Toda empresa necesita lidiar con una gran cantidad de documentos de diferente naturaleza, como lo son los contratos, historias laborales, documentos contables y muchos otros. La gestión documental se encarga precisamente de eso, crea procesos que garantizan el control y el correcto archivo de cualquier tipo de documento, considerando su categoría, su valor histórico y jurídico y sus recomendaciones de manejo.
Te explicamos cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos.
Pasos para la organización de los documentos
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Separa los documentos según el uso
Se debe tener tablas de retención y valoración para controlar el ciclo de vida de los documentos que maneja una organización. Se puede crear un cuadro de clasificación documental en donde se visibilice cada documento en relación a su categoría; permitiendo identificar cuáles son los que tienen mayor importancia para la organización.
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Organizar la custodia física de los documentos
Para ello, es recomendable centralizar el archivo en un solo lugar, eliminando archivo de los escritorios de trabajo y/u oficina. Separa un cuarto con archivos y organízalos de acuerdo con su ID, nombre, fechas y tipo documental.
Si se cuenta con un archivo grande, es mejor mantenerla accesible solo para un empleado de confianza. Por lo tanto, este se encargará de llevar el papeleo, además de ayudar con las búsquedas y solicitudes. De esa manera, tus archivos siempre estarán organizados.
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Considera la temporalidad
Descartar parte de los archivos es una práctica necesaria para asegurar espacio y permitir un acceso rápido a los que realmente importan. Sin embargo, antes de descartar, se debe tener en cuenta la temporalidad / vigencia de cada tipo de documento y su disposición final.
Existen varios documentos que la Ley exige que tengan que preservarse durante un cierto período de tiempo; y su eliminación anticipada puede generar inconvenientes con las entidades gubernamentales. Una manera eficaz de cumplir con estos plazos es crear una hoja de cálculo de validez que enumere los documentos según su tipo, ubicación y fecha de eliminación.
De esta forma, sabrás cuáles serán los archivos próximos a vencerse. No obstante, debes estar atento a las reformas que realicen las autoridades gubernamentales, porque es posible que algunos documentos les extiendan o reduzcan el plazo de preservación.
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Crea una rutina de escaneo
Para mantener un orden dentro de la organización, debes proporcionar un soporte para documentos de cada departamento de la empresa. Con esto, cada empleado puede depositar, a lo largo del día, los papeles que necesitan digitalizar.
También puedes definir un período del día para ejecutar dichas labores (al final del día, por ejemplo), porque así garantizas la productividad y evitas que los empleados dejen de hacer lo que están haciendo para realizar los escaneos.
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Realiza copias de seguridad
Es indispensable que todos los documentos sean trasladados a la vía digital. Preferiblemente en una base de datos en donde se puedan ubicar de forma fácil en caso de ser necesarios. Dicha acción también reduciría considerablemente la acumulación de archivos antiguos para dar paso a los más recientes.
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Tener políticas claras de uso de documentos
La estandarización de procesos es la base del éxito de cualquier gestión documental. Definir reglas claras para el uso y transporte de documentos es una forma eficaz y segura de garantizar el avance de las actividades y evitar riesgos, como daños o pérdida de archivos.
Dentro de las reglas de uso de los documentos, estipula cuáles de ellos pueden ser accedidos por todos y cuáles deben tener acceso restringido. También define los procedimientos de solicitud adecuados para que el control se realice de la mejor manera.
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Tener una bandeja de entrada
Para evitar que el desorden regrese al lugar de trabajo con el tiempo, es necesario desarrollar el hábito de verificar los documentos nuevos y analizar si es factible conservarlos.
Para ello, es fundamental que utilices una bandeja de entrada para recoger todos los documentos entrantes y, a partir de ahí, comprobar qué se debe hacer con cada uno.
Conoce cómo gestionar y controlar los documentos electrónicos.
Cómo se pudo observar, establecer una gestión documental eficiente permitirá reducir drásticamente las posibilidades de que se pierdan archivos importantes dentro de la empresa. Al mismo tiempo, se podrá organizar cuales son los documentos que es necesario que se mantengan en lugares seguros y cuales es preferible tenerlos a la mano para acceder a informaciones básicas de la empresa.
