Muchas empresas consideran que digitalizar un documento automáticamente se pueden eliminar los documentos originales. Un documento digital es solo un soporte del documento que está en papel y no se debe eliminar; en este artículo explicamos el porqué.
La importancia de los documentos
A continuación, te decimos porqué conservar tus documentos originales es tan importante.
- Evidencia: Cada documento emitido por la empresa es importante para llevar el registro de las acciones realizadas dentro de la misma. Sirven como un medio para comprobar movimientos y poder demostrar que todo está hecho bajo la legalidad. En caso de auditoria, son el respaldo de la organización para corroborar todos los movimientos de comercialización, contratación y transacciones que se hacen como parte del negocio.
- Autenticidad: Los documentos en papel con firmas de puño y letra, como el acta constitutiva de la empresa, los libros contables, los expedientes de los empleados, facturas y recibos, es decir, todo aquello que se plasma en papel como un documento oficial lo es por el hecho de estar impreso. Algunos incluso cuentan con sellos, hologramas o marcas específicas para reforzar su legitimidad. Estos elementos que se pierden con la digitalización haciendo más fácil su falsificación.
- Apego a la normatividad: La relevancia de digitalizar los archivos de una compañía no debe verse minimizada por el hecho de que no se puedan destruir los originales. Digitalizar no es sinónimo de eliminar documentos de papel, la normatividad define unos tiempos de conservación documental, así como las Tablas de Retención documental, sin embargo, aun teniendo estas dos herramientas tan valiosas, hace que las empresas lleguen a acumular una gran cantidad de archivos por mucho tiempo. Los documentos que se aglomeren dependerán también del flujo de documentos de la empresa, y para algunos eso se traduce en mucho papel.
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- Claridad en la información: De no cumplirse este tiempo, los documentos no pueden ser destruidos, es por ello por lo que se incentiva a las empresas a tener todo el papeleo en orden y detectar en sus documentos cuáles son imprescindibles y cuáles no, así como los procesos que es mejor mantener solo de forma digital.
- Digitalización como un soporte: Una de las ventajas de la digitalización no es destruir documentos originales. Sin embargo, digitalizar sí genera un beneficio para la empresa y se recomienda hacerlo a través de un software de gestión documental. Como se habló al inicio de este artículo, la digitalización es un soporte de los documentos originales. Los archivos digitales son de fácil acceso para consultar, buscar y clasificar, por lo que ahorran tiempo a las personas que trabajan con ellos constantemente.
La documentación digital y la original son, en conjunto, un gran soporte de evidencia para las organizaciones.
Hay documentos que la empresa sí puede eliminar, pero para detectar cuáles son estos, se debe hacer una correcta gestión documental y una destrucción documental certificada. Para ello, existen empresas especializadas que te pueden ayudar con este proceso.
