La importancia de un Software de control de inventario documental y gestión de préstamos y consultas

Los documentos, ya sean electrónicos o impresos, son un componente esencial de casi cualquier empresa. La gestión de la información empresarial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea desafiante. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa. En este orden de ideas, un software que te permite controlar todo tu inventario documental, gestionar tus préstamos y consultas, capturar, almacenar y recuperar documentos tanto en papel como electrónicos, entre otras tantas funciones, puede ofrecerte múltiples beneficios clave para tu organización. En este artículo te contamos la importancia del software de gestión documental, no te lo pierdas.

 

Te explicamos cómo realizar la custodia de documentos digitales.

 

No hay absolutamente ninguna empresa en la faz de la Tierra que pueda pasar un día sin ver y compartir documentos. Eso incluye folletos de marketing, propuestas de proyectos, documentos técnicos, pautas de recursos humanos y materiales de capacitación, solo por nombrar algunos. Los documentos del lugar de trabajo son indispensables. El problema es que cuanto más creas y confías en los documentos para el trabajo, más crítico se vuelve tener sistemas para administrar los documentos en toda tu empresa. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de documental

 

¿Qué es un sistema de gestión documental?

En pocas palabras, el término “sistema de gestión de documentos” se refiere al software que le permite almacenar y realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Si bien esta es la función más básica de cualquier sistema de administración de documentos, aquellos que están diseñados teniendo en cuenta la funcionalidad, generalmente vienen con una variedad de características.

 

¿Por qué es importante un sistema de gestión de documentos?

La rápida digitalización de nuestro mundo ha llevado a un crecimiento exponencial los datos y el contenido empresarial. Todos los días, tu empresa crea y administra cantidades masivas de documentos comerciales, contratos, propuestas, presentaciones de ventas, material de marketing, publicaciones en blogs, pautas de recursos humanos, manuales de capacitación, material de incorporación, etc.

Estos documentos a menudo se encuentran dispersos por todas partes en sus dispositivos digitales; puede tener archivos de Word, archivos almacenados en aplicaciones en la nube como Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, archivos almacenados en tu escritorio, archivos adjuntos de correo electrónico, etc.

¿Qué sucede cuando no puedes encontrar un archivo en medio de una reunión? ¿O cuando tu gerente necesita ese documento importante de inmediato, pero parece que no puede recordar dónde lo guardó?

La organización de tus archivos digitales siempre ha sido un aspecto a menudo pasado por alto de la organización. Dado que realmente no puedes ver o sentir el desorden digital que has creado hasta que no pueda encontrar un archivo en particular.

 

Beneficios del software de gestión documental

Te contamos los principales beneficios del software de gestión documental:

 

Mejor capacidad de almacenamiento

Si usas un gran espacio de almacenamiento para almacenar documentos impresos voluminosos en gabinetes o en una tienda, aquí tienes una alternativa. El sistema de gestión de documentos utiliza una base de datos en la que puedes guardar una gran cantidad de archivos digitales en línea. Ya no es necesario imprimir documentos para conservarlos, a menos que realmente sea necesario. Puede escanear documentos en papel y guardarlos en el sistema de gestión. Además, los documentos no tienen que guardarse en la memoria del sistema, ya que algunos sistemas de gestión vienen con paquetes que le permiten crear documentos con ellos.

 

Seguridad mejorada

La seguridad de los documentos es fundamental para que las organizaciones de cualquier tamaño mantengan protegidos los datos confidenciales. El software de gestión documental proporciona un mejor control sobre los documentos confidenciales y el acceso a los documentos y se puede controlar a nivel de carpeta para diferentes grupos o personas. Además, deja un rastro de auditoría de quién ha visto un documento, cuándo se accedió y cómo se pudo haber modificado. Los documentos administrados son altamente rastreables y pueden etiquetarse para permitir alertas automáticas.

 

Organización

Hacer malabares con muchos documentos puede volverse problemático rápidamente. Esto es especialmente cierto para las empresas en crecimiento. Cuanto más grande se vuelve una empresa, más probable es que haya más y más documentos para organizar. La jerarquía organizativa es una de las características más importantes a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos. La categorización, el etiquetado y la clasificación te ayudarán a encontrar los archivos que necesitas lo más rápido posible.

 

Mejorar la eficiencia general de la oficina

La sobrecarga de trabajo reduce la productividad en los empleados que sienten que no tienen suficientes horas al día para completar sus tareas. Una buena forma de liberar horas de trabajo de los empleados es implementar un sistema de gestión de documentos para facilitar la creación, el archivo, las ediciones, la colaboración en equipo y la aprobación de tus documentos.

 

Escalabilidad

A medida que tu negocio crezca y tenga más éxito, también lo hará la cantidad de documentos que produzcas con el tiempo. Más documentos significarán más desorden, más carpetas para navegar, más servicios de almacenamiento en la nube para buscar y más archivos adjuntos de correo electrónico para localizar.

Un sistema de gestión de documentos es muy importante ya que es fácilmente escalable. Siempre puedes configurar o comprar más capacidades de almacenamiento en la nube y asegurarse de que tus flujos de trabajo no se vean afectados debido al éxito de tu negocio.

 

 Búsqueda rápida

Si no dispones de un sistema de gestión de documentos, buscar el documento correcto en ese momento se convierte en un sueño inverosímil.

Es importante destacar que la capacidad de un sistema de gestión de documentos para realizar una búsqueda rápida es uno de sus elementos más importantes.

Un buen sistema de administración de documentos tiene excelentes capacidades de búsqueda e indexación para encontrar el archivo exacto, el título del documento y el contenido dentro del documento.

No importa qué tan grande sea tu directorio de documentos, el sistema de administración de documentos puede encontrar el documento deseado a la velocidad de la luz.

Como hemos visto, toda empresa necesita gestionar las enormes cantidades de contenido que produce, tener la capacidad de optimizarlo y ponerlo a disposición de los empleados y otras partes interesadas en el momento adecuado.

 

Conoce si el almacenamiento en la nube es seguro.

 

Elige un sistema de gestión de documentos que te ayudará a obtener una ventaja competitiva sobre tus competidores, que siguen perdiendo el tiempo buscando información en varias plataformas.

 

Gestión Documental

¿Qué es la Valoración Documental?

Al implementar un sistema de gestión de registros y documentos, aumentará la productividad de tu empresa, lo que mejorará el mantenimiento de registros en ella. La configuración de un sistema de gestión documental implica un par de pasos clave como la creación de un plan para administrar documentos, cómo configurarlo, y sobre todo documentar las pautas para usar el sistema y capacitar a los empleados.

Ante esto, una de las primeras cosas que debes averiguar es qué pautas se aplicarán a los diferentes tipos de documentos. Al averiguar cómo se tratarán o archivarán los documentos, estarás en camino de comenzar a organizarte. Las empresas acumulan una variedad de trámites; por un lado, tiene facturas y, por otro lado, puede tener plantillas o elementos de uso frecuente que ayudarán a tu personal a producir documentos comerciales cotidianos. Para lograr todo esto es indispensable la asesoría integral en gestión documental, la cual abarca todo lo concerniente al entendimiento y comprensión de los puntos bases de la gestión. En este orden de ideas, te explicaremos qué es la valoración documental y su importancia.

 

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¿De qué se trata la Asesoría Integral en Gestión Documental?

La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente; revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.

Es integral porque se resuelven dudas sobre cada aspecto que compone el manejo de la información, ya que ésta es la columna vertebral de las empresas.

 

Facilitan la gestión de una empresa

 El estado financiero de una empresa se ve afectado por muchos elementos que inicialmente parecen no tener nada que ver con el dinero. La mala gestión del tiempo, el estrés y los errores subsiguientes de documentos faltantes pueden ser elementos costosos que perjudican a las empresas y socavan otros esfuerzos realizados para fortalecer tu posición financiera. Configurar los procesos comerciales de manera eficiente te ayudarán a ti y a tu personal a ser más productivos y, finalmente, te permitirá ganar más dinero. Por eso es importante comprender, de la mano de expertos, qué es una integración completa de un sistema de administración de archivos y cómo aprovecharla mejor para mejorar el desempeño de tu empresa.

 

Beneficios de la gestión de documentos

Es importante que te preguntes: ¿Cuál es el activo más valioso de tu negocio hoy? Independientemente del tipo de industria en la que operes, la información es uno de los activos más valiosos que puedes tener. Las organizaciones necesitan información para tomar decisiones comerciales. Necesitan información para evaluar sus productos y mercados. También necesitan documentos para realizar transacciones comerciales con las partes interesadas internas y externas de manera formal.

Sin embargo, si tu bandeja de entrada siempre está llena, tu archivador a menudo está lleno hasta el límite de su capacidad y hay más papeleo en camino a su lugar de almacenamiento. Es hora de que tu organización implemente un sistema de gestión de documentos.

 

Sus principales beneficios Incluyen:

  • Flujo de trabajo automatizado
  • Espacio de almacenamiento reducido
  • Seguridad mejorada
  • Recuperación más fácil
  • Mejor colaboración
  • Mejor respaldo y recuperación ante desastres

 

Beneficios de la asesoría en los procesos de gestión documental:

Contar con un equipo de profesionales que te asesoren en la implementación de un proceso de gestión documental, le permitirá a tu empresa disfrutar de los siguientes beneficios:

 

1.     Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:

Ni todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.

 

2.     Organización:

El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.

 

3.     Simplifica tareas:

Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.

 

4.     Ahorro:

Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.

Es importante hacer énfasis en que un sistema de gestión de documentos bien diseñado, facilita el acceso y el intercambio al mismo tiempo que refuerza las medidas de seguridad y permisos. Facilita el conocimiento dentro de una organización y ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.

 

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Como hemos visto, hoy en día, los sistemas de gestión de documentos son fundamentales para mantener a tu empresa organizada, ejercer un mayor control sobre los archivos, formularios y otros documentos que tu empresa utiliza a diario. Si tu empresa aún no ha adoptado un sistema de este tipo, ahora es un buen momento para ser asesorados por expertos en el tema, gestionar sus archivos de la forma más eficiente, capacitar tu personal y llevar a tu empresa al siguiente nivel.

Gestión Documental

Importancia de la asesoría y diagnóstico en Gestión Documental

Tanto la asesoría como el diagnóstico juegan un papel preponderante en todo lo referente a la gestión documental. Principalmente porque a través de estos hechos se puede ejecutar un plan de gestión documental para tu empresa que incluya las mejores estrategias para organizar, resguardar y proteger tus archivos. En este artículo te explicaremos más al respecto.

 

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¿Por qué es importante la asesoría para la gestión documental?

La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.

A través de la asesoría tu empresa recibe toda la información necesaria para ejecutar con éxito la gestión documental de la organización. Esta es efectuada por personal altamente calificado que pueden evaluar cuáles podrían ser los métodos adecuados para que el trabajo se realice correctamente.

 

¿Cómo se lleva a cabo?

  • Recopilación de documentación institucional de la entidad.
  • Levantamiento de información, identificando los lugares de almacenamiento de archivos, mediciones de archivo y de gestión y central.
  • Validación de la normatividad que aplica para la entidad, dependiendo si es pública o privada.
  • Evaluación de una muestra real de los documentos.
  • Evaluación de las condiciones medioambientales.
  • Planteamiento de conclusiones.
  • Recomendaciones
  • Informe final.

Una recomendación que suelen ofrecer los asesores consiste en la custodia de los documentos relevantes en un determinado espacio, siendo la mejor opción las compañías especializadas que ofrecen el servicio de custodia de archivos. A estos espacios sólo tendrían acceso las personas que la empresa autorice, ya sea solo el presidente, la junta directiva, entre otros. De esta manera los archivos estarán seguros, mejor organizados y protegidos contra cualquier accidente o catástrofe natural.

También es indispensable que los documentos se digitalicen y así, siempre podrás tener un resguardo de los archivos, al cual se podría acceder desde cualquier dispositivo que cuente con las debidas autorizaciones.

 

¿Por qué son importantes los diagnósticos para la gestión documental?

La manipulación de los procesos archivísticos es una responsabilidad de suma importancia para la empresa, por lo que realizarla correctamente garantizará una ejecución segura y eficaz de la gestión documental.

 

Ventajas de las asesorías y diagnósticos para la gestión documental:

 

Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental

  • Categorización de manera detallada de los documentos.
  • Simplificación de tareas.
  • Disminución significativa del margen de error.
  • Incrementar el rendimiento y eficiencia de la gestión documental.
  • Mayor seguridad para los documentos de la organización.

 

Fallas significativas

Es importante hacer énfasis que una de las principales fallas que se suelen cometer las empresas que no han sido asesoradas en temas de gestión documental, consiste en que suelen desechar documentos antiguos que tienen que ver directamente con la legislación tributaria (pago de impuestos, tasas y contribuciones), y esto se traduce en la pérdida de documentos relevantes.  Cabe destacar, que cuando esto sucede, y la DIAN llega a ordenar una fiscalización, la empresa se verá envuelta en una situación en la que no podrá demostrar que cumplió con sus obligaciones fiscales, y podría imputársele una multa elevada. Este es solo un ejemplo de numerosas situaciones que pueden ocurrir por no tener una correcta estrategia de gestión documental.

Una vez más, se hace énfasis en que la gestión documental te permitirá que los archivos de tu empresa puedan ser resguardados en ubicaciones estratégicas y organizados por categorías y tipos, evitando así las pérdida o daño de cualquier documento. Esto con el objetivo de que la compañía pueda hacer uso de ellos cuando la situación lo amerite.

Si las organizaciones no invierten en asesoría o diagnósticos, podrían cometer grandes errores durante la gestión documental, y eso puede traer como consecuencia que muchos archivos puedan extraviarse, dañarse o introducirse en espacios que son fácilmente manipulables para todo el público.

 

Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.

 

Como hemos podido observar, la asesoría y diagnósticos son necesarios si una organización desea ejecutar con éxito la gestión documental. Al mismo tiempo, le permitirá a la empresa ahorrarse serios problemas con las autoridades gubernamentales, ya que tendrán a la mano todos los documentos necesarios para hacer frente a las eventualidades presentadas, y en este orden de ideas, las asesorías y diagnóstico te permiten ejecutar dicha gestión documental de la forma más profesional posible, teniendo un control al detalle de todo lo relacionado con la información recibida, su destino y disposición final.

 

Gestión Documental

Teletrabajo: Cómo darle continuidad a tu negocio, a través de la disponibilidad de los documentos

Desde la llegada del COVID-19 al país numerosas empresas han tenido que clausurar sus actividades presenciales como medida para combatir la pandemia. Es por ello que, determinadas organizaciones se han visto en la necesidad de adaptarse al teletrabajo como una solución para continuar con sus respectivas labores. Es importante destacar que, la clave de la eficacia en el teletrabajo es la gestión de documentos, a continuación, te contaremos más al respecto.

 

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¿Qué es el Teletrabajo?

El teletrabajo es en esencia, trabajo a distancia, en otras palabras, permite la realización de las actividades laborales desde cualquier ubicación geográfica. Cabe destacar que, en los últimos 20 años, el teletrabajo, ha pasado por un proceso de evolución gradual que poco a poco han venido incorporando las profesiones y algunas empresas de todas partes del mundo; sin embargo, en el contexto del COVID-19, se ha convertido en la mejor solución para que las empresas sigan operando sin que sus empleados se expongan a salir de su hogar y contagiarse.

Así mismo, es importante mencionar que el teletrabajo les permite a las empresas dejar de invertir dinero en espacios para que sus empleados trabajen, ejecuten reuniones, e incluso, almacenen documentos. En este orden de ideas, la gestión documental le permite a cualquier empresa almacenar en bóvedas de seguridad los documentos más relevantes sin tener que pagar altas cuotas mensuales por el arriendo de sus oficinas, y también les da la oportunidad de almacenar sus documentos de manera digital, así los empleados, sin importar cuál sea la ubicación donde se encuentren, pueden acceder a ellos para darle continuidad a sus labores de manera mucho más rápida y organizada.

 

¿Por qué la gestión documental?

Toda compañía que genere archivos en papel requiere de la implementación de un sistema de gestión documental, para evitar inconvenientes a la hora de ubicar documentos.

La optimización de archivos, desde su origen hasta la disposición final, garantiza su correcta conservación, por lo que las aplicaciones de estrategias de gestión ayudan a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

La gestión documental hoy es más necesaria que nunca por el actual panorama laboral que ha impuesto la pandemia. Si necesitas desocupar tu oficina, la gestión documental te permite organizar, custodiar y almacenar todos tus archivos.

 

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan en el interior de la empresa.

 

Algunas de las ventajas que ofrece la digitalización de los documentos son:

 

  1. No es necesario preocuparse por la seguridad de los datos

Evita la pérdida de registros ya que todos los archivos estarán seguros en un servidor documental central. Atrás quedaron los días en que tenías que abrir tu archivador y buscar documentos a la izquierda, a la derecha y al centro. Ahora puedes encontrarlos fácilmente y categorizados en tus documentos digitalizados.

 

  1. Más ahorro de tiempo

Evita cualquier pérdida de tiempo, ya que varias personas pueden recuperar los documentos de diferentes lugares y departamentos en caso de pérdidas.

Los documentos son recuperados inmediatamente por la persona que utiliza el software, que busca la información en caso de digitalización del documento. Ahorra mucho tiempo y esfuerzo que puede convertirse en algo más productivo.

 

  1. Seguridad mejorada

 

El acceso a la información y los documentos se mantiene de forma segura y estructurada. Tienes el control para definir los diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión de documentos.

Es una de las razones más importantes para optar por los servicios de digitalización de documentos.

 

  1. Mejor control de calidad

El control de cambios de los documentos y el control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos, permite cambios fáciles sin gastar dinero en papel. Por lo tanto, esto también ayuda a mantener un entorno ecológico.

 

  1. Fácil colaboración

La colaboración mejorada entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación es más fácil en el caso de la digitalización. Los archivos que contienen documentos en papel no tienen que pasarse o transferirse entre colegas o solamente en el lugar de trabajo.

Es importante mencionar que el espacio de la nube es ilimitado, es decir, se puede resguardar toda la información que desea la empresa. Eso significa que la organización ya no tendrá que preocuparse todos los años de invertir dinero en nuevos establecimientos para ubicar los archivos.

Al mismo tiempo, la documentación puede ser dividida por categorías, por ejemplo, se puede destinar una determinada pestaña para introducir archivos legales de corte tributario en donde se muestre como ha sido el desempeño de la empresa en materia fiscal. Otro para los expedientes administrativos laborales en donde aparezcan los nombres, apellidos, documentos de identidad, fecha de ingreso, cargo y fecha de salida (en caso de que ya no trabaje en la empresa). Y lo mismo con otros papeles de distintas índoles.

 

No te pierdas las 10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico.

 

Como hemos visto, la era digital llegó para quedarse, y será necesario que todas las empresas incorporen la gestión documental a los mecanismos tecnológicos e informáticos si desean seguir manteniendo elevadas tasas de productividad. De lo contrario, tendrán que hacer mayores inversiones monetarias en cuanto a recursos se refiere y su rendimiento laboral decaerá a grados agigantados. Lo que traerá como consecuencia que no puedan seguir sosteniéndose en el mercado.

 

Gestión Documental

3 consejos para manejar las historias laborales en tu empresa

Dentro de la gestión documental de cada empresa uno de los documentos que se deben guardar con mayor cuidado son los historiales laborales de cada uno de los empleados, estos son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que un empleado ha sostenido con su empleador. Así mismo, se han creado con la finalidad de facilitar la gestión de la vida laboral de cada uno de los trabajadores y servir como memoria. Su mala gestión podría afectar a cualquier persona de manera tan significativa como para verse en riesgo el cobro de su pensión, jubilación, entre otras cosas.

Cabe destacar que en medio de la cuarentena impuesta por el Gobierno Nacional para evitar la expansión del COVID-19 todas las empresas han cambiado por completo su metodología de trabajo, implementando ya sea el teletrabajo, rotando el horario del personal para que las oficinas no se colapsen, reduciendo las horas de trabajo, entre otras cosas. Ante esto, ahora más que nunca es indispensable tener una correcta gestión de estos registros que complementarán la historia laboral de cada uno de tus empleados. En este orden de ideas, en este artículo te explicamos cómo puedes manejar las historias laborales en tu empresa.

 

Si deseas trasladar tu oficina a un ambiente digital y necesitas un servicio de custodia de documentos, estos es lo que debes tener en cuenta.

 

Información laboral de nómina

La información laboral de nómina son todos aquellos documentos que se generan durante la relación laboral de cada empleado, los cuales identifican información como entidades a las cuales se encuentra afiliado, los pagos, entre otras cosas. A continuación, te mencionamos cada uno de esos documentos:

  • Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
  • Aportes a la administradora de cesantías
  • Aportes voluntarios a pensión
  • Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL, etc.)
  • Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
  • Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
  • Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc.)
  • Relación de descuentos
  • Horas extras
  • Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
  • Contrato de trabajo
  • Reporte de accidentes de trabajo
  • Certificaciones de estudio
  • Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
  • Certificados de capacitación
  • Certificados de incapacidad de personal
  • Certificados de incapacidad total o parcial
  • Certificados laborales
  • Copia de libreta militar (cuando se requiera)
  • Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
  • Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
  • Formato de afiliación de seguridad social
  • Hoja de vida
  • Fotocopia del documento de identidad
  • Fotografía (opcional)
  • Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
  • Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
  • Permisos
  • Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
  • Ascensos
  • Sanciones disciplinarias
  • Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
  • Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)

Cabe destacar que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

 

Buen Manejo de las historias laborales

 

La flexibilidad de la jornada laboral con ocasión al COVID-19

El Ministerio del Trabajo, a través de las circulares 0021 y 0033 de 2020, determinó que una las medidas de protección del empleo con ocasión del estado de emergencia por el COVID-19 es la flexibilización de la jornada laboral.

El artículo 161 del CST,  establece que la jornada diaria podrá tener como mínimo cuatro (4) y máximo diez (10) horas diarias, siempre que no se excedan las 48 horas semanales.

El artículo 160 del CST establece que el trabajo diurno es el que se lleva a cabo entre las 6:00 a. m. y las 9:00 p. m. Y el trabajo nocturno es aquel que se realiza entre las 9:00 p. m. y las 6:00 a. m. del día siguiente. Es de tener en cuenta que cuando el trabajo es nocturno debe pagarse un recargo del 35 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.

Además, la ley permite que la jornada laboral se implemente por turnos, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Cabe destacar la importancia de llevar registro de cada una de las modificaciones que durante la pandemia se le puedan realizar al salario, horario o contrato de los empleados, en este orden de ideas te indicamos tres consejos para gestionar las historias laborales en tu empresa de la manera correcta:

 

Práctica 1: Organizar para optimizar

Aquí hay algunos consejos para lograr una organización de documentos adecuada del historial laboral y optimizar la eficiencia y los beneficios de su sistema de gestión de documentos.

  • Etiquete y categorice de manera integral: Tenga presente que, a mayor información, más fácil será la gestión y búsqueda de la información. Las etiquetas comunes incluyen fechas (inicial, final), nombres de los empleados, identificación, tipos de documentos, entre otros.
  • Sea coherente: Sus etiquetas y categorías deben ser coherentes de un documento a otro para que pueda darse cuenta de cualquier detalle y para que la búsqueda de estas sea mucho más fácil.

 

Práctica 2: Escaneo

El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo, puesto que al contratar una empresa esta puede ser tu aliada en la implementación del sistema de gestión digital para proteger, preservar y digitalizar tus documentos.

 

Práctica 3: Definir y compartir procesos y protocolos

Aquí hay algunos consejos para garantizar que la incorporación y el uso de su nuevo sistema de gestión de documentos se mantenga constante desde el principio.

  • Equipo de incorporación y Manejo: Asigna un equipo para administrar la entrada y manejo de estos documentos, restringiendo el acceso y manteniendo la seguridad y confidencialidad de la información.
  • Comparta protocolos y documentos de proceso: Publique protocolos y documentación de proceso para que el resto de su organización los adopte y comience a usar.
  • Documentos del proceso de actualización: Incluso su equipo de incorporación experto probablemente no va a hacer todo bien inicialmente. Y definitivamente debe esperar aprender y ajustar a medida que avanza, así que asegúrese de pensar en su protocolo y procesar documentos como seres vivos que cambian con el tiempo.

 

Conoce la importancia de un software de gestión documental.

 

Como hemos visto, los documentos dentro de las empresas son mucho más que hojas de papel, son las bases de la misma, y en medio de la crisis social y económica que se vive por la pandemia, contar con un sistema que te ayude a preservar y cuidar tus documentos, en especial los de tus empleados, te ayudará a mantener el control y el orden en medio de todo el caos que se vive en el mundo entero.

 

Gestión Documental

¿Por qué gestionar tus facturas electrónicas en tiempos de COVID-19?

Uno de los aspectos más importantes para la gestión de cualquier negocio, grande o pequeño, privado o corporativo, es la facturación. Sin facturación, el flujo de caja decaerá y el negocio colapsará.

Las facturas, tanto recibidas como emitidas, son las que indican de manera detallada y concisa los gastos e ingresos de tu empresa, es decir que son las bases y cimientos de toda tu información contable. Ante esto, las facturas son un documento indispensable para preparar tanto la liquidación del IVA como el Impuesto Sobre la Renta. Su correcta gestión será lo que determine la liquidez de tu empresa y será el indicativo de solvencia de tu negocio. Aunque evidentemente la gran mayoría de las PYMES en el país conocen la importancia de la facturación, este proceso se ha tenido que reinventar en medio de la pandemia del COVID-19 para gestionarse de la manera más indicada con la implementación de la facturación electrónica, en este artículo te contaremos más al respecto, no te lo pierdas.

 

Te explicamos por qué tener un inventario documental.

 

Gestión documental

La globalización significa que los lugares de trabajo están cada vez más dispersos geográficamente y con la llegada del COVID-19 esto se ha terminado de convertir en una realidad. Esto significa que los documentos también son utilizados más que nunca por personas en diferentes ubicaciones para comunicarse y colaborar.

Si tu almacenamiento e indexación están mal organizados, los documentos se volverán inútiles porque son casi imposibles de encontrar. En especial, documentos tan relevantes como lo son las facturas.

Los resultados de una gestión deficiente de los documentos pueden conducir a una pérdida de tiempo significativa.

 

Avance necesario

En el año 2019 empezó a regir la facturación electrónica con validación previa en Colombia. No obstante, a partir del 2020 este proceso se aceleró, todas las empresas deberán ir implementando esta metodología de manera gradual siguiendo un cronograma establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cabe destacar que dicha transición más que nunca se ha vuelto indispensable teniendo en cuenta la coyuntura que vive el país donde el aislamiento social y los períodos de cuarentena marcan la nueva normalidad y notablemente dificultan el esquema tradicional de facturación.

 

Renovación

Cabe mencionar que según la ley 2010 del 2019 las empresas cuentan con tres opciones para implementar la facturación electrónica: integrando una solución tecnológica propia, usando el servicio electrónico de la DIAN o contactando un proveedor tecnológico.

Ante esto las empresas han buscado la forma de renovar sus procesos con la ayuda de especialistas en gestión documental y hoy más que nunca buscan renovar su gestión con el fin de mitigar los efectos negativos de la crisis por el COVID-19 en los mercados, y reducir de esta forma sus costes operativos y laborales, del mismo modo ordenar y reducir su capacidad productiva.

En estas circunstancias está siendo clave la gestión de documentación electrónica, ya que está disminuyendo la realización de actividades de manera personal y  está creciendo el intercambio electrónico de documentos y otros datos entre empresas, requeridos por las diversas operaciones llevadas a cabo a lo largo de la cadena de suministro, y de esta forma cada uno de los empleados podrá trabajar en medio del confinamiento dentro de sus hogares sin que se vea afectada su productividad  por falta de un sistema de gestión documental que les permita trabajar eficazmente de manera remota.

 

Beneficios de gestionar tus documentos de facturación

 

1. Ahorra tiempo

Con la facturación electrónica se eliminan muchos pasos innecesarios del proceso de facturación. Tanto tú como tu cliente pueden ahorrar tiempo utilizando el software de facturación electrónica en línea.

 

2. Reduce costos

Con la facturación electrónica, no tienes que pagar por el papel ni por las tarifas de mensajería. Concéntrate en otras tareas de valor agregado en su lugar. Todos sabemos que el tiempo es dinero.

 

3. Reduce los errores

Al minimizar la entrada manual y aumentar la automatización, se reducen los errores centrales y los errores tipográficos. No tienes que preocuparte de que tu factura se pierda en el correo.

 

4. Un mayor grado de control e información sobre el proceso de facturación

Si utilizas un software de facturación en línea, todo se guarda en una plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar en cualquier dispositivo.

 

Conoce cómo realizar la custodia de documentos digitales.

 

Como hemos visto son más de una las razones por las cuales las empresas ya están dando el salto a las soluciones digitales en este nuevo inicio de era que, aunque ha traído consigo una pandemia mundial, ha demostrado cómo la humanidad y en especial tu empresa puede adaptarse y beneficiarse de las nuevas tecnologías que no solo le permitirán gestionar sus trabajos mientras el COVID-19 queda en la historia, sino que te permitirán contar con procesos más automatizados y seguros en el futuro.

 

Gestión Documental

La importancia del uso de un software de gestión documental

Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.

 

La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.

 

De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.

 

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 ¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?

Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:

  • Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
  • Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
  • Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.

Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?

 

Software de Gestión Documental

 

Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:

  • Compatibilidad con variedad de formatos.
  • Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
  • Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
  • Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
  • Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
  • Optimización de recursos y costos.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.

 

Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.

 

 

Digitalización Documental

10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico

Durante el siglo pasado, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías como las telecomunicaciones, las computadoras, Internet y muchas otras han mejorado la eficiencia de la oficina. Sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están atrapadas en el mundo del papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe principalmente a que a menudo existen barreras técnicas y operativas que se deben superar al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en funcionamiento. En este artículo te contamos los beneficios de pasar a la gestión de documentos electrónicos:

Conoce qué tan necesaria es la custodia de archivos en una empresa.

1. Copias de seguridad confiable: Muy a menudo, el contenido puede no tener una copia de seguridad adecuada. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde el contenido. Es un requisito reglamentario poder producir copias de registros originales y legibles y es importante contar con una sólida solución de respaldo. Una vez que tus datos han sido digitalizados, puedes crear fácilmente copias de seguridad para almacenarlas fuera del sitio. Esto también asegura que tu negocio sobrevivirá a cualquier desastre.

2. Mayor seguridad y control: Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una seguridad y control adecuados sobre quién puede recuperar su información. Lograr el control mediante un papel manual o un sistema de archivo es extremadamente difícil. Al mover tus datos a la nube, puedes establecer permisos para cada documento, carpeta o gabinete e identificar claramente quién recuperó qué documentos y cuándo.

3. Colaboración facilitada: La capacidad de crear e implementar flujos de trabajo de tu información mejora en gran medida la colaboración interna y externa. Por ejemplo, un empleado o gerente puede identificar dónde se encuentra un archivo en el proceso de aprobación en un momento dado.

4. Mejora de la puntualidad: El personal que trabaja en una oficina o desde ubicaciones remotas puede obtener acceso instantáneo a la documentación que requieren. Poder buscar un archivo o documento desde tu computadora en lugar de buscar manualmente en un archivador ahorra tiempo. Además, dado que los documentos ahora son electrónicos, muchas personas pueden verlos a la vez.

5. Costos de archivo más bajos: La gestión y el archivo de documentos en papel puede requerir mucha mano de obra y, por lo tanto, ser costoso. El procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de registros archivados se pueden mejorar significativamente al pasar a entornos electrónicos.

6. Control de versiones mejoradas: Ser capaz de buscar un documento o archivo específico, rápidamente, permite a los usuarios identificar qué registro es la versión más actual. Además, ver la marca de fecha y hora de la última actualización de este documento brinda grandes beneficios a los usuarios que desean hacer referencia al registro más reciente.

7. Mayor eficiencia y gestión de archivos: El proceso de gestión de documentos también ofrece mejoras masivas de productividad para tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora. Una vez que hayas encontrado los documentos, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla. Los documentos no se pierden, ya que no es necesario volver a archivarlos.

 

Importancia de la Información en medio electrónico

 

8. Mejores capacidades de búsqueda: Ser capaz de encontrar fácilmente información y conocimiento del contenido indexado nos permite mejorar la toma de decisiones y reducir la cantidad de tiempo perdido buscando información. La mayoría de los softwares de gestión de documentos utilizan el Reconocimiento óptico de caracteres, que es una tecnología que te permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables y con capacidad de búsqueda.

9. Contenido más consistente: Asegurar que el contenido tenga un formato, nombre y control consistentes no es fácil. Al implementar flujos de trabajo digitales o diseñar cómo desea que se archiven sus documentos, genera contenido que se archiva consistentemente de la misma manera. Por ejemplo, todas tus facturas se archivarán digitalmente con la misma información requerida (número de factura, fecha, nombre del proveedor, código de gastos, etc.).

10. Gestión de tareas mejoradas: La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren. Las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permiten enrutar documentos en toda su organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso y suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre su estado.

Como hemos visto, la digitalización, al igual que Internet o los teléfonos móviles, llegó para quedarse. Es posible que algunas compañías solo se estén concentrando en sus libros de pedidos completos actuales y no piensen que necesitan hacer ningún cambio, a pesar de que necesitan abordar con urgencia el problema de la modernización de su sistema de archivo.

 

Digitalización Documental

¿Son los documentos digitales el futuro de la gestión documental?

La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.

En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.

 

Incertidumbre por el manejo documental:

Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.

 

Documentos digitales

 

¿Inseguridad de la información?

Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.

 

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Costos amplios de gestión

Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.

 

Dificultades en la herramienta

Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.

 

Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.

 

Digitalización Documental

¿Cómo gestionar la información en tiempos del COVID-19?

¿Todos tus contratos, registros de clientes y archivos se convirtieron digitalmente y se configuraron para que tu empresa los accediera de forma segura y remota antes del inicio de la pandemia de COVID-19?  La gestión documental es un aspecto clave de la planificación de la continuidad del negocio que no puede pasarse por alto a medida que avanzamos nuestro negocio hacia este nuevo mundo.

A medida que nos adaptamos al teletrabajo durante la actual pandemia de COVID-19, se ha vuelto más claro para nuestro negocio que hay áreas que debemos abordar para mantener la continuidad del negocio la próxima vez que ocurra algo así. En este artículo te explicamos cómo podrás gestionar tu información en tiempos del COVID-19.

El ABC de la custodia de documentos.

 

Piense en la gestión de documentos como moneda digital

“La gestión de documentos ha sido ignorada y poco amada durante mucho tiempo”, dijo Alan Pelz-Sharpe, fundador de Deep Analysis . “Sin embargo, son los sistemas donde se almacenan y administran los documentos más valiosos y sensibles que las empresas crean y usan. Los documentos son esencialmente moneda digital. Si perdemos o no podemos encontrar contratos y facturas, literalmente perdemos dinero o las empresas se detienen. Sin embargo, a pesar de la importancia crítica de la gestión de documentos, pocos han invertido bien en estos sistemas, y pocos todavía los gestionan adecuadamente”.

El cambio al trabajo remoto en medio de la crisis de COVID-19 ha expuesto las debilidades de estos sistemas de gestión de documentos, según Pelz-Sharpe. Citó un en su investigación donde los trabajadores, a quienes se les ordenó quedarse en casa, no pudieron hacer gran parte de su trabajo porque no podían acceder a los documentos que necesitaban para hacer su trabajo. En otro caso, los trabajadores que han sido considerados “esenciales” y se les ordenó ingresar a la oficina solo porque de otra manera no podrían acceder a los documentos que necesitan para hacer su trabajo.

 

Pensando estratégicamente en la gestión de documentos

A pesar de todo lo que se habla de modernización y transformación, los sistemas de gestión de documentos han sido bajos en la lista de prioridades. Los sistemas locales heredados aún dominan, y sus controles torpes y ahora algo anticuados ya no son, en muchos casos, adecuados para su propósito. El especialista agregó que, en el futuro, cualquier organización debería pensar estratégicamente sobre la gestión de documentos y cómo deberían funcionar.

Si aún no cuentas con un sistema de gestión documental es importante que te preguntes:

 ¿Cómo accederán nuestros empleados a sus registros si deben trabajar desde casa?

Durante una interrupción importante, los empleados deberán tener acceso a sus archivos de trabajo regulares para mantenerse productivos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos y registros permiten a sus empleados continuar trabajando fuera del sitio, mientras protegen su contenido.

 ¿Nuestros datos están digitalizados, archivados y respaldados adecuadamente para situaciones de recuperación de desastres?

Los sistemas de gestión de registros capturarán sus documentos y datos, y los replicarán en un almacenamiento seguro ante desastres.

 

Gestión documental en tiempos de Covid-19

 

Comience a centrarse en las necesidades críticas de tecnología

La esperanza debe ser que de esta pandemia se aprenden algunas lecciones, dijo Pelz-Sharpe. Las organizaciones deben dejar de centrarse en proyectos tecnológicos atractivos y comenzar a centrarse en proyectos tecnológicos críticos. Sin embargo, la tecnología para solucionar estos problemas está ampliamente disponible. Lo que falta ha sido la voluntad y la previsión para hacer algo con respecto a los problemas, y de manera crucial los conjuntos de habilidades y experiencia para analizar las necesidades del negocio y modernizar los enfoques de manera eficiente y efectiva.

Conoce por qué es importante la custodia de documentos.

Cómo hemos visto, la gestión documental es una de las mejores prácticas que pueden hacer las organizaciones para garantizar que sus documentos estén bajo control durante la crisis de COVID-19 que dejará a los empleados en casa durante un largo período de tiempo.

 

Digitalización Documental