Conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por no representar ningún uso o valor para la empresa.

 

Ahora bien, para hacer la eliminación o destrucción de documentos, debemos seguir un procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. A continuación encontramos los 5 pasos más importantes de dicho proceso. Veamos:

  1. Disposición final de los documentos:

    En esta primera etapa se seleccionan los documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto es necesario hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor administrativo, legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas rigen su conservación.

 

Recuerda que se deben valorar íntegramente todos los aspectos en la selección de los documentos que entrarán en el proceso de eliminación.

 

  1. Tabla de Retención Documental:

    La TRD es la tabla angular que se utiliza en el proceso de eliminación de documentos; esta debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental interno.

 

Te en cuenta: La elaboración de las tablas debe estar a cargo de un equipo conformado por profesionales en archivística, ingeniería industrial, entre otros. Lo anterior buscando que desde diferentes ramas del conocimiento, se tengan las herramientas necesarias para determinar qué documentos pueden eliminarse o si ameritan conservarlos permanentemente.

 

Aspectos importantes:

 

  • Las tablas se elaboran tanto para documentos físicos como digitales.
  • La elaboración de las mismas debe estar a cargo de un equipo interdisciplinar de profesionales.
  • El proceso debe reflejar la integridad en la gestión documental de la compañía.
  • La elaboración de las TRD se rige por el Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.
  • En su elaboración se deben reflejar un análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.
  • La aprobación debe hacerse por acto administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa o entidad.

 

  1. Tiempos de retención:

    Los tiempos de retención, consignados en los documentos archivísticos, deben definirse por series y subseries documentales. Recuerda que no pueden establecerse tiempos de retención por tipos documentales, independientemente de que se trate de documentos físicos o electrónicos, almacenados de forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

 

  1. Acta de eliminación:

    Algunas entidades del Estado cuentan con formatos de actas de eliminación, no es requisito fundamental para las empresas privadas usar alguno de estos formatos, pero si es necesario dejar un oficio firmado por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso. Anexo a esto debe quedar un inventario detallado del material a eliminar. En la página del archivo general de la nación, existe el Formato Único de Inventario Documental, FUID, que se puede encontrar en el siguiente enlace: archivogeneral.com

 

El Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad. Parágrafo – Artículo 2.8.2.2.5. 

 

  1. Método de Eliminación de Documentos:

    El método recomendado es el picado. Existen empresas especializadas. Por ninguna razón se pueden quemar los documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y por lo tanto está prohibido por las normas.

La eliminación debe estar debidamente sustentada, de no ser así, podría acarrearnos consecuencias irreparables, según el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único de Sector Cultura.

Digitalización Documental

¿Quieres saber más sobre la digitalización de archivos?

La digitalización documental consiste en pocas palabras, en pasar los documentos físicos a formato digital.

 

Son varias las razones que nos llevan a implementar este proceso en nuestra empresa. Empezando por el ahorro del espacio, la necesidad de encontrar la información que deseamos con solo un clic o escribiendo un par de palabras en el buscador, y el fácil acceso a nuestra información desde cualquier lugar.

 

Gestionar de manera efectiva la documentación empresarial conlleva una gran carga laboral, por ello, vemos con suma importancia obtener todo el conocimiento posible sobre la digitalización de archivos. Aunque el proceso pueda acarrear esfuerzos no contemplados, que una vez realizados suponen una ventaja competitiva al hacer nuestra información accesible. Por ello, a continuación, revisaremos algunos conceptos de interés:

¿Qué es la digitalización de archivos?

Se trata de la transformación de un documento físico a un formato digital, que no solo se usa para documentos escritos, también se pueden digitalizar fotografías, música, diapositivas, entre otros.

¿En qué consiste el proceso de digitalizar?

Una vez seleccionados los documentos a digitalizar, se llevan al escáner, luego se agrupan junto a otros datos relevantes del archivo (metadatos), y finalmente se almacenan según la estructura y el programa que elegimos con nuestro proveedor. Cabe aclarar que para obtener excelentes resultados, es necesario contratar los servicios de un experto en la digitalización de archivos.

 

Entre las diferentes ventajas de digitalizar encontramos, entre otras, mejorar la productividad de la empresa a través del uso racional de la documentación. Si tenemos documentación en digital, tendremos la seguridad de que nuestra información puede ser utilizada, recuperada y explotada en el seno de la empresa. Si hemos trabajado siempre nuestros documentos en papel, podemos revisar la transformación de nuestro modus operandi de análogo a digital. Esto no pasa de ser muchas veces un trámite más.

 

Imaginemos que nuestra empresa pertenece al sector inmobiliario, seguramente tendremos un salón repleto de archivadores llenos de documentos en papel. En algunas ocasiones será necesario consultar dicha información, como pueden ser antiguos estudios sobre suelos y espacios, sentencias jurídicas sobre proyectos anteriores, etc. En un caso como este tener la información digitalizada, es decir, organizada, puede ser una gran ventaja que implique dar una respuesta más eficaz a nuestros clientes, resolver los comités en menor tiempo o generar informes más completos.

Tomé la decisión de digitalizar mi información ¿Qué debo hacer?

Lo primero que debemos hacer para empezar el proceso, es seleccionar qué documentos necesitamos digitalizar y de cuales documentos podemos prescindir y por lo tanto eliminar.

 

Lo segundo es elegir la estructura de nuestro archivo digital, es decir, de qué manera queremos que quede organizada nuestra información, qué aspectos debo tener en cuenta para que nuestros archivos sean fáciles de encontrar en el momento de realizar las búsquedas. Esta información es importante a la hora de elegir el programa o el proveedor con el que vamos a trabajar.

 

Un aspecto muy importante a tener en cuenta son las facturas. Debemos tener clara la norma que emite la DIAN sobre las facturas electrónicas, sobre la firma digital, el plazo que debemos cumplir en conservar las facturas en físico y demás requisitos que nos exige la ley.

De manera concreta podemos decir que, digitalizando nuestro archivo, obtendremos seguridad, ya que este puede estar protegido y así reducimos el riesgo de pérdida o el hurto de la información. Podremos acceder a nuestros documentos desde dispositivos móviles, debido a que cada día existen más empresas en las que parte del personal trabaja de manera home-office; de igual modo, aportamos en la conservación del medio ambiente, reducimos gastos de impresión, ahorramos en los costes de mantenimiento del archivo físico, y en medida muy importante protegemos nuestros documentos evitando su deterioro con el paso del tiempo.

Digitalización Documental

¿Cómo archivar los documentos digitalizados?

La automatización de los procesos al interior de las empresas, se ha convertido en una de las estrategias que promueven la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de deberes. Una de las mejores formas de aplicar este sistema es por medio de la digitalización de documentos, lo cual contribuye a la optimización de los recursos físicos, materiales y laborales. A continuación, te daremos algunos consejos para adelantar este proceso, y para implementar un archivo organizado en tu empresa.

 

La digitalización de documentos se enfoca en el cambio de formato de la información física que lo amerite, a fin de que se establezca su almacenamiento en matrices de archivo determinados en la nube; esto permite que la información cuente con un mayor control para su disposición, así como índices más elevados de seguridad, facilidad de acceso, edición y revisión, y demás factores asociados a la realización de procedimientos en el menor tiempo posible.

 

Hay que tener en cuenta que antes de iniciar cualquier actividad propia de la digitalización de documentos en tu empresa, es necesario ejecutar revisiones al detalle de todos los aspectos organizacionales y administrativos, esto con el propósito de determinar de forma acertada la asignación de los documentos que, por sus características, relevancia, usabilidad y permanencia en los archivos, son aptos para la digitalización.

 

Toda actividad propia de la gestión documental, exige en sí misma una revisión y el cumplimiento total de protocolos internos.

 

Ahora bien, dichos documentos pasan a ser parte de una base de datos en la nube o en matrices, que funcionan como archivos, en donde se alojan de manera categorizada y seriada, respondiendo a la necesidad de establecer un orden coherente y útil a la hora de identificar la información y de acceder a ella.

De esta manera, para establecer un archivo digital exitoso deberás tener en cuenta:

 

  • La organización establecida, deberá cumplir con los parámetros determinados en las normas empresariales; esto propicia el manejo adecuado de la información, partiendo desde la premisa del control documental.
  • Las series documentales y las categorías establecidas en las Tablas de Retención Documental, con el fin de definir y almacenar los documentos en pro de la consulta, manipulación y acceso frecuente de los mismos.
  • Capacitar a los trabajadores que estarán en contacto con el archivo, lo cual contribuye al mantenimiento de la estrategia de digitalización de documentos en el tiempo; garantizando el correcto manejo de la información.

 

Al archivar:

 

  • Mantente apegado al protocolo de almacenamiento de información digital, ya que el equipo de gestión documental deberá encargarse de asignar los nombres tanto de los documentos, como de las carpetas y subcarpetas de la matriz.
  • Se deberán establecer, partiendo de la relevancia de la información, si los documentos serán archivados en la nube o en servidores locales.
  • Desde el inicio se deben estipular las estructuras y jerarquías de almacenamiento, ya que esto facilitará su búsqueda y ubicación final.
  • Mantener una codificación homogénea y coherente con lo establecido en los instrumentos archivísticos, hace viable el control sobre la documentación.
  • Ejecutar una constante depuración teniendo como base las Tablas de Valoración Documental. Aunque los documentos no estén ocupando un espacio físico, y no estemos viendo carpetas por doquier, algo que permite la evolución de la gestión es la depuración. Siempre es importante tener presentes los documentos que sean obsoletos, para empezar un proceso de eliminación y así, de limpieza del archivo.
  • Revisa las copias de seguridad y mantén en constante control los documentos y su seguridad.

Recuerda que cada actividad es determinante a la hora de llevar a cabo la digitalización de documentos; por lo tanto, cada procedimiento debe seguirse de la mejor manera, en pro de la eficiencia en la búsqueda, revisión y almacenamiento de la información.

 

El crecimiento empresarial va de la mano con la automatización de los procesos.

Digitalización Documental

Consejos para organizar mejor tus documentos digitales

Mucho es lo que se dice acerca de la digitalización de documentos, pero muy poco lo que se explica sobre el procedimiento. Mucha teoría, pero poca práctica. Por ello queremos darte algunos consejos que te ayudarán a establecer un orden eficiente en tus documentos digitalizados. Toma nota.

 

La digitalización de documentos es el proceso en el cual se hace una conversión de formatos, es decir que aquellos documentos físicos (análogos) pasan a un formato digital (binario) el cual facilitará su manejo y control. Dicha conversión trae consigo múltiples ventajas que se pueden ver opacadas por una mala gestión, precedida de una falta de conocimiento y apropiación del tema.

Así pues, debes tener en cuenta que el organizar y mantener el control total de los documentos digitalizados, deberá ser tu prioridad, ya que esto garantiza la conservación y acceso a la información de relevancia para la empresa.

 

Así pues, sigue los siguientes consejos y convierte tu proceso de digitalización en una herramienta eficiente:

 

Establecer protocolos:

Tanto para los documentos digitalizados, como para todo proceso intrínseco de la gestión documental, es necesario planear, revisar y controlar. Es decir, cuando sabes qué es lo que necesitas hacer, el cómo, por qué y para qué, puedes administrar de mejor manera los proyectos y metas planteadas a nivel empresarial.

 

Los protocolos deben ser reconocidos como pasos a seguir de manera ordenada y total, ya que estos deben surgir a partir de una revisión preliminar en cuanto al nivel de producción documental.

 

Las normas y políticas de manejo de información digitalizada, es el primer paso a una gestión documental integral y eficiente.

 

Correcta categorización:

En los protocolos establecidos en el punto anterior, se desglosan los procedimientos que se deberán lleva a cabo para el tratamiento integral de la digitalización de documentos.

 

Una de las partes importantes de dicha actividad es la revisión de cada documento, su almacenamiento en la categoría, serie y archivo correspondiente, lo cual contribuirá a su fácil ubicación y acceso.

 

Cuando desde las matrices de archivos se establecen bases homogenizadas de tratamiento y de gestión, se está aportando a que se cumplan los procesos con todos los documentos.

 

Ordenar el archivo desde su inicio, coadyuva al acceso oportuno de la información.

 

Control constante:

El éxito de las políticas relacionadas a la digitalización de documentos está en el control de los procesos. Gracias al uso de tecnologías especializadas, se tiene una mayor facilidad de revisión, inspección de cambios y acceso y seguridad a la información.

 

Controlar y gestionar la documentación y la información, permite cumplir con lo estipulado en los diferentes instrumentos archivísticos propios de la gestión documental.

 

Orden y previsión en el tiempo:

Cuando los protocolos son establecidos con coherencia y conocimiento de fondo de la información manejada por la empresa, se pueden establecer medidas que sean perdurables en el tiempo.

 

De igual modo, este punto va de la mano con la capacitación constante de los trabajadores para mantener las políticas y los procedimientos. Recuerda que de nada sirve un protocolo excelente si los trabajadores no tienen el conocimiento para seguirlo a cabalidad.

 

El objetivo de las políticas y normas es el mantener una homogenización en el manejo documental.

Recuerda, la digitalización de documentos se ha convertido en el pilar de gestión de cientos de empresas, por lo que tomarla a la ligera solo traerá consigo contratiempos innecesarios. Que la facilidad de las tecnologías no sea excusa para descuidar los factores determinantes para la organización de tu información.

 

Si requieres mayor información sobre digitalización de documentos y archivo no dudes en contactarnos.

Digitalización Documental

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo

La producción de documentos al interior de las empresas, exige en sí misma, regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes procesos administrativos. En eso se enfocan los 8 pasos de la gestión documental en archivo, así que presta atención y toma nota porque a continuación te daremos las bases que necesitas para ejecutar una óptima gestión.

 

Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen como objetivo el crecimiento exponencial de las empresas, así como la implementación de compendios en pro de la economía. Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:

Planeación:

Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.

 

De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.

 

Producción:

En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.

 

Gestión y trámite:

Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

 

Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.

 

Organización:

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.

 

Transferencia:

Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

 

Disposición de documentos:

Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

 

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.

 

Valoración:

Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

 

Como puedes darte cuenta la ejecución de cada uno de estos pasos contribuirá al mejoramiento de las estrategias de gestión en pro de tu empresa.

Incentiva el cumplimiento de las normas, la consecución de políticas y el desarrollo de protocolos eficientes. Si requieres más información sobre la gestión documental y archivo, no dudes en contactarnos.

Digitalización Documental

Todo lo que necesitas saber sobre Gestión documental y Archivos electrónicos

¿Sabías que el correcto manejo de los documentos electrónicos puede hacer la diferencia en los índices de eficacia en tu empresa? Verás, con el crecimiento constante y paulatino del uso de las tecnologías de la información, no suena nada descabellado que cada vez sea más importante la conservación y administración de la información, desde un proceso enfocado en la digitalización de los documentos. Presta atención.

 

Cada día al interior de nuestras empresas, las distintas actividades administrativas nos llevan a la creación de diferentes tipos de documentos, los cuales irán alimentando progresivamente los archivos y almacenamientos empresariales. Es aquí en donde la gestión documental adquiere su relevancia y protagonismo, ya que se ha demostrado que el buen manejo de la información aumenta los índices de eficacia y eficiencia al interior de las empresas, pues se ahorra considerablemente en tiempo y recursos, en especial para el tratamiento de los documentos en físico. De esta manera, ¿cuál es la salida que les queda a las empresas? Sencillo, la implementación de archivos electrónicos.

Los archivos electrónicos se han visto en aumento debido las ventajas que ofrece su implementación. El mundo ha avanzado y cada vez es más común escuchar sobre documentos en la nube, metadatos y digitalización, esta última ha sido una de las herramientas magnánimas de la gestión documental, ya que abrió la puerta a la evolución de los formatos análogos en pro del desarrollo, seguridad y control de la información producida y recibida por las empresas. Pero antes de que ahondemos en este asunto, veamos lo que es un archivo electrónico:

 

Se conoce como archivo electrónico a las herramientas digitales que permiten el almacenamiento conjunto de forma electrónica, de aquellos documentos que han pasado por un proceso de digitalización, lo cual permite y garantiza disponibilidad, seguridad, accesibilidad y conservación a lo largo del tiempo.

 

De esta manera podemos decir que, los archivos electrónicos en la gestión documental, son los espacios digitales en donde se lleva a cabo todo lo relacionado con el almacenamiento, revisión y control de la información.

¿Cuál es la finalidad de los archivos electrónicos?

Hay que recordar que los archivos gestión documental tienen como objetivo garantizar el acceso, almacenamiento, conservación y depuración de los documentos, teniendo siempre como base las necesidades, prioridades y objetivos empresariales, organizacionales e institucionales. Lo anterior ceñido a las normas actuales y vigentes. En este orden de ideas, los archivos electrónicos igualmente apuntan a dichos propósitos y fundamentos; así mismo contribuye a:

 

  • Disminuir todos costos relacionados al almacenamiento físico, fotocopias, impresiones y demás.
  • Reducir del tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de la información.
  • Reducir el tiempo de consulta y demás tareas de archivo.
  • Facilitar y garantizar el acceso a los documentos, con agilidad; gracias a los procesos implementados en los archivos electrónicos para la localización y control de los mismos.
  • Normalizar, regular y estandarizar las formas de manejo de la información y los formatos de creación, edición, gestión y conservación.
  • Consolidar el desarrollo y ejecución de estrategias asociadas a la gestión documental, en pro de la transparencia y acceso a la información.
  • Controlar la producción y depuración documental en poco tiempo.
  • Mejorar los tiempos de gestión y tramitología documental.
  • Garantizar la seguridad de acceso y eliminación de los documentos, dependiendo de la información recopilada en los procesos de gestión documental y en su categorización.
  • Monitorear el flujo de producción documental.

 

Recuerda, la gestión documental va de la mano con los avances tecnológicos y la globalización digital e informativa del mundo, por lo que se ha apropia de estrategias de almacenamiento más amigables con los procesos administrativos de las empresas, la implementación de normas y leyes, y la evolución organizacional.

Crece junto a tu empresa, efectúa procesos de digitalización de documentos y de archivos electrónicos y en la nube, contribuye al mejoramiento del uso de recursos y de disposiciones laborales y ve como los índices de gestión de calidad aumentan.

 

Si necesitas mayor información, no dudes en contactarnos.

Digitalización Documental

Gestión documental: Objetivos de la normatividad vigente

El marco legal que abarca todas las actividades propias de la gestión documental permiten, en gran medida, el control objetivo de las empresas y el manejo que les dan a su información. Procedimientos administrativos, organizacionales y legales se ven comprometidos directamente con la jurisdicción normativa. A continuación, te daremos a conocer los objetivos y ventajas que tendría tu empresa con el cumplimiento de las leyes especificadas.

 

La gestión documental es la metodología que permite a las empresas y entidades el administrar, almacenar, conservar y depurar los documentos que producen y reciben a diario, esto a fin de desarrollar y optimizar el uso de recursos y de espacios físicos, así como facilitar el acceso y consulta de la información de relevancia. Es por ello que en la ley 80 de 1989 el Estado dio un primer paso al contemplar no solo la creación del Archivo General de la Nación, sino que, además los parámetros de planeación y coordinación de los procesos archivísticos a nivel nacional.

Dicha ley puede ser considerada como la base, las raíces de lo que fue en su momento, una preocupación creciente frente a la forma en la que los datos, información y documentos eran administrados y tratados, ya que como lo hemos dicho en artículos anteriores, estos son la columna vertebral del desarrollo, avance y mejora de cualquier entidad y organización.

 

Las leyes buscan siempre establecer un orden y control sobre actividades puntuales, a fin de mejorar considerablemente la forma en la que se ejecutan.

 

Es por lo anterior que posteriormente se creó la Ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley General de Archivos, la cual surge en respuesta de una necesidad creciente de orden, control y revisión del manejo documental, a fin de estandarizar los procedimientos y así aumentar los índices de eficiencia. En sí, la ley termina siendo entendida como un conjunto práctico de actividades, técnicas, manejos y utilidades en pro de la conservación y el avance administrativo.

De este modo, podemos decir que los objetivos de las leyes se centran en:

 

  • Especificar parámetros para el tratamiento documental.
  • Establecer pautas de organización.
  • Controlar los procesos de gestión documental.
  • Vigilar a las entidades y empresas en el cumplimiento de las normas estipuladas.
  • Garantizar el acceso a la información.
  • Unificar los conceptos que componen a la gestión documental en las instituciones en donde se han de aplicar.

 

Recuerda, la gestión documental y el cumplimiento de las leyes permite optimizar las prácticas operativas, reducir los pormenores documentales y aumentar el desempeño eficaz en cuanto al manejo de la información.

 

La aplicación de las leyes relacionadas a la gestión documental durante todo el ciclo de vida de los documentos hasta su posterior eliminación se convierte entonces, en un paso fundamental en la optimización del desarrollo de gestión de calidad de la empresa.

Revisa las formas en las que se están llevando a cabo la gestión documental, remítete a las normas, establece puntos de control y de revisión y, de ser necesario, busca la asesoría de un equipo de expertos. Tu información y la de tu empresa, son los pilares para el desarrollo continuo.

Digitalización Documental

¿Cuál es la importancia de las normas en la gestión documental?

Las normas en cualquier ámbito empresarial, se convierten en los cimientos para la correcta ejecución de deberes, para el cumplimiento de metas y para conseguir la estabilidad organizacional que lleve a la mejora continua. En el caso de la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar todos los procedimientos requeridos para la administración, clasificación, almacenamiento, conservación y control de la información.

 

Normas, leyes, decretos, resoluciones y comunicados, son el pan de cada día a lo largo y ancho de las sociedades, ¿la razón? Simple, la relevancia de la incidencia que estas tienen en la correcta convivencia, ejecución e interacción de los diferentes campos y sujetos que componen a cada sector político y social. De este modo las normas, desde la visión nacional, son las que permiten el correcto funcionamiento de los parámetros que como comunidad y nación debemos cumplir y reconocer a fin de que todo se mantenga en un estatus quo. Hay que tener en cuenta que esto no solo se aplica a la ciudadanía, también se lleva a cabo en diferentes áreas, sectores y demás situaciones que presenten la necesidad de la existencia de protocolos, como lo es la gestión documental.

Por lo tanto, podemos decir que las normas son protocolos, son fundamentos, cimientos y guías para la ejecución de diversas actividades, y el sector de la gestión documental no es ajeno a ello, y más, porque es la metodología que permite la correcta conservación y administración de la información.

 

Las normas son las herramientas que tiene la gestión documental para regular, controlar y monitorear la correcta aplicación de los procesos en pro de la información.

 

La gestión documental, como lo hemos vistos en artículos anteriores, es la forma en la que se puede garantizar el correcto control y administración de la información, esto quiere decir que de ella depende la futura consulta y revisión de documentación de interés y de relevancia para el sector privado, público y político al que pertenezca la empresa o entidad correspondiente.

¿Por qué son necesarias la normas en gestión documental?

Como lo vimos con antelación, las normas ayudan a regular los procedimientos propios de la gestión, es decir, se incentiva una homogenización de pasos a seguir, se optimiza el desarrollo y ejecución de deberes propios al control y se estipulan formas y medios de realización y acopio de instrumentos archivísticos.

Beneficios de la aplicación de normas en la gestión documental

Cuando la empresa tiene la claridad suficiente para el seguimiento e implementación de los servicios de la gestión documental, contribuye al crecimiento constante de la compañía y apunta directamente al cumplimiento de metas y de proyectos. Aquí es donde las normas juegan un papel importante.

Veamos cuales son las ventajas del seguimiento normativo que tu empresa podría apreciar:

 

  • Coadyuva a que tu empresa y a tu equipo de trabajo comprendan la relevancia de la gestión documental para el crecimiento organizacional.
  • Permite el entendimiento y fomenta la aplicación de instrumentos archivísticos a fin de fortificar los protocolos de gestión documental.
  • Facilitar y administrar los recursos económicos y humanos para el desarrollo documental de la empresa.
  • Incentiva la aplicación de procedimientos y buenas prácticas administrativas y de control que permitan la mejora en el tratamiento de información.

Puntos a tener en cuenta sobre la normatividad en la gestión documental

Hay que entender la normatividad vigente y actual y no tomarla como si fuese una camisa de fuerza. Las normas son una base y una guía, son los parámetros a seguir, por lo tanto, contribuyen a la solución de conflictos administrativos.

 

Por ello:

 

  • La implementación de normas facilita la gestión y conservación de la información.
  • Las normas son reguladoras para la aplicación de prácticas.
  • Las normas, aunque son de obligatorio cumplimiento, son bases para la evolución de las políticas internas de la empresa.

 

Así que siempre ten en cuenta que es imprescindible conocer la normas que rigen el quehacer diario de tu empresa en temas documentales y de archivo. Asesórate y evoluciona la forma en la que se desarrolla la gestión documental en tu empresa.

 

Si requieres mayor información, no dudes en contactarnos.

Digitalización Documental

Eliminación de documentos: ¿puedo recuperar la información?

¿Después de llevar a cabo una eliminación de documentos puedo recuperar algunos que, por error, hayan sido incluidos? Esa es una de las dudas más recurrentes ante este procedimiento de gestión documental. Por ello, a continuación, te explicaremos en qué consiste la eliminación, y te diremos si puedes o no, puedes rescatar la información.

La eliminación de documentos es una de las bases para mantener de manera lógica, estandarizada y accesible los archivos existentes en tu empresa. Esto incide directamente en la optimización de los recursos y de la información de relevancia; sin embargo, requiere de un total control y revisión previa para no perder datos de utilidad. Las normas actuales definen la eliminación de documentos como un procedimiento que debe tener una total preparación, ya que es definitivo y concluyente en el ciclo de vida de la información.

Entonces no, querido lector… no puedes recuperar ningún documento que haya sido eliminado.

Para evitar que esta situación se presente y para no poner en peligro la información relevante y de utilidad de tu empresa, deberás tener en cuenta lo siguiente:

1. La relevancia de tener un equipo de trabajo experto:

La gestión documental tiene varios servicios y puntos de control en su haber, entre ellos está la organización y categorización de la información y de los documentos en archivos. Para poder ejecutar dicha actividad es necesaria la participación de un equipo de trabajo calificado, el cual deberá establecer la relevancia de la información, su ciclo de vida y su disposición final.

Si el equipo no cuenta con las características necesarias, es probable que la codificación, almacenamiento y tratamiento de los documentos no se desarrolle con la objetividad y precisión necesaria.

Hay que tener en cuenta que la gestión documental y todo lo que la engloba genera en la empresa un impacto directo en los niveles de productividad y de optimización tanto de la producción de información, como de los protocolos que se deben seguir para mantener los índices de organización y seguridad informativa. Para llegar a tal punto es necesario el acompañamiento de un equipo profesional, el cual da los pilares para poder establecer puntos de control, revisión y selección.

Para la eliminación de documentos, los primeros pasos de revisión siempre serán los más cruciales, ya que en ellos se va determinando el primer filtro de utilidad, relevancia, tipo de almacenamiento y ciclo de vida de la información.

2. Hacer una revisión al detalle de la información:

La gestión documental siempre va de la mano con el análisis y la revisión de todos los documentos a fin de garantizar una correcta valoración y destinación. Cuando se hace una revisión exhaustiva se está contribuyendo a una administración correcta y estratégica.

En el caso de la eliminación de documentos, es necesaria desde el inicio del proceso hasta el final, ya que la determinación de que un documento deberá ser destruido tendrá que contar con los soportes necesarios, en los que se compruebe las razones por las que fue establecido como un elemento informativo innecesario en el almacenamiento.

Hay que tener en cuenta que la eliminación de documentos deberá quedar registrada en acta, la cual describirá cabalmente, el proceso y el listado de los documentos que pasaron por dicha ejecución.

Guia Tablas de retención documental

3. Hacer un uso adecuado de los instrumentos archivísticos:

La ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley general de archivos, estipula la obligación del uso y seguimiento de instrumentos archivísticos, los cuales permiten determinar la serie, tipología y categoría documental, así como los pasos a seguir en cada una de las etapas de los ciclos de vida del cada documento.

Los instrumentos son:

  • Tablas de valoración documental TVD.
  • Tablas de retención documental TRD.
  • Cuadros de clasificación.

Sin la correcta administración de estos instrumentos, la eliminación de documentos empieza a perder certeza y objetividad.

Recuerda, la eliminación de documentos es uno de los procesos más importantes a la hora de contribuir a la eficiencia del almacenamiento documental. Por lo que ceñirse a las normas y encontrar asesoría especializada puede ser la gran diferencia.

Si deseas mayor información, no dudes en contactarnos.

Digitalización Documental

Gestión documental: la importancia de la eliminación de documentos

La eliminación de documentos es considerada por los expertos, como uno de los procedimientos de relevancia dentro de los servicios y estrategias planteadas desde la gestión documental, ya que coadyuva al mantenimiento ordenado y jerarquizado de la información y de los archivos existentes. ¿Cuáles son las ventajas que puedes llegar a apreciar en tu empresa gracias a su ejecución optimizada? Te lo explicaremos a continuación.

Los documentos y su correcta conservación y categorización ayudan considerablemente a las empresas a automatizar procesos, optimizar tiempos y recursos, y a incrementar el desarrollo y la productividad. Lo anterior gracias al peso que tiene la información para el funcionamiento integral, lógico y eficiente de las empresas. Cuando esto se tiene claro, es fácil el decidirse por la implementación de un servicio de gestión documental; sin embrago, hay que tener en cuenta que la gestión no es solo el almacenamiento, sino que también la eliminación de documentos cuyo ciclo de vida haya llegado a su fin.

El concepto:

Para poder comprender las ventajas que puede ofrecer la ejecución adecuada en lo concerniente a la eliminación de documentos, es necesario conocer el concepto, veamos:

La eliminación o destrucción de documentos es el procedimiento archivístico en el cual se depuran aquellos documentos que luego de un proceso de valoración se ha determinado que han cumplido su tiempo de retención y sean considerados irrelevantes y que no representen ningún uso para la empresa.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. ACUERDO No. 027-2006

No olvides que la eliminación de documentos es producto de los instrumentos archivísticos, en donde se establecen los valores primarios y secundarios de las series documentales, el nivel de prioridad y los tiempos de mantenimiento. De igual modo podemos identificar los pasos a seguir, como se ejemplifica en las Tablas de Retención Documental TRD y en la Tablas de Valoración Documental TVD, en las cuales se detalla la disposición final de cada documento.

Como se ha mencionado con antelación, teniendo en cuenta la importancia y los valores administrativos, contables legales y técnicos de la información en los procesos empresariales, así como la utilidad de la misma para los procedimientos organizacionales, se establecerá un tiempo en su ciclo de vida.

Ventajas de la eliminación de documentos:

  • Se libera espacio en almacenamientos físicos, así como de los archivos en la nube.
  • Se mantiene el control categorizado de la información existente.
  • Se contribuye a la actualización de la información.
  • se reducen costos de administración de archivos.
  • En caso de que la eliminación sea de documentos físicos, se incentiva la digitalización y la conversión de formato.
  • Se prioriza la información de utilidad en primer y segundo nivel para la empresa.

Puntos a tener en cuenta:

Hay que tener presente que, para poder ejecutar el procedimiento, es necesario garantizar el apego a la norma; pues la eliminación no puede ser arbitraria, es decir, debe estar debidamente sustentada, ya que la eliminación equivoca puede traer consecuencias irreparables. Así lo establece el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único de Sector Cultura.

Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último.

PARAGRAFO. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad.

De igual manera, cabe resaltar que tanto la revisión de la documentación, su clasificación, valoración y eliminación, deberá ser realizada por un grupo interdisciplinario, quien deberá emitir los sustentos tanto de la clasificación del ciclo de vida de la información, así como de las actas de eliminación de documentos  presentadas al Comité de Archivo que servirán como soportes de gestión a las entidades autorizadas y a las empresas. Para que puedas asegurarte de que estás siguiendo la normatividad actual vigente, te recomendamos revisar el Acuerdo 04 de 2013 artículo 15.

Recuerda que la gestión documental es un servicio integral en el que el centro es la conservación de la información, por lo que el tener claro sus procesos te podrá ayudar a determinar si tu empresa está o no, cumpliendo con las normas y si se encuentra en el camino hacia la mejora continua.

Si deseas mayor información no dudes en contactarnos, el proceso y acompañamiento profesional en temas de gestión y administración de documentos hace la diferencia.

Digitalización Documental