10 beneficios de la Digitalización de Documentos

Uno de los errores más comunes al interior de las empresas, es la acumulación de los documentos. Esto genera múltiples problemas que ralentiza los procesos organizacionales, suma gastos y hace que se pierda el control y el seguimiento a la información. Todo esto se puede evitar por medio de la digitalización de documentos. Así que presta atención, porque te contaremos los beneficios de este proceso.


¿Sabías que la acumulación de documentos entorpece el seguimiento de la información, aumenta los niveles de inseguridad y contribuye a la pérdida de archivos; de igual modo aumenta los costos y el uso inadecuado del espacio?

Como ves, la mala gestión documental en tu empresa puede traer consigo consecuencias que a largo plazo pueden ser irreversibles. Por ello el implementar un proceso de digitalización de documentos a tiempo, podría significar un cambio positivo que contribuya al crecimiento empresarial. Por ello quisimos compartirte 10 ventajas de implementar la digitalización en tu empresa.

Empecemos.

La digitalización de los documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes actividades que se desarrollan con y para la empresa, ya sea que surjan al interior de la misma, o que sean externas. De este modo se ayuda al crecimiento de los niveles de productividad, así como el manejo y el aumento de los estándares de eficiencia y eficacia.

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

Así pues, se consigue en la empresa:

  • Conservación:

    un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya que su manipulación será más controlada.

  • Mejor uso del espacio:

    te imaginas cuántas imágenes puedes almacenar en 130GB, y sabes cuánto espacio ocuparía dichas imágenes en físico. Esas son las cuestiones que ayudan a identificar una ventaja considerable en la digitalización de los documentos. El hecho de establecer una liberación del espacio, ayuda a ahorrar costos de bodegaje y permite una mejor custodia de los nuevos medios de almacenamiento.

  • Documentos de fácil edición:

    los archivos que se encuentren digitalizados podrán ser revisados, modificados y almacenados fácilmente y en diversos formatos de lectura.

  • Fácil acceso:

    todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que, según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.

  • Mayor seguridad:

    que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir, de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden realizar dentro de la matriz. De este modo se garantiza la protección de los documentos y de la información general.

  • Consultas en simultaneo:

    a diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita el fotocopiado o las reimpresiones de la información.

  • Eficaz distribución de los contenidos:

    como ya se ha mencionado anteriormente, la matriz de archivo permite la categorización de la información. Eso facilita la ubicación de la información y revisión.

  • Acceso a copias de seguridad:

    una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe. De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.

  • Política eco amigable:

    la digitalización de documentos ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo así, al medio ambiente.

  • Disminución de costos:

    el ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de documentos. Esta disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas, conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás.

Así que si deseas apostarle a una gestión documental eficaz y a una digitalización de documentos de calidad no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para ayudarte con tus procesos organizacionales.

Digitalización Documental

Conoce el procedimiento de digitalización de documentos

La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Por ello te queremos explicar el proceso que se realiza para la óptima evolución de una empresa. Toma nota.


La digitalización de documentos es el proceso en el que se convierte un documento físico (análogo) a un documento binario (digital). Esto permite a la empresa tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce; lo que contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de cada empresa.

Es por ello que el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.

Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propio protocolo frente al manejo de la información, por lo que antes de aplicar cualquier estrategia, se realiza una revisión minuciosa del contexto organizacional. Para ello:

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

  • Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
  • Selección de documentos a digitalizar.
  • Captura por escáner del documento físico.
  • Indexación de la información del documento.
  • Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Ejecutado lo anterior, procedemos a:

  • Definir formatos.
  • Establecer parámetros de digitalización.
  • Plantear la metodología de digitalización.

De esta manera la digitalización de documentos se lleva a cabo en tres grandes pasos:

1. Preparación de documentos:

Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento.

De esta forma:

  • Se eliminan sobres.
  • Se extraen documentos de carpetas.
  • Se expurga la documentación anexa.
  • Se eliminan grapas y demás elementos.
  • Se clasifica por tipología documental.
  • Se establecen lotes de trabajo.

2. Creación de índices:

En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.

3. Obtención de imágenes:

En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:

  • Alta producción.
  • Verticales para documentos encuadernados.
  • Doble cara o a color.

De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración.

Plus:

Durante el proceso se tiene en cuenta:

  • La resolución.
  • Las dimensiones del pixel.
  • La fidelidad de los requisitos técnicos de captura.
  • La calidad del escaneado.
  • La profundidad de bits.
  • Tamaño del archivo.
  • La compresión

Este procedimiento garantiza una correcta trasferencia de la información entre los formatos. Así pues:

  • Se preservan los documentos de importancia.
  • Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
  • Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
  • Se protege y conserva la información a través del tiempo.

Así que si deseas mayor información sobre las ventajas que trae consigo la digitalización de los documentos y su impacto en la mejoría de la empresa, contáctanos.

En ATS Gestión Documental somos la mejor opción en estrategias documentales.

Digitalización Documental

Aprende aquí, qué es la digitalización de documentos

Las empresas son una gran cuna de documentos e información, las cuales tienden a acumularse con el tiempo, lo que genera más gastos y menos control de lo que produce la empresa. Así que, ¿quieres saber cómo mejorar tu producción de documentos y cómo tratar los que ya has producido? Este contenido te puede ser de interés.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, la gestión documental es un proceso que le brinda diversas facilidades en cuanto a la administración, organización y clasificación de los archivos y del correcto control de la información. Para ello se implementan diferentes estrategias, que parten de la base organizacional de la empresa, de la relevancia de la información producida y de los manejos que le han dado desde su producción.

La digitalización de documentos es el proceso en el que se establecen técnicas y estrategias tecnológicas que ayudan al correcto manejo de los documentos físicos que se generan al interior de la empresa, por medio de la trasformación de formatos.

Es decir:

Tenemos un documento en formato análogo, por ejemplo, el acta de una reunión en presidencia. Esa acta posiblemente irá a un A-Z junto a una cantidad considerable de actas de reuniones de años anteriores. Esa A-Z está ocupando un espacio de manera innecesaria, por lo tanto, se toma cada documento que en ella se encuentra, se pasa por un proceso de revisión y finalmente por uno de digitalización, ya sea por medio de un escáner o de técnicas fotoeléctricas. De esta forma esa A-Z de actas de presidencia es convertida a un formato binario (digital) que hará parte de una matriz de búsqueda que permitirá su correcta revisión, ubicación y manejo.

¿Es relevante llevar a cabo la digitalización de documentos empresariales?

Claro que sí, ya que después de la revisión del contexto organizacional, de establecer estrategias de categorización de la información y de establecer prioridades, se plantea la selección de los documentos físicos (análogos) que serán convertidos a formato binario (digital). Esto permite le permite a tu empresa:

  • Correcta clasificación.
  • Orden estratégico.
  • Administración inteligente.
  • Funcionabilidad del tiempo.
  • Optimización de procesos.
  • Seguridad total de los documentos.
  • Automatización de tareas.
  • Acceso eficaz y sencillo.
  • Fácil ubicación de la información.
  • Copias de seguridad y backups.

De igual modo, tu empresa podrá ahorrar no solo espacio, sino que también tiempo de búsqueda y archivo de información, y dinero en gastos de papelería y fotocopiado. Es por ello que las ventajas que ofrece el procedimiento, ayuda a reducir en un 99% el riesgo de pérdida de los documentos, reduce en un 43% los costos documentales y en un 50% los costos de copiado.

La digitalización de documentos es la mejor forma de brindar seguridad y control sobre la información que se produce en la empresa, dando garantías de manejo y administración.

Es por ello que, la optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de esta estrategia de gestión documental ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

Recuerda que la columna vertebral de tu empresa es la información que recibe y que produce a diario, por lo que invertir en técnicas que contribuyan a su conservación a través del tiempo, a la reducción de costos y a una mejor administración, te será de gran utilidad para su evolución.

Si deseas mayor información sobre los servicios de digitalización de documentos que tenemos para ti no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para asesorarte de la mejor manera.

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Conoce los beneficios de la ecoeficiencia

Implementar políticas medioambientales en las empresas puede contribuir a la disminución del impacto negativo que generan las actividades humanas a lo largo de los años en la tierra. Una de las medidas que se han ido posicionando para revertir tales efectos es la ecoeficiencia. ¿Qué es y cómo se puede llevar a cabo?, lo sabrás a continuación.


Con el pasar del tiempo la tierra va perdiendo más vida, esto se debe a las distintas actividades humanas que han sido realizadas durante décadas sin pensar en las consecuencias ambientales que pueden acarrear. Por ejemplo, cuántas veces hemos dejado el televisor encendido mientras la habitación está completamente sola, cuántas veces hemos dejado el cargador del celular conectado mucho más tiempo del que debería, cuántas veces hemos dejado las luces de la oficina encendidas sin ser necesario. Todos estos comportamientos por muy mínimos que se vean, a gran escala traen consigo daños ambientales, que dan muestra del mal uso de los recursos.

Estas actitudes han acelerado los niveles de contaminación en el mundo, han traído consigo sequías, extinción de animales y deforestación. Por ello, para las empresas es de suma importancia determinar dentro de su cultura organizacional, salidas óptimas para ayudar a disminuir tales efectos, y eso es lo que realizamos desde ATS Gestión Documental, ya que nos hemos posicionado a nivel nacional como una de las empresas que aplica y promueve el enfoque ecoeficiente.

¿Qué es la ecoeficiencia?

El término nació en el año 1992 gracias al Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible (World Business Council for Sustainable Development – WBCSD), con el fin de determinar el impacto ambiental de los procesos de producción y así disminuirlo.

Es decir, pone sobre la balanza el valor de la producción empresarial y así mismo el daño ambiental que ocasiona dicho proceso. De esta manera se incentiva a las empresas a llevar a cabo políticas y estrategias en pro de una mayor productividad, pero con un mejor uso de los recursos.

Esto se logra de la siguiente manera:

  • Reduciendo la intensidad del uso de materiales de producción.
  • Reduciendo el consumo eléctrico.
  • Mejorando la disposición de los materiales tóxicos.
  • Planteando maneras óptimas de reciclaje.
  • Aumentando el uso de recursos renovables.
  • En conclusión: producir más, con menos.

Lo anterior ayuda a entender el concepto de ecoeficiencia, como el matrimonio entre economía y medio ambiente, bajo los tres pilares de la responsabilidad empresarial:  prosperidad económica, equilibrio ambiental e igualdad social.

El tener un principio empresarial de ecoeficiencia puede traerle a su empresa una serie de beneficios, como lo son:

  • Minimizar costos de producción.
  • Ser más competitiva e influyente.
  • Obtener ingresos adicionales por medio del reciclaje y la reutilización de desechos.
  • Reconocimiento por parte de los consumidores

Para lograr la correcta aplicación de los procesos ecoeficientes, en ATS Gestión Documental nos enfocamos en suplir las siguientes dimensiones:

  • Dimensión social: ayuda por medio de normas o demás vías de comunicación e integración, el entendimiento por parte de los empleados acerca de la importancia de la ecoeficiencia y la manera en la que ésta ayuda al medio ambiente y a la empresa. Si todos entienden el propósito, las metas trazadas serán más fáciles de alcanzar.
  • Dimensión económica: uno de los pilares de la responsabilidad empresarial es la prosperidad económica, por lo que es de suma importancia plantear estrategias que puedan permitirnos no solo suplir las necesidades de producción, sino que también, las maneras de que dichas estrategias sean perdurables en el tiempo, es decir, siendo autosostenible.
  • Dimensión tecnológica: para suplir las necesidades medioambientales es necesario invertir en nuevas tecnologías ecoamigables. En nuestro caso, ATS Gestión Documental ha invertido sólidamente en plantas fotovoltaicas que nos permite aprovechar la energía solar para el funcionamiento de la empresa.
  • Dimensión ambiental: todas las políticas empresariales, más allá de un interés económico, la prioridad central es el medio ambiente, por lo que es importante entender el concepto, causas, consecuencias y demás, con el fin de establecer las políticas que mejor se ajusten.

Así que, si deseas dar un paso adelante y apoyar a las empresas que le apostamos a la ecoeficiencia, o si deseas recibir mayor información sobre este tema o sobre nuestros servicios, no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energías renovables en beneficio del planeta

Las energías renovables son la alternativa más eficaz para contrarrestar el cambio climático. ¿Cuáles son y qué beneficios traen para el planeta?, te lo contaremos a continuación.


La naturaleza se está revelando, los recursos se agotan y a diario desaparecen y mueren cientos de especies animales y vegetales. Éstas son algunas de las consecuencias que ha traído consigo las actividades humanas durante siglos, las mismas que hemos naturalizado y que ya hacen parte de nuestra vida cotidiana. Sin embargo, múltiples organizaciones y Estados les apuestan a nuevas alternativas para tratar de minimizar el daño que hemos hecho, una de ellas es la implementación de energías renovables, por ello en ATS Gestión Documental queremos explicarte de qué se trata todo lo relacionado a estas nuevas formas de energía amigable con el ambiente.

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¿Qué son las energías renovables?

Son todas aquellas que representan una alternativa de producción de electricidad, que se caracterice por ser limpia y amigable con el medio ambiente. Éstas se diferencian de los combustibles fósiles por su diversidad y beneficios para disminuir el efecto invernadero que azota al planeta, además no producen gases tóxicos, no emiten contaminantes y sus costos tienden a disminuir con el tiempo. Su cualidad central se encuentra en su concepto, ya que su mayor y mejor condición es su capacidad de renovación, es decir, no hay limitación en su uso, a comparación, por ejemplo, del petróleo.

Las energías renovables son producidas a partir de fuentes naturales que no tienen el límite del agotamiento.

Pese a los beneficios innumerables que pueden traer para el medio ambiente su uso, aún no son tan populares, por lo que establecer su conocimiento es de vital importancia para desarrollar planes de acción conscientes, en especial en el ambiente empresarial.

Tipos de energías renovables:

Como se dijo anteriormente las energías renovables son aquellas que produce directamente la naturaleza, pero sin presentar un agotamiento con el paso del tiempo. Dentro de las más populares están:

  • Energía solar: es la energía proporcionada por el sol por medio de su radiación electromagnética que es recibida y gestionada por paneles que se encargan de acumularla. Ésta es una de las formas más populares en la actualidad.
  • Energía eólica: es toda la energía producida por el viento, la cual es aprovechada por los molinos que lo transforman en electricidad. Ésta es una de las fuentes de energías renovables más antiguas que existen.
  • Energía geotérmica: es la energía proveniente del calor del subsuelo de la tierra. La energía se obtiene del aprovechamiento de las altas temperaturas que producen algunas de las capas subterráneas o superficiales. Ejemplos de esto son los volcanes, aguas termales, géiseres o fumarolas.
  • Energía hidráulica: es toda energía producida por el agua, en especial por su caída desde cierta distancia. El agua que cae, pasa por turbinas hidráulicas que transforman el movimiento (energía cinética) en energía eléctrica.
  • Biomasa: son aquellos recursos orgánicos (biológicos) que son utilizados como combustibles o como materia prima para producir energía térmica, por ejemplo, el azúcar, cereales, aceites y plantas, que por medio de la combustión liberan energía acumulada.

Ventajas

  • Las energías renovables son inagotables.
  • No producen desechos contaminantes como amoniaco, dióxido de azufre o partículas sólidas.
  • Minimizan los efectos contaminantes ya existentes.
  • No producen gases que aumenten el efecto invernadero.
  • Son fuentes confiables de energía.

¿Cómo lo hacemos en ATS?

En ATS Gestión Documental hacemos uso de paneles fotovoltaicos los cuales transforman la luz solar en electricidad. Es decir, cuando la radiación producida por el sol da sobre las caras de las células fotoeléctricas que se encuentran en los paneles, producen una reacción en los electrones, los cuales generan la corriente eléctrica.

En ATS estamos comprometidos con buscar siempre la innovación tecnológica de la mano de los principios de desarrollo sostenible. Por eso, para hacer nuestra operación más robusta y responsable con el ambiente, decidimos instalar una planta solar híbrida de 3.2 kWp (compuesta por 12 paneles fotovoltaicos y un tablero de control con inversor híbrido), con el fin de dar soporte a nuestras operaciones críticas cuando hay ausencia de la red pública. Se estima que anualmente nuestro sistema pueda producir unos 3.986 kWh, de los cuales aproximadamente unos 350 – 400 kWh serán utilizados en la carga del banco de baterías (dependiendo de la frecuencia de los cortes de energía). Esto implica que cerca de 3.500 kWh de la producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de la instalación. Esto no solo se traduce en una operación más robusta y eficiente para nosotros como empresa, sino que muestra nuestro compromiso con el medio ambiente al dejar de emitir una cantidad considerable de dióxido de carbono (correspondiente a 1.598,4 TonCO2e/año).

Es por ello que, según los expertos, se estima que en diez años esta forma de energía renovable sea la más económica en varias partes del mundo.

El hacer uso de energías renovables en las empresas fortalece la cultura organizacional en pro del medio ambiente, genera conciencia sobre el uso de recursos y sobre el impacto ambiental. Así que si deseas mayor información sobre nuestras formas de trabajo no dudes en contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energía solar: la alternativa contra el cambio climático

El cambio climático es un hecho, sus consecuencias cada vez son más notorias y las alternativas que pueden ayudar a mitigar el daño siempre son bien recibidas. Por ello en ATS Gestión Documental le apuntamos a la energía solar. Presta atención, te vamos a explicar de qué se trata.


Una de las energías renovables más conocidas y mayormente aplicadas es la energía solar, según estudios, en el 2015 se produjo 18.560 veces más energía solar en el mundo que a principios de siglo. Esto demuestra el gran crecimiento de las propuestas medioambientales que desean mitigar el cambio climático y sus devastadoras secuelas. En Colombia aún no es tan popular, sin embargo, La Unidad de Planeación Minero Energética del Ministerio de Minas espera que para el 2030 el consumo energético en el país sea proveniente en un 10% de esta alternativa.

¿En qué consiste la energía solar?

La energía solar es aquella producida gracias a la luz (fotovoltaica) o al calor (termosolar) proveniente del sol. Este tipo de energía es renovable, por lo tanto, no se agota con el pasar del tiempo. Los rayos son recibidos en los paneles en los que las células fotovoltaicas los convierten en electricidad.

Existen dos formas de hacer uso de la energía solar:

  1. Conversión térmica: en este proceso se transforma la energía solar en calefacción.
  2. Conversión fotovoltaica: transformación directa de la energía, en energía eléctrica.

Beneficios de la energía solar

  • No es contaminante.
  • Reduce el uso de combustibles fósiles.
  • Genera empleo.
  • Es renovable.
  • No emite gases de efecto invernadero.
  • Evita los efectos del calentamiento global.
  • Contribuye al desarrollo sostenible.

Pese a lo anterior, en Colombia no se le ha dado el manejo adecuado, ya que tan solo existen 224 empresas biotecnológicas registradas, pues la inversión interna en ciencia y tecnología es en promedio del 0.5% del PIB (Producto Interno Bruto). Aun así, según la multinacional francesa Greenyellow se espera que en los siguientes años el país consolide estructuras que produzcan un promedio de 100 megavatios mensuales.

Como puedes notar, la energía solar es una interesante y muy práctica forma de contrarrestar los efectos negativos del cambio climático y contribuye al mejoramiento y fortalecimiento de la cultura organizacional en pro del medio ambiente. En ATS Gestión Documental desarrollamos actividades de organización, clasificación, archivo y preparación de documentos, en el que el uso constante de maquinarias tecnológicas y de softwares especializados exigen un consumo de energía considerable, es por ello que hemos decidido implementar una planta solar híbrida de 3.2 kWp para dar soporte a nuestras operaciones. De esta forma cerca de 3.500 kWh de su producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de nuestras instalaciones y así, disminuir la emisión de dióxido de carbono.

Ventajas de la energía solar en los ambientes empresariales:

  • Ahorro económico: más allá de la inversión económica en los paneles fotovoltaicos, con el paso del tiempo se verá el beneficio reflejado en las facturas por medio de la reducción del consumo eléctrico en la empresa.
  • Desarrollo sostenible: el sol al ser una fuente natural de energía hace que el uso de plantas solares motive al sostenimiento energético y sustentable, así como al pensamiento innovador.
  • Menos producción de dióxido de carbono: el sistema fotovoltaico ayuda a reducir la emisión de gases con efecto invernadero. Se espera que para el 2030, según el pacto de compromiso en la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio climático, se reduzca en un 20% la emisión de carbono en el país.
  • Incentivos legales: según la Ley 1715 en la que se establecen los incentivos tributarios, las empresas que promuevan el uso de la energía solar, recibirán exclusión del IVA en la compra de los equipos necesarios, de igual modo están exentos del pago de aranceles, depreciación acelerada y recibirían deducción en el impuesto de renta.

Estamos en un momento crucial del cambio climático, por lo que contribuir al medio ambiente hace sin duda la diferencia, te invitamos a informarte y asesorarte sobre este tipo de dinámicas, el planeta te lo agradecerá.

Si deseas información acerca de nuestros servicios, te invitamos a contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

¿Cuáles son las diferencias entre un programa de gestión documental y un sistema de gestión documental?

Existen diversos instrumentos archivísticos que facilitan el control de la producción documental, categorizando, ubicando y delimitando la administración de los diferentes tipos de archivos. Algunos de esos instrumentos son el sistema y el programa de gestión documental, los cuales delimitan los deberes y las ventajas de la gestión documental.


La gestión documental es la unión de diferentes procesos en pro de la administración eficaz y eficiente de los documentos y de la información generada y recibida por una empresa, brindando beneficios de control, ahorro y categorización óptima, garantizando la transparencia de los deberes ejecutados.

Esos diferentes procesos se reúnen en el uso de administradores de archivo, softwares de gestión, normas, leyes y decretos de administración documental y el uso de sistemas y programas, de los cuales te hablaremos a continuación:

¿Qué es un sistema de gestión documental?

El Sistema de Gestión Documental es la manera en la que una organización o empresa administra el flujo de documentos en papel, electrónico e imágenes, permitiendo la recuperación de la información contenida en ellos. Gracias a su planteamiento y uso, se determina el tiempo que deben conservarse los documentos, depurando así, aquellos que ya perdieron su vigencia. Lo anterior permite determinar los usos y prioridades de la información, estableciendo tiempos de gestión que llevan a la conservación de aquellos documentos que son vitales para la entidad.

¿Cuáles son las ventajas de tener un sistema de gestión documental?

Digitalización de documentos: las empresas tienden a crear y a acumular gran cantidad de información física, pero gracias a un sistema de gestión documental, se puede categorizar con el fin de determinar que archivos físicos pueden ingresar a una plataforma electrónica con el fin de ahorrar espacio.

 

  • Localización central: el flujo de información que se maneja en una empresa puede ser bastante amplio, por lo que en ocasiones se pueden presentar la desestructuración parcial o total de la documentación, por lo que el sistema de gestión ayuda a establecer los parámetros de almacenamiento y de organización, estableciendo puntos de ubicación central, ya sea física como electrónica por medio de matrices de administración.

 

  • Flujo de trabajo: con la automatización y la ejecución de organización de los archivos y de los documentos, esto permite ahorrar tiempo en las tareas de clasificación y búsqueda de la información, optimizando la fase productiva de la empresa de manera paulatina y considerable.

 

  • Seguridad: el centro de los sistemas de gestión documental es la protección de la información, ya sea por su acceso, como por el impacto que puede generarle el paso del tiempo. Por lo que todo el trabajo relacionado, el sistema brinda la certeza de protección de la información, con el fin de evitar problemas documentales.

Ahora, qué es un Programa de Gestión Documental

Un Programa de Gestión Documental es un instrumento que establece las estrategias que permiten a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas específicos. Dicho instrumento sintetiza todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas.

 

Permite:

 

  • Reducir el volumen de los documentos innecesarios.
  • Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
  • Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
  • Brindar lineamientos para la gestión documental.
  • Propiciar el uso de las TIC.

En conclusión, el sistema de gestión optimiza y automatiza la gestión documental, en cambio el programa de gestión establece las estrategias a seguir para el manejo estructural de la información. Si deseas conocer más de los programas en nuestro artículo La importancia de los programas de gestión, podrás profundizar este tema.

 

Si necesitas implementar procesos óptimos de gestión no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental estamos para brindarte la mejor información.

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¿Conoces el ciclo de vida de los documentos de tu empresa? Esto es lo que necesitas saber

¿Sabías que los documentos tienen un ciclo de vida? pues sí, lo tienen y reconocerlos le puede ayudar a tu empresa a determinar estrategias de administración, organización y depuración de información en pro de la eficiencia y la eficacia de las tareas. Así que presta atención.


Los documentos, sin importar su tipo o formato, tienen una vigencia temporal. Ese tiempo se determina por medio del uso de instrumentos archivísticos que facilitan los procesos propios de la gestión documental y que establecen el ciclo de vida de la información desde su registro hasta su disposición final.

Hay que tener en cuenta que el ciclo de vida hace referencia al tiempo de vigencia y usabilidad del documento, esto coadyuva a su categorización en los diferentes tipos de archivo, los cuales son:

Archivo de gestión:

En este tipo de archivo se establece la documentación que, por su relevancia, es usada continuamente. Cumple con las características de la valoración primaria (ACTIVO), es decir, tienen una importancia administrativa, legal o fiscal.

 

En este archivo se ejecutan:

 

  • Producción.
  • Recepción.
  • Distribución.
  • Trámite.
  • Organización.
  • Consulta
  • Conservación.
  • Disposición final.

Archivo histórico:

En este tipo de archivo se transfieren los documentos desde el archivo de control, de conservación permanente o de evidencia histórica. La característica central es su pérdida de vigencia, por lo que su consulta es casi nula (INACTIVO) y su valoración es secundaria. Su conservación tiene un valor informativo, ya sea testimonial, histórica o cultural. Es decir, su conservación es necesaria para suplir necesidades de consulta.

 

Los procesos que se llevan a cabo son:

 

  • Organización.
  • Consulta
  • Conservación.
  • Disposición final.

 

Los anteriores puntos son el retrato de los procesos que los archivos les dan a la documentación desde su registro; esto se delimita por medio de la relevancia y nivel de acceso requerido a dicha información, por lo que las etapas integrales a las que se ve sometida la información se centraliza en:

 

  • Entrada de documentos (registro).
  • Distribución a los sistemas de gestión.
  • Generación de documentos administrativos (tramitación).
  • Ingreso en el archivo (archivo).
  • Proceso de archivo (consulta, conservación).
  • Salida de documentos (depuración y registro).

Y entonces, ¿cuál es el ciclo de vida definitivo para un documento?

Lo que vimos anteriormente son etapas de gestión documental, las cuales tienen como base el ciclo de vida de los documentos. Dichos ciclos definen, en otros términos, la “edad” de la información. Así que, al igual que las etapas de archivo, el ciclo de vida de la información consta de 3 edades, que son:

 

  • Edad 1: esta es su etapa más activa, ya que su consulta es constante debido a su propósito de creación. Recuerda: su relevancia central es administrativa, pero también puede tener incidencia legal o financiera.

 

  • Edad 2: aquí ya el tiempo le va quitando relevancia a la información, su consulta y uso se hace menos recurrente y su etapa tiende a ser semiactiva. Sin embargo, su vigencia aún se mantiene, gracias a los valores secundarios con los que cumple.

 

  • Edad 3: es la etapa que determina la total inactividad del documento, esto no significa que no se consulte o que no sirva, lo que ocurre con estos documentos es que los valores primarios se perdieron por completo, al igual que su vigencia, sin embargo, es consultado con fines informativos.
Custodia de Documentos

Determinar todo lo anterior ayuda a la empresa a no acumular información y a establecer la utilidad de cada una, optimizando los procesos, automatizando tareas y contribuyendo a la mejora continua.

 

Si deseas saber más sobre conceptos relacionados a la gestión documental, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental estamos para asesorarte.