El ABC de la custodia de documentos

Tal vez muchos conocemos el viejo dicho que nos enseña “lo que no queda escrito en papel se lo lleva el viento”, y hoy más que nunca esta premisa se hace cada vez más importante en una sociedad en la que todo debe quedar firmado para que sea válido. Por lo anterior, conservar bien todo tipo de documentos es importante para tener control sobre muchas de nuestras acciones cotidianas, como lo son las trasferencias bancarias, estados financieros y contratos. Con el fin de que despejes todas tus dudas, en este post te daremos un breve ABC de la custodia de documentos. 

  1. Ordenar y conservar

Toda actividad humana organizada genera información. Si abres un libro de historia encontrarás que escribir y dejar constancia de los hechos y actividades es una actividad que se realiza desde las antiguas civilizaciones, que escribían las cosas importantes, como la contabilidad y las leyes en grandes tablas de arcilla.

Hoy, por supuesto, tenemos nuevas técnicas y, por lo general, utilizamos papel. Pero lo que no ha cambiado es la importancia que tiene la documentación para llevar una vida civilizada de forma ordenada. Así pues, conservar en buen estado los documentos importantes se hace vital, sobre todo para las empresas, sin importar si estas son grandes compañías o Pymes.

Si lo piensas bien, mucho de lo que hoy sabemos de nuestro pasado es gracias a que alguien se preocupó por conservar, por ejemplo, una serie de pergaminos en una estantería donde el ambiente no los desgastara.

  1. ¿Qué se entiende por documento importante?

Es natural que mucho del papeleo resultante del día a día de una empresa termine en la basura. Por ejemplo, las impresiones con errores, la hoja donde tomaste nota de algo que ya resolviste o el boletín interno de meses atrás, entre otros.

Sin embargo, hay otros documentos que, por su naturaleza, pueden ser necesarios para un futuro trámite, para demostrar que algo se hizo o con información relevante para alguien. Estos deben ser especialmente guardados, no solo para que no se desgasten, sino también para que puedan ser consultados fácilmente en el futuro. 

  1. La confidencialidad es clave

Por otra parte, hay documentos que contienen información que no puede ser divulgada, por ejemplo, una patente con un descubrimiento o la toma de declaraciones de algún juicio. Este tipo de elementos deben ser conservados no solo para protegerlos del ambiente, sino también de las personas que no deben tener acceso a la información que contienen.

  1. ¿Qué puede dañar un documento?

Factores como la humedad y la temperatura pueden desdibujar la información importante. Además, accidentes como una inundación, un incendio o un robo también pueden poner en riesgo los documentos y archivos de una empresa.

Para prevenir la pérdida de información, muchas empresas optan por contratar los servicios de una empresa especializada en la custodia de documentos.

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  1. Controles legales

Tener los documentos empresariales debidamente ordenados y conservados facilita las revisiones legales como las visitas de calidad, inspecciones y auditorías. Además, es un ejercicio de transparencia que suma credibilidad a la empresa.

  1. Lo que nos dicen las cifras

Según la firma de servicios profesionales PricewaterhouseCoopers (PwC), los trabajadores de oficina gastan hasta un 40% de su jornada laboral gestionando documentos que no son de importancia. Por otro lado, estudios de la International Data Corporation (IDC) han concluido que los empleados pasan el 20% del tiempo de oficina buscando algún documento, ¡y la mitad de las veces no encuentran lo que buscan!

Así pues, el almacenaje y protección de documentos es una labor que puede pasar desapercibida pero que tiene gran relevancia para todas las organizaciones. Para mantener los documentos en orden, es preferible el trabajo de una empresa profesional.

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¿Por qué es importante la custodia de documentos?

La custodia de documentos es el proceso de gestión enfocado en la conservación, protección y almacenamiento de la información producida y recibida por la empresa, lo que facilita su acceso, ubicación y, sobre todo su seguridad. Así que, si en tu empresa has empezado a notar que los documentos se acumulan sin ningún control ni planeación, es el momento de implementar la custodia como política documental. ¿Tienes dudas? Aquí te mostraremos los principales beneficios de este procedimiento, para que puedas tomar la mejor decisión.

Beneficios de custodiar los documentos

Veamos los beneficios principales de esta especialidad. Toma nota:

  1. Reducción de costes: Al tener bajo custodia especializada a todos los documentos de tu empresa, liberarás espacio en las oficinas, por lo que reducirás los costos innecesarios del mantenimiento y control.
  2. Modernidad: La manera en la que se realiza la gestión de la información, sin duda cambiará la manera en la que se administra, plantea y organiza el archivo y los documentos, dado que esto optimiza tiempo, automatiza tareas y abre el espectro y la posibilidad para la digitalización de información, esto te ahorraría también el gasto de papel o el tiempo que necesitas para su búsqueda.
  3. Seguridad: Uno de los factores más importantes de este modelo es la seguridad. Por medio de una custodia especializada y profesional, tus archivos estarán preservados en todo momento contra incendios o desastres ambientales y errores humanos, ya que se logran mantener en las condiciones ideales frente a la temperatura, humedad, polvo, etc. Y, en caso que así lo prefieras, se guardará total confidencialidad en documentos privados los cuales tendrán el acceso limitado.

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  1. Excelente gestión: Todo se hace de acuerdo a tus necesidades y a lo que prefieras, según la organización y el acomodo que elijas. Si deseas eliminar unos archivos o reubicarlos, todo se hará rápidamente, además tus archivos estarán disponibles siempre, por lo que en cualquier momento puedes consultarlos en formato digital o físico. Todos los procesos de logística son perfectos, para que recibas una atención de la mejor calidad posible y en caso tal de que quieras que un archivo sea guardado de manera especial, este se protegerá y se cuidará al máximo.
  2. Proceso completo: Elegir estos servicios te garantizará un proceso muy completo, desde la recogida de los archivos directamente en la empresa con todo el inventario (para que se tenga la tranquilidad de que todo se cumpla a cabalidad), hasta el pacto con el cliente sobre cómo quiere clasificar sus documentos (por ejemplo, mediante carpetas, cajas, por orden de tamaño, o cualquier otro aspecto). También se pacta si se quiere que los archivos sean digitalizados o solo guardados físicamente, o si se quiere destruir algunos archivos que ya no sean necesarios para la empresa.
  3. Todo bajo el marco legal: Todos los archivos que guardes de esta manera estarán seguros en este aspecto, ya que se cumplen todas las normas y requerimientos exigidos por el AGN. Algunas empresas definen el tiempo exacto de archivo para evitar inconvenientes legales, por lo que es muy importante que pactes esto, antes que nada. La mayoría de veces se hace un contrato con todos estos detalles.

Tras conocer todos estos beneficios, si tienes una empresa verás que es muy recomendable el uso de la protección de documentos. Ahorrarás tiempo y dinero y tendrás más espacio. Con total certeza tus archivos estarán mucho más seguros, categorizados y respaldados.

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La importancia de la custodia de documentos para las empresas

Uno de los errores más comunes que cometen las empresas, es considerar que no requieren de una empresa especializada para el correcto manejo y control de sus documentos. Es más, se podría asegurar que gran parte de ellas (en especial las Pymes), desconocen la importancia de la custodia de documentos. ¿Conoces el término? Descuida, aquí te lo explicaremos.

La custodia de documentos es un proceso enfocado en la conservación, almacenamiento y protección de los documentos, permitiendo así que estos permanezcan en óptimas condiciones por el tiempo de vida útil que se registre. Dicha conservación es posible por medio de una categorización realizada estratégicamente para evitar inconvenientes en relación a los tipos de documentos, su información, ubicación, tiempo de vida útil, entre otros aspectos.

Dicha actividad es generada por la necesidad de protección, facilidad de ubicación y liberación de espacio físico, optimizando así los procesos y el espacio asignado para el guardado de la información al interior de tu empresa.

La importancia de la custodia documental

Toda empresa o negocio genera información importante, sin importar su tamaño o sector laboral, es este último punto el que ignoran muchos emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas, pues no es necesario ser una multinacional para darle prioridad a la administración de la información, ya que cualquiera puede ser susceptible a pérdida de datos, plagio y malversación. Por lo anterior, si estás emprendiendo un nuevo negocio o empresa, es crucial implementar la custodia documental, ya que esto te permitirá mantener la documentación en buen estado, además de clasificada y ordenada.

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¿Qué beneficios aporta a las pymes y a los emprendedores?

 

Como ves, todas las empresas pueden verse beneficiadas por la implementación de una buena custodia documental, pero ¿qué otros puntos a favor podrían aportarte?

  • Eficiencia: El automatizar los procesos facilita la administración, permite el acceso total a la información, ahorra tiempos de búsqueda, así como de recuperación de los documentos.
  • Ubicación estratégica: La estructura del sistema permite organizar documentos por categorías, haciendo más eficiente el acceso y gestión de la información. Así que si eres de los que tarda mucho buscando un informe o que no sabes dónde se encuentran siempre las actas y estados financieros, es momento que te replantees la administración que le das a tu información.
  • Administración: Tener tus documentos organizados facilita al usuario crear, modificar, ubicar y consultar información. Recuerda, tener un fácil acceso a tus documentos, representa menos tiempo improductivo.
  • Incremento en la productividad: Relacionado al punto anterior. Al mantener la documentación centralizada y ordenada, evitas pérdidas de tiempo en búsquedas y en compartir elementos requeridos.
  • Inmediatez: La custodia documental no solo se aplica para la información en físico, sino también es aplicada para documentos digitales, permitiendo el acceso sencillo en línea y una disponibilidad inmediata de la información a los miembros de la compañía, de acuerdo con su perfil.
  • Seguridad: Tienes la facilidad de jerarquizar la información y contar con monitoreo constante de los accesos y las modificaciones a los archivos.
  • Control: Puedes mantener origen y fecha de cada documento, lo que permitirá una fácil organización y limpieza de archivos, o bien, les podrás definir un ciclo de vida.
  • Confianza: Para los documentos digitales, podrás mantener respaldados de todos los archivos y evitar su pérdida, ya que se encuentran centralizados. Si se eliminasen documentos por error, podrás recurrir a la recuperación.

¿Sabías que se pierde alrededor del 20 % de las horas laborales únicamente en búsqueda de documentos? Por este motivo, contar con una custodia eficiente te permitirá tener una organización exitosa. Es importante que lleves control sobre tu información y administres correctamente los accesos a documentos.

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5 características del bodegaje de archivos que debes conocer

En artículos anteriores te hemos contado un poco sobre la custodia documental y su importancia para el desarrollo de una empresa. Ahora bien, aquí te explicaremos las principales características que debe seguir el bodegaje de archivos de calidad, para la protección de tus documentos y para la ejecución de una buena estrategia de custodia. Presta atención.

Desde ATS Gestión Documental te detallaremos cinco aspectos del almacenaje de archivos especializado. De este modo, podrás conocer en profundidad cómo se trata y se conserva la información. ¡Toma nota!

  1. Instalaciones adecuadas según el tipo de los documentos:

Es importante contar con estanterías, muebles y bodegas aptas para cada clase de documentación. Las estancias deben garantizar comodidad y facilidad al momento de obtener o acceder a determinados documentos. Además, estas instalaciones deben dar seguridad, así como garantizar también buenas condiciones de temperatura y humedad (es conveniente disponer de un sistema para el control de partículas). Las estanterías y/o muebles utilizados deben ser confortables, con divisiones, de tal manera que no se acumulen unas cajas sobre otras.

  1. Uso de sistemas de clasificación para el manejo de archivos:

Es necesario poseer un sistema de clasificación para cuando los documentos se vayan acumulando, ya que tener buen orden para almacenar facilita la recuperación de documentos y disminuye el tiempo dedicado a su búsqueda. Si se trata de archivos de mayor magnitud, puedes utilizar sistemas de clasificación que puedan manejarse mediante software, lo cual garantiza más efectividad y seguridad para la información.

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  1. Empleo de sistemas de seguridad para acceder a la información:

Cuando los archivos son almacenados en grandes espacios, puedes implementar sistemas de seguridad con cámaras, personal de vigilancia y un sistema restringido del manejo de la información. Realiza un seguimiento al acceso de información en las secciones o salas para evitar la pérdida de documentos y accesos sin autorización.

  1. Recursos humanos calificados y con entrenamiento:

Debes contar con personal calificado para el seguimiento de la información y el manejo de los sistemas informáticos de control. La seguridad de los documentos se realiza a diario en las empresas, por esto es importante que el personal sea calificado, responsable, y esté actualizado con los cambios y mejoras en el manejo de la información y su seguridad, teniendo en cuenta su importancia y el riesgo de un tratamiento inadecuado.

Es importante que se tomen medidas que garanticen la seguridad de los documentos, por lo que el personal a cargo de estas responsabilidades juega un papel muy importante, por esto, debes seleccionarlo adecuadamente y entrenarlo para que haya un manejo eficiente.

  1. Identificación de riesgos, amenazas y fallas:

Dentro del sistema de control de archivos siempre se van a presentar riesgos o fallos. Se debe realizar una inspección para identificar los errores, las amenazas y los riesgos a los que está expuesta la documentación, a fin de tomar medidas con anticipación.

Planifica mecanismos para prevenir y contrarrestar las fallas y elabora protocolos para dar solución a las situaciones que se presenten.

La organización de los documentos y su optimización sirve para dar seguridad a los archivos, garantizar su conservación y mejorar los procesos para su buen manejo. Cada empresa determina la calidad de gestión que debe dar al manejo documental, garantizando así mayor eficacia en sus procesos internos. Los documentos también pueden conservarse siendo digitalizados y transportados a archivos interactivos, esto puede ser una herramienta útil para el manejo de documentos de importancia dentro de una empresa. Recuerda, una buena gestión de la documentación garantiza la permanencia y continuidad del negocio de las organizaciones.

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Custodia de documentos: ¿Por qué elegir a una empresa especializada para el trabajo?

Es bien sabido que la custodia de documentos es un servicio útil para quienes desean tomar medidas de seguridad para proteger su información, por dicha razón, no es para nada extraño que muchos opten por delegar el manejo de documentación importante a las manos de un experto. Ahora bien, ¿por qué elegir a un experto en documentos y archivos para hacer el trabajo? En este artículo te lo explicaremos.

Un ejemplo de resguardo de documentos

Supongamos por un momento que somos médicos y tenemos un consultorio clínico privado. En nuestra base de datos habrá información muy valiosa relativa a los pacientes que tratemos. Como nos es imposible saber de memoria qué tipo de tratamiento hemos usado en cada paciente tratado en el consultorio, recurrimos al diligenciamiento y creación de un historial clínico de cada paciente, con el fin de poder consultarlo cuando sea necesario.

El día en que, por alguna razón, el banco de datos se inundara, ese día no podríamos tratar a los pacientes, no sabríamos el resultado de sus exámenes ni qué medicamentos recetarles, ni mucho menos revisar si hay o no un avance en su estado de salud; en sí, la clínica colapsaría.

Este tipo de información es el ejemplo claro de porqué optar por un sistema de custodia de documentos, y mejor aún, una custodia de la mano de un experto en gestión documental. Ya que, si en su momento la clínica donde hipotéticamente trabajamos, hubiese contratado un servicio profesional de esta magnitud, nuestros historiales clínicos estarían en un lugar con las condiciones necesarias para mantenerlos protegidos, tal vez, se hubiese optado por la digitalización de la documentación, y esta tendría una copia de seguridad en un servidor de acceso restringido y de uso exclusivo de los doctores, con todas las características de seguridad completamente al día.

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Empresas especializadas en gestión documental frente a las que realizan licitaciones

Las empresas de gestión documental y especializadas, normalmente han nacido con un único propósito: prestar el servicio de cuidado, tratamiento, gestión y administración de los documentos de otra empresa.

Por otra parte, muchas compañías nacen como resultado de un proceso de licitación, esto quiere decir que muchas carecen de real experiencia para custodiar y manejar los documentos de un cliente. No profundizan el correcto manejo de la información, su categorización, administración, almacenamiento y custodia. En sí, no cuenta con los parámetros profesionales y logísticos para desempeñar el papel de consejero estratégico.

Por lo anterior, las empresas especializadas son mejores que aquellas que realizan procesos de licitación al momento de manejar los documentos y archivos, entre otras cosas, porque garantizan la experiencia y la pericia necesaria para ello.

El personal especializado en cada caso

Volvamos al ejemplo inicial del consultorio médico, supongamos que no es un consultorio privado sino más bien un hospital público. En este caso los organismos públicos casi siempre están obligados a abrir procesos de licitación pública para contratar bienes o servicios.

Entonces, el hospital tendría que abrir un proceso de licitación para encontrar empresas que presten servicios de resguardo y preservación de los documentos.

Para prestar este servicio se requiere personal sumamente calificado. Expertos tanto en el área digital (custodia digital de documentos) como en el área física (resguardo físico de archivos de documentos). Las empresas expertas en estos servicios garantizan el suministro de este tipo de profesionales, pero en las empresas que licitan no siempre son el caso, a veces son empresas muy jóvenes que solo quieren aprovechar el proceso de licitación para probar suerte.

La burocracia

Cada país tiene sus normas legales, incluso dentro de cada país existen otras divisiones como Estados o departamentos que tienen sus leyes y normativas. Esto se extiende incluso a nivel de municipios y corregimientos en cada caso.

Las licitaciones suelen coexistir con normas o leyes muy específicas en cada caso. Existen muchos tipos de licitaciones. Existen licitaciones abiertas a todo el mundo o cerradas a empresas de cierto nivel o categoría. Pero lo cierto del caso es que una licitación siempre implica burocracia.

Los procesos de licitación tienen que estar acordes con las leyes que los rigen, algunas veces esto hace el proceso de contratación engorroso, costoso y muy ineficiente.

Todos, por experiencia, sabemos que siempre es mejor contar con la ayuda de un experto en cualquier servicio que necesitemos. Esto es aplicable a cada fase de nuestras vidas, si tenemos problemas estomacales vamos al médico gastroenterólogo, si tenemos problemas con los empleados de la empresa, contratamos a un abogado laboralista, ¿quieres custodiar y preservar documentos? Entonces contratar a un experto en gestión documental es lo mejor.

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¿Qué tan necesaria es la custodia de archivos en una empresa?

¿Sabías que la necesidad de la custodia de archivos es proporcional al riesgo a los que estos están expuestos? Así pues, si nos ponemos a pensar en los riesgos se podría decir que todos los documentos sin importar su formato y demás características, estarán expuestos a situaciones que ponen en peligro su integridad, ya sea por riesgos ambientales, malas prácticas en su manejo, falta de condiciones propicias para su protección o negligencia de los empleados. Así pues, todas las empresas sin importar su tamaño necesitarían, sin duda, de la implementación de una correcta custodia archivística. Si quieres saber más, continúa leyendo.

Una de las peores circunstancias que puedes sufrir como empresario es tener que manifestarles a tus clientes que todos los datos se han perdido porque, por ejemplo, un incendio acaba de convertir en cenizas tu archivo. Esto sin lugar a dudas es una total calamidad que se traduce netamente en pérdidas considerables. Y ¿sabes qué es lo peor? Que esta es una situación posible y de la que no estás exento, por ello, lo mejor es que siempre estés preparado.

Tal vez te estés preguntando: ¿de qué manera puedo prepararme ante esta situación?, la respuesta es simple: por medio de un servicio de custodia de archivo que permita la conservación documental.  Dicha acción se refiere a todas aquellas medidas o acciones que tengan como objetivo la protección de tu patrimonio informativo, asegurando su accesibilidad para los usuarios presentes y futuros.

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Ahora bien, a continuación, analizaremos cuáles son los principales riesgos que pueden poner en peligro los documentos de tu empresa, con el fin de que logres vislumbrar la importancia de este proceso en tu empres. Veamos.

La pérdida o robo

Es uno de los casos más habituales. No encontrar un documento que se necesita puede ser frustrante para ti y para tus empleados, especialmente cuando se trata de algo importante que tiene que ser entregado o comprobado. Algunas de las consecuencias pueden ser:

  • La tensión y el estrés por el poco control sobre tu negocio.
  • La pérdida de tiempo buscando los documentos. Tiempo que tú o tus empleados podríais estar dedicando a otra cosa.
  • El mal ambiente que se genera entre los trabajadores buscando a quién culpar.
  • Que desconocidos conozcan información confidencial de tu empresa.

Prever esta situación es vital para que tu negocio marche bien. Para esto, un método de gestión documental te ayudará a evitar estos ratos amargos.

Deterioro

El paso del tiempo y las malas condiciones del ambiente de un archivo pueden ser un cóctel peligroso para tu información.

Las empresas en Colombia deben conservar todos los documentos emitidos o recibidos en el ejercicio de su actividad durante un período establecido por ley. Este plazo varía según la naturaleza de los documentos y las obligaciones legales. Sin embargo, la empresa también puede archivarlos durante más tiempo, a menos que contengan datos personales. Durante este período, lo mejor es que no llegue a borrarse la tinta impresa en los folios y que los archivos sobrevivan al desgaste causado por el manejo físico y las condiciones adversas del almacenamiento. Por ejemplo:

  • Prácticas de limpieza incorrectas.
  • Niveles de humedad relativa y temperatura inadecuados.
  • Contaminantes (tráfico vehicular, industria, fotocopiadoras, algunos productos de limpieza, pinturas, barnices, maderas verdes, alfombras, tabaco…).

Biológicas o casos de fuerza mayor

Es una pesadilla encontrar documentos prácticamente ilegibles, hojas roídas o con manchas de inexplicable procedencia que impiden su consulta.

A pesar de características como su ocurrencia esporádica o porque pueden manifestarse a pequeña escala, estos tipos de riesgos pueden y deben ser igualmente observados y previstos en la gestión documental de tu organización. Entre estos, podemos destacar:

  • Sustancias de naturaleza inestable o ácida presentes en la composición del papel.
  • Ataque biológico por microorganismos (moho), insectos (carcoma, termita) u otros animales (roedores).
  • Radiación visible (luz), invisible ultravioleta (UV) o infrarroja (IR).
  • Desastres naturales o errores humanos (incendios, inundaciones, terremotos, etc.).

En todo caso y de acuerdo a las buenas prácticas de la custodia documental, puedes elegir entre pasar el tiempo elaborando normas, utilizar dinero o espacio (del que muchas veces no dispones) haciendo adecuaciones y capacitando a tu personal o contratando personal de acuerdo al volumen de tu archivo o, una opción mucho más recomendable, contratar su protección y dejarlo en manos de profesionales.

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De qué se trata la custodia de documentos

Por momentos, unos de los principales descuidos que cometen algunas empresas, es la poca atención que le prestan al almacenamiento y cuidado de sus documentos. Este tipo de descuido generan en gran medida pérdidas notables de información de relevancia, complicaciones para la búsqueda y ubicación de documentos y desgaste prematuro de la información física. Es precisamente para evitar dichas complicaciones que se ha impuesto en gran parte del sector empresarial el tema de la custodia de documentos. Si quieres conocer más, te invitamos a seguir leyendo.

 

¿Qué implica la custodia de archivos?

 

Como lo mencionábamos al inicio del artículo, la custodia de documentos se ha posicionado como una de las ramas de la gestión documental que se enfoca en la conservación, almacenamiento y seguridad de los documentos, por medio de una categorización estratégica y una serie de protocolos que les permita a las empresas tener un mayor control y manejo de su información.

Por lo anterior, antes de decidir cómo almacenarás tus documentos, debes entender las implicaciones de este procedimiento. Así que olvida la costumbre de mandar a una caja vieja todo archivo que de momento no utilices, analiza los siguientes puntos y define un procedimiento adecuado para almacenar tu información:

 

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1. Organización de documentos para facilitar su búsqueda

 

Mira los estantes y anaqueles en los que tienes almacenados cientos de hojas, documentos y formularios recientes y antiguos. Si en este momento recibieras la llamada de un cliente que solicita copia del pago de sus tributos del año 2015, ¿podrías localizar y proporcionar dicha documentación a los pocos minutos en que te la solicitaron?

Uno de los problemas más serios derivados del almacenamiento sin criterio de documentos, es que se dificulta la organización de los expedientes. Por ello, un excelente sistema de custodia podría permitirte tener acceso a toda la información que desees, sin importar qué tan antiguos pueden ser, ya que el uso de códigos, categorizaciones, tipificaciones y etiquetas, serán de mucha ayuda para organizar los papeles que necesitas almacenar por más tiempo. En sí, la custodia te puede servir para definir qué documentación ya puede ser eliminada y depurar tus expedientes en base a un criterio.

 

2.Protección de documentos con información vulnerable

 

La falsificación de documentos es uno de los problemas más serios a los que un empresario u compañía puede enfrentarse, ya que existen organizaciones criminales dedicadas al intercambio de documentos y datos sensibles. Por ejemplo, las leyes han creado blindajes especiales para proteger el acceso, almacenamiento y procesamiento de los datos personales, si el Estado toma dichas medidas, tú también debes cuidar tus documentos confidenciales.

En este orden de ideas, la custodia de tus archivos impedirá que terceros ajenos a tu empresa tengan acceso indebido a tus documentos, ya que, gracias a sus protocolos de manejo, ofrece las precauciones necesarias para la conservación de las actas de constitución de empresas, certificados de propiedad, extractos bancarios, contratos empresariales, sentencias de juicios, documentos de identificación personal y títulos profesionales, entre otros documentos.

 

Protección de documentos con información vulnerable

 

3.Respaldo de documentos digitales

 

Es un grave error pensar que un simple dispositivo de almacenamiento electrónico puede ser suficiente para guardar documentos digitales importantes. Un virus o malware podría afectar al funcionamiento de dicha unidad y arruinar tus archivos para siempre.

Por ello, al momento de contratar los servicios de una empresa que te apoye en el almacenamiento de tus archivos electrónicos, asegúrate de que posea tecnología suficiente para impedir que tus expedientes digitales sean vulnerables, y también comprueba la existencia de respaldos seguros y de imposible acceso para personas ajenas a tu empresa.

 

4.Desahogar tu espacio de trabajo

 

Acumular cajas llenas de documentos antiguos puede arruinar la imagen profesional de tu oficina. Quizás desees acondicionar tu espacio de trabajo con mobiliario elegante, pero ese estante lleno de archivos del año 2015 te roba ese espacio físico que necesitas.

Por “custodia de tus archivos” debes entender que no tendrás que alquilar la habitación vacía que está al lado de tu oficina, solo para convertirla en bodega de documentación vieja. Se trata de contar con un lugar distinto al de tu oficina, de tal manera que tu documentación almacenada no te quite ese espacio que tanto deseas tener en tu lugar de trabajo. De igual modo, la custodia se enfoca en la protección y almacenamiento adecuado, lo que significa contar con un espacio acorde que impida el deterioro o pérdida progresiva de información.

Garantiza el control y acceso de tu información, gestiona el buen manejo de tus documentos y enfréntate a las ventajas que la custodia y la gestión documental tienen para ti y tu empresa.

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5 consejos para digitalizar correctamente tus documentos

Si estás en medio de un proceso de gestión documental y te han sugerido la digitalización de cierta información, este artículo es para ti. A continuación, te presentaremos 5 sencillos consejos que te serán útiles para realizar este procedimiento de la mejor manera posible. Toma nota.

La digitalización de documentos es un procedimiento estratégico que se aplica al interior de las empresas, con el propósito de optimizar procedimientos manuales, automatizar sistemas de gestión documental y facilitar la ubicación, acceso y manejo de los documentos que cumplen con las características necesarias.

Así que para sacar el máximo provecho de la digitalización de tus archivos, necesitas considerar los siguientes consejos. Estas sugerencias son aplicables a todo tipo de empresas.

 

Consejos en el proceso de digitalización de documentos:

 

 

1. Contar con un escáner en excelentes condiciones:

 

Antes de escanear tus documentos, debes asegurarte de que los componentes del escáner estén en óptimas condiciones. Cuida de que cuente con la resolución suficiente para reproducir tus documentos con la mayor fidelidad posible. Es importante que la pantalla donde se coloca el documento a escanear, sea lo suficientemente ancha para que se pueda digitalizar documento en tamaño carta y tamaño oficio.

 

2. Que el personas cuente con capacitación en la digitalización de archivos:

 

En algunas organizaciones, no se le da la debida importancia a la transferencia del archivo a formato digital. En ocasiones se delega esta responsabilidad al personal de nuevo ingreso, personas que no cuentan con experiencia en el escaneo de documentos.

Digitalizar un documento no es tan sencillo como tomar una fotografía desde un pésimo ángulo. La persona encargada del uso del escáner debe contar con la habilidad de maniobrar el aparato, calibrar la resolución deseada, eliminar las posibles manchas e imperfecciones que el documento pueda contener, eliminar las hojas en blanco y cuidar la legibilidad del archivo. Adicionalmente, debes tener claro los campos de indexación que se requieren para la identificación de la imagen y las llaves de búsqueda en un futuro.

 

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3. Organizar los documentos por carpetas y en un dispositivo seguro:

 

Uno de los máximos beneficios que se obtienen con la ayuda de los archivos digitales es el ahorro en el espacio físico. En lugar de contar con varios archiveros y estantes, ahora podrá almacenar millares de documentos en una espacio tan pequeño como puede ser un disco duro.

Para que la abundancia de espacio de almacenamiento no represente una carga a la hora de buscar un documento con urgencia, debes clasificarlo y guardarlo dentro de carpetas, tal cual como se maneja físicamente. Clasifica estas carpetas de acuerdo con los procesos, tipos documentales o áreas de la compañía y, a su vez, divídelas en subcarpetas de ser necesario. Pueden ser, por ejemplo, carpetas por nombre de cliente o por año, subdivididas en categorías como impuestos, certificados, trámites administrativos, demandas y trámites legales, entre otros conceptos.

Debes cuidar de que el dispositivo de almacenamiento se resguarde en un lugar exclusivo y alejado de ambientes que puedan afectar los documentos almacenados, como ondas de microondas, radiación, magnetismo, calor o humedad.

 

5 consejos para digitalizar correctamente tus documentos

 

4. Definir el formato en el que se guardarán los documento:

 

No es lo mismo imprimir un documento guardado en formato de imagen, que plasmar en papel un digitalizado en formato PDF. La resolución y el tamaño de la imagen deben ser adecuados para su fácil manejo. Es importante que decidas el tipo de archivo en que el se digitalizarán ciertos documentos. Por ejemplo, un documento en tamaño media carta será  más fácil de reproducir e imprimir sin alteraciones en su tamaño, si se guarda en un archivo PDF.

 

5. Dedicar el suficiente tiempo para la digitalización:

 

Puede que este último consejo no te resulte tan agradable, puesto que fotocopiar multitudes de archivos puede parecerte rutinario. Sin embargo, si no tienes tiempo suficiente para este proceso, puedes acudir a expertos en la digitalización de tus expedientes.

Aprovecha al máximo los beneficios que reporta digitalizar todos los archivos de tu empresa. Contrata a alguien que se encargue de la seguridad en la reproducción fiel de tus documentos, mientras agilizas las funciones de tu compañía.

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Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional

Seguramente alguna vez escuchaste que la información es poder. Y es esta una de las razones principales por la cual la custodia de la documentación en un archivo profesional ha tomado tanto auge.

Ya sea de tipo profesional o personal, mantener la información a la mano se ha vuelto una prioridad, sobre todo si pensamos en la de tipo fiscal, contable o de valor personal. La accesibilidad a nuestra información se ha convertido en una necesidad de primer nivel.

Anteriormente, solíamos archivar nuestra documentación en alguna zona de nuestra casa o empresa, acumulando papeles conforme pasaba el tiempo. Luego, al momento de requerirlos, perdíamos mucho tiempo recordando dónde los habíamos guardado.

Una vez encontrados, con gran pesar descubríamos que nuestros documentos ya eran ilegibles porque la tinta se había borrado o el papel se había deteriorado. Y entonces no teníamos forma de recuperar nuestra información.

Luego comenzó la era tecnológica y empezamos a resguardar nuestra información en archivos digitales, pero entonces nos enfrentamos a otras situaciones tales como hackers, virus informáticos y mal funcionamiento de máquinas. Parece que las problemáticas tuvieron su propia evolución.

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

Seguramente te estarás preguntando, ¿qué beneficios obtengo al contratar un resguardo documental en un archivo especializado? Te presentamos las ventajas de contar con uno.

  • No se deterioran los materiales o la información: ya sea que decidas almacenar tus datos en un medio físico o virtual, las empresas especializadas cuentan con los medios para asegurar que tendrás tu información siempre legible y en perfecto estado de conservación. Aún a pesar del tiempo e incluso hasta de algún evento no controlado como un incendio.
  • Control y organización documental: encontrar tu información será mucho más sencillo ya que se estará perfectamente indexada y en orden cronológico, dándote la flexibilidad de poder atender cualquier situación que requiera de esta información en tiempo y forma sin perder tiempo buscando. ¿Recuerdas dónde está tu información crediticia de hace 8 años?
  • Seguridad: tu información privada y de valor se encontrará perfectamente segura. Podrás olvidarte de guardarla bajo llave o en la caja fuerte, o estar sufriendo por sistemas de seguridad online. Estas empresas aseguran que tanto tu información virtual como física estará siempre bajo resguardo del acceso de terceras personas.

 

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  • Productividad laboral: en las empresas no se tendrá que destinar personal para archivar la información. Los trabajadores contarán con más tiempo para otras tareas. ¿Has pensado en optimizar tus procesos? ¡Ahora es posible gracias a la conservación de la información en un archivo profesional!
  • Ahorro en costos: aunque no lo creas, liberar espacio físico puede ahorrarle mucho dinero a tu empresa. De igual forma, si optas por la versión virtual, la disminución de consumo de papel e insumos de impresión pueden generar impactos muy interesantes con respecto a tus costos.
  • Apoyo ecológico: la evolución natural nos está llevando a tener una vida sin papeles. Al resguardar nuestra información de forma virtual estamos ayudando al planeta tierra. ¿Eres socialmente responsable? Esta, sin duda, es tu mejor opción.
  • Información al momento: ¿habías imaginado tener tu información al momento y con solo un clic? Pues ahora es posible. Ya no tendrás que pasar horas buscando tu información. Al tenerla toda en formato virtual podrás acceder a ella inmediatamente. ¿Escuchaste alguna vez que el tiempo es oro?

Como podemos ver, utilizar una empresa de control y custodia de archivo es sin duda la opción que debemos tomar. Estas organizaciones se encargan de digitalizar, indexar, controlar y archivar toda la información que requieras y, además, se encargan también del resguardo seguro y efectivo de la misma.

Controlar la información nunca había sido tan fácil.

Custodia de Documentos

Custodia de archivos, ¿dónde almaceno mi documentación?

El almacenamiento de información y, por lo tanto, de archivos en la actualidad es sumamente necesario para las actividades más básicas de los individuos. Con mayor razón lo es para las empresas, que manejan grandes cantidades de información de muy diversa índole. Por eso es importante contar con el respaldo de una custodia de archivos en un almacenamiento físico bien ordenado y tratado por expertos de acuerdo con tus necesidades.

El almacenamiento es vital

Parece algo extraordinario que cada cuatro meses se duplique la cantidad de archivos almacenados en la nube alrededor del mundo y, sin embargo, los documentos y las representaciones físicas sigan siendo necesarias. Sobre todo los documentos fiscales, archivos oficiales, contratos firmados, pagarés y otros documentos de este tipo que cuentan con valor económico, estadístico, fiscal, judicial e incluso histórico.

También se custodian físicamente los archivos guardados en cintas magnéticas y así alargan su vida útil, preservando su valor documental. Pero no hay que olvidar que los documentos conservados en archivos físicos suelen ser importantes y hasta personales para los clientes, por lo que no se puede descuidar su gestión. Se trata de una actividad sumamente confidencial y de gran valor para la empresa.

 

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El buen manejo de toda esa documentación requiere una sistematización muy exacta y un nivel de confidencialidad apropiado. ¿Cómo tener todo esto y que a la vez esté 100 % disponible la documentación en cuanto sea requerida?

Ventajas de la custodia de archivos

 

Ventajas de la custodia de archivos 

 

Este servicio consiste en analizar, categorizar, ubicar y proteger todo tipo de archivos, físicos o en cintas magnéticas. Es por eso que representa una gran ventaja frente a la gestión propia de los documentos y conlleva muchas mejoras. Además, las leyes colombianas obligan a todas las empresas a llevar a cabo un proceso de custodia de archivos, el cual garantiza lo siguiente:

  • Seguridad. Ante todo, te garantiza el buen manejo de los documentos y la información contenida en ellos. El proceso los clasifica, organiza, direcciona y dispone para ti; pero, sobre todo, los protege.
  • Espacio. La custodia de archivos administra mejor el lugar ocupado por un archivo físico y libera un espacio que se puede utilizar para otras necesidades de la empresa.
  • Manejo. La organización adecuada de la información y un proceso automatizado para recuperarla en cualquier momento hacen que manejar la documentación en físico parezca lo más sencillo del mundo.
  • Recursos óptimos. Ya se mencionaron sus mejoras en cuanto al uso del espacio, pero también conlleva otras en relación con los gastos en insumos y el medio ambiente. Un archivo ordenado consume menos papel y genera menos basura.
  • Tiempo. Los documentos están siempre disponibles y su aparición es más eficaz, lo que ahorra mucho tiempo; pero también se alarga la duración de los documentos con un buen tratamiento. En cuanto a las cintas magnéticas, bajo ciertas condiciones especiales de resguardo, conservan su contenido por mucho más tiempo.
  • Plantilla de empleados. Por otro lado, no se necesita interrumpir otras actividades o destinar recursos humanos específicamente a esta labor. No se necesita ningún esfuerzo extra para mejorar la productividad.

Contratar el servicio de custodia de archivos te permite a ti y a tu empresa mejorar el tratamiento de la información importante de los empleados y los clientes. A la vez, implica una optimización en el uso de los recursos en el ámbito empresarial, como pide uno de los Objetivos de la ONU hacia el 2030. Esto convierte a una empresa que lo hace en una empresa de vanguardia 100 %, tanto por su manejo de la información como por su  responsabilidad social.

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