La digitalización de documentos es un procedimiento que contribuye en gran medida a aumentar los índices de efectividad y automatización de las actividades que se desarrollan al interior de la empresa. Es por lo anterior que queremos compartirte algunos requisitos expuestos por el Archivo General de la Nación AGN. Presta atención.
Como lo hemos mencionado en artículos anteriores, la digitalización de documentos es todo lo que enmarca el proceso de conversión de la información de formato análogo a binario. Dicha conversión permite no solo disminuir el espacio de almacenamiento, sino que también ayuda a la reducción del uso del papel, así como el mantener el control de todos los documentos producidos y recibidos al interior de la entidad. Pensando en la relevancia organizacional que presenta dicha actividad, el Archivo General de la Nación dio a conocer los requisitos básicos para la digitalización. Así que toma nota, porque a continuación te los daremos a conocer.
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Alistamiento
En este punto se lleva a cabo la preparación de la información, así como el manejo que se le dará. Para ello:
- Se debe registrar en la base de datos correspondiente, el inventario de cada uno de los expedientes, con su respectivo metadatos, el cual debe estar directamente relacionado con cada serie documental.
- Verificar la foliación del expediente.
- Quitar los dobleces y aquellos materiales que no hacen parte de la documentación.
- Realizar la descontaminación biológica de los expedientes que presenten contaminación biológica activa.
- Eliminar todo elemento o material metálico.
- Unir aquellas rasgaduras o fragmentos que no superen los 10 cm de largo. En caso de que el deterioro sea mucho más grave, se deberá realizar una fotocopia para ser utilizada en el escáner.
- En caso de requerirse, se hará uso de cinta mágica para primeros auxilios en la cara posterior del documento.
Captura
Es cuando se procede a realizar la conversión de formato. Es decir, el punto de acción para digitalizar documentos, para ello se deberá:
- Para la correcta digitalización se hará uso de un escáner automático con resolución de 200 dpi a 600 dpi.
- Se hará uso de la escala de grises en todos los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en matriz de punto o impresos sobre papeles de colores.
- Se escaneará a color cuando la documentación posea información relevante en colores, como lo son los mapas.
- Para documentos con características heterogéneas se podrá hacer uso de la profundidad, teniendo en cuenta el tipo de documento.
Identificación
Aquí se le realiza la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, series y subseries a todo proveedor.
Control de calidad
Se verifica la correcta ejecución de la digitalización de los documentos, con el fin de dar el visto bueno de la calidad de las imágenes, para ello:
- La persona capacitada realizará el control de calidad con el fin de garantizar su legibilidad e integridad.
- El documento deberá ser legible en su totalidad en un tamaño de 100% en el monitor.
- Para fines de difusión, se podrá hacer uso de procesos de compresión de tamaño para las imágenes.
- Debe haber una exactitud dimensional a comparación con el documento en papel.
- No debe haber manchas generadas en el escáner, las cuales afecte la legibilidad del documento.
Las imágenes no deberán estar torcidas, su orientación debe ser para la lectura y no debe tener problemas de foco.
Almacenamiento
Dependiendo el software de gestión documental, la persona encargada deberá cargar todas las imágenes y metadatos con la información referencial.
Tiempo de ejecución
Siempre se debe definir un tiempo estimado para la realización de la digitalización de documentos a fin de cumplir metas.
Metadatos
La información contenida en las imágenes hace parte de una serie de bases de datos que se clasifican según su serie documental, por lo tanto:
- Deben incluirse entre 2 a 10 metadatos descriptivos.
- Se deben mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
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Recuerda, el manejar correctamente la información es el garantizar el desarrollo y el avance continuo de los procesos empresariales. La digitalización trae consigo muchas ventajas para las actividades laborales, así que préstale atención a la forma en la que se maneja en tu empresa.
Si deseas mayor información, no dudes en contactar profesionales.
