¿Sabías que todas las entidades que se encuentran reguladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte deberán llevar a cabo lo estipulado por la Ley General de Archivos? Pues bien, dicha regulación se encuentra registrada en la Resolución 061583 de 2016, abarcando cada vez a más entidades, empresas e instituciones. Por lo anterior queremos que conozcas la resolución y su propósito organizacional.
El crecimiento global de las empresas e instituciones dependen en gran medida de los documentos y de la información contenida en ellos, ya que estos son la base para el desarrollo eficaz de las actividades organizacionales, porque piénsalo, sin información ¿qué podríamos hacer?
Te puede interesar: Digitalización de documentos: puntos a tener en cuenta
Una de las normas establecidas para la gestión es la conocida Resolución 8934 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privadas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Hay que tener en cuenta que dicha resolución busca que las empresas den cumplimiento a lo exigido en gran parte de la Ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley General de Archivos.
Seguir las normas y las leyes vigentes en cuanto a temas de manejo de información, datos y documentos, permite el acceso a la información y a la conservación de la memoria.
Por lo anterior las autoridades competentes a nivel nacional decidieron regularizar el cumplimiento de las normas y su incidencia y cubrimiento en varios sectores productivos e institucionales del país, a fin de garantizar el acceso y conservación de la información.
Por tal motivo, entidades como la Superintendencia de Puertos y Transporte, han optado por establecer normas que sean de obligatorio cumplimiento para las empresas que se encuentren bajo su jurisdicción.
Hay que tener en cuenta que el cumplimiento de normas estándar como la Resolución 061583 de 2016, termina siendo un acto positivo en doble vía, ¿por qué? Lo veremos a continuación:
Para la entidad:
- El cumplimiento de la resolución ayuda a la Superintendencia de Puertos y Transporte a regularizar y agilizar sus procesos de revisión y control.
- Ayuda a optimizar los tiempos y la conservación de la información.
Para la empresa:
- Cuando una empresa sigue las normas hace más eficiente sus actividades.
- Automatiza sus procedimientos empresariales.
- Optimiza los tiempos en la producción, almacenamiento, categorización y revisión de la información y de los documentos.
- Crea o conforma los archivos concordantes y jerarquizados para el almacenamiento de los documentos en físico.
- Libera gran parte del espacio físico de almacenamiento gracias a la digitalización de documentos.
- Implementa políticas para el tratamiento documental.
- Aprende y crece junto con sus empleados sobre el uso adecuado de instrumentos archivísticos.
¿Por qué se implementa la Resolución 061583 de 2016?
La Superintendencia de Puertos y Transporte establece en la resolución, los parámetros y las directrices de relevancia en la gestión documental estipuladas en la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) que deberán seguir todas las empresas que se encuentren bajo su control. Esto con el fin de optimizar la regulación y garantizar la producción, categorización, distribución, recepción, recuperación, almacenamiento, conservación, depuración y consulta de la información y de los documentos contenidos en los distintos tipos de archivos.
La resolución ayuda a ampliar el poder de la Ley General de Archivos hasta el punto de verificar el manejo documental que tienen algunas de las empresas privadas.
¿Qué se encuentra en la resolución?
La resolución funciona como una manera eficaz de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, es decir, se convierte en una extensión de la misma, por tal motivo podrás encontrar en ella:
- Pautas para el manejo de archivo.
- Uso de instrumentos archivísticos como:
- Programas de gestión documental.
- Cuadro de clasificación.
- Tablas de Retención Documental (TRD).
- Tablas de Valoración Documental (TVD).
- Reglamento interno de archivo.
Te puede interesar: Asesoría integral, ¿Cuál es la importancia que tiene para la empresa?
Recuerda que el manejo adecuado de la información garantiza en gran medida la eficacia de los procesos empresariales, así que, si tu empresa se encuentra bajo vigilancia de la Superintendencia de Puertos y Transporte, es tu momento de verificar el cumplimiento. Sácale partido a la gestión documental y ve como la mejora continua se lleva a cabo en tus proyectos, tanto en el uso del tiempo en relación al archivo, consulta y almacenamiento de la información; como en el tiempo que dedican tus empleados en la consulta de los documentos.
Si requieres mayor información no dudes en contactarnos, la asesoría de expertos puede hacer la diferencia en tu empresa.
