3 consejos para manejar las historias laborales en tu empresa

Dentro de la gestión documental de cada empresa uno de los documentos que se deben guardar con mayor cuidado son los historiales laborales de cada uno de los empleados, estos son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que un empleado ha sostenido con su empleador. Así mismo, se han creado con la finalidad de facilitar la gestión de la vida laboral de cada uno de los trabajadores y servir como memoria. Su mala gestión podría afectar a cualquier persona de manera tan significativa como para verse en riesgo el cobro de su pensión, jubilación, entre otras cosas.

Cabe destacar que en medio de la cuarentena impuesta por el Gobierno Nacional para evitar la expansión del COVID-19 todas las empresas han cambiado por completo su metodología de trabajo, implementando ya sea el teletrabajo, rotando el horario del personal para que las oficinas no se colapsen, reduciendo las horas de trabajo, entre otras cosas. Ante esto, ahora más que nunca es indispensable tener una correcta gestión de estos registros que complementarán la historia laboral de cada uno de tus empleados. En este orden de ideas, en este artículo te explicamos cómo puedes manejar las historias laborales en tu empresa.

 

Si deseas trasladar tu oficina a un ambiente digital y necesitas un servicio de custodia de documentos, estos es lo que debes tener en cuenta.

 

Información laboral de nómina

La información laboral de nómina son todos aquellos documentos que se generan durante la relación laboral de cada empleado, los cuales identifican información como entidades a las cuales se encuentra afiliado, los pagos, entre otras cosas. A continuación, te mencionamos cada uno de esos documentos:

  • Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
  • Aportes a la administradora de cesantías
  • Aportes voluntarios a pensión
  • Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL, etc.)
  • Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
  • Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
  • Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc.)
  • Relación de descuentos
  • Horas extras
  • Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
  • Contrato de trabajo
  • Reporte de accidentes de trabajo
  • Certificaciones de estudio
  • Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
  • Certificados de capacitación
  • Certificados de incapacidad de personal
  • Certificados de incapacidad total o parcial
  • Certificados laborales
  • Copia de libreta militar (cuando se requiera)
  • Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
  • Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
  • Formato de afiliación de seguridad social
  • Hoja de vida
  • Fotocopia del documento de identidad
  • Fotografía (opcional)
  • Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
  • Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
  • Permisos
  • Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
  • Ascensos
  • Sanciones disciplinarias
  • Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
  • Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)

Cabe destacar que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

 

Buen Manejo de las historias laborales

 

La flexibilidad de la jornada laboral con ocasión al COVID-19

El Ministerio del Trabajo, a través de las circulares 0021 y 0033 de 2020, determinó que una las medidas de protección del empleo con ocasión del estado de emergencia por el COVID-19 es la flexibilización de la jornada laboral.

El artículo 161 del CST,  establece que la jornada diaria podrá tener como mínimo cuatro (4) y máximo diez (10) horas diarias, siempre que no se excedan las 48 horas semanales.

El artículo 160 del CST establece que el trabajo diurno es el que se lleva a cabo entre las 6:00 a. m. y las 9:00 p. m. Y el trabajo nocturno es aquel que se realiza entre las 9:00 p. m. y las 6:00 a. m. del día siguiente. Es de tener en cuenta que cuando el trabajo es nocturno debe pagarse un recargo del 35 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.

Además, la ley permite que la jornada laboral se implemente por turnos, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Cabe destacar la importancia de llevar registro de cada una de las modificaciones que durante la pandemia se le puedan realizar al salario, horario o contrato de los empleados, en este orden de ideas te indicamos tres consejos para gestionar las historias laborales en tu empresa de la manera correcta:

 

Práctica 1: Organizar para optimizar

Aquí hay algunos consejos para lograr una organización de documentos adecuada del historial laboral y optimizar la eficiencia y los beneficios de su sistema de gestión de documentos.

  • Etiquete y categorice de manera integral: Tenga presente que, a mayor información, más fácil será la gestión y búsqueda de la información. Las etiquetas comunes incluyen fechas (inicial, final), nombres de los empleados, identificación, tipos de documentos, entre otros.
  • Sea coherente: Sus etiquetas y categorías deben ser coherentes de un documento a otro para que pueda darse cuenta de cualquier detalle y para que la búsqueda de estas sea mucho más fácil.

 

Práctica 2: Escaneo

El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo, puesto que al contratar una empresa esta puede ser tu aliada en la implementación del sistema de gestión digital para proteger, preservar y digitalizar tus documentos.

 

Práctica 3: Definir y compartir procesos y protocolos

Aquí hay algunos consejos para garantizar que la incorporación y el uso de su nuevo sistema de gestión de documentos se mantenga constante desde el principio.

  • Equipo de incorporación y Manejo: Asigna un equipo para administrar la entrada y manejo de estos documentos, restringiendo el acceso y manteniendo la seguridad y confidencialidad de la información.
  • Comparta protocolos y documentos de proceso: Publique protocolos y documentación de proceso para que el resto de su organización los adopte y comience a usar.
  • Documentos del proceso de actualización: Incluso su equipo de incorporación experto probablemente no va a hacer todo bien inicialmente. Y definitivamente debe esperar aprender y ajustar a medida que avanza, así que asegúrese de pensar en su protocolo y procesar documentos como seres vivos que cambian con el tiempo.

 

Conoce la importancia de un software de gestión documental.

 

Como hemos visto, los documentos dentro de las empresas son mucho más que hojas de papel, son las bases de la misma, y en medio de la crisis social y económica que se vive por la pandemia, contar con un sistema que te ayude a preservar y cuidar tus documentos, en especial los de tus empleados, te ayudará a mantener el control y el orden en medio de todo el caos que se vive en el mundo entero.

 

Gestión Documental

¿Por qué gestionar tus facturas electrónicas en tiempos de COVID-19?

Uno de los aspectos más importantes para la gestión de cualquier negocio, grande o pequeño, privado o corporativo, es la facturación. Sin facturación, el flujo de caja decaerá y el negocio colapsará.

Las facturas, tanto recibidas como emitidas, son las que indican de manera detallada y concisa los gastos e ingresos de tu empresa, es decir que son las bases y cimientos de toda tu información contable. Ante esto, las facturas son un documento indispensable para preparar tanto la liquidación del IVA como el Impuesto Sobre la Renta. Su correcta gestión será lo que determine la liquidez de tu empresa y será el indicativo de solvencia de tu negocio. Aunque evidentemente la gran mayoría de las PYMES en el país conocen la importancia de la facturación, este proceso se ha tenido que reinventar en medio de la pandemia del COVID-19 para gestionarse de la manera más indicada con la implementación de la facturación electrónica, en este artículo te contaremos más al respecto, no te lo pierdas.

 

Te explicamos por qué tener un inventario documental.

 

Gestión documental

La globalización significa que los lugares de trabajo están cada vez más dispersos geográficamente y con la llegada del COVID-19 esto se ha terminado de convertir en una realidad. Esto significa que los documentos también son utilizados más que nunca por personas en diferentes ubicaciones para comunicarse y colaborar.

Si tu almacenamiento e indexación están mal organizados, los documentos se volverán inútiles porque son casi imposibles de encontrar. En especial, documentos tan relevantes como lo son las facturas.

Los resultados de una gestión deficiente de los documentos pueden conducir a una pérdida de tiempo significativa.

 

Avance necesario

En el año 2019 empezó a regir la facturación electrónica con validación previa en Colombia. No obstante, a partir del 2020 este proceso se aceleró, todas las empresas deberán ir implementando esta metodología de manera gradual siguiendo un cronograma establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cabe destacar que dicha transición más que nunca se ha vuelto indispensable teniendo en cuenta la coyuntura que vive el país donde el aislamiento social y los períodos de cuarentena marcan la nueva normalidad y notablemente dificultan el esquema tradicional de facturación.

 

Renovación

Cabe mencionar que según la ley 2010 del 2019 las empresas cuentan con tres opciones para implementar la facturación electrónica: integrando una solución tecnológica propia, usando el servicio electrónico de la DIAN o contactando un proveedor tecnológico.

Ante esto las empresas han buscado la forma de renovar sus procesos con la ayuda de especialistas en gestión documental y hoy más que nunca buscan renovar su gestión con el fin de mitigar los efectos negativos de la crisis por el COVID-19 en los mercados, y reducir de esta forma sus costes operativos y laborales, del mismo modo ordenar y reducir su capacidad productiva.

En estas circunstancias está siendo clave la gestión de documentación electrónica, ya que está disminuyendo la realización de actividades de manera personal y  está creciendo el intercambio electrónico de documentos y otros datos entre empresas, requeridos por las diversas operaciones llevadas a cabo a lo largo de la cadena de suministro, y de esta forma cada uno de los empleados podrá trabajar en medio del confinamiento dentro de sus hogares sin que se vea afectada su productividad  por falta de un sistema de gestión documental que les permita trabajar eficazmente de manera remota.

 

Beneficios de gestionar tus documentos de facturación

 

1. Ahorra tiempo

Con la facturación electrónica se eliminan muchos pasos innecesarios del proceso de facturación. Tanto tú como tu cliente pueden ahorrar tiempo utilizando el software de facturación electrónica en línea.

 

2. Reduce costos

Con la facturación electrónica, no tienes que pagar por el papel ni por las tarifas de mensajería. Concéntrate en otras tareas de valor agregado en su lugar. Todos sabemos que el tiempo es dinero.

 

3. Reduce los errores

Al minimizar la entrada manual y aumentar la automatización, se reducen los errores centrales y los errores tipográficos. No tienes que preocuparte de que tu factura se pierda en el correo.

 

4. Un mayor grado de control e información sobre el proceso de facturación

Si utilizas un software de facturación en línea, todo se guarda en una plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar en cualquier dispositivo.

 

Conoce cómo realizar la custodia de documentos digitales.

 

Como hemos visto son más de una las razones por las cuales las empresas ya están dando el salto a las soluciones digitales en este nuevo inicio de era que, aunque ha traído consigo una pandemia mundial, ha demostrado cómo la humanidad y en especial tu empresa puede adaptarse y beneficiarse de las nuevas tecnologías que no solo le permitirán gestionar sus trabajos mientras el COVID-19 queda en la historia, sino que te permitirán contar con procesos más automatizados y seguros en el futuro.

 

Gestión Documental

La importancia del uso de un software de gestión documental

Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.

 

La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.

 

De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.

 

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 ¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?

Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:

  • Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
  • Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
  • Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.

Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?

 

Software de Gestión Documental

 

Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:

  • Compatibilidad con variedad de formatos.
  • Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
  • Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
  • Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
  • Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
  • Optimización de recursos y costos.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.

 

Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.

 

 

Digitalización Documental

10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico

Durante el siglo pasado, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías como las telecomunicaciones, las computadoras, Internet y muchas otras han mejorado la eficiencia de la oficina. Sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están atrapadas en el mundo del papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe principalmente a que a menudo existen barreras técnicas y operativas que se deben superar al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en funcionamiento. En este artículo te contamos los beneficios de pasar a la gestión de documentos electrónicos:

Conoce qué tan necesaria es la custodia de archivos en una empresa.

1. Copias de seguridad confiable: Muy a menudo, el contenido puede no tener una copia de seguridad adecuada. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde el contenido. Es un requisito reglamentario poder producir copias de registros originales y legibles y es importante contar con una sólida solución de respaldo. Una vez que tus datos han sido digitalizados, puedes crear fácilmente copias de seguridad para almacenarlas fuera del sitio. Esto también asegura que tu negocio sobrevivirá a cualquier desastre.

2. Mayor seguridad y control: Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una seguridad y control adecuados sobre quién puede recuperar su información. Lograr el control mediante un papel manual o un sistema de archivo es extremadamente difícil. Al mover tus datos a la nube, puedes establecer permisos para cada documento, carpeta o gabinete e identificar claramente quién recuperó qué documentos y cuándo.

3. Colaboración facilitada: La capacidad de crear e implementar flujos de trabajo de tu información mejora en gran medida la colaboración interna y externa. Por ejemplo, un empleado o gerente puede identificar dónde se encuentra un archivo en el proceso de aprobación en un momento dado.

4. Mejora de la puntualidad: El personal que trabaja en una oficina o desde ubicaciones remotas puede obtener acceso instantáneo a la documentación que requieren. Poder buscar un archivo o documento desde tu computadora en lugar de buscar manualmente en un archivador ahorra tiempo. Además, dado que los documentos ahora son electrónicos, muchas personas pueden verlos a la vez.

5. Costos de archivo más bajos: La gestión y el archivo de documentos en papel puede requerir mucha mano de obra y, por lo tanto, ser costoso. El procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de registros archivados se pueden mejorar significativamente al pasar a entornos electrónicos.

6. Control de versiones mejoradas: Ser capaz de buscar un documento o archivo específico, rápidamente, permite a los usuarios identificar qué registro es la versión más actual. Además, ver la marca de fecha y hora de la última actualización de este documento brinda grandes beneficios a los usuarios que desean hacer referencia al registro más reciente.

7. Mayor eficiencia y gestión de archivos: El proceso de gestión de documentos también ofrece mejoras masivas de productividad para tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora. Una vez que hayas encontrado los documentos, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla. Los documentos no se pierden, ya que no es necesario volver a archivarlos.

 

Importancia de la Información en medio electrónico

 

8. Mejores capacidades de búsqueda: Ser capaz de encontrar fácilmente información y conocimiento del contenido indexado nos permite mejorar la toma de decisiones y reducir la cantidad de tiempo perdido buscando información. La mayoría de los softwares de gestión de documentos utilizan el Reconocimiento óptico de caracteres, que es una tecnología que te permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables y con capacidad de búsqueda.

9. Contenido más consistente: Asegurar que el contenido tenga un formato, nombre y control consistentes no es fácil. Al implementar flujos de trabajo digitales o diseñar cómo desea que se archiven sus documentos, genera contenido que se archiva consistentemente de la misma manera. Por ejemplo, todas tus facturas se archivarán digitalmente con la misma información requerida (número de factura, fecha, nombre del proveedor, código de gastos, etc.).

10. Gestión de tareas mejoradas: La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren. Las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permiten enrutar documentos en toda su organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso y suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre su estado.

Como hemos visto, la digitalización, al igual que Internet o los teléfonos móviles, llegó para quedarse. Es posible que algunas compañías solo se estén concentrando en sus libros de pedidos completos actuales y no piensen que necesitan hacer ningún cambio, a pesar de que necesitan abordar con urgencia el problema de la modernización de su sistema de archivo.

 

Digitalización Documental

¿Son los documentos digitales el futuro de la gestión documental?

La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.

En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.

 

Incertidumbre por el manejo documental:

Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.

 

Documentos digitales

 

¿Inseguridad de la información?

Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.

 

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Costos amplios de gestión

Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.

 

Dificultades en la herramienta

Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.

 

Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.

 

Digitalización Documental

¿Cómo gestionar la información en tiempos del COVID-19?

¿Todos tus contratos, registros de clientes y archivos se convirtieron digitalmente y se configuraron para que tu empresa los accediera de forma segura y remota antes del inicio de la pandemia de COVID-19?  La gestión documental es un aspecto clave de la planificación de la continuidad del negocio que no puede pasarse por alto a medida que avanzamos nuestro negocio hacia este nuevo mundo.

A medida que nos adaptamos al teletrabajo durante la actual pandemia de COVID-19, se ha vuelto más claro para nuestro negocio que hay áreas que debemos abordar para mantener la continuidad del negocio la próxima vez que ocurra algo así. En este artículo te explicamos cómo podrás gestionar tu información en tiempos del COVID-19.

El ABC de la custodia de documentos.

 

Piense en la gestión de documentos como moneda digital

“La gestión de documentos ha sido ignorada y poco amada durante mucho tiempo”, dijo Alan Pelz-Sharpe, fundador de Deep Analysis . “Sin embargo, son los sistemas donde se almacenan y administran los documentos más valiosos y sensibles que las empresas crean y usan. Los documentos son esencialmente moneda digital. Si perdemos o no podemos encontrar contratos y facturas, literalmente perdemos dinero o las empresas se detienen. Sin embargo, a pesar de la importancia crítica de la gestión de documentos, pocos han invertido bien en estos sistemas, y pocos todavía los gestionan adecuadamente”.

El cambio al trabajo remoto en medio de la crisis de COVID-19 ha expuesto las debilidades de estos sistemas de gestión de documentos, según Pelz-Sharpe. Citó un en su investigación donde los trabajadores, a quienes se les ordenó quedarse en casa, no pudieron hacer gran parte de su trabajo porque no podían acceder a los documentos que necesitaban para hacer su trabajo. En otro caso, los trabajadores que han sido considerados “esenciales” y se les ordenó ingresar a la oficina solo porque de otra manera no podrían acceder a los documentos que necesitan para hacer su trabajo.

 

Pensando estratégicamente en la gestión de documentos

A pesar de todo lo que se habla de modernización y transformación, los sistemas de gestión de documentos han sido bajos en la lista de prioridades. Los sistemas locales heredados aún dominan, y sus controles torpes y ahora algo anticuados ya no son, en muchos casos, adecuados para su propósito. El especialista agregó que, en el futuro, cualquier organización debería pensar estratégicamente sobre la gestión de documentos y cómo deberían funcionar.

Si aún no cuentas con un sistema de gestión documental es importante que te preguntes:

 ¿Cómo accederán nuestros empleados a sus registros si deben trabajar desde casa?

Durante una interrupción importante, los empleados deberán tener acceso a sus archivos de trabajo regulares para mantenerse productivos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos y registros permiten a sus empleados continuar trabajando fuera del sitio, mientras protegen su contenido.

 ¿Nuestros datos están digitalizados, archivados y respaldados adecuadamente para situaciones de recuperación de desastres?

Los sistemas de gestión de registros capturarán sus documentos y datos, y los replicarán en un almacenamiento seguro ante desastres.

 

Gestión documental en tiempos de Covid-19

 

Comience a centrarse en las necesidades críticas de tecnología

La esperanza debe ser que de esta pandemia se aprenden algunas lecciones, dijo Pelz-Sharpe. Las organizaciones deben dejar de centrarse en proyectos tecnológicos atractivos y comenzar a centrarse en proyectos tecnológicos críticos. Sin embargo, la tecnología para solucionar estos problemas está ampliamente disponible. Lo que falta ha sido la voluntad y la previsión para hacer algo con respecto a los problemas, y de manera crucial los conjuntos de habilidades y experiencia para analizar las necesidades del negocio y modernizar los enfoques de manera eficiente y efectiva.

Conoce por qué es importante la custodia de documentos.

Cómo hemos visto, la gestión documental es una de las mejores prácticas que pueden hacer las organizaciones para garantizar que sus documentos estén bajo control durante la crisis de COVID-19 que dejará a los empleados en casa durante un largo período de tiempo.

 

Digitalización Documental

La importancia de tener los documentos alojados en la nube

Los servicios en la nube se han convertido en la opción más adecuada para almacenar datos en línea digitalmente. Anteriormente, la mayoría de las empresas solían depender de los servidores internos para almacenar su colección de datos y archivos en línea, pero hoy en día el almacenamiento de datos en línea en servidores en la nube es la próxima gran novedad, ya que permite un almacenamiento ilimitado. Lo mejor de la custodia de documentos es que tener todos los datos en la nube garantiza la accesibilidad y permite que se pueda acceder fácilmente a los datos desde cualquier parte del mundo.

A continuación, te contamos las 10 razones por las cuales es importante tener los documentos alojados en la nube, no te lo pierdas.

No te pierdas estos mitos y verdades sobre la digitalización de documentos.

Usabilidad y accesibilidad

Almacenar documentos en la nube le permite a los usuarios arrastrar y soltar fácilmente en el sistema digital. Cabe destacar que es fácil guardar todos los archivos y datos en la nube, no se requieren conocimientos técnicos para esto. Además, se puede acceder fácilmente a los archivos almacenados desde cualquier parte del mundo con solo unos pocos clics y una conexión a Internet.

Recuperación de desastres

Se recomienda que todas las empresas tengan un plan de respaldo en caso de emergencia. Puesto que, perder datos comerciales importantes puede causar grandes pérdidas a cualquier negocio. El almacenamiento en la nube es el plan de respaldo perfecto para las empresas. Por ello se aconseja crear una copia de seguridad de los archivos almacenados. Estos archivos se almacenan en una ubicación remota y se pueden recuperar y acceder en cualquier momento.

Seguridad

Los dueños de negocios pueden estar seguros de que una vez que los datos se almacenan en la nube, están seguros. Lo mejor de usar el almacenamiento en la nube es que los datos del servidor se distribuyen a través de servidores redundantes y los datos almacenados en la nube están protegidos contra cualquier tipo de falla de hardware. Los servidores en la nube también proporcionan copias de seguridad automáticas e instantáneas para garantizar que sus datos estén seguros.

Ahorro de costes

Las empresas y organizaciones pueden reducir los costos operativos anuales mediante el almacenamiento en la nube. Se puede garantizar la asequibilidad si los datos se almacenan en línea en la nube. Así mismo, los usuarios pueden garantizar ahorros de costos adicionales porque la energía interna y los recursos no se requieren por separado para almacenar los datos.

Compartir fácilmente

Los datos almacenados en el almacenamiento en la nube se pueden compartir fácilmente con clientes y colegas de una manera fácil y segura. En este orden de ideas es posible compartir fácilmente el acceso a un entorno de nube particular o a la cuenta completa con algún otro usuario.

Automatización

Uno de los problemas más importantes que enfrentan la mayoría de los propietarios de negocios es crear copias de seguridad de datos y programar la copia de seguridad de manera que las operaciones diarias no se vean obstaculizadas. Con la tecnología de almacenamiento en la nube, la tarea tediosa de las copias de seguridad de datos se simplifica a través de la automatización. Simplemente tiene que seleccionar lo que desea respaldar y cuándo desea respaldar y su entorno de nube se encargará del resto.

Colaboración

El almacenamiento en la nube en línea también es una plataforma ideal para fines de colaboración. Un entorno en la nube permite que varias personas accedan, editen y colaboren en un solo archivo o documento. Las personas pueden acceder al entorno de la nube desde cualquier parte del mundo y colaborar en tiempo real.

 

Custodia documentos digitales

 

Servicio escalable

También cabe destacar que el alojamiento en la nube permite el escalado vertical y horizontal, y lo mejor del alojamiento en la nube es que solo paga por los recursos que realmente utiliza. Además, puede escalar su entorno de alojamiento en la nube cuando sea necesario y también puede definir los atributos de escalar la nube. Esto garantiza más flexibilidad y un gran espacio de almacenamiento.

Sincronización

Mientras usa el almacenamiento local de archivos, solo puede acceder a sus datos desde una determinada ubicación. Con el almacenamiento en la nube, los dispositivos diarios pueden ser sus puntos de acceso, como su PC y su teléfono inteligente. Acceder a los archivos y sincronizarlos se puede hacer fácilmente con cualquier dispositivo a través de una conexión a Internet. Por lo tanto, el estrés de transferir los documentos de un dispositivo a otro se reduce, ya que a veces puede complicarse. Además, los archivos almacenados en el almacenamiento en la nube siguen siendo los mismos en todos los dispositivos y pueden actualizarse automáticamente después de realizar cualquier cambio. Siempre puede ver la última versión del archivo actualizado a través del almacenamiento en la nube

Ten en cuenta estos cinco consejos para llevar a cabo un proceso archivístico de calidad.

 

Como hemos visto, la custodia de documentos y la copia de seguridad en la nube en línea son beneficiosos para todo tipo de empresas. El almacenamiento en la nube es una gran plataforma que no requiere una gran inversión y se puede utilizar activamente para conectarse y colaborar con clientes y empleados. Si opta por un entorno en la nube, tiene derecho a beneficios supremos, como un despliegue de información más rápido, menos administración y menos supervisión, por lo tanto, podrá tener más tiempo para alcanzar sus objetivos comerciales.

 

Digitalización Documental

¿Por qué tener un inventario documental?

Es indudable la importancia de contar con un inventario documental en las empresas. Pese a que, de buenas a primeras aparenta que no tenga relevancia, ciertamente es uno de los aspectos más importantes que cualquier empresa debe tener y administrar, esto gracias a los numerosos beneficios que le aportan al sistema de gestión documental, lo cual, permite que la empresa pueda centralizar y controlar todos sus documentos e información.

Para nadie es un secreto que cada día las empresas cuentan con un mayor número de documentación, ya sean presupuestos, solicitudes de compras, pedidos, recibos, facturas, contratos, cuentas de nómina, entre otros, por lo que se ha convertido en una necesidad gestionar de manera eficiente todos estos documentos e informaciones, siendo así una gran ventaja la custodia de documentos, el cual es un servicio que le permite a las empresas incrementar los niveles de seguridad y preservar sus archivos e información general, a través de un inventario documental.

Si aún tienes dudas con respecto a la importancia de por qué tener un inventario documental en tu empresa, no te pierdas este artículo donde te explicamos todo al respecto.

 

Conoce por qué es importante la custodia de documentos.

 

¿Qué es el inventario documental?

El inventario documental se define como un instrumento de recuperación de información que tiene la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados en un fondo de documentos.  Aunque este instrumento no tenga un alto grado de complejidad, el mismo se debe asumir con visión archivística y responsabilidad.

Cabe destacar que el inventario documental no tiene un único uso, esta herramienta se puede definir como multifuncional, siendo capaz de adaptarse a la necesidad y el contexto que tenga cada empresa. Por ejemplo, le permite a cualquier empresa conocer los documentos ubicados en el fondo acumulado, tener un control de los documentos ubicados en los diferentes depósitos, controlar los documentos recibidos de otras oficinas, clasificar los documentos a eliminar, encontrar con rapidez algún documento, identificar documentos, entre otras cosas. Siendo así, una herramienta que se puede adaptar a cualquier necesidad y se puede utilizar cuando se requiera su ayuda.

 

Importancia del Inventario documental

 

Beneficios del inventario documental

 Los beneficios del inventario documental son numerosos, a continuación, te nombramos los principales:

  • Mayor productividad: La búsqueda y recuperación de documentos será un proceso que se podrá realizar con mayor eficiencia gracias al inventario documental el cual permite reducir de manera drástica los tiempos de búsqueda.
  • Disminución de costos: Ya no será necesario contar y mantener grandes espacios donde guardar cientos o miles de archivos, estos documentos al encontrarse en un inventario documental, completamente digital, te permitirá ahorrar dinero al no tener que imprimir, fotocopiar o archivar dichos documentos.
  • Ahorro de tiempo: Ahora toda la documentación será más fácil de encontrar y recuperar, esto gracias a que toda la información se encuentra en el mismo repositorio con las mismas reglas de descripción, clasificación y creación.
  • Mejora del ROI: El inventario documental tiene la capacidad de mejorar el ROI, esto gracias a que aumenta la calidad, reduce los costos, mejora la productividad y asegura la organización de los documentos de la empresa.
  • Mejorar los procesos: Automatizar los procesos indudablemente permite controlar todo el proceso relacionado con el inventario de los documentos, además mejora los tiempos de gestión y tramitación.
  • Disminución de las pérdidas: Contar con un gran volumen de documentos en papel implica un riesgo a que se puedan perder, dañar, deteriorar, duplicar o sufrir a causa de los siniestros. La custodia de documentos permite decirle adiós al papel y preservar los archivos en una red donde estarán libres de cualquier peligro existente.
  • Preservación de los documentos electrónicos: La tendencia se inclina a oficinas sin papeles y la creación de documentos electrónicos. Este nuevo matiz innovador permite preservar y conservar los documentos de manera electrónica.
  • Personalización y seguridad: El inventario documental le ofrece seguridad a los datos críticos, siendo así sumamente importante para los ejecutivos y gerentes.

 

Conoce la importancia de la custodia de documentos para las empresas.

 

Como hemos visto, el inventario documental le otorga grandes beneficios a una empresa como lo son controlar los registros de inventario, ahorrar dinero, preservar sus documentos de manera electrónica, coadyuvando así a la consolidación de la eficacia y eficiencia de la empresa.

 

Digitalización Documental

5 aspectos fundamentales del almacenamiento de documentos que debes conocer

La gestión documental es una labor vital para las empresas actuales. Ya que, constantemente al interior de la mayoría de empresas se producen documentos de suma importancia fiscal, financiera y legal. Por lo anterior, esta información debe ser guardada y custodiada de manera eficiente y segura. Presta atención a nuestro artículo y aplica los consejos para mejorar tu almacenamiento documental.

Importancia del archivo

Para empezar, un buen sistema de archivo es aquel que te permite localizar un documento que necesitas de manera rápida y sencilla. Este debe ser capaz de resolver búsquedas de urgencia, por lo que es necesario para manejar amplios volúmenes documentales, optimizar tiempos de búsqueda y minimizar costos.

Aspectos que no debes olvidar

El sistema de archivo debe tener la misma importancia en tu empresa que cualquier otra área. Sin importar si tu negocio es pequeño o muy grande, debes tener todos los documentos generados en orden.

La mayoría de las empresas cuentan con un sitio específico para llevar a cabo esta gestión. Hoy te hablaremos de unos aspectos básicos a la hora de hacer un mejor trabajo en esta labor que no puedes pasar por alto:

1. Su principal ventaja es la conservación de los documentos y el cumplimiento de las normas tanto de la empresa como a nivel gubernamental. Dependiendo el área en la que se hayan originado los documentos, tienen un tiempo en el que podrán ser requeridos nuevamente.

Para que esta función se cumpla de manera óptima, la papelería será ordenada y clasificada, y así podrás relacionar nuevos documentos con los que ya han sido clasificados y puestos en el archivo.

2. Tu archivo es un medio de consulta, en caso de necesitar un antecedente documental o en caso de reclamos de un usuario o cliente. La documentación es evidencia de los diferentes procesos.

3. La clasificación de archivos te ayudará a ser más ágil a la hora de encontrar información histórica que necesites para llevar a cabo mucho mejor los procesos dentro de las diferentes dependencias.

Los archivos se clasifican de varias maneras, ya sea por su uso o por el lugar donde se generan. Los archivos activos son aquellos que se consultan constantemente; los semiactivos se derivan de los activos, y los inactivos son archivos históricos.

 

 

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4. Al codificar tus archivos mejorarás la manera de localizar un documento en el momento en el que lo requieras, sin llegar a perder la cabeza.

Puedes codificar según las dependencias de la empresa. Se podría otorgar a cada área un código; por ejemplo, para el área de presidencia, el código sería PRE1. Así, a la hora de archivar, solo deberá dirigirse a la carpeta o archivador que corresponda.

5. Tener un sistema óptimo de archivos te ayudará a dar el cuidado requerido de los archivos. Y es que, la información debe ser custodiada de la mejor manera. Es por eso que se debe tener un mantenimiento óptimo en las locaciones del archivo que evite la humedad y el deterioro.

Con la llegada de la tecnología, los archivos ya no ocupan el espacio que estábamos acostumbrados a ver, pero no por ello no requieren el mismo o más cuidado.

Los elementos guardados en medios digitales también pueden tener daños, por lo que debes tener siempre respaldo de todo, y un cuidado máximo en cuanto a las condiciones en las que se guardan.

Muchas empresas ya cuentan con archivos completamente sistematizados, lo que quiere decir que el manejo de toda la información se hace mediante aplicaciones tecnológicas o, simplemente, libros de Excel en los que podrán hallar rápidamente una carta o remisión en cuestión de segundos.

Pero esto también trae un riesgo, los robos electrónicos de información. Estos robos ya han sucedido. Es por eso que la gestión de archivos es una parte muy importante de la empresa y que no debe ser descuidada nunca, pero que también debe avanzar con el mundo moderno.

 

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Aspectos a tener en cuenta al momento de almacenar tus documentos

Hay una verdad innegable, tu empresa o negocio genera muchísima información día a día. Por ello, es fundamental que esta sea correctamente archivada y guardada para que puedas tener un adecuado acceso en tiempo y forma, pues la información es utilizada con diferentes fines y es parte de un sistema de búsqueda mayor que debe cumplir con determinados tiempos de trabajo, consulta y acceso. Ahora bien, el correcto manejo de esa información afecta positivamente a diferentes actividades de tu empresa, por ello te preguntamos: ¿has pensado en la importancia de almacenar tu información de manera ágil y productiva? Por lo anterior queremos explicarte los puntos a tener en cuenta en el proceso de almacenamiento documental. Toma nota.

 

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La importancia de almacenar información

 

A pesar de los tiempos digitales que corren, son muchas las empresas que siguen manteniendo, y de manera creciente, el almacenamiento de documentos físicos sin un control o planeación. Hay que destacar que los documentos, una vez creados, se consultan, se envían, se buscan para realizar corroboraciones, seguimientos o consultas. Ante este panorama se ha expandido la necesidad de contar con una estrategia de archivo que garantice un proceso eficiente y que permita sin complicaciones responder a las preguntas y solicitudes de socios, clientes, autoridades e incluso de los mismos empleados.

Para la generación de información, así como para la gestión documental, se utilizan muchos recursos. Por eso es necesario detenernos a estudiar y mejorar la estructuración de su almacenamiento. Veamos:

A pesar de que la tecnología avanza a pasos agigantados y la información digital crece de manera exponencial, hay información en papel que siempre seguirá existiendo. Aquellos archivos con papeles firmados y documentos sellados. Esta es documentación necesaria, irremplazable que acompaña registros mayores llevados por otros medios y que necesita ser cuidada y preservada para el correcto funcionamiento de nuestro negocio.

Para lograr dicho propósito es necesario mantener un orden de la información, ya que no solo nos permite encontrar archivos rápidamente, sino que también nos da la oportunidad de mejorar los flujos internos de trabajo

 

Cómo llevar a cabo el almacenamiento de archivos

 

¿Cómo llevar a cabo el almacenamiento de archivos?

 

Un factor importante a la hora de archivar físicamente la información es el orden. La forma en que ordenamos la información nos hace ahorrar tiempo, energía y dinero. Por ello, ordenar los archivos numérica o alfabéticamente es fundamental para encontrar rápidamente los documentos que necesitamos. De nada sirve tener un sistema de ordenamiento generado con altos niveles de complejidad si no preestablecemos este orden como prioritario, lo que nos llevaría a tardamos horas en encontrar la información que debería ser localizada prácticamente de forma inmediata.

Este ordenamiento te traerá la necesidad del uso de carpetas y separadores correctamente rotulados. Podrá ser ubicado correctamente dentro del sistema y no solo te dará una imagen de bienestar. Recuerda, nombres a la vista, rotulaciones prolijas y la diferenciación por colores harán que la información a guardar sea fácilmente ubicada. Finalmente, los archivadores en sí mismos también deben ser enumerados para su correcto almacenamiento.

Las buenas prácticas a la hora de ordenar la información están basadas en la clasificación, la relevancia y el orden. Con estos tres puntos, no solo estarás encontrando la información de la forma más rápida posible, si no que transmitirás esa sensación de confianza y credibilidad tan buscada por empresas y personas.

Con la documentación correctamente ordenada, cumples con las expectativas de socios y clientes, logrando responder consultas en cuestión de segundos, ahorrando tiempo y dinero, transmitiendo seguridad y generando una sensación de confianza necesaria para que tu empresa o negocio, y por supuesto tu vida, funcionen con mayor libertad.

 

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