Digitalización de documentos
¿Qué es la Digitalización de Documentos?
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
¿Cómo se lleva a cabo?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:
- Se evalúa el nivel de producción documental.
- Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
- Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de digitalización. Por ello el proceso que realizamos en ATS es totalmente efectivo, pero puede ser variable dependiendo la empresa y sus requerimientos.
De este modo se realiza:
- Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
- Selección de documentos a digitalizar.
- Captura por escáner de documento físico.
- Indexación de la información del documento.
- Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
Una vez ejecutado lo anterior, procedemos a:
- Definición de formatos.
- Establecimiento de parámetros de digitalización.
- Planteamiento de metodología a aplicar.
- Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.
¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos?
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original.
Además:
- Se preservan los documentos de importancia.
- Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
- Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
¿Por qué es importante su implementación en la empresa?
Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria.
De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.
No todos los documentos son igual de relevantes, por lo que llevar a cabo un proceso de revisión se vuelve imprescindible.
Beneficios de digitalizar documentos
Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa.
Por ello el realizar este tipo de acciones ayuda:
Orden:
El proceso de gestión documental y de digitalización de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.
Eficiencia:
Hacer más cosas en menos tiempo, el sueño de toda empresa. Por medio de la categorización archivística se logra una disminución considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de los archivos, ya que toda la información se concentra en una matriz central de fácil acceso, conocida como administrador de archivos.
Seguridad:
Cuando se tiene control de los documentos y de la información, se puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y todo se enfoca en la excelencia de los procesos.
Por ello para lograr lo anterior, los expertos en gestión documental como ATS, nos basamos en:
- Soporte requerido según las necesidades de la empresa.
- Frecuencia de consulta de los documentos.
- Prioridad de conservación a largo plazo para evitar deterioro.
- Homogeneidad de la información para su correcta categorización.
