de migración de formato de los documentos y el almacenamiento en la nube es la herramienta de alojamiento para los mismos.

 

El almacenamiento en la nube ofrece las siguientes ventajas:

 

  • Liberación de espacio físico y de las matrices de archivo internas.
  • Acceso desde cualquier lugar a las redes de almacenamiento.
  • Protección de los datos.
  • Acceso seguro.
  • Facilidad de ajuste de la capacidad de la red para el alojamiento de la información.

Dicho almacenamiento se convierte poco a poco en una salida eficaz para el uso integral y estratégico de los espacios y, sobre todo, de la información. Recuerda, los documentos son la columna de la empresa por lo que siempre hay que estar a la vanguardia para garantizar la manera en la que estos van a ser salvaguardados. Ve de la mano con los avances tecnológicos y aprovecha las herramientas que el mundo digital te trae. Crece exponencialmente y automatiza los procesos propios de tus deberes.

 

Así que, si deseas mayor información sobre este servicio virtual, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental estamos para brindarte las mejores salidas para garantizar la seguridad de tus documentos y datos.

Digitalización Documental

Funciones archivísticas de ATS Gestión Documental

En primer lugar, ¿de qué se encarga ATS Gestión Documental y qué servicios presta?

ATS Gestión Documental es una entidad con más de 30 años de experiencia en temas de tratamiento y administración de archivos e información, todo mediante procesos de custodia, digitalización y categorización, con el fin de salvaguardar el bien documental de entidades públicas o privadas, lo anterior gracias a la aplicación de estrategias que permitan la automatización de procesos y la optimización de tiempos y recursos organizacionales.

Los documentos y la información son la columna vertebral de toda entidad, por eso cada estrategia planteada se enmarca en las necesidades de las organizaciones, por medio de un tratamiento personalizado de las prioridades estructurales en torno al volumen archivístico tanto físico como electrónico. Basado en lo anterior ATS ofrece:

  • Servicio de Gestión Documental: el correcto manejo de la información permite la optimización de recursos y la automatización estratégica de actividades organizacionales y empresariales, de esta manera por medio de la revisión, análisis y organización de los documentos, se aplican procesos de archivo, clasificación y digitalización que permitan la evolución administrativa constante.
  • Custodia de Documentos: salvaguardar la información permite a las empresas y organizaciones evolucionar, ya que no solo se lleva a cabo un proceso de clasificación minuciosa, sino que también se ejecutan tareas de almacenamiento y administración sistematizada y codificada de archivos en papel, documentos virtuales, documentos de valor (pagarés, garantías, libranzas, etc.) y medios magnéticos, por medio de su ubicación en estantería industrial, bóvedas de seguridad, planotecas, rollotecas y datacenter.
  • Asesoría Integral: el acompañamiento y capacitación es la base fundamental para que las estrategias implementadas desde la gestión documental, sean exitosas a lo largo del tiempo. Por ello es de vital importancia hacer un acompañamiento y un proceso de reconocimiento y entendimiento sobre cada uno de los procesos y subprocesos del sistema de gestión Documental, como lo es el diagnóstico, diseño, Tablas de Retención (TRD) y Valoración (TVD), seguimiento y auditoría, así como el planteamiento de resoluciones de administración.
  • Software de Gestión: la automatización de procesos relacionados a la gestión documental, ayuda al tratamiento integro de la información, de igual modo representa una evolución empresarial reflejada en el mejor uso de los tiempos y de los recursos. El uso de softwares y la implementación de la digitalización de documentos, contribuye no solo la eficiencia empresarial, sino que también a la tramitología con cero papel.

¿Cómo deberían almacenarse los documentos físicos de una empresa?

Antes de pensar en almacenamiento, las empresas deberían enfocarse en el planteamiento de estrategias que permitan la correcta categorización de los documentos producidos y recibidos a diario; lo anterior por medio del establecimiento de tipologías y categorías documentales. Éstas permiten no solo la creación de matrices de archivo, sino que también la definición de los procesos a seguir. Hay que tener en cuenta que, para ejecutar dicha acción se hace uso de las Tablas de Valoración Documental (TVD) y las Tablas de Retención Documental (TRD).

¿Para qué sirven? Sencillo, las TVD ayudan a determinar las características y la relevancia de cada documento, esto permite que en las TRD se establezcan tiempos de permanencia dentro de los archivos y su disposición final.

Teniendo esto claro, ya podemos hablar de un almacenamiento.

En los procesos de gestión documental se encuentran tres tipos de archivos: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. El primero es el que generalmente se maneja al interior de las empresas.

¿Qué es un archivo de gestión?

Este archivo es en el que se almacenan todos los documentos activos, es decir, los que, gracias a su relevancia y utilidad en los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Es decir, los documentos son requeridos para llevar acabo trámites administrativos, fiscales, jurídicos o financieros, por lo que se son utilizados regularmente.

Para garantizar la conservación de dicha información, el Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, establece las condiciones que deben tener los lugares destinados al almacenamiento archivístico de manera física, porque hay que tener en cuenta que, ante la evolución tecnológica y el uso cada vez menor del papel, se ejecuta la digitalización de documentos, que se caracteriza por la migración de documentos físicos a copias de seguridad electrónicas almacenadas en archivos en la nube y en matrices de archivos virtuales.

Ahora bien, para los almacenamientos físicos se tienen las siguientes características:

  • La ubicación debe ser de terreno estable, sin riesgos de humedad.
  • Instalaciones lejanas a industrias contaminantes.
  • Ubicación que garantice la seguridad, así como el ambiente propicio en cuanto a ventilación e iluminación. Este punto lo establece directamente la Superintendencia de Industria y Comercio y el Archivo General de la Nación (AGN), a grandes rasgos de la siguiente manera:
    • Ventilación interna que garantice la conservación de los documentos.
    • Las unidades de conservación en los estantes deben contar con ventilación a través de ellos.
    • La iluminación no debe dirigirse directamente a los documentos o a los contenedores.
    • Instalaciones eléctricas ubicadas fuera del local del depósito.
    • Radiación lumínica menor o igual a 100 lux, por lo que se recomienda emplear luz fluorescente de baja intensidad.
  • Espacio adecuado con pintura de propiedades ignífugas, dicha propiedad ayuda a que en caso de incendio el fuego no se propague rápidamente.
  • Espacio de depósito y almacenamiento que permita la manipulación de la documentación.

Hay que tener en cuenta que las condiciones climáticas del centro de almacenamiento documental dependen mayoritariamente del tipo de documentos que se han de gestionar. Según la norma, las características básicas deben ser las siguientes:

Documentos físicos:

  • Depósito con una temperatura promedio de 15°C a 20°C.
  • Humedad relativa entre el 45% y el 60%.

Fotografías:

  • Para fotografías a blanco y negro se debe mantener una temperatura de 15°C a 20°C y una humedad entre el 40% y el 50%.
  • Para fotografías a color la temperatura deberá ser inferior a 10°C y la humedad deberá mantenerse entre el 25% y el 35%.

Grabaciones:

  • Temperatura entre los 10°C y los 18°C.
  • Humedad relativa entre el 40% y el 50%.

Microfilm:

  • Temperatura de los depósitos entre los 17°C y los 20°C.

Recuerde, los documentos son el eje de toda actividad realizada al interior de la empresa, por lo que su correcto manejo, administración y conservación garantizan la evolución y crecimiento constante de las estructuras organizacionales.

¿Es cierto que la Ley establece que las empresas deben almacenar su archivo por un tiempo determinado?

Las normas del Archivo General de la Nación son claras frente a quienes deben o no seguir las leyes establecidas para el correcto manejo documental. Según esto, las empresas privadas que no cumplan funciones públicas o que no presten servicios públicos no están obligadas a cumplir con lo estipulado en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000).

De igual modo, los tiempos dependen en gran medida del tipo de documentos que se han de almacenar y las condiciones de los mismos.

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