La importancia del uso de un software de gestión documental

Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.

 

La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.

 

De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.

 

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 ¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?

Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:

  • Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
  • Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
  • Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.

Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?

 

Software de Gestión Documental

 

Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:

  • Compatibilidad con variedad de formatos.
  • Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
  • Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
  • Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
  • Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
  • Optimización de recursos y costos.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.

 

Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.

 

 

Digitalización Documental

10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico

Durante el siglo pasado, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías como las telecomunicaciones, las computadoras, Internet y muchas otras han mejorado la eficiencia de la oficina. Sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están atrapadas en el mundo del papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe principalmente a que a menudo existen barreras técnicas y operativas que se deben superar al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en funcionamiento. En este artículo te contamos los beneficios de pasar a la gestión de documentos electrónicos:

Conoce qué tan necesaria es la custodia de archivos en una empresa.

1. Copias de seguridad confiable: Muy a menudo, el contenido puede no tener una copia de seguridad adecuada. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde el contenido. Es un requisito reglamentario poder producir copias de registros originales y legibles y es importante contar con una sólida solución de respaldo. Una vez que tus datos han sido digitalizados, puedes crear fácilmente copias de seguridad para almacenarlas fuera del sitio. Esto también asegura que tu negocio sobrevivirá a cualquier desastre.

2. Mayor seguridad y control: Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una seguridad y control adecuados sobre quién puede recuperar su información. Lograr el control mediante un papel manual o un sistema de archivo es extremadamente difícil. Al mover tus datos a la nube, puedes establecer permisos para cada documento, carpeta o gabinete e identificar claramente quién recuperó qué documentos y cuándo.

3. Colaboración facilitada: La capacidad de crear e implementar flujos de trabajo de tu información mejora en gran medida la colaboración interna y externa. Por ejemplo, un empleado o gerente puede identificar dónde se encuentra un archivo en el proceso de aprobación en un momento dado.

4. Mejora de la puntualidad: El personal que trabaja en una oficina o desde ubicaciones remotas puede obtener acceso instantáneo a la documentación que requieren. Poder buscar un archivo o documento desde tu computadora en lugar de buscar manualmente en un archivador ahorra tiempo. Además, dado que los documentos ahora son electrónicos, muchas personas pueden verlos a la vez.

5. Costos de archivo más bajos: La gestión y el archivo de documentos en papel puede requerir mucha mano de obra y, por lo tanto, ser costoso. El procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de registros archivados se pueden mejorar significativamente al pasar a entornos electrónicos.

6. Control de versiones mejoradas: Ser capaz de buscar un documento o archivo específico, rápidamente, permite a los usuarios identificar qué registro es la versión más actual. Además, ver la marca de fecha y hora de la última actualización de este documento brinda grandes beneficios a los usuarios que desean hacer referencia al registro más reciente.

7. Mayor eficiencia y gestión de archivos: El proceso de gestión de documentos también ofrece mejoras masivas de productividad para tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora. Una vez que hayas encontrado los documentos, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla. Los documentos no se pierden, ya que no es necesario volver a archivarlos.

 

Importancia de la Información en medio electrónico

 

8. Mejores capacidades de búsqueda: Ser capaz de encontrar fácilmente información y conocimiento del contenido indexado nos permite mejorar la toma de decisiones y reducir la cantidad de tiempo perdido buscando información. La mayoría de los softwares de gestión de documentos utilizan el Reconocimiento óptico de caracteres, que es una tecnología que te permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables y con capacidad de búsqueda.

9. Contenido más consistente: Asegurar que el contenido tenga un formato, nombre y control consistentes no es fácil. Al implementar flujos de trabajo digitales o diseñar cómo desea que se archiven sus documentos, genera contenido que se archiva consistentemente de la misma manera. Por ejemplo, todas tus facturas se archivarán digitalmente con la misma información requerida (número de factura, fecha, nombre del proveedor, código de gastos, etc.).

10. Gestión de tareas mejoradas: La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren. Las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permiten enrutar documentos en toda su organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso y suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre su estado.

Como hemos visto, la digitalización, al igual que Internet o los teléfonos móviles, llegó para quedarse. Es posible que algunas compañías solo se estén concentrando en sus libros de pedidos completos actuales y no piensen que necesitan hacer ningún cambio, a pesar de que necesitan abordar con urgencia el problema de la modernización de su sistema de archivo.

 

Digitalización Documental

¿Son los documentos digitales el futuro de la gestión documental?

La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.

En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.

 

Incertidumbre por el manejo documental:

Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.

 

Documentos digitales

 

¿Inseguridad de la información?

Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.

 

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Costos amplios de gestión

Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.

 

Dificultades en la herramienta

Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.

 

Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.

 

Digitalización Documental

Cómo se realiza la custodia de medios magnéticos

Los documentos son la historia de una empresa, la base para investigaciones, guarda sus secretos y habla de sus fortalezas. Por eso, millones de compañías a nivel mundial buscan formas de conservar y preservar esta valiosa información. Pero, como bien sabes, el papel es finito y se deteriora con el paso del tiempo.

La conservación de documentos digitales es una excelente herramienta para la preservación de información sensible, importante y que podría ser requerida luego por la compañía. Una solución tecnológica simple, pero, que si no se deja en las manos adecuadas, puede convertirse en un gran dolor de cabeza.

No debes olvidar que la información digital es más fácil de alterar que la física y, aunque esto es una gran ventaja, requiere aún más cuidados.

La digitalización de documentos de papel, al contrario de lo que pudieras pensar, no ha simplificado el proceso de archivarlos y almacenarlos. De hecho, en la actualidad, casi toda la información viene en medio digitales.

Este factor ha propiciado que se produzca una inmensa cantidad de información muy compleja de organizar por relevancia, edad y tema tratado. Por eso, las compañías especializadas en esta área siguen unos pasos determinados. Cumpliendo una serie de normas, te garantizan la correcta organización y preservación de estos datos.

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Todo un proceso

Los motores de búsqueda son herramientas esenciales dentro de este procedimiento. Aunque cada día aparecen más sistemas, saber organizar la información es una fuente de ventajas competitivas.

 

Digitalización de documentos

 

Dentro de los pasos que se deben seguir en el momento de llevar a cabo la conservación de documentos digitales en medios magnéticos, estos son los más importantes:

1. Establecer un protocolo sobre cómo organizar la información digital: Son básicamente las “reglas de juego” con las que se determina cómo nombrar carpetas, bajo qué categorías se deben organizar (fecha, tema o nombre), si se utilizarán subcarpetas, etc.

2. Copias de seguridad: Este paso es vital dentro del proceso de archivo. Hoy en día, no estamos exentos de accidentes o ataques informáticos (virus, ransomware, etc.), por lo que debemos realizarlas de forma periódica.

3. Espacio seguro: Dentro de todo el proceso de custodia de documentos, es importante resaltar que hemos de efectuarlo en bóvedas de seguridad alejadas de magnetismo que pudiese borrar la información. Estamos ante un tema muy serio, por lo que debe ser tratado como tal.

4. Utilización: Luego de saber que nuestros documentos están correctamente organizados y custodiados, es importante que conserven estos atributos a lo largo del tiempo. Estos han de ser auténticos, fiables y estar a nuestra disposición.

5. Conservación: No todos los documentos deberán estar disponibles de forma inmediata. A medida que pasa el tiempo, alguna información se vuelve obsoleta, aunque recuerda que también ha de guardarse. Este paso certifica que, a través de varios procedimientos, la información quedará debidamente clasificada y organizada hasta que la necesites.

Todo es más sencillo, aunque no lo parezca

Como has podido comprobar, la vigilancia de los documentos digitales en medios magnéticos es de vital importancia para tu compañía, ya que de ello depende la historia, el fruto del saber y el mismo patrimonio cultural de la empresa.

De acuerdo a la Unesco: “El enorme tesoro de información digital producida hoy día en prácticamente todas las áreas de las actividades humanas y concebida para ser consultada con computadoras podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación”.

Así pues, no olvides que un óptimo acceso a la información mejorará la toma de decisiones y te ahorrará mucho tiempo. Desde ATS Gestión Documental, estaremos encantados de ayudarte.

 

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Importancia de la custodia de archivo de empresas en liquidación

Cuando inicias el proceso de liquidación de tu empresa, hay muchos elementos de importancia que deben tener un resguardo especial, y es ahí donde entra la importancia de la custodia de archivo, ya que en los archivos reposan todos los elementos documentales de la empresa, los cuales, así se haya liquidado la empresa, deben conservarse en su totalidad. A continuación te explicamos las principales razones de importancia.

La custodia administrativa del archivo y su importancia en la liquidación de empresas

 

1. Resguardo legal, tributario, fiscal y administrativo de la empresa

Una vez decidida la liquidación de la empresa por parte de la junta asesora de una sociedad, no significa que haremos un “borrón y cuenta nueva” sino que, por el contrario, al tratarse de una persona jurídica con, deberes y obligaciones, debe conservarse su archivo para garantizar el cumplimiento de estos componentes legales, con fines netamente jurídicos relacionados al Código de Comercio Colombiano, al Código Civil Colombiano, a los actos administrativos de la Superintendencia de Sociedades y al Estatuto Tributario Nacional.

2. Cuando la custodia del archivo empresarial se tratare de una obligación legal

En la mayoría de los casos, la liquidación de una empresa genera efectos legales una vez iniciado el proceso. Por ejemplo, en la generalidad de los ordenamientos jurídicos latinoamericanos esta custodia es una obligación legal, como es en el caso de Colombia de acuerdo a lo expuesto por la Superintendencia de Sociedades de Colombia, (Oficio Nº 220-16908007-11-2018).

3. La custodia como garantía del cumplimiento de una obligación

Cuando una empresa decide cerrar sus puertas mediante un proceso de liquidación, la empresa, durante el desarrollo de sus actividades, es sujeto de vínculos contractuales. Por ello es importante asegurar el cumplimiento de todos sus deberes y obligaciones. Sin embargo, por diferentes razones, en algunos casos las empresas no cumplen con la mayoría de sus obligaciones o en su defecto son exigidas a satisfacer una obligación, por lo que la debida custodia del archivo de la empresa juega un papel trascendental. Mediante este archivo se podrá determinar si efectivamente la empresa cumplió o no cumplió o si la obligación es inexistente. Esto solo le es posible determinar, previa autorización de la junta asesora de una sociedad en liquidación, al liquidador de la sociedad.

 

Importancia de la custodia de archivos

 

4. ¿Cuál es la garantía de una empresa efectivamente liquidada? El resguardo del archivo por parte del liquidador

Las empresas, como personas jurídicas, tienen dos o más accionistas o socios, y cuando se decide liquidarlas debe haber, de acuerdo con sus estatutos, una aprobación general para proceder a la liquidación; de lo contrario, estaríamos hablando de una liquidación fraudulenta.

El resguardo del archivo es una de las obligaciones por excelencia del liquidador, por lo que si existe custodia de archivo de la empresa en liquidación, nos encontraremos en un proceso ordinario de liquidación, pero si no existe aquel, nos encontraremos inmersos en un fraude empresarial, que vulnera los derechos del personal empleado y hasta los derechos de los socios de la empresa. De esta forma podemos decir que es un instrumento de suma importancia y que merece que se le preste toda la atención.

La debida atención a este instrumento en el proceso de liquidación es necesario para no caer en ilícitos y en sanciones de carácter legal, por lo que es importante concluir que manejar estas consideraciones para esta herramienta jurídica en la liquidación de empresas es de gran importancia. Tal es así porque nos permite conocer su importancia si a los efectos legales nos referimos, cumpliendo con todos los elementos jurídicos pertinentes, logrando una tutela eficiente en los últimos ciclos de su empresa.

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Problemas legales que puedes tener en caso de pérdida de documentos

Si hablamos de pérdida de documentos en tu empresa, posiblemente se te vengan muchas palabras a la cabeza, entre ellas, multas y demandas. Por eso, es necesario evitar su extravío y saber administrarlos para decidir cuáles debemos conservar y por cuánto tiempo. Lo anterior sin duda te evitará muchos dolores de cabeza y te ayudará a garantizar el acceso a la información necesaria para tu empresa. Toma nota.

Problemas por pérdidas de documentación

No se trata solamente de la pérdida del tiempo que leva recuperar los documentos perdidos, si es que se puede.  Nos referimos a  la reputación del negocio y a la vulnerabilidad a la que quedan expuestos los datos de nuestros clientes y empleados.  Corremos el riesgo de ver expuesta nuestra metodología empresarial, entre muchos otros problemas profesionales, laborales y económicos.

¿Qué sucedería por ejemplo, si la DIAN quisiera verificar el pago de tus impuestos y no tuvieras los registros? ¿O si le pagas a un proveedor por un material y este no te lo envía porque no le llegó el soporte de tu pago? ¿Sería suficiente con decirle que extraviaste la consignación? Podríamos continuar mencionando infinidad de casos.  Pero detengámonos a analizar un ejemplo especifico que te ayudará a entender la situación: la historia laboral.

Antes que nada, es importante aclarar que no se trata  de un solo documento.  De hecho, “son todos los documentos que se produjeron desde el momento de la contratación hasta el día de retiro”. Este grupo de documentos sirve para establecer si el afiliado y/o los beneficiarios pueden recibir algún tipo de pensión ya sea por vejez, por invalidez, de sobre vivencia, o una indemnización sustitutiva o auxilio funerario.

Algunos de los documentos que conforman la historia laboral son: hoja de vida, contrato, documentos de identidad, antecedentes penales, certificados de estudio, copia de la tarjeta profesional, certificados laborales. certificados de afiliaciones a EPS, fondos de pensiones, memorandos, carta de renuncia y, aunque parezca increíble, aun quedan muchos otros por mencionar en esta larga  lista.

Es muy común que las empresas solo guarden las historias laborales por unos cuantos años, o incluso que las eliminen cuando la persona deja de trabajar en la empresa. Es importante mencionar que, aunque estos documentos pierden valor administrativo cuando el empleado se retira, siguen vigentes de forma legal y conservan valor jurídico en el tiempo y el antiguo empleado puede exigirle al empleador que cumpla con sus obligaciones y respete sus derechos. Por otro lado, conservar dichos documentos le permite a la empresa aportar la evidencia que podría liberarla frente a una demanda.

 

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Los problemas legales que puedes tener en caso de pérdida de documentos son muchos y complicados. Por eso,  la mejor forma de evitarlos es a través de una buena gestión documental. Por ejemplo, un ex empleado puede acudir a la justicia ordinaria para exigirte el pago de prestaciones sociales y cualquier otro supuesto pago pendiente.  Si no tienes los soportes documentales de dichas cancelaciones, algunos jueces podrían fallar a favor del empleado, no solo obligándote a pagar lo adeudado, sino además exigiéndote los pagos de intereses. Hay numerosos casos en los que incluso podrás terminar teniendo que cubrir millonarias multas e indemnizaciones.

La pregunta es ¿cuánto tiempo debo conservar los documentos de mi empresa?
Aunque no hay una reglamentación específica en cuanto al tiempo de conservación de los documentos, el AGN aconseja un mínimo de 10 años para empresas privadas.  Si eres una entidad pública o una entidad privada que desempeña funciones públicas debes conservar un historial de hasta 80 años.

Con todo lo mencionado anteriormente, se hace evidente la necesidad de llevar un control riguroso de la documentación, mediante una buena administración de la misma, cuidando de no perderla ni eliminarla antes de tiempo.

 

Digitalización Documental

¿Cómo realizar la custodia de documentos digitales?

La custodia de documentos digitales es una práctica que te permite guardar la información de tu empresa de una manera segura. Si tienes archivos en formato físico, se pueden pasar a digital y organizarlos como tú decidas, todo a partir de una serie de protocolos que garantizarán un buen manejo documental. Hoy hablaremos de los puntos a tener en cuenta a la hora de realizar la custodia de archivos digitales y te enseñaremos cómo realizarla correctamente.

Puntos a tener en cuenta a la hora de realizar la custodia de archivos digitales

1. Debes asociarte bien: Esto es muy importante. Debes contactar con una empresa que te brinde la seguridad necesaria para que tus archivos estén totalmente protegidos. Recuerda que pasarán de ser físicos a digitales, y se eliminará todo papel, por eso debes estar plenamente convencido de que estarán seguros y no correrás riesgo de que se pierdan o borren. Puedes hacer este proceso hacer tú mismo, pero siempre es mejor contar con especialistas en el tema.

2. Decide los documentos: Debes escoger los documentos a digitalizar y cuáles vas a eliminar porque ya no son de importancia para la empresa; en este paso también vas a definir los tiempos de cada uno, evaluar cuál es la cantidad que tienes y cómo irán ubicados (puede ser por el tipo, por la fecha, por su importancia etc.). Lo más sensato sería que los organizaras todos en una carpeta madre y luego les pongas nombres cortos, los dividas por categorías y en orden alfabético. Con esto permitirás que las búsquedas sean muy fáciles y rápidas.

3. Prepara los documentos: Luego de elegir los documentos que vas a digitalizar y cómo los vas a organizar, llega el momento de prepararlo todo para que el proceso sea exitoso. Debes ver que todo esté correctamente, que no tengas ningún error y que no hayas olvidado nada importante. Si vas a hacer el proceso tú mismo, has de contar con un escáner de excelente calidad, con una buena resolución. Recuerda que es un trabajo muy importante, por lo que las personas que lo hagan deben estar debidamente preparadas.

4. Limpia los documentos: Elimina cualquier cosa que interfiera con el proceso, ya sean ganchos, sobres, clips, etc. Todo debe estar debidamente organizado y listo para la digitalización. Decide en qué formato guardarás los archivos; el PDF es una muy buena opción para manejarlos fácilmente. El tamaño carta es el más recomendado, aunque esto depende de cada caso.

5. Pasar al formato digital: Este es el momento en que se pasarán los archivos que elegiste, por medio de un escáner o tecnología fotoeléctrica. Como te decíamos, tienes que limpiarlo todo y quitar cualquier cosa que interfiera en el proceso. Haz una revisión de que todo esté como decidiste. Si lo haces por ti mismo, dedícale el tiempo necesario, pero recuerda que es un proceso muy largo. Llénate de paciencia y comienza con la tarea.

6. Guarda los documentos: Se pasa a archivar los documentos para su posterior consulta. Tenlo todo muy bien organizado para que este proceso sea más fácil. Si contrataste a una empresa especializada, podrás consultar cada vez que quieras y, en algunos casos, te darán claves de acceso para tu seguridad. 

 

Protección de información

 

7. Elimina los archivos físicos: Cuando ya hayas hecho todo el proceso, y tus archivos ya estén guardados en formato digital, puedes eliminar los documentos físicos. Con esto liberarás espacio en tu empresa, tendrás más organización, evitarás el deterioro, guardarás solo lo más importante, podrás deshacerte de lo que ya no sirve y tendrás tus archivos protegidos para verlos cuando quieras.

Esos son los principales puntos a tener en cuenta para que la digitalización de archivos se haga de manera correcta. Sigue todos los pasos y tendrás éxito en el proceso.

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El ABC de la custodia de documentos

Tal vez muchos conocemos el viejo dicho que nos enseña “lo que no queda escrito en papel se lo lleva el viento”, y hoy más que nunca esta premisa se hace cada vez más importante en una sociedad en la que todo debe quedar firmado para que sea válido. Por lo anterior, conservar bien todo tipo de documentos es importante para tener control sobre muchas de nuestras acciones cotidianas, como lo son las trasferencias bancarias, estados financieros y contratos. Con el fin de que despejes todas tus dudas, en este post te daremos un breve ABC de la custodia de documentos. 

  1. Ordenar y conservar

Toda actividad humana organizada genera información. Si abres un libro de historia encontrarás que escribir y dejar constancia de los hechos y actividades es una actividad que se realiza desde las antiguas civilizaciones, que escribían las cosas importantes, como la contabilidad y las leyes en grandes tablas de arcilla.

Hoy, por supuesto, tenemos nuevas técnicas y, por lo general, utilizamos papel. Pero lo que no ha cambiado es la importancia que tiene la documentación para llevar una vida civilizada de forma ordenada. Así pues, conservar en buen estado los documentos importantes se hace vital, sobre todo para las empresas, sin importar si estas son grandes compañías o Pymes.

Si lo piensas bien, mucho de lo que hoy sabemos de nuestro pasado es gracias a que alguien se preocupó por conservar, por ejemplo, una serie de pergaminos en una estantería donde el ambiente no los desgastara.

  1. ¿Qué se entiende por documento importante?

Es natural que mucho del papeleo resultante del día a día de una empresa termine en la basura. Por ejemplo, las impresiones con errores, la hoja donde tomaste nota de algo que ya resolviste o el boletín interno de meses atrás, entre otros.

Sin embargo, hay otros documentos que, por su naturaleza, pueden ser necesarios para un futuro trámite, para demostrar que algo se hizo o con información relevante para alguien. Estos deben ser especialmente guardados, no solo para que no se desgasten, sino también para que puedan ser consultados fácilmente en el futuro. 

  1. La confidencialidad es clave

Por otra parte, hay documentos que contienen información que no puede ser divulgada, por ejemplo, una patente con un descubrimiento o la toma de declaraciones de algún juicio. Este tipo de elementos deben ser conservados no solo para protegerlos del ambiente, sino también de las personas que no deben tener acceso a la información que contienen.

  1. ¿Qué puede dañar un documento?

Factores como la humedad y la temperatura pueden desdibujar la información importante. Además, accidentes como una inundación, un incendio o un robo también pueden poner en riesgo los documentos y archivos de una empresa.

Para prevenir la pérdida de información, muchas empresas optan por contratar los servicios de una empresa especializada en la custodia de documentos.

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  1. Controles legales

Tener los documentos empresariales debidamente ordenados y conservados facilita las revisiones legales como las visitas de calidad, inspecciones y auditorías. Además, es un ejercicio de transparencia que suma credibilidad a la empresa.

  1. Lo que nos dicen las cifras

Según la firma de servicios profesionales PricewaterhouseCoopers (PwC), los trabajadores de oficina gastan hasta un 40% de su jornada laboral gestionando documentos que no son de importancia. Por otro lado, estudios de la International Data Corporation (IDC) han concluido que los empleados pasan el 20% del tiempo de oficina buscando algún documento, ¡y la mitad de las veces no encuentran lo que buscan!

Así pues, el almacenaje y protección de documentos es una labor que puede pasar desapercibida pero que tiene gran relevancia para todas las organizaciones. Para mantener los documentos en orden, es preferible el trabajo de una empresa profesional.

Digitalización Documental

¿Por qué es importante la custodia de documentos?

La custodia de documentos es el proceso de gestión enfocado en la conservación, protección y almacenamiento de la información producida y recibida por la empresa, lo que facilita su acceso, ubicación y, sobre todo su seguridad. Así que, si en tu empresa has empezado a notar que los documentos se acumulan sin ningún control ni planeación, es el momento de implementar la custodia como política documental. ¿Tienes dudas? Aquí te mostraremos los principales beneficios de este procedimiento, para que puedas tomar la mejor decisión.

Beneficios de custodiar los documentos

Veamos los beneficios principales de esta especialidad. Toma nota:

  1. Reducción de costes: Al tener bajo custodia especializada a todos los documentos de tu empresa, liberarás espacio en las oficinas, por lo que reducirás los costos innecesarios del mantenimiento y control.
  2. Modernidad: La manera en la que se realiza la gestión de la información, sin duda cambiará la manera en la que se administra, plantea y organiza el archivo y los documentos, dado que esto optimiza tiempo, automatiza tareas y abre el espectro y la posibilidad para la digitalización de información, esto te ahorraría también el gasto de papel o el tiempo que necesitas para su búsqueda.
  3. Seguridad: Uno de los factores más importantes de este modelo es la seguridad. Por medio de una custodia especializada y profesional, tus archivos estarán preservados en todo momento contra incendios o desastres ambientales y errores humanos, ya que se logran mantener en las condiciones ideales frente a la temperatura, humedad, polvo, etc. Y, en caso que así lo prefieras, se guardará total confidencialidad en documentos privados los cuales tendrán el acceso limitado.

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  1. Excelente gestión: Todo se hace de acuerdo a tus necesidades y a lo que prefieras, según la organización y el acomodo que elijas. Si deseas eliminar unos archivos o reubicarlos, todo se hará rápidamente, además tus archivos estarán disponibles siempre, por lo que en cualquier momento puedes consultarlos en formato digital o físico. Todos los procesos de logística son perfectos, para que recibas una atención de la mejor calidad posible y en caso tal de que quieras que un archivo sea guardado de manera especial, este se protegerá y se cuidará al máximo.
  2. Proceso completo: Elegir estos servicios te garantizará un proceso muy completo, desde la recogida de los archivos directamente en la empresa con todo el inventario (para que se tenga la tranquilidad de que todo se cumpla a cabalidad), hasta el pacto con el cliente sobre cómo quiere clasificar sus documentos (por ejemplo, mediante carpetas, cajas, por orden de tamaño, o cualquier otro aspecto). También se pacta si se quiere que los archivos sean digitalizados o solo guardados físicamente, o si se quiere destruir algunos archivos que ya no sean necesarios para la empresa.
  3. Todo bajo el marco legal: Todos los archivos que guardes de esta manera estarán seguros en este aspecto, ya que se cumplen todas las normas y requerimientos exigidos por el AGN. Algunas empresas definen el tiempo exacto de archivo para evitar inconvenientes legales, por lo que es muy importante que pactes esto, antes que nada. La mayoría de veces se hace un contrato con todos estos detalles.

Tras conocer todos estos beneficios, si tienes una empresa verás que es muy recomendable el uso de la protección de documentos. Ahorrarás tiempo y dinero y tendrás más espacio. Con total certeza tus archivos estarán mucho más seguros, categorizados y respaldados.

Digitalización Documental

La importancia de la custodia de documentos para las empresas

Uno de los errores más comunes que cometen las empresas, es considerar que no requieren de una empresa especializada para el correcto manejo y control de sus documentos. Es más, se podría asegurar que gran parte de ellas (en especial las Pymes), desconocen la importancia de la custodia de documentos. ¿Conoces el término? Descuida, aquí te lo explicaremos.

La custodia de documentos es un proceso enfocado en la conservación, almacenamiento y protección de los documentos, permitiendo así que estos permanezcan en óptimas condiciones por el tiempo de vida útil que se registre. Dicha conservación es posible por medio de una categorización realizada estratégicamente para evitar inconvenientes en relación a los tipos de documentos, su información, ubicación, tiempo de vida útil, entre otros aspectos.

Dicha actividad es generada por la necesidad de protección, facilidad de ubicación y liberación de espacio físico, optimizando así los procesos y el espacio asignado para el guardado de la información al interior de tu empresa.

La importancia de la custodia documental

Toda empresa o negocio genera información importante, sin importar su tamaño o sector laboral, es este último punto el que ignoran muchos emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas, pues no es necesario ser una multinacional para darle prioridad a la administración de la información, ya que cualquiera puede ser susceptible a pérdida de datos, plagio y malversación. Por lo anterior, si estás emprendiendo un nuevo negocio o empresa, es crucial implementar la custodia documental, ya que esto te permitirá mantener la documentación en buen estado, además de clasificada y ordenada.

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¿Qué beneficios aporta a las pymes y a los emprendedores?

 

Como ves, todas las empresas pueden verse beneficiadas por la implementación de una buena custodia documental, pero ¿qué otros puntos a favor podrían aportarte?

  • Eficiencia: El automatizar los procesos facilita la administración, permite el acceso total a la información, ahorra tiempos de búsqueda, así como de recuperación de los documentos.
  • Ubicación estratégica: La estructura del sistema permite organizar documentos por categorías, haciendo más eficiente el acceso y gestión de la información. Así que si eres de los que tarda mucho buscando un informe o que no sabes dónde se encuentran siempre las actas y estados financieros, es momento que te replantees la administración que le das a tu información.
  • Administración: Tener tus documentos organizados facilita al usuario crear, modificar, ubicar y consultar información. Recuerda, tener un fácil acceso a tus documentos, representa menos tiempo improductivo.
  • Incremento en la productividad: Relacionado al punto anterior. Al mantener la documentación centralizada y ordenada, evitas pérdidas de tiempo en búsquedas y en compartir elementos requeridos.
  • Inmediatez: La custodia documental no solo se aplica para la información en físico, sino también es aplicada para documentos digitales, permitiendo el acceso sencillo en línea y una disponibilidad inmediata de la información a los miembros de la compañía, de acuerdo con su perfil.
  • Seguridad: Tienes la facilidad de jerarquizar la información y contar con monitoreo constante de los accesos y las modificaciones a los archivos.
  • Control: Puedes mantener origen y fecha de cada documento, lo que permitirá una fácil organización y limpieza de archivos, o bien, les podrás definir un ciclo de vida.
  • Confianza: Para los documentos digitales, podrás mantener respaldados de todos los archivos y evitar su pérdida, ya que se encuentran centralizados. Si se eliminasen documentos por error, podrás recurrir a la recuperación.

¿Sabías que se pierde alrededor del 20 % de las horas laborales únicamente en búsqueda de documentos? Por este motivo, contar con una custodia eficiente te permitirá tener una organización exitosa. Es importante que lleves control sobre tu información y administres correctamente los accesos a documentos.

Digitalización Documental