Conoce la importancia del archivista en la gestión documental

Cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a una amplia gama de procesos, protocolos y servicios enfocados en el manejo y administración de los diferentes tipos de documentos que se generan y se reciben en las empresas; sin embargo, pese a lo que se cree, este no es un procedimiento 100% mecánico, lo que significa que es necesario tener a un experto que pueda coordinar, administrar y analizar todo lo relacionado a esta gran labor. Es en este punto donde aparece el archivista, un profesional capacitado para realizar todas las gestiones necesarias. Si quieres saber más de su relevancia en la administración de documentos, te invitamos a seguir leyendo.

 

¿Qué es un archivista y qué hace?

 

El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y proteger la historia y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad. En sí, su deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el desarrollo de quien lo requiera.

El papel del archivista es tan importante y necesario dentro de la gestión documental, que sin su acompañamiento y conocimientos no se podría garantizar que toda la información se conserve inalterable con el paso del tiempo.

Ahora bien, el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y protocolos para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación. Con esto, protege el contenido vital de las empresas, garantizando el acceso de los empleados y demás personal que lo requiera y facilitando la ubicación de la información y su seguridad.

 

¿Cuál es la importancia de un archivista en la administración de documentos?

 

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Como lo vimos anteriormente, el archivista es el centro ejecutor de todos los procedimientos de gestión documental, en sí, su papel es fundamental para definir propósitos, protocolos y prioridades dentro del manejo de la información.

Por lo tanto, contribuye en el manejo de los archivos de la siguiente manera:

 

  • Ahorro de tiempo, espacio y dinero significativos, gracias a la correcta planeación.
  • Eficiencia en ubicar y encontrar documentación.
  • Almacenamiento ordenado y eficaz en todo momento.
  • Mejor productividad en los procesos de documentación.
  • Revisión objetiva de la información y su custodia.
  • Correcta clasificación de los archivos de tu empresa.

 

En resumen, el archivista es una ayuda importante para mantener en orden todo lo relacionado con el archivo y la clasificación de lo que consideres importante. Además, así puedes tener una respuesta ágil al consultar cualquier documento, en el momento oportuno y sin demoras en su ejecución.

 

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Archivista: El profesional en pro del aumento de la eficiencia empresarial

 

Como lo hemos mencionado hasta este punto, el archivista no solo planea, también permite tener una información más ordenada, lo que se traduce en más eficiencia y productividad en el archivo de tu empresa, por ejemplo:

 

  • Documentación electrónica: Podemos decir que un archivista administra mejor los espacios de tus archivos, es decir, tiene la capacidad de determinar qué archivos deben estar en formato físico y cuáles pueden ser digitalizados, lo anterior basado en la información especificada en los instrumentos archivístico.
  • Acceso eficaz a la información: Al trabajar en equipo con tu empresa, tus empleados tendrán el conocimiento de cómo mantener los protocolos de gestión y como acceder a los archivos de forma clara, en cualquier momento, sin contratiempos y sin esperas, incluso en situaciones donde requieran alguna documentación urgente.

 

Así que, si lo que deseas es una correcta administración de tu información, no dudes en contactar profesionales en archivística, quienes contribuirán considerablemente en la administración eficaz de la información.

Debes tener en cuenta que el archivista necesita trabajar en conjunto con los demás profesionales de tu empresa, en diferentes áreas como personal de sistemas, contadores, administrativos, etc., para alcanzar los objetivos de su trabajo.

No esperes más, ten el mejor archivo de la mano de un buen archivista.

 

Digitalización Documental

 

Todo lo que necesitas saber sobre la Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es una de las principales estrategias de la gestión documental, ya que por medio de un análisis al detalle y del uso de las herramientas adecuadas, se conservan los documentos en un formato que puede ser consultado, revisado y utilizado al alcance de un clic. Si quieres conocer más sobre este procedimiento te invitamos a seguir leyendo.

La digitalización de documentos surge como una necesidad debido a dos factores puntuales: el avance tecnológico y el acceso a nuevas tecnologías, y la optimización y automatización de procesos en pro de la eficiencia. De esta manera la digitalización se convierte en una forma confiable de cumplir con las nuevas maneras de acceder a la información y de facilitar su consulta, control y manejo desde diferentes lugares en tiempo real.

Ahora bien, ¿qué es entonces la digitalización de documentos? Es la conversión de formato, es decir que se convierte un documento que se encuentra en formato físico (papel, fotografías, etc.) a un formato binario o digital, en casos puntuales; lo que contribuye al aumento de la eficacia y de la eficiencia al momento de buscar, archivar y gestionar la información, ahorra significativamente recursos de almacenamiento físico y de uso del papel, se garantiza la seguridad de acceso y permite tener un backup o copia de respaldo del archivo físico, lo que agiliza la consulta y gestión.

Hay que tener en cuenta que, para que lo anterior se cumpla al pie de la letra, es necesario seguir una serie de pasos y protocolos, que consisten en la revisión de los documentos existentes y analizar si pueden o no ser digitalizados, ya que la digitalización se aplica para los documentos que cumplan con todas las características, para posteriormente convertirlos tal cual y sin ningún error, a un formato digital completamente legible y utilizable. Veamos:

 

¿Cómo se lleva a cabo este proceso?

 

  1. Alistamiento

La documentación debe ser preparada para pasarse a su formato digital. Esta parte queda totalmente en manos de un experto y del equipo de trabajo de la empresa, pues son quienes pueden definir qué archivos se van a digitalizar y cuáles no entran en el proceso.

En esta etapa, se incluyen la foliación de los documentos y el registro de dichos folios, la asignación de metadatos según el contenido y la organización de los papeles por grados de tema, año o área. También se deben aislar los que no formarán parte de tu digitalización o los que necesitarán un tratamiento específico por posible deterioro.

  1. Captura

Aquí es donde procedemos a la conversión. Al momento de capturar, se precisa que los archivos digitales sean de buena calidad. Con una resolución de entre 300 y 600 dpi, bastará para ajustar la calidad de tus documentos. Destacando la necesidad de capturar fielmente cada documento.

Recuerda que en este punto debes tener un control de calidad, de tal forma que ningún documento se vea borroso u oscuro. Tampoco debe haber imágenes torcidas, pixeladas o ilegibles. Todo tiene que quedar claro y entendible. Además, los formatos han de ser asignados con uniformidad, por lo que no puede haber variaciones de formato para un mismo tipo de archivo.

  1. Almacenamiento

Una vez que se ordenaron los archivos a digitalizar y se terminó dicho proceso, es momento de guardar de forma segura tus documentos, por medio del uso de un servidor, ya sea interno o externo, el cual garantizará el acceso y el respaldo de tus documentos.

Es importante que, además del software propio para la creación de copias de resguardo, haya alguna plataforma de acceso a los documentos de forma interna.

 

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Beneficios de la digitalización

 

La digitalización de tus documentos es muy importante para optimizar el uso de tus recursos. Con ella, adquieres muchos beneficios no solo en el uso de tu documentación, sino que también en la administración de tu espacio, así como en la resolución de problemas de accesibilidad. De sus beneficios, destacan:

 

Beneficios-de-la-digitalización

 

  1. Acceso múltiple a los documentos.

Ya no es necesario acudir por un documento y esperar a que otro lo deje de usar, con los respectivos riesgos que esto implica para su conservación. Varias personas pueden tener acceso a un mismo documento a la vez.

  1. Conservación adecuada.

Un documento digital tiene una vida prácticamente imperecedera. Además, la realización de un resguardo para tu seguridad es tan sencillo como copiar y pegar un documento desde tu dispositivo móvil.

  1. Optimización de la gestión documental.

Es más fácil encontrar los papeles que requieres con un tecleo rápido en un buscador; además, también puedes tener un mayor control de tus archivos. Esto puede ser muy eficaz con respecto a áreas jurídicas y fiscales de tu empresa.

  1.  Liberación de espacio.

Ya no tienes que asignar gran parte de un área para colocar los estantes con las cajas de tus documentos.

 

Como ves, la digitalización de los documentos es un proceso que ofrece muchas ventajas, a la vez que hace más funcional el acceso a tu información, contribuyendo al desarrollo y al avance de tus actividades.

 

Digitalización Documental

 

¿Por qué es importante almacenar adecuadamente nuestros archivos?

¿Sabes a diario cuántos documentos genera tu empresa? Toda esa información producida y recibida representa una parte importante para los procesos que se adelantan en tu organización, por lo que protegerlos y gestionarlos adecuadamente por medio del almacenamiento de archivos, representa una tarea importante. Si quieres saber más sobre el almacenamiento, te invitamos a seguir leyendo.

El almacenamiento de archivos es una parte fundamental de la gestión documental, ya que se basa en todo un protocolo de protección, cuidado y custodia que permite que los documentos de diversos formatos y características, sean salvaguardados de manera óptima con el fin de garantizar el acceso de quien lo requiera a lo largo del tiempo.

Por lo anterior, el almacenamiento se posiciona como la estrategia más necesaria de implementación en las empresas ya que:

 

  • Garantiza el acceso a la información.
  • Conserva la información en óptimas condiciones para su consulta.
  • Mantiene un orden lógico y práctico.
  • Ahorra tiempo de búsqueda.

 

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Ahora bien, veamos algunas razones de fondo que te ayudarán a entender la importancia del almacenamiento de archivo:

 

1. Información clara, documentos al instante

 

Sin documentos o archivos no existiría pasado ni futuro de tu organización y vivirías sin tener conocimiento alguno de lo que se ha hecho o se hará a largo plazo. Sin embargo, todos deseamos conocer la historia e información de nuestra empresa para estar al tanto de lo que ha sucedido con ella a nivel administrativo, financiero o fiscal. De igual modo, la información y su cuidado es de vital importancia en caso de auditorías, revisiones fiscales o compromisos con proveedores.

Recuerda, tener un archivo bien administrado en temas de almacenamiento, contribuye a obtener un conocimiento claro de la información que se produce en tu empresa.

 

 

Información clara, documentos al instante

 

2. Protocolos estratégicos de gestión documental

 

Cuando lo que está en juego es la documentación de tu empresa, recuerda que la gestión documental es tu mejor aliada para implementar una correcta gestión de almacenamiento, pues con ello le estás abriendo las puertas a una serie de protocolos cuya aplicación garantiza no solo el cuidado, sino que también, un orden lógico, sencillo, homogéneo y planificado a toda tu documentación.

Recuerda que dichas estrategias van de la mano del uso de instrumentos archivísticos, como lo puedes ver en nuestros artículos anteriores.

3. Archivos seguros, eficientes y prácticos

 

Hay una realidad a la que no podemos escapar, y es que a medida que pasa el tiempo, irá creciendo la cantidad de documentos en una empresa. Cuando logras entender este punto, es cuando realmente inicias planteamientos de metas y propósitos para evitar que todo salga de control.

Por lo anterior, cuando implementas estrategias de almacenamiento estás llevando a tus archivos al siguiente nivel, pues:

 

  • Construyes: La gestión documental anima a almacenar datos de las diversas áreas de tu empresa en un orden específico o por bloques que permiten de manera ordenada consultar la información.
  • Conservas: Al ser correctamente archivados los documentos, los estás protegiendo de factores ambientales, de errores de manejo humano y de cualquier riesgo que pueda dañarlos.
  • Proteges: Los archivos físicos no son los únicos que estarán seguros, en el caso del archivo digital, tienes garantías de seguridad, ubicación, edición eficiente y acceso regulado.

 

En muchas ocasiones, para cumplir con lo mencionado se requiere de la ayuda de un experto o de un personal capacitado, pero sobre todo es cuestión de organización grupal y de definir en tu empresa la relevancia estratégica del manejo que le das a tu información.

No olvides que los archivos que conserve tu empresa son importantes, pues estos contribuyen al desarrollo de la responsabilidad interna, lo cual la llevará a seguir creciendo paulatinamente.

Custodia de Documentos

Gestión documental: 5 beneficios de su aplicación en las empresas

¿Qué pasaría si los documentos de tu empresa se llegan a perder? Muy probablemente varios de tus procesos administrativos, legales y financieros pueden verse seriamente afectados. Por ello antes de que ocurra un incidente de esta magnitud, es importante ejecutar estrategias de gestión documental, las cuales pueden garantizar el correcto manejo de toda tu información. Si quieres conocer sus ventajas, te invitamos a seguir leyendo.

 

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en optimizar el almacenamiento, revisión, recuperación y tratamiento de los documentos que se manejan al interior de las empresas. En sí, su propósito es el de controlar de manera adecuada, eficiente y protegida la información de relevancia de cada proceso administrativo, jurídico, financiero o legal. Su implementación es sin duda, una de las mejores estrategias para garantizar no solo la seguridad de la información, sino que también para llevar a las empresas por el camino de la eficiencia, el desarrollo y el cumplimiento normativo.

 

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Es por lo anterior que la gestión documental es la mejor alternativa para aquellas empresas que desean optimizar sus procesos, mejorar el manejo de su información y fortalecer las estrategias que involucren el acceso y almacenamiento documental. Teniendo esto claro, veamos 5 beneficios que estos procesos le ofrecen a tu empresa.

 

  1. Administración del espacio y del almacenamiento:

 

Por medio de la gestión documental los profesionales en archivística podrán determinar qué documentos mantener en formato físico y cuáles son candidatos ideales para ser digitalizados, es decir, para ser adaptados a formatos electrónicos almacenados en la nube, (para conocer mejor este punto te invitamos a leer nuestro artículo: Guía sobre la digitalización de documentos). Este proceso inicial ayuda a administrar el espacio físico, reduciendo su uso y destinándolo de manera adecuada.

 

Administración del espacio y del almacenamiento:

 

Por otro lado, recuerda que el almacenamiento es uno de los factores clave a la hora de administrar los documentos, ya que esto permite conocer dónde ubicarlos, cómo categorizarlos y de qué manera acceder a ellos. Por ello, la gestión documental aporta significativamente en el manejo y el uso adecuado del espacio de almacenamiento y archivo, ofreciendo estrategias de custodia documental que garanticen la conservación y el respaldo integral de la información.

 

  1. Acceso eficiente:

 

Cuando una empresa hace uso de la gestión documental, se nota, más que todo al momento en el que sus empleados o colaboradores tienen acceso a la información necesaria, en tiempo real y sin muchos conflictos. ¿La razón?, la gestión documental permite la clasificación, tipificación y archivo de los documentos según su uso y relevancia.

 

Es decir, cuando un área necesita de algún documento en específico para culminar una función, podrá acceder a este sin contratiempos ya que, gracias a este sistema, podrán saber dónde y de qué manera acceder a él en un tiempo reducido y de manera eficiente.

 

  1. Reducción de costos:

 

Uno de los objetivos de la automatización de todo tipo de procesos, es la reducción considerable de gastos, por lo que la gestión documental no es ajena a esto.

 

Como lo mencionábamos anteriormente, la gestión motiva la digitalización documental dado el avance de los procesos tecnológicos y de las TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esto se traduce en un ahorro significativo en costos asociados al papel y el almacenamiento, ofreciéndonos:

 

  • Ahorro del 75% del tiempo destinado para búsqueda de documentos y para el archivo de los mismos.
  • Ahorro de un 50% de los costos de fotocopiado e impresión.
  • Aumento de un 40% de la capacidad de respuesta a los clientes.

 

  1. Eficacia y eficiencia:

 

Como lo hemos visto hasta este punto, la gestión documental va de la mano con los procesos laborales y con el equipo de trabajo de las empresas, por ello cuando se ejecuta adecuadamente los principales beneficiados serán los empleados, ya que la carga laboral disminuye notablemente. Esto gracias a que la gestión se enfoca en la automatización de procesos que antes eran manuales como, por ejemplo, la búsqueda de un documento en un archivo.

 

  1. Conciencia ambiental:

 

Finalmente, cuando se implementan procesos de gestión documental, cuando una empresa ahorra en el uso del papel, administra el almacenamiento y promueve la digitalización de la información; está contribuyendo en el correcto uso de los recursos. Esto lleva a minimizar el impacto ambiental y a maximizar el desarrollo económico.

 

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Después de revisar lo anterior, ¿qué esperas para empezar y darle un nuevo aire a tu empresa, manteniéndola al día con las últimas tendencias y convirtiéndola en una fuente confiable y clara de información? No olvides que el éxito está en tus manos. Por eso, ten una correcta gestión documental y organízate, tu empresa te lo agradecerá.

 

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5 consejos para llevar a cabo un proceso archivístico de calidad

Para nadie es un secreto que, al interior de las empresas, a diario se crean y se reciben documentos útiles para los procesos administrativos, jurídicos, legales y financieros. Sin embargo, por momentos se deja una cuestión de lado: ¿Qué hacer con ellos una vez los hayamos utilizado y registrado? La respuesta es: se debe realizar un proceso de archivo, es decir que, dependiendo sus características, relevancia y tipificación, los documentos deberán ser ubicados en un archivo en el cual se garantiza su acceso, protección y control. ¿Suena complejo? Puede que sí, pero con nuestros consejos podrás iniciar un proceso archivístico de calidad en tu empresa.

Los documentos son fundamentales para que los procesos que se lleven a cabo en las diferentes áreas de la empresa funcionen con normalidad y eficiencia, por ello, el determinar protocolos de gestión documental y de administración de archivos, se convierte en un punto relevante para garantizar dicha funcionabilidad.

Para entender su importancia, es necesario verificar qué es un archivo:

 

Se entiende como archivo el espacio físico o digital en el que se almacenan y conservan un conjunto de documentos, los cuales mantienen una clasificación según su relevancia en la estructura organizacional, su recurrencia de consulta y su garantía para la correcta ejecución de actividades administrativas o financieras.

 

Así pues, de esta manera, cuando se gestionan los archivos se está garantizando y permitiendo el acceso, protección y control de los documentos producidos y recibidos, mejorando el cumplimiento de las estrategias administrativas y organizacionales en pro de la información.

 

Lo que debes saber sobre un proceso archivístico

 

Ahora bien, ya revisamos lo qué es un archivo y lo importante que es para las empresas, ahora veamos qué es un proceso archivístico.

 

Un proceso de esta magnitud se entiende como un protocolo estipulado, en Colombia uno de los principales protocolos para entidades públicas y para entidades privadas con funciones públicas, es la Ley 594 de 2000 o la Ley General de Archivos. En esta normativa se determinan las etapas que seguirá el documento durante su ciclo vital en el Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Dicho ciclo vital determina la vida útil de un documento al interior de la empresa, teniendo como base algunas de las características que mencionábamos anteriormente. De igual modo, si quieres saber más sobre los tipos de archivos, te invitamos a leer nuestro artículo: ¿Qué se conoce como Archivo, en la Gestión Documental?

 

 

 

Teniendo claro lo anterior, veamos 5 consejos que te serán útiles para la administración de tus archivos.

 

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  1. ¿Documentos físicos o documentos digitales?

 

Si recuerdas, al inicio del articulo hablábamos de archivos físicos y digitales, pues bien, para determinar una correcta gestión archivística es necesario verificar los documentos existentes y establecer si sus características permiten su digitalización, esto con el fin de liberar espacio de almacenamiento y para facilitar y automatizar procesos de consulta y acceso. Para comprender mejor el proceso, te invitamos a revisar nuestro artículo: Aprende el proceso de gestión documental para archivos electrónicos.

 

Sin lugar a dudas, este primer paso es un antes y un después en la labor de gestión documental, lo que sin duda te ayudará a planear estrategias y procesos de almacenamiento.

 

  1. Controla tu documentación

 

Como lo hemos visto en nuestros artículos anteriores, el uso de los instrumentos archivísticos nos permite reconocer al detalle las características de nuestros documentos, su ubicación, almacenamiento y disposición, por ello se convierten en herramientas útiles y necesarias en el proceso archivístico, ya que nos darán las pautas de su conservación y protección.

 

Lo anterior apunta directamente a que el control de la información producida y recibida debe ser uno de los factores fundamentales, ya que, por medio de la asignación y categorización correcta en el archivo adecuado, con los documentos debidamente identificados y al alcance y acceso de quien los requiera, se optimiza su seguridad y utilidad al interior de la empresa.

 

  1. Revisa el ciclo de vida de cada documento

 

El ciclo de vida de un documento establece cuánto tiempo durará en nuestros archivos y cómo se debe disponer de él. Aquí vuelven a ingresar los instrumentos archivísticos como las Tablas de Valoración documental y las Tablas de Retención Documental, ya que estas nos permiten establecer dichos parámetros, mejorando así los índices de almacenamiento.

 

  1. Presta atención a las medidas de seguridad

 

Un archivo de calidad, es un archivo seguro, por ello presta atención de quién puede tener acceso a determinados archivos y bajo qué circunstancias pueden ser extraídos los documentos por un tercero. Si te das cuenta, esto va de la mano de un buen control documental. Esto sin duda garantiza una excelente conservación y evita contratiempos futuros sobre la información y los datos de relevancia.

 

  1. Mantén la Gestión documental como política empresarial

 

Finalmente, la gestión documental como lo hemos mencionado permite que tu empresa administre correctamente toda su información. Por ello es necesario establecer protocolos de manejo, acceso, control y registro que funcionen y se mantengan en el tiempo, con el fin de que los documentos siempre estén bajo el monitoreo necesario, con la conservación adecuada y en los archivos de forma segura.

Así que recuerda, un archivo protegido de peligros internos o externos, hace que tu empresa o institución esté igualmente protegida. Si tu archivo funciona con normalidad, le darás un gran empuje a tu empresa para que esta siga creciendo a pasos agigantados.

 

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Instrumentos archivísticos: 5 beneficios que puede tener tu empresa con su implementación

El desarrollo de la gestión documental, como es bien sabido, depende en gran medida de los recursos y herramientas que facilitan la administración de la información; principalmente la implementación de los instrumentos archivísticos, así que si deseas conocer más a fondo las ventajas que representan para tu empresa, te invitamos a seguir leyendo este artículo.

 

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Los instrumentos archivísticos son herramientas que permiten visualizar la realidad administrativa de su empresa, a través de la adecuada administración, control y organización de la información, así como su disposición final, acceso seguro y recuperación oportuna de la información desde la identificación de su ubicación. Dentro de los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), encontramos los Cuadros de clasificación documental CCD, las Tablas de Retención Documental TRD y el  Programa de gestión documental PGD.

 

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Para entender a cabalidad su importancia, veamos más de cerca los beneficios más importantes con la implementación de los instrumentos archivísticos:

 

Ventajas del uso de instrumentos archivísticos

 

  1. Cumplimiento de regulación y normatividad

La implementación y su aplicación bajo los parámetros establecidos en la normatividad, es la estandarización de un sistema de gestión, así como el acceso seguro a la información a nivel de usuarios internos y entes externos. Esto establece un amplio grado de intercomunicación entre archivos de diferentes empresas, ya que la sistematización genera una garantía de seguridad, eficiencia y protección de la información. Recuerda, el uso de instrumentos.

 

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

 

  1. Facilita la Gestión documental

Si nos basamos netamente en la normatividad, el Archivo General de la Nación (AGN) recomienda el uso de los instrumentos archivísticos con el fin de garantizar el acceso posterior a la información, la conservación de la información relevante y el desarrollo del manejo documental a nivel nacional. Como vimos en nuestro artículo anterior: ¿Las empresas privadas deberían hacer uso de los instrumentos archivísticos?, para las empresas privadas (a menos que hagan parte de aquellas reguladas por ciertas entidades), el uso de dichos instrumentos es más una necesidad que una obligación, ¿la razón? Simple, la documentación es la base fundamental para el desarrollo empresarial, para el mejoramiento de los procesos administrativos y organizacionales, por lo que la garantía primordial está en el mantener una gestión estratégica de calidad.

 

  1. Mayor seguridad y orden

No importa si tu archivo es físico o digital, solo importa que cuente con la seguridad y el orden necesario. El uso de los instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental garantiza el control adecuado, la seguridad de los documentos y la información en general, establece unos parámetros de categorización, almacenamiento y disposición final que permite identificar fácilmente la ubicación, características de cada documento.

 

  1. Disminución de gastos y costos

El punto principal es que con la implementación adecuada de los instrumentos archivísticos se minimizaría la generación de documentos innecesarios, evitara impresión de documentos, reducción de insumos y tiempo en las búsquedas de documentos, estos instrumentos archivísticos impactan positivamente sobre la eficiencia de los procesos administrativos.

 

  1. Gestión del conocimiento

Disminución del impacto frente a la fuga de información cuando se presenten retiros o cambios de cargos, los instrumentos archivísticos reflejan la estructura de producción documental, especian las agrupaciones documentales en base a sus funciones y tramites, esto da como resultado que cada documento producido sea evidenciado bajo unas actividades y funciones.

 

Custodia de Documentos

¿Las empresas privadas deberían hacer uso de los instrumentos archivísticos?

El mundo de la documentación es complejo y requiere de toda la atención posible para garantizar el desarrollo de una empresa, lo que nos lleva a preguntar: ¿Es la implementación de instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental, una obligación para todas las empresas? La respuesta correcta es: tal vez no es una obligación, pero si es una necesidad que contribuye a las estrategias relacionadas al manejo de la información y que, por ende, debería ser aplicada en todas las empresas. Si deseas saber más, sigue leyendo nuestro artículo.

 

La planeación y el uso de los instrumentos archivísticos se rige bajo los principios propuestos por el Archivo General de la Nación en la Ley General de Archivos 594 de 2000. Aunque la ley va dirigida a instituciones públicas y a entidades privadas con funciones púbicas, esto no significa que las empresas privadas en su totalidad no deban cumplirla. Pues, ya sea porque cumplen con las características de algunos decretos que las obliga a implementarlos, o por suplir una necesidad de optimización de la información, el uso de dichos instrumentos debería ser prioridad al interior de las empresas, ya que permiten una gestión documental adecuada, una seguridad y control optimizadas, y un acceso eficiente.

 

En pocas palabras, los documentos son la memoria institucional para el buen funcionamiento de una entidad, por lo que garantizar su adecuado manejo es fundamental para automatización de procesos y para la eficiencia administrativa. Ahora bien, veamos los dos puntos por los cuales las empresas privadas deberían aplicar los instrumentos archivísticos en sus estrategias.

 

Aplicación desde las normas:

 

Si tu empresa es vigilada por el Ministerio de Transportes junto con la Superintendencia de Puertos y Transportes, seguramente conoces la resolución 061583 del 10 de noviembre de 2016. Por medio de esta norma, regulan la implementación para la gestión documental y organización de los archivos, para que haya uniformidad en establecer las directrices que, en materia de gestión documental y organización de sus archivos, asegurando sus procesos archivísticos desde su producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.

 

hacer uso de los instrumentos archivísticos

 

 

El anterior es solo un ejemplo de que una de las principales razones por las cuales es necesaria la implementación de los instrumentos archivísticos, es el cumplimiento de la normatividad. Otro ejemplo de ello está en la Resolución 8934 de 2014, una norma establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio que va dirigida a todas las empresas privadas y demás entidades que se encuentran bajo su vigilancia, con el propósito de estimular y establecer las directrices necesarias en temas de gestión documental.  En su artículo 3 se exige, la elaboración de instrumentos archivísticos como: Programa de gestión documental, Tabla de Retención Documental-TRD, Tabla de valoración Documental-TVD, Cuadro de Clasificación Documental- CCD y Reglamento Interno de Archivo.

 

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Aplicación desde la necesidad de optimización y eficiencia

 

Son muchas las ventajas que trae la implementación de la gestión documental en las empresas privadas, ya que optimiza tiempos, garantiza el acceso, la seguridad de la información y administra adecuadamente los documentos producidos y recibidos por la empresa. Todo ello es gracias a los instrumentos archivísticos, presta atención a las siguientes razones para que empieces a implementarlos en tu empresa:

 

  1. Normatividad y procesos

Una empresa responsable siempre busca generar confianza entre sus clientes, usuarios, socios y colaboradores, y permanencia en el mercado, y que mejor forma que gestionando la información y los documentos de una manera controlada y segura. De esta manera, si haces un uso adecuado de las herramientas para la gestión de tu archivo, te garantizamos que obtendrás la fidelidad y la veracidad que un negocio privado necesita.

 

  1. Clasificación y ordenamiento

No es novedad que el adecuado control en la organización y clasificación de tu archivo garantiza que su información sea oportuna, tanto en los procesos internos como todos los relacionados con entes externos, clientes y garantizando el derecho al ciudadano. Por ello tener una adecuada clasificación documental ante una auditoría o ante una reclamación, es una muestra de orden en los archivos, protección de los documentos y acceso garantizado para las áreas administrativas.

 

  1. Brindan objetividad

Tener el registro de su información a través de una herramienta de gestión documental de forma adecuada en cada proceso realizado dentro de tu compañía, te permitirá mantener análisis más óptimos y eficientes sobre la trazabilidad de cada uno. Esto, por supuesto, interviene radicalmente en la toma de decisiones futuras.

 

  1. Mayor seguridad

Por motivos como los expuestos anteriormente (cumplimiento de normatividad, así como aclaraciones fiscales y verificaciones ante proveedores o clientes), tener bien organizada la información y un fácil acceso, permite tener un mayor control en cuanto a niveles de acceso y protección de la información.

Así pues, el uso de instrumentos archivísticos garantiza una adecuada gestión documental en tu empresa sin importar el sector al que pertenezca. Lleva tus procesos al siguiente nivel y con ello, optimiza los recursos de tu negocio.

Digitalización Documental

¿Qué es el PINAR y cómo contribuye en los procesos de gestión documental?

Como lo hemos visto, la administración de los documentos se caracteriza por ser un proceso sistemático que requiere de la implementación de los instrumentos archivísticos para garantizar su óptimo desarrollo. Por ello, en esta oportunidad te hablaremos del Plan Institucional de Archivos, conocido por sus siglas como PINAR. Así que presta atención.

 

Una correcta gestión documental requiere de la implementación de estrategias que lleven a la categorización acertada de los documentos, su disposición, tipificación, almacenamiento y búsqueda. Dichas estrategias se ven reflejadas en el correcto uso e implementación de instrumentos archivísticos como el Plan Institucional de Archivos PINAR.

 

¿Qué es el PINAR?

 

El Plan Institucional de Archivos es uno de los instrumentos más importantes en el proceso de gestión documental, ya que como su nombre lo indica, es el que permite y facilita la planificación de las estrategias y la administración de documentos a corto, mediano y largo plazo, con el fin de facilitar y ejecutar la gestión de forma eficiente y regulada.

 

En sí, el PINAR es una herramienta en la que se registran los procesos de gestión a seguir, teniendo como base los puntos de mejora, las necesidades y las dificultades que presente la empresa. Lo anterior le permite establecer importantes componentes y propiedades que permiten el desarrollo estratégico del macro proceso de gestión de datos e información, por ello:

 

  • Debe ser aplicado a todos los departamentos y a los archivos en cualquier tipo de material o formato existente.
  • Es el componente técnico mediante el cual se priorizan las actividades a ejecutar en los programas de gestión archivística (PGD).
  • Como todo plan, debe seguir una metodología basada en análisis, visión y propósitos de gestión para su formulación.

 

Por otro lado, debe describir:

 

  • Los propósitos de la planificación.
  • El estado actual de la gestión documental en la empresa.
  • Los puntos de mejora y su priorización.
  • Las estrategias de gestión a implementar.
  • El mapa de ruta para la ejecución de las estrategias.
  • Las herramientas de seguimiento.

 

Metodología para la estructuración del PINAR

 

Como lo puedes ver, el PINAR registra todo el proceso de ejecución de los planteamientos de gestión documental, convirtiéndose así en un instrumento de control y registro de los avances al interior de la empresa.

 

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Metodología para la estructuración del PINAR

 

Para poder ejecutar adecuadamente el PINAR, se necesita:

 

  • Análisis actualizado de la situación financiera, administrativa, técnica y tecnológica de la agencia o entidad.
  • Organización por orden de prioridad de los aspectos críticos que afectan la función documental y de archivos con su correspondiente análisis de riesgos.
  • Redacción del direccionamiento estratégico del plan (visión, objetivos, alcance, metas, actividades, recursos y selección de responsables del proyecto).
  • Definición de actividades para el seguimiento, control y mejora del cumplimiento de los objetivos y metas del plan.

 

Beneficios del PINAR en la gestión de los documentos

 

Ahora bien, la ejecución de un plan institucional para el tratamiento de archivos puede traer beneficios significativos para tu empresa, ya que el contar con un marco de referencia para la planificación y el desarrollo de la función archivística, permite el monitoreo, la coordinación y la mejora continua. Veamos:

 

  • Optimiza el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos de archivo en la planificación estratégica de la empresa.
  • Mejora la eficacia y eficiencia de la productividad organizacional.
  • Vincula los planes, programas, proyectos y sistemas relacionados con la gestión y tratamiento de documentos, lo que permite la ejecución de estrategias unificadas en pro de los objetivos.
  • Ejecuta el seguimiento, medición y control para la mejora de los planes y proyectos en ejecución.

 

El alcance del planeamiento archivístico tiene como propósito optimizar las actividades, funciones y utilización de los recursos en pro de una gestión documental eficiente. Así que, si lo que deseas es mejorar la estructuración del manejo de la información de tu empresa, el PINAR se convertirá en tu aliado estratégico.

 

Custodia de Documentos

Conoce qué es un programa de gestión documental y los beneficios de su implementación

Como lo hemos mencionado en nuestro artículo anterior, los instrumentos archivísticos permiten el control, gestión, categorización y manejo de los documentos al interior de las empresas y entidades; uno de ellos es el Programa de Gestión Documental (PGD), así que si deseas conocer más sobre este instrumento, este contenido es para ti.

A diario las empresas y entidades producen y reciben una amplia cantidad de información que debe ser controlada y conservada adecuadamente; esto no solo se debe concebir como una idea, sino que también como una estrategia, ya que con el ingreso de las tecnologías de la información y la implementación de los diferentes Sistemas de Gestión, el mantener los documentos físicos y digitales organizados y codificados permite y contribuye al crecimiento y excelencia de los procesos empresariales.

Es por esto que la administración que hagamos de la información debe ser eficiente y segura, por lo que uno de los instrumentos archivísticos que debes emplear es el Programa de Gestión Documental (PGD).

 

¿Qué es un Programa de Gestión Documental?

 

Un  Programa de Gestión Documental permite el planteamiento y descripción de un conjunto de actividades que defines para que la información que manejes en tu empresa se encuentre organizada y oportuna. Estas actividades son de tipo técnico y administrativo y se definirán según las características y necesidades de cada empresa.

Lo que se busca con la definición del programa, es hacer una gestión de todos los documentos e información existentes, desde su origen hasta su disposición final. Las etapas que este instrumento permite controlar a nivel documental y archivístico, son:

  • Producción.
  • Recepción.
  • Distribución.
  • Trámite.
  • Consulta.
  • Conservación.
  • Disposición final.

Si analizas bien estos procesos, se te facilitará el uso y el mantenimiento adecuado de los documentos, y así podrás precisar unas actividades estándar para el manejo de cada uno de ellos, obteniendo así, un registro de toda la información para un fácil acceso.

Beneficios del Programa de Gestión Documental

 

De esta forma los Programas de Gestión Documental permite establecer planes para acceder, gestionar y describir la información y datos pertinentes, tales como el lugar de ubicación, si la conservación es física o digital, por cuánto tiempo deberá mantenerse, quién tiene acceso a los documentos, quién puede modificarlos, etc.

 

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Beneficios del Programa de Gestión Documental

 

Como lo mencionábamos anteriormente, el Programa de Gestión Documental facilita el planteamiento de parámetros, información y actividades relacionadas a los documentos, control documental y funciones archivísticas; el aplicar estas estrategias le ayudarán a tu empresa en lo siguiente:

  • Tus archivos permanecerán ordenados y no solo almacenados, esto te permitirá tener un centro de documentación con información ágil y oportuna, lo que genera ahorro de tiempo y mayor productividad para los clientes, empleados y la empresa en general.
  • Estandarizarás el procedimiento del manejo de la información y los documentos de la empresa, lo que te ayudará a controlarlos, a tomar decisiones más acertadas y a tener acceso a una información oportuna. También evitarás que no se pierda con el tiempo el aprendizaje que la empresa va obteniendo con los cambios de personal, entre otros aspectos.
  • Tener normas y procesos bien establecidos y ordenados de la información, mejorará la capacidad de respuesta de la empresa en todos sus aspectos y te dejará muy bien parado frente a cualquier visita de tus clientes, entes certificadores y entidades de vigilancia.
  • Disminuirás costos porque tendrás unas instrucciones específicas frente al uso del papel. Qué se imprime y qué no, en qué tipo de papelería y qué archivos se pueden manejar y almacenar de forma digital; y cuando requieras determinada información, tus empleados y tú mismo gastarás menos tiempo y esfuerzo en su búsqueda.
  • Disminuirás al máximo el riesgo de pérdida de la información de todo tipo, ya que todas las personas que participan en los procesos productivos y de apoyo, tendrán unas normas claras para realizar el cuidado de los documentos.

 

Como ves, el Programa de Gestión Documental es una maravillosa herramienta que debes implementar en tu empresa porque permeará todos tus procesos y procedimientos, le dará un valor agregado adicional a tu administración porque organizará de manera eficiente toda la información que recibes y produces, y te ayudará a establecer estrategias que a corto, mediano y largo plazo contribuyan al mejoramiento de los procesos de gestión documental, para que puedas tener la información al alcance de tus manos.

Digitalización Documental

La digitalización de documentos, ¿lo hacemos por cuestión de espacio o de orden?

Digitalizar los documentos de una empresa, al igual que los personales, conlleva una decisión de gran peso que afecta diversos aspectos de nuestra vida. A veces pensamos que solamente se hace como una forma de facilitar el acceso a nuestros ficheros, organizarlos y disponer de ellos con libertad a la vez que se mantienen bajo resguardo. Sin embargo, poco notamos que con la digitalización también se ahorra mucho espacio.

Digitalización de documentos, una necesidad

En el mundo actual, donde todo tiende hacia el mundo virtual, desde las fotografías hasta los libros y la creación de obras de arte, pasando por múltiples juegos clásicos cuyas versiones de mesa han quedado atrás y llegar a la implementación de una gobernanza digital, los documentos deben estar convertidos a datos para su uso cotidiano. Pero ¿por qué necesidad primaria lo hacemos? ¿Por el espacio o por el orden?

El espacio

Primero que todo lo hacemos por necesidad. En el mundo actual la densidad de población va en aumento. Los espacios han cambiado no solo en las viviendas sino en en trabajo, escuelas, áreas públicas, medios de transporte, etcétera. Con ello, los costos de mantener un lugar para documentos, la gran necesidad de optimizar un recurso tan valioso, así como facilitar aspectos de movilidad, han convertido la digitalización en un servicio básico de hoy.

Y es que el espacio no solo implica las particularidades de asignar un sitio único sino el mantenimiento de este lugar para conservar por el mayor tiempo posible los materiales físicos que se deterioran fácilmente. La digitalización de documentos, en ese sentido, brinda un espacio perdurable de por vida y más seguro, donde los documentos pueden contener límites de seguridad como contraseñas o acceso único a ciertos usuarios.

 

 

El orden

Este se ha convertido, más que en un gran hábito, en una forma de garantizar el acceso a la información, lo cual es un valiosísimo bien. La seguridad en primer término y la facilidad de contar con la información al momento dan la garantía a las empresas de que los recursos tanto humanos como materiales se aprovechan de mejor forma y brindan una visión global más certera.

 

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De esta manera, en tu empresa o en el hogar puedes también compartir con diversas personas el mismo documento sin las limitaciones de los espacios físicos. Una única copia podría utilizarse y replicarse cuantas veces sea necesario, lo que otorga un mejor manejo de la información contenida, de su uso y su modificación. Una persona ordenada tiene mejores datos de su negocio y, con ello, toma mejores decisiones.

Tener orden es igual a tener información disponible de inmediato, por eso es un valioso bien de las empresas, lo que involucra un aumento de la calidad de sus actividades y una mejor imagen. Una empresa sin papel es una empresa comprometida con el mundo actual, además de moderna y confiable.

No hay que olvidar que entre las metas de los 17 objetivos de las Naciones Unidas para el 2030 se encuentran algunas como buscar una mejor gestión de los recursos así como mejorar la capacidad tecnológica de las industrias y la calidad de vida de las personas. Todo eso lo implica la digitalización de archivos y documentos. Menos papel, mejor uso del espacio, utilización de una mejor infraestuctura tecnológica, incremento de la economía y mejor calidad de vida.

No lo dudes. Es momento de digitalizar todos los datos que tengas de tu negocio o personales, y administrar de mejor manera la información que mueve tu vida o el sector que rige tu empresa gracias al manejo de los documentos de forma ordenada y con mucho menos espacio.

 

Digitalización Documental