Entidades financieras: Puntos a tener en cuenta en el manejo de archivos

Las empresas de gestión documental tienen contemplada la normativa que regula los archivos de las entidades financieras, siendo un aspecto relevante debido a que cuentan con un régimen especial para la conservación de archivos, proceso que está regulado por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia.

Este régimen especial señala las directrices que dichas entidades deben tener en cuenta para la conservación de sus archivos y documentos, teniendo un término perentorio de cinco años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Durante este tiempo deben ser custodiados los libros y documentos relacionados con su actividad y una vez culminado, podrán optar por reproducirlos en un medio técnico adecuado, tal como la digitalización de archivo, eliminarlos o conservarlos en los documentos originales.

Para las entidades bancarias existe la Ley 45 de 1923 sobre establecimientos bancarios, que decreta en su artículo 99, que todo establecimiento bancario debe conservar la constancia de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito, por un periodo no menor a seis años desde la fecha del último asiento. Estos documentos son diferentes a lo determinado en el Código de Comercio como papeles del comerciante.

Ahora bien, teniendo en cuenta que los impuestos son un tema de tanta importancia para las empresas del sector financiero, ya que están regulados por el Estatuto Tributario Nacional; es preciso contar con un proveedor de gestión documental que tenga la información clara y precisa del trato y tiempo de conservación de los archivos que contienen los documentos con sus respectivos soportes.

 

A continuación, veremos lo relacionado a la conservación de los archivos anteriormente mencionados:

 

  • Sobre lo prescrito en el artículo 632 para efectos de control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un periodo mínimo de cinco años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos: disposiciones o pruebas que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando esta así lo requiera.
  • Las personas o entidades que están obligadas a llevar contabilidad, deben conservar los libros de contabilidad junto con los comprobantes que dieron origen a los registros contables; esto con el fin de que la entidad pueda verificar la exactitud de los activos, pasivos, ingresos, costos, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

NOTA: Del sistema contable se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

  • La información o pruebas especificas que se contemplan en las normas vigentes con los que se acreditan los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y todos los elementos que permiten establecer el patrimonio y la renta líquida de los contribuyentes, con el fin de fijar la base gravable para la liquidación de los impuestos correspondientes.
  • Soporte de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
  • Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como los recibos de pago correspondientes.

El término de conservación de cinco años se cuenta a partir de la fecha del último asiento, documentos o comprobante, de forma independiente de fenómeno jurídico o proceso de organización empresarial adelantado por tales entidades.

En efecto, las normas para la conservación de archivo de entidades financieras y sus relacionados, están establecidas en leyes específicas ya descritas anteriormente, con sus respectivas prescripciones y sanciones, y aunque ya están determinados los plazos, no cabe duda que es importante para la Administración Tributaria contar con un plazo mayor de conservación de documentos respecto de los declarantes y sus soportes documentales, precisamente porque sobre ellos se ejerce la facultad de fiscalización.

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Conoce las normas a seguir en tus archivos si eres parte de una empresa constructora

Toda la información inherente a la conservación de los archivos de una persona jurídica pública o privada, la podemos encontrar en nuestra empresa de archivo y de gestión documental de confianza, sin importar la actividad económica que desarrollemos. Este artículo es de especial interés si nuestra compañía constructora es privada y desarrolla contratos con otras empresas del sector privado, y con más motivo, si nuestra compañía es privada y desarrolla contratos con entidades estatales.

Ahora bien, Las organizaciones que realicen actividades financieras tienen unas normas especiales en tanto se ve implicada el área de impuestos, ya que estas actividades están vinculadas al Estatuto Tributario Nacional.

Para las empresas que realizan otras actividades que no pertenecen a las anteriormente mencionadas,  aplica la regla general, que son diez años, independiente de cuál sea su actividad comercial. Durante este tiempo se conservará el archivo disponible para la consulta permanente por los interesados, más cuando exista una responsabilidad contractual y mucho más si es con el Estado.

Si bien, la prescripción anterior no pertenece a una norma legal de conservación de documentos, nos podemos apoyar en los criterios contenidos en la ley 1437 de 2011, por el cual se expide el Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.

En esta ley podemos encontrar algunas disposiciones que vale la pena tener en cuenta. Veamos a continuación algunas de ellas:

  • Tendrán carácter reservado los documentos expresamente sometidos a reserva por constitución o Ley, especialmente los siguientes:
    • Los que involucren derechos a la privacidad o intimidad de las personas incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas.
    • Los protegidos por el secreto comercial o industrial.
    • Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación. Así como estudios técnicos de valoración de los archivos de la nación.
  • Respecto a los derechos de petición, las peticiones ante las empresas que administran los archivos y bases de datos de carácter financiero, crediticio, comercial, de servicios y las provenientes de países terceros, se regirán por lo dispuesto en la Ley Estatutaria de Habeas Data.
  • En caso de investigación, las personas naturales o jurídicas que se rehúsen a suministrar información en el curso de las investigaciones administrativas, oculten o bloqueen el acceso de los archivos a los funcionarios competentes, serán sancionadas por medio de multa a favor del tesoro nacional de hasta cien salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Algunos procedimientos se adelantan por medios electrónicos, para estos casos los archivos deben estar almacenados por los mismos medios, asegurando la autenticidad e integridad de la información.

Por otra parte, cabe resaltar que en temas de contratación pública, La Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, trae dos artículos que se relacionan con el tema de conservación de archivo:

  • Artículo 39: Los contratos que celebren las entidades estatales quedarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, así mismo las entidades estatales deberán establecer las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
  • Artículo 56: De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la Contratación Estatal. Para efectos penales, el contratista, consultor o asesor se consideran como particulares que cumplen funciones públicas en lo concerniente a la ejecución y liquidación de contratos que se celebren con entidades estatales, y por lo tanto estarán sujetos a las responsabilidades que en materia señala La Ley para los servidores públicos.

Hay que mencionar además que, frente a estudio de suelos, planos y, en general, documentos sensibles de una obra pública o privada, estos documentos quedarán depositados en las curadurías.

Para finalizar, es de suma importancia resaltar que depende de la prudencia de cada compañía guardar los documentos por el mayor tiempo posible, teniendo en cuenta que esto nos puede garantizar una óptima defensa en caso de que los hechos de una presunta investigación obedezcan a razones externas a la construcción.

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Gestión documental: ¿Qué es archivística?

Si haces parte del personal encargado de la administración de los documentos de tu empresa, o si haz cooperado junto con un profesional en el tema, ya habrás notado la cantidad de conceptos que se manejan en la jerga de la gestión documental. Una de las palabras clave a la hora de entender esta labor, es el concepto de archivística. Saca papel y lápiz, porque te explicaremos un poco de que se trata.

La archivística es el estudio teórico llevado a la práctica sobre los principios, procesos y gestiones relacionadas al almacenamiento de los documentos que se producen al interior de las empresas. Su finalidad se centra en que la información logre mantenerse en el tiempo, facilitando su consulta y clasificación.

En sí, podemos decir que la archivística es la base de la gestión documental. Pues, un proceso de gestión no puede concebirse sin principios teóricos claros sobre el correcto tratamiento de la documentación. Es aquí donde un profesional se diferencia completamente.

¿Y la archivística en la era digital?

 

Al igual que la gran mayoría de los saberes, la archivística se ha visto obligada a adaptarse y a evolucionar en pro de un servicio eficiente que permita mantener la memoria histórica de las empresas y entidades. De este modo se garantiza un almacenamiento, conservación y restauración de los documentos de manera confiable, eficaz, oportuna y estandarizada.

Es por lo anterior que se puede decir que los medios digitales se han convertido en aliados de la gestión documental, ya que por medio de matrices de archivo se pueden verificar las categorías y la ubicación de determinado documento, sus detalles y características; de este modo se ha automatizado los procesos, optimizando los resultados de búsqueda y administración.

Archivística y gestión documental, ¿sinónimos?

 

Para los profesionales, ambos conceptos no distan entre sí. Se relacionan, se conjugan y parten del mismo punto: la conservación de los documentos. De esta manera gestión y archivística dependen el uno del otro. Así pues, en el ejercicio del deber nos encontramos con las prácticas propuestas desde la teoría archivística en la gestión documental.

Recuerda, una correcta gestión contribuye al aumento de la eficiencia de tu empresa, a mantener la información en óptimas condiciones y permite el avance constante y el cumplimiento de normas y leyes documentales a nivel nacional. Para el cumplimiento de este último punto, la archivística se vuelve crucial, ya que el profesional contará con los fundamentos para mantenerse al tanto de las normativas existentes.

 

Así que si deseas mejorar y optimizar las formas en las que se lleva a cabo el manejo de la documentación, revisa los puntos de control y contacta a un profesional.

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¿Cómo organizar tus archivos según la Ley General de Archivos?

¿Conoces la Ley General de Archivos, pero no sabes cómo aplicarla en tu empresa? Descuida, esta es una situación bastante común, por ello a continuación te daremos algunos parámetros para que puedas darle orden a tus archivos, manteniéndote siempre apegado a la norma.

La conocida Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000, es una norma de carácter obligatorio a nivel nacional, desarrollada por el Archivo General de la Nación para establecer homogeneidad en la gestión documental.

Documentos nacionales en orden, menos dolores de cabeza.

  1. Clasificación y ordenamiento de documentos de archivo

 

  • Clasificar los documentos de archivo: Recuerda que en los documentos de archivo se encuentran todos los registros e información de relevancia que ha sido producida y recibida por la empresa; en ese orden de ideas, la clasificación se centra en la división de las tipologías documentales siendo estas de interés: fiscal, económico, legal, histórico, etc.
  • Ordenarlos en series y subseries, según la Tabla de Retención Documental (TRD): El uso de instrumentos archivísticos no solo es de obligatorio cumplimiento, sino que también es necesario y completamente útil para establecer prioridades documentales. Un ejemplo directo son las TRD, en las cuales se establecen los tiempos de permanencia de los documentos y se indica su disposición final.
  • Foliación de cada una de las tipologías: Una vez realizada la categorización, se procede a la numeración de los folios (físicos) en el extremo superior derecho, de manera legible y sin enmendaduras.

 

  1. Clasificación y ordenamiento de documentos de apoyo

 

  • Clasificar la documentación: Los documentos de apoyo son todos aquellos que se caracterizan por ser de carácter general, así como lo son las leyes, los decretos, los manuales e instructivos. Así pues, se entiende que este tipo de documentación incide en las funciones administrativas de la empresa.
  • Ordenar por asuntos o temas: Estos documentos no se designan al archivo central. Por lo tanto, se organizarán por dependencia. Hay que tener en cuenta que la clasificación se ejecutará en orden alfabético.

 

Te puede interesar: ¿Cuál es la importancia de las normas en la gestión documental?

 

  1. Descripción

  • Identificar y registrar correctamente cada una de las carpetas.
  • Numeración de las carpetas colgantes y ubicarlas en su gaveta correspondiente.
  • Identificar la gaveta y el archivador.
  • Diligenciar correctamente el inventario documental.

 

Haz uso de los instrumentos archivísticos que la gestión documental tiene para ti, mantente al tanto de la normatividad vigente y de ser necesario, busca asesoría profesional.

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Eliminación de documentos y su contribución a la transparencia

Cuando entendemos que la eliminación de documentos va más allá de la depuración de los archivos de tu empresa, estás contribuyendo a la transparencia en todo lo concerniente a la ejecución de deberes, ¿la razón? La correcta eliminación garantiza que solo sea depurada la información que ciertamente no representa ninguna relevancia para la empresa.

La eliminación de documentos es un procedimiento que se caracteriza por la destrucción física de los documentos previamente analizados y seleccionados por un equipo profesional. Su relevancia radica en que es una gestión permanente, que no tiene marcha atrás, por ello el cumplimiento total de los protocolos normativos y legales debe ser prioridad.

¿Qué tiene que ver el proceso de eliminación con la transparencia?

Uno de los propósitos de la gestión documental se encuentra en la protección y administración de la información, a fin de permitir el acceso a la memoria histórica de las entidades e instituciones. Esto facilita el reconocimiento empresarial de sus estructuras organizacionales. La transparencia entra en este punto, ya que cuando la información existente en la empresa está al día, es coherente con las acciones, límites y obligaciones; está debidamente elaborada y sin ningún tipo de manipulación, se puede decir que una empresa ha cumplido con su cuota de transparencia institucional.

El manejo adecuado de los archivos nos ayuda combatir la corrupción.

Como bien lo hemos dado a conocer en nuestros diferentes artículos, la información es la base de toda empresa. Su gestión garantiza el cumplimiento de las metas acordadas y permite el acceso estratégico a la información; la eliminación se da pues, como una forma confiable de liberar espacio en los archivos y lo más importante, desechar lo que no genera ninguna valor histórico ni funcional. Cuando eliminamos documentos contables solo para desaparecer información, cuando eliminamos actas y contratos, para simular que algo no ocurrió, estamos faltando directamente al principio de transparencia.

Es por ello que:

 

  • La eliminación debe ejecutarse obligatoriamente bajo la norma estipulada y según los tiempos establecidos.
  • Ninguna serie o categoría documental debe ser eliminada sin ser previamente registrada y controlada en las Tablas de Retención Documental.
  • Toda eliminación debe estar debidamente justificada.
  • Los documentos deberán ser eliminados en los plazos establecidos en los instrumentos archivísticos.

 

Ventajas de la trasparencia en las empresas e instituciones

 

  • Garantiza una buena estrategia de gestión documental.
  • Contribuye al fortalecimiento de los procesos normativos.
  • Garantiza el acceso a la información.
  • Es ejemplo de seguridad y análisis documental.
  • Los procesos de gestión se realizan según los protocolos.

 

Recuerda revisar las leyes establecidas por el Archivo General de la Nación, las normas internas y los procedimientos aprobados. De una correcta gestión depende la depuración de la información y la transparencia de tu empresa.

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¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?

Lo primero que debemos saber es que los beneficios que obtenemos en nuestra empresa al tener en cuenta la gestión documental son muchos y no solo son representados monetariamente, sino en eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos, lo que resulta en acceso rápido a la información y por consiguiente, mayor productividad y mejora en la calidad de la atención al cliente.

 

Pese a los tiempos en que nos encontramos, en los que la mayoría de empresas se encuentran en proceso de crecimiento y posicionamiento de la marca, existen muchas que aun no son conscientes de las consecuencias que podrían evitar implementando la gestión documental dentro de sus organizaciones.

 

Para mayor claridad en lo mencionado en el párrafo anterior, veremos las consecuencias de no implementar la gestión empresarial en nuestra empresa:

 

Alto consumo de papel:

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la información y la acumulación de papel innecesario.

 

Mal servicio al cliente:

El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático innecesario.

 

Pérdida de tiempo:

Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para realizar sus actividades diarias.

 

Documentos duplicados:

Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía. Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.

 

Sanciones legales:

Por ley todas las empresas Colombianas que se rijan por la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la norma.

 

Altos costos:

Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

 

“Para construir y sostener una marca que le importe a la gente, uno se debe enfocar no solo en el hoy, sino también en el mañana. No es fácil, pero balancear el corto y el largo plazo es clave para el crecimiento sustentable y rentable, crecimiento que es bueno para nuestros accionistas, pero también para nuestros consumidores, empleados, socios, las comunidades donde operamos y el planeta que habitamos” Irene B. Rosenfeld, Kraft.

Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso de Gestión Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de la empresa y así aportarás a la economía de la misma, mediante la reducción de elementos innecesarios, o bien, con mejoras o hasta innovaciones que agilicen y ahorren costos.

 

En los últimos años hemos visto documentos que nacen en formato digital, es decir, que no pasaron ni pasarán por el papel. Estos documentos deben convivir en la mayoría de casos con los documentos que siempre han estado en formato físico, el archivo mixto no debe ser un comodín para no gestionar de manera efectiva la documentación, al contrario, debemos procurar tener una buena gestión del papel para que este vaya migrando al formato digital.

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¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar?

La digitalización documental se hace con el fin de gestionar de manera eficaz nuestra documentación empresarial, de ahorrar en costos económicos, operativos y de implementar en nuestra empresa las nuevas tecnologías.

 

Una vez tomamos la decisión de transformar los documentos físicos a formato digital, debemos tener de manera clara, cuáles con los requisitos mínimos que necesitamos para empezar el proceso de digitalización documental. A continuación, revisaremos aquellos que necesitamos para hacer nuestro proceso de manera más eficaz:

 

Alistamiento:

 

  • Registrar en la base de datos el inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos anteriormente de acuerdo a cada serie documental.
  • Los documentos que deben ser eliminados del proceso de digitalización, se retiran del expediente, no sin antes dejar registro de los mismos.
  • Se debe marcar los folios antes de empezar y en el caso de presentarse una inconsistencia, volver a foliar y dejar una respectiva constancia.
  • Así mismo debemos eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica puntual con contaminación biológica activa.
  • Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los diez centímetros de largo.
  • En el caso de que se presenten deterioros más graves se hará una fotocopia, para usarla en el escáner, o en su defecto para no causar daño, se puede usar un escáner de cama plana.

 

Captura:

 

  • Para la captura digital se debe usar un escáner automático que cuente con una resolución entre 300 y 600 dpi.
  • Se puede digitalizar a 300 dpi para los documentos en perfecto estado e ir aumentando con base al deterioro que presenten los documentos.
  • Los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores se escanean es escala de grises.
  • Los documentos que presenten información relevante en colores, deben escanearse a color.

 

Identificación:

 

  • La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.

 

Control de calidad:

 

  • También está a cargo del proveedor hacer el control de calidad al 100% de las imágenes, para poder garantizar la integridad de la imagen.
  • Garantizar la lectura normal y total de los documentos en tamaño 100%.
  • Todos los detalles capturados deben tener completa legibilidad, ejemplo: el menor tamaño de fuente para el texto, claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales.
  • Debe haber integridad en los detalles, ejemplo: no se aceptan caracteres interrumpidos o de fracciones que falten en las líneas.
  • El tamaño debe ser exacto a los documentos en papel.
  • No debe tener puntos ni rayas que afecten el documento original.
  • No debe haber escáneres que presenten el documento original incompleto.
  • La orientación de la imagen digital debe ser apta para lectura humana.
  • La densidad en las áreas negras debe ser firme.
  • Ningún escáner debe ser muy claro ni muy oscuro, comparado con el documento en papel.
  • Ninguna imagen debe estar borrosa ni tener sombras.
  • Los formatos que tienen fines de consulta y/o difusión deben ser en PDF/A, jpg, jpeg, jpe, jpeg2000.
  • No debe contener imágenes torcidas.

Almacenamiento:

 

  • El proveedor debe cargar las imágenes digitales o los metadatos con la información referencial en el software para la copia de conservación o de seguridad.

 

Tiempo de ejecución:

 

  • La entidad prestadora del servicio debe informar el tiempo de ejecución.

 

Metadatos:

 

  • Se debe incluir entre dos y diez metadatos descriptivos, según las características de los documentos.
  • Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

 

Por último, no olvidemos que cada día son más las empresas que se unen a esta práctica llena de beneficios para las medianas y grandes compañías, tanto en el afán de cumplir la norma como en el de incursionar cada vez con más fuerza en el mercado empresarial.

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Guía sobre la digitalización de documentos

La digitalización de archivos es un proceso tecnológico que se está teniendo en cuenta en la mayoría de empresas, sobre todo en las que cuentan con un elevado volumen de documentos físicos. Veamos las ventajas que trae para nuestra empresa dicho proceso.

Este proceso sirve como herramienta para gestionar las tareas administrativas, nos permite ser una ventaja competitiva al preserva la información fundamental e importante de nuestro negocio, sin dejar de lado el impacto positivo en el mejoramiento de la percepción que se tiene de nuestra marca y en el ahorro significativo en espacio, dinero y carga laboral.

A manera de resumen, la digitalización de documentos consiste en la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, que permite convertir la imagen contenida en documento en papel en una imagen digital.

A continuación, veremos cuales son las principales ventajas de llevar a cabo la digitalización de documentos:

  • Económica: ahorro en costos de almacenamiento, gestión y mejora de la eficiencia organizativa.
  • Informativas: permite la búsqueda, el acceso y la recuperación de documentos por varios usuarios simultáneamente, es decir, que es de fácil transferencia por medio de la red.
  • Jurídicas: Garantiza la accesibilidad a la información y evita la pérdida de la misma.
  • Preservación: Conserva y preserva los originales evitando que se desgasten o deterioren, y almacena la información por mucho más tiempo.
  • Valor agregado: Usar las TICS nos da una ventaja competitiva y simplifica las tareas administrativas.

Ahora bien, es conveniente tener clara la información sobre los tipos de escáneres más comunes en los procesos de digitalización, a continuación veremos cuales son los cuatro más usados:

  • Escáner de tambor: Son los que reproducen de manera más fiel el documento original, ya que digitalizan en alta resolución. Su principal problema es la velocidad de escaneo (son lentos) no es recomendado para papel quebradizo, porque debe curvarse sobre el tambor, requieren gran habilidad y son costosos.
  • Escáner de transparencia: Este escáner es ideal para digitalizar diapositivas, negativos de fotografías y documentos físicos que no son adecuados para el escaneo directo. Pueden trabajar tamaños desde 35 mm hasta placas de 9 X 12
  • Escáner para microfilm: Especializado para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.
  • Escáner de mano: Este dispositivo se arrastra sobre la superficie de la imagen, requiere una mano firme, de lo contrario puede producir imágenes distorsionadas, normalmente una luz sobre el escáner indica, si el escáner se hizo de manera muy rápida.

 

Conoce más sobre: Objetivos de la Digitalización de Archivos.

 

La digitalización puede implementarse en cualquier tipo de empresa, del sector público o privado, que preste o venda cualquier clase de bien o servicio, en definitiva, todas las empresas que necesiten acceder a su archivo de manera más fácil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones, auditorias, etc.

Por último, debemos seguir algunos protocolos de seguridad para que nuestra información mantenga custodiada.

  • Resguardar segura la información en formato electrónico.
  • Realizar copias de seguridad.
  • Restringir la información, siendo esta solo para personal autorizado.
  • Contar con equipos de alta resolución.
  • Registrar la información digitalizada, para que sea de fácil recuperación.
  • Contar con una gran capacidad de almacenamiento.

A manera de conclusión podemos asegurar que, aunque existen en el mercado varias formas para digitalizar nuestros archivos, es importante tomar la decisión de manera rápida y ejecutar este proceso, que no solo nos traerá beneficios en costos, sino que dará a nuestra marca estatus ante la opinión de nuestros aliados (proveedores, clientes, colaboradores, etc.)

El mundo empresarial está evolucionando a gran velocidad, por lo que el momento de incursionar en las nuevas tecnologías es ahora.

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Conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por no representar ningún uso o valor para la empresa.

 

Ahora bien, para hacer la eliminación o destrucción de documentos, debemos seguir un procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. A continuación encontramos los 5 pasos más importantes de dicho proceso. Veamos:

  1. Disposición final de los documentos:

    En esta primera etapa se seleccionan los documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto es necesario hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor administrativo, legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas rigen su conservación.

 

Recuerda que se deben valorar íntegramente todos los aspectos en la selección de los documentos que entrarán en el proceso de eliminación.

 

  1. Tabla de Retención Documental:

    La TRD es la tabla angular que se utiliza en el proceso de eliminación de documentos; esta debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental interno.

 

Te en cuenta: La elaboración de las tablas debe estar a cargo de un equipo conformado por profesionales en archivística, ingeniería industrial, entre otros. Lo anterior buscando que desde diferentes ramas del conocimiento, se tengan las herramientas necesarias para determinar qué documentos pueden eliminarse o si ameritan conservarlos permanentemente.

 

Aspectos importantes:

 

  • Las tablas se elaboran tanto para documentos físicos como digitales.
  • La elaboración de las mismas debe estar a cargo de un equipo interdisciplinar de profesionales.
  • El proceso debe reflejar la integridad en la gestión documental de la compañía.
  • La elaboración de las TRD se rige por el Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.
  • En su elaboración se deben reflejar un análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.
  • La aprobación debe hacerse por acto administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa o entidad.

 

  1. Tiempos de retención:

    Los tiempos de retención, consignados en los documentos archivísticos, deben definirse por series y subseries documentales. Recuerda que no pueden establecerse tiempos de retención por tipos documentales, independientemente de que se trate de documentos físicos o electrónicos, almacenados de forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

 

  1. Acta de eliminación:

    Algunas entidades del Estado cuentan con formatos de actas de eliminación, no es requisito fundamental para las empresas privadas usar alguno de estos formatos, pero si es necesario dejar un oficio firmado por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso. Anexo a esto debe quedar un inventario detallado del material a eliminar. En la página del archivo general de la nación, existe el Formato Único de Inventario Documental, FUID, que se puede encontrar en el siguiente enlace: archivogeneral.com

 

El Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad. Parágrafo – Artículo 2.8.2.2.5. 

 

  1. Método de Eliminación de Documentos:

    El método recomendado es el picado. Existen empresas especializadas. Por ninguna razón se pueden quemar los documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y por lo tanto está prohibido por las normas.

La eliminación debe estar debidamente sustentada, de no ser así, podría acarrearnos consecuencias irreparables, según el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único de Sector Cultura.

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¿Quieres saber más sobre la digitalización de archivos?

La digitalización documental consiste en pocas palabras, en pasar los documentos físicos a formato digital.

 

Son varias las razones que nos llevan a implementar este proceso en nuestra empresa. Empezando por el ahorro del espacio, la necesidad de encontrar la información que deseamos con solo un clic o escribiendo un par de palabras en el buscador, y el fácil acceso a nuestra información desde cualquier lugar.

 

Gestionar de manera efectiva la documentación empresarial conlleva una gran carga laboral, por ello, vemos con suma importancia obtener todo el conocimiento posible sobre la digitalización de archivos. Aunque el proceso pueda acarrear esfuerzos no contemplados, que una vez realizados suponen una ventaja competitiva al hacer nuestra información accesible. Por ello, a continuación, revisaremos algunos conceptos de interés:

¿Qué es la digitalización de archivos?

Se trata de la transformación de un documento físico a un formato digital, que no solo se usa para documentos escritos, también se pueden digitalizar fotografías, música, diapositivas, entre otros.

¿En qué consiste el proceso de digitalizar?

Una vez seleccionados los documentos a digitalizar, se llevan al escáner, luego se agrupan junto a otros datos relevantes del archivo (metadatos), y finalmente se almacenan según la estructura y el programa que elegimos con nuestro proveedor. Cabe aclarar que para obtener excelentes resultados, es necesario contratar los servicios de un experto en la digitalización de archivos.

 

Entre las diferentes ventajas de digitalizar encontramos, entre otras, mejorar la productividad de la empresa a través del uso racional de la documentación. Si tenemos documentación en digital, tendremos la seguridad de que nuestra información puede ser utilizada, recuperada y explotada en el seno de la empresa. Si hemos trabajado siempre nuestros documentos en papel, podemos revisar la transformación de nuestro modus operandi de análogo a digital. Esto no pasa de ser muchas veces un trámite más.

 

Imaginemos que nuestra empresa pertenece al sector inmobiliario, seguramente tendremos un salón repleto de archivadores llenos de documentos en papel. En algunas ocasiones será necesario consultar dicha información, como pueden ser antiguos estudios sobre suelos y espacios, sentencias jurídicas sobre proyectos anteriores, etc. En un caso como este tener la información digitalizada, es decir, organizada, puede ser una gran ventaja que implique dar una respuesta más eficaz a nuestros clientes, resolver los comités en menor tiempo o generar informes más completos.

Tomé la decisión de digitalizar mi información ¿Qué debo hacer?

Lo primero que debemos hacer para empezar el proceso, es seleccionar qué documentos necesitamos digitalizar y de cuales documentos podemos prescindir y por lo tanto eliminar.

 

Lo segundo es elegir la estructura de nuestro archivo digital, es decir, de qué manera queremos que quede organizada nuestra información, qué aspectos debo tener en cuenta para que nuestros archivos sean fáciles de encontrar en el momento de realizar las búsquedas. Esta información es importante a la hora de elegir el programa o el proveedor con el que vamos a trabajar.

 

Un aspecto muy importante a tener en cuenta son las facturas. Debemos tener clara la norma que emite la DIAN sobre las facturas electrónicas, sobre la firma digital, el plazo que debemos cumplir en conservar las facturas en físico y demás requisitos que nos exige la ley.

De manera concreta podemos decir que, digitalizando nuestro archivo, obtendremos seguridad, ya que este puede estar protegido y así reducimos el riesgo de pérdida o el hurto de la información. Podremos acceder a nuestros documentos desde dispositivos móviles, debido a que cada día existen más empresas en las que parte del personal trabaja de manera home-office; de igual modo, aportamos en la conservación del medio ambiente, reducimos gastos de impresión, ahorramos en los costes de mantenimiento del archivo físico, y en medida muy importante protegemos nuestros documentos evitando su deterioro con el paso del tiempo.

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