De qué se trata la custodia de documentos

Por momentos, unos de los principales descuidos que cometen algunas empresas, es la poca atención que le prestan al almacenamiento y cuidado de sus documentos. Este tipo de descuido generan en gran medida pérdidas notables de información de relevancia, complicaciones para la búsqueda y ubicación de documentos y desgaste prematuro de la información física. Es precisamente para evitar dichas complicaciones que se ha impuesto en gran parte del sector empresarial el tema de la custodia de documentos. Si quieres conocer más, te invitamos a seguir leyendo.

 

¿Qué implica la custodia de archivos?

 

Como lo mencionábamos al inicio del artículo, la custodia de documentos se ha posicionado como una de las ramas de la gestión documental que se enfoca en la conservación, almacenamiento y seguridad de los documentos, por medio de una categorización estratégica y una serie de protocolos que les permita a las empresas tener un mayor control y manejo de su información.

Por lo anterior, antes de decidir cómo almacenarás tus documentos, debes entender las implicaciones de este procedimiento. Así que olvida la costumbre de mandar a una caja vieja todo archivo que de momento no utilices, analiza los siguientes puntos y define un procedimiento adecuado para almacenar tu información:

 

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1. Organización de documentos para facilitar su búsqueda

 

Mira los estantes y anaqueles en los que tienes almacenados cientos de hojas, documentos y formularios recientes y antiguos. Si en este momento recibieras la llamada de un cliente que solicita copia del pago de sus tributos del año 2015, ¿podrías localizar y proporcionar dicha documentación a los pocos minutos en que te la solicitaron?

Uno de los problemas más serios derivados del almacenamiento sin criterio de documentos, es que se dificulta la organización de los expedientes. Por ello, un excelente sistema de custodia podría permitirte tener acceso a toda la información que desees, sin importar qué tan antiguos pueden ser, ya que el uso de códigos, categorizaciones, tipificaciones y etiquetas, serán de mucha ayuda para organizar los papeles que necesitas almacenar por más tiempo. En sí, la custodia te puede servir para definir qué documentación ya puede ser eliminada y depurar tus expedientes en base a un criterio.

 

2.Protección de documentos con información vulnerable

 

La falsificación de documentos es uno de los problemas más serios a los que un empresario u compañía puede enfrentarse, ya que existen organizaciones criminales dedicadas al intercambio de documentos y datos sensibles. Por ejemplo, las leyes han creado blindajes especiales para proteger el acceso, almacenamiento y procesamiento de los datos personales, si el Estado toma dichas medidas, tú también debes cuidar tus documentos confidenciales.

En este orden de ideas, la custodia de tus archivos impedirá que terceros ajenos a tu empresa tengan acceso indebido a tus documentos, ya que, gracias a sus protocolos de manejo, ofrece las precauciones necesarias para la conservación de las actas de constitución de empresas, certificados de propiedad, extractos bancarios, contratos empresariales, sentencias de juicios, documentos de identificación personal y títulos profesionales, entre otros documentos.

 

Protección de documentos con información vulnerable

 

3.Respaldo de documentos digitales

 

Es un grave error pensar que un simple dispositivo de almacenamiento electrónico puede ser suficiente para guardar documentos digitales importantes. Un virus o malware podría afectar al funcionamiento de dicha unidad y arruinar tus archivos para siempre.

Por ello, al momento de contratar los servicios de una empresa que te apoye en el almacenamiento de tus archivos electrónicos, asegúrate de que posea tecnología suficiente para impedir que tus expedientes digitales sean vulnerables, y también comprueba la existencia de respaldos seguros y de imposible acceso para personas ajenas a tu empresa.

 

4.Desahogar tu espacio de trabajo

 

Acumular cajas llenas de documentos antiguos puede arruinar la imagen profesional de tu oficina. Quizás desees acondicionar tu espacio de trabajo con mobiliario elegante, pero ese estante lleno de archivos del año 2015 te roba ese espacio físico que necesitas.

Por “custodia de tus archivos” debes entender que no tendrás que alquilar la habitación vacía que está al lado de tu oficina, solo para convertirla en bodega de documentación vieja. Se trata de contar con un lugar distinto al de tu oficina, de tal manera que tu documentación almacenada no te quite ese espacio que tanto deseas tener en tu lugar de trabajo. De igual modo, la custodia se enfoca en la protección y almacenamiento adecuado, lo que significa contar con un espacio acorde que impida el deterioro o pérdida progresiva de información.

Garantiza el control y acceso de tu información, gestiona el buen manejo de tus documentos y enfréntate a las ventajas que la custodia y la gestión documental tienen para ti y tu empresa.

Digitalización Documental

5 consejos para digitalizar correctamente tus documentos

Si estás en medio de un proceso de gestión documental y te han sugerido la digitalización de cierta información, este artículo es para ti. A continuación, te presentaremos 5 sencillos consejos que te serán útiles para realizar este procedimiento de la mejor manera posible. Toma nota.

La digitalización de documentos es un procedimiento estratégico que se aplica al interior de las empresas, con el propósito de optimizar procedimientos manuales, automatizar sistemas de gestión documental y facilitar la ubicación, acceso y manejo de los documentos que cumplen con las características necesarias.

Así que para sacar el máximo provecho de la digitalización de tus archivos, necesitas considerar los siguientes consejos. Estas sugerencias son aplicables a todo tipo de empresas.

 

Consejos en el proceso de digitalización de documentos:

 

 

1. Contar con un escáner en excelentes condiciones:

 

Antes de escanear tus documentos, debes asegurarte de que los componentes del escáner estén en óptimas condiciones. Cuida de que cuente con la resolución suficiente para reproducir tus documentos con la mayor fidelidad posible. Es importante que la pantalla donde se coloca el documento a escanear, sea lo suficientemente ancha para que se pueda digitalizar documento en tamaño carta y tamaño oficio.

 

2. Que el personas cuente con capacitación en la digitalización de archivos:

 

En algunas organizaciones, no se le da la debida importancia a la transferencia del archivo a formato digital. En ocasiones se delega esta responsabilidad al personal de nuevo ingreso, personas que no cuentan con experiencia en el escaneo de documentos.

Digitalizar un documento no es tan sencillo como tomar una fotografía desde un pésimo ángulo. La persona encargada del uso del escáner debe contar con la habilidad de maniobrar el aparato, calibrar la resolución deseada, eliminar las posibles manchas e imperfecciones que el documento pueda contener, eliminar las hojas en blanco y cuidar la legibilidad del archivo. Adicionalmente, debes tener claro los campos de indexación que se requieren para la identificación de la imagen y las llaves de búsqueda en un futuro.

 

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3. Organizar los documentos por carpetas y en un dispositivo seguro:

 

Uno de los máximos beneficios que se obtienen con la ayuda de los archivos digitales es el ahorro en el espacio físico. En lugar de contar con varios archiveros y estantes, ahora podrá almacenar millares de documentos en una espacio tan pequeño como puede ser un disco duro.

Para que la abundancia de espacio de almacenamiento no represente una carga a la hora de buscar un documento con urgencia, debes clasificarlo y guardarlo dentro de carpetas, tal cual como se maneja físicamente. Clasifica estas carpetas de acuerdo con los procesos, tipos documentales o áreas de la compañía y, a su vez, divídelas en subcarpetas de ser necesario. Pueden ser, por ejemplo, carpetas por nombre de cliente o por año, subdivididas en categorías como impuestos, certificados, trámites administrativos, demandas y trámites legales, entre otros conceptos.

Debes cuidar de que el dispositivo de almacenamiento se resguarde en un lugar exclusivo y alejado de ambientes que puedan afectar los documentos almacenados, como ondas de microondas, radiación, magnetismo, calor o humedad.

 

5 consejos para digitalizar correctamente tus documentos

 

4. Definir el formato en el que se guardarán los documento:

 

No es lo mismo imprimir un documento guardado en formato de imagen, que plasmar en papel un digitalizado en formato PDF. La resolución y el tamaño de la imagen deben ser adecuados para su fácil manejo. Es importante que decidas el tipo de archivo en que el se digitalizarán ciertos documentos. Por ejemplo, un documento en tamaño media carta será  más fácil de reproducir e imprimir sin alteraciones en su tamaño, si se guarda en un archivo PDF.

 

5. Dedicar el suficiente tiempo para la digitalización:

 

Puede que este último consejo no te resulte tan agradable, puesto que fotocopiar multitudes de archivos puede parecerte rutinario. Sin embargo, si no tienes tiempo suficiente para este proceso, puedes acudir a expertos en la digitalización de tus expedientes.

Aprovecha al máximo los beneficios que reporta digitalizar todos los archivos de tu empresa. Contrata a alguien que se encargue de la seguridad en la reproducción fiel de tus documentos, mientras agilizas las funciones de tu compañía.

Digitalización Documental

Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional

Seguramente alguna vez escuchaste que la información es poder. Y es esta una de las razones principales por la cual la custodia de la documentación en un archivo profesional ha tomado tanto auge.

Ya sea de tipo profesional o personal, mantener la información a la mano se ha vuelto una prioridad, sobre todo si pensamos en la de tipo fiscal, contable o de valor personal. La accesibilidad a nuestra información se ha convertido en una necesidad de primer nivel.

Anteriormente, solíamos archivar nuestra documentación en alguna zona de nuestra casa o empresa, acumulando papeles conforme pasaba el tiempo. Luego, al momento de requerirlos, perdíamos mucho tiempo recordando dónde los habíamos guardado.

Una vez encontrados, con gran pesar descubríamos que nuestros documentos ya eran ilegibles porque la tinta se había borrado o el papel se había deteriorado. Y entonces no teníamos forma de recuperar nuestra información.

Luego comenzó la era tecnológica y empezamos a resguardar nuestra información en archivos digitales, pero entonces nos enfrentamos a otras situaciones tales como hackers, virus informáticos y mal funcionamiento de máquinas. Parece que las problemáticas tuvieron su propia evolución.

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

Seguramente te estarás preguntando, ¿qué beneficios obtengo al contratar un resguardo documental en un archivo especializado? Te presentamos las ventajas de contar con uno.

  • No se deterioran los materiales o la información: ya sea que decidas almacenar tus datos en un medio físico o virtual, las empresas especializadas cuentan con los medios para asegurar que tendrás tu información siempre legible y en perfecto estado de conservación. Aún a pesar del tiempo e incluso hasta de algún evento no controlado como un incendio.
  • Control y organización documental: encontrar tu información será mucho más sencillo ya que se estará perfectamente indexada y en orden cronológico, dándote la flexibilidad de poder atender cualquier situación que requiera de esta información en tiempo y forma sin perder tiempo buscando. ¿Recuerdas dónde está tu información crediticia de hace 8 años?
  • Seguridad: tu información privada y de valor se encontrará perfectamente segura. Podrás olvidarte de guardarla bajo llave o en la caja fuerte, o estar sufriendo por sistemas de seguridad online. Estas empresas aseguran que tanto tu información virtual como física estará siempre bajo resguardo del acceso de terceras personas.

 

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  • Productividad laboral: en las empresas no se tendrá que destinar personal para archivar la información. Los trabajadores contarán con más tiempo para otras tareas. ¿Has pensado en optimizar tus procesos? ¡Ahora es posible gracias a la conservación de la información en un archivo profesional!
  • Ahorro en costos: aunque no lo creas, liberar espacio físico puede ahorrarle mucho dinero a tu empresa. De igual forma, si optas por la versión virtual, la disminución de consumo de papel e insumos de impresión pueden generar impactos muy interesantes con respecto a tus costos.
  • Apoyo ecológico: la evolución natural nos está llevando a tener una vida sin papeles. Al resguardar nuestra información de forma virtual estamos ayudando al planeta tierra. ¿Eres socialmente responsable? Esta, sin duda, es tu mejor opción.
  • Información al momento: ¿habías imaginado tener tu información al momento y con solo un clic? Pues ahora es posible. Ya no tendrás que pasar horas buscando tu información. Al tenerla toda en formato virtual podrás acceder a ella inmediatamente. ¿Escuchaste alguna vez que el tiempo es oro?

Como podemos ver, utilizar una empresa de control y custodia de archivo es sin duda la opción que debemos tomar. Estas organizaciones se encargan de digitalizar, indexar, controlar y archivar toda la información que requieras y, además, se encargan también del resguardo seguro y efectivo de la misma.

Controlar la información nunca había sido tan fácil.

Custodia de Documentos

Custodia de archivos, ¿dónde almaceno mi documentación?

El almacenamiento de información y, por lo tanto, de archivos en la actualidad es sumamente necesario para las actividades más básicas de los individuos. Con mayor razón lo es para las empresas, que manejan grandes cantidades de información de muy diversa índole. Por eso es importante contar con el respaldo de una custodia de archivos en un almacenamiento físico bien ordenado y tratado por expertos de acuerdo con tus necesidades.

El almacenamiento es vital

Parece algo extraordinario que cada cuatro meses se duplique la cantidad de archivos almacenados en la nube alrededor del mundo y, sin embargo, los documentos y las representaciones físicas sigan siendo necesarias. Sobre todo los documentos fiscales, archivos oficiales, contratos firmados, pagarés y otros documentos de este tipo que cuentan con valor económico, estadístico, fiscal, judicial e incluso histórico.

También se custodian físicamente los archivos guardados en cintas magnéticas y así alargan su vida útil, preservando su valor documental. Pero no hay que olvidar que los documentos conservados en archivos físicos suelen ser importantes y hasta personales para los clientes, por lo que no se puede descuidar su gestión. Se trata de una actividad sumamente confidencial y de gran valor para la empresa.

 

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El buen manejo de toda esa documentación requiere una sistematización muy exacta y un nivel de confidencialidad apropiado. ¿Cómo tener todo esto y que a la vez esté 100 % disponible la documentación en cuanto sea requerida?

Ventajas de la custodia de archivos

 

Ventajas de la custodia de archivos 

 

Este servicio consiste en analizar, categorizar, ubicar y proteger todo tipo de archivos, físicos o en cintas magnéticas. Es por eso que representa una gran ventaja frente a la gestión propia de los documentos y conlleva muchas mejoras. Además, las leyes colombianas obligan a todas las empresas a llevar a cabo un proceso de custodia de archivos, el cual garantiza lo siguiente:

  • Seguridad. Ante todo, te garantiza el buen manejo de los documentos y la información contenida en ellos. El proceso los clasifica, organiza, direcciona y dispone para ti; pero, sobre todo, los protege.
  • Espacio. La custodia de archivos administra mejor el lugar ocupado por un archivo físico y libera un espacio que se puede utilizar para otras necesidades de la empresa.
  • Manejo. La organización adecuada de la información y un proceso automatizado para recuperarla en cualquier momento hacen que manejar la documentación en físico parezca lo más sencillo del mundo.
  • Recursos óptimos. Ya se mencionaron sus mejoras en cuanto al uso del espacio, pero también conlleva otras en relación con los gastos en insumos y el medio ambiente. Un archivo ordenado consume menos papel y genera menos basura.
  • Tiempo. Los documentos están siempre disponibles y su aparición es más eficaz, lo que ahorra mucho tiempo; pero también se alarga la duración de los documentos con un buen tratamiento. En cuanto a las cintas magnéticas, bajo ciertas condiciones especiales de resguardo, conservan su contenido por mucho más tiempo.
  • Plantilla de empleados. Por otro lado, no se necesita interrumpir otras actividades o destinar recursos humanos específicamente a esta labor. No se necesita ningún esfuerzo extra para mejorar la productividad.

Contratar el servicio de custodia de archivos te permite a ti y a tu empresa mejorar el tratamiento de la información importante de los empleados y los clientes. A la vez, implica una optimización en el uso de los recursos en el ámbito empresarial, como pide uno de los Objetivos de la ONU hacia el 2030. Esto convierte a una empresa que lo hace en una empresa de vanguardia 100 %, tanto por su manejo de la información como por su  responsabilidad social.

Digitalización Documental

10 beneficios de la Digitalización de Documentos

Uno de los errores más comunes al interior de las empresas, es la acumulación de los documentos. Esto genera múltiples problemas que ralentiza los procesos organizacionales, suma gastos y hace que se pierda el control y el seguimiento a la información. Todo esto se puede evitar por medio de la digitalización de documentos. Así que presta atención, porque te contaremos los beneficios de este proceso.


¿Sabías que la acumulación de documentos entorpece el seguimiento de la información, aumenta los niveles de inseguridad y contribuye a la pérdida de archivos; de igual modo aumenta los costos y el uso inadecuado del espacio?

Como ves, la mala gestión documental en tu empresa puede traer consigo consecuencias que a largo plazo pueden ser irreversibles. Por ello el implementar un proceso de digitalización de documentos a tiempo, podría significar un cambio positivo que contribuya al crecimiento empresarial. Por ello quisimos compartirte 10 ventajas de implementar la digitalización en tu empresa.

Empecemos.

La digitalización de los documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes actividades que se desarrollan con y para la empresa, ya sea que surjan al interior de la misma, o que sean externas. De este modo se ayuda al crecimiento de los niveles de productividad, así como el manejo y el aumento de los estándares de eficiencia y eficacia.

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

Así pues, se consigue en la empresa:

  • Conservación:

    un archivo digitalizado, es un archivo que podrá soportar las consecuencias del pasar del tiempo, de igual manera, mantiene la información mucho más a salvo, ya que su manipulación será más controlada.

  • Mejor uso del espacio:

    te imaginas cuántas imágenes puedes almacenar en 130GB, y sabes cuánto espacio ocuparía dichas imágenes en físico. Esas son las cuestiones que ayudan a identificar una ventaja considerable en la digitalización de los documentos. El hecho de establecer una liberación del espacio, ayuda a ahorrar costos de bodegaje y permite una mejor custodia de los nuevos medios de almacenamiento.

  • Documentos de fácil edición:

    los archivos que se encuentren digitalizados podrán ser revisados, modificados y almacenados fácilmente y en diversos formatos de lectura.

  • Fácil acceso:

    todo documento digitalizado pasa a ser parte de una matriz de archivo en el que, según su tipología, relevancia y formato, clasifica los documentos, haciendo que el acceso a la información esté al alcance de todos los usuarios autorizados.

  • Mayor seguridad:

    que su fácil acceso no nos engañe, ya que la matriz de archivo es custodiada por una serie de protocolos de seguridad otorgados por el usuario principal, es decir, de él dependen los accesos que serán otorgados y el tipo de actividad que pueden realizar dentro de la matriz. De este modo se garantiza la protección de los documentos y de la información general.

  • Consultas en simultaneo:

    a diferencia de los documentos en físico, los digitalizados pueden ser consultados por varias personas al mismo tiempo y desde diferente fuente de origen. Esto evita el fotocopiado o las reimpresiones de la información.

  • Eficaz distribución de los contenidos:

    como ya se ha mencionado anteriormente, la matriz de archivo permite la categorización de la información. Eso facilita la ubicación de la información y revisión.

  • Acceso a copias de seguridad:

    una de las ventajas más destacables al momento de implementar un proceso de digitalización es la creación de copias de seguridad y de backups, los cuales son documentos de respaldo en caso de que el archivo original se elimine o se dañe. De esta forma, el riesgo en la pérdida de documentos se elimina al 99.99% al no exponer las fuentes originales de la información y al tener Back ups de los originales.

  • Política eco amigable:

    la digitalización de documentos ayuda a reducir el uso del papel, contribuyendo así, al medio ambiente.

  • Disminución de costos:

    el ahorro de espacio, la disminución de uso de papel y tinta de impresoras y demás valores documentales, sin duda serán cada vez menores con la implementación de una gestión documental en pro de la digitalización de documentos. Esta disminución evidente de gastos, al desparecer los costos de transporte de información física, duplicidad e impresión, compartir información en múltiples plataformas, conversión a papel si se requiere, disminución de costos físicos de bodegaje y demás.

Así que si deseas apostarle a una gestión documental eficaz y a una digitalización de documentos de calidad no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para ayudarte con tus procesos organizacionales.

Digitalización Documental

Conoce el procedimiento de digitalización de documentos

La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Por ello te queremos explicar el proceso que se realiza para la óptima evolución de una empresa. Toma nota.


La digitalización de documentos es el proceso en el que se convierte un documento físico (análogo) a un documento binario (digital). Esto permite a la empresa tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce; lo que contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de cada empresa.

Es por ello que el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.

Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propio protocolo frente al manejo de la información, por lo que antes de aplicar cualquier estrategia, se realiza una revisión minuciosa del contexto organizacional. Para ello:

  • Se evalúa el nivel de producción documental.
  • Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
  • Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características centrales, se lleva a cabo el proceso de digitalización.

De este modo se realiza:

  • Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
  • Selección de documentos a digitalizar.
  • Captura por escáner del documento físico.
  • Indexación de la información del documento.
  • Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Ejecutado lo anterior, procedemos a:

  • Definir formatos.
  • Establecer parámetros de digitalización.
  • Plantear la metodología de digitalización.

De esta manera la digitalización de documentos se lleva a cabo en tres grandes pasos:

1. Preparación de documentos:

Para realizar la digitalización se reconoce de manera minuciosa cada archivo para delimitar su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento.

De esta forma:

  • Se eliminan sobres.
  • Se extraen documentos de carpetas.
  • Se expurga la documentación anexa.
  • Se eliminan grapas y demás elementos.
  • Se clasifica por tipología documental.
  • Se establecen lotes de trabajo.

2. Creación de índices:

En este paso se empieza a estructurar el orden del archivo documental por medio de una indización. Es decir, se establece y plantea el contenido temático de la información, lo cual permite la creación de índices. Esto se convertirá en una gran base para la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.

3. Obtención de imágenes:

En este punto se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades y de las exigencias de la calidad del documento y su información, que pueden ser:

  • Alta producción.
  • Verticales para documentos encuadernados.
  • Doble cara o a color.

De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como su consulta remota o local, su revisión constante y su correcta administración.

Plus:

Durante el proceso se tiene en cuenta:

  • La resolución.
  • Las dimensiones del pixel.
  • La fidelidad de los requisitos técnicos de captura.
  • La calidad del escaneado.
  • La profundidad de bits.
  • Tamaño del archivo.
  • La compresión

Este procedimiento garantiza una correcta trasferencia de la información entre los formatos. Así pues:

  • Se preservan los documentos de importancia.
  • Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
  • Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
  • Se protege y conserva la información a través del tiempo.

Así que si deseas mayor información sobre las ventajas que trae consigo la digitalización de los documentos y su impacto en la mejoría de la empresa, contáctanos.

En ATS Gestión Documental somos la mejor opción en estrategias documentales.

Digitalización Documental

Aprende aquí, qué es la digitalización de documentos

Las empresas son una gran cuna de documentos e información, las cuales tienden a acumularse con el tiempo, lo que genera más gastos y menos control de lo que produce la empresa. Así que, ¿quieres saber cómo mejorar tu producción de documentos y cómo tratar los que ya has producido? Este contenido te puede ser de interés.


Como lo hemos mencionado en post anteriores, la gestión documental es un proceso que le brinda diversas facilidades en cuanto a la administración, organización y clasificación de los archivos y del correcto control de la información. Para ello se implementan diferentes estrategias, que parten de la base organizacional de la empresa, de la relevancia de la información producida y de los manejos que le han dado desde su producción.

La digitalización de documentos es el proceso en el que se establecen técnicas y estrategias tecnológicas que ayudan al correcto manejo de los documentos físicos que se generan al interior de la empresa, por medio de la trasformación de formatos.

Es decir:

Tenemos un documento en formato análogo, por ejemplo, el acta de una reunión en presidencia. Esa acta posiblemente irá a un A-Z junto a una cantidad considerable de actas de reuniones de años anteriores. Esa A-Z está ocupando un espacio de manera innecesaria, por lo tanto, se toma cada documento que en ella se encuentra, se pasa por un proceso de revisión y finalmente por uno de digitalización, ya sea por medio de un escáner o de técnicas fotoeléctricas. De esta forma esa A-Z de actas de presidencia es convertida a un formato binario (digital) que hará parte de una matriz de búsqueda que permitirá su correcta revisión, ubicación y manejo.

¿Es relevante llevar a cabo la digitalización de documentos empresariales?

Claro que sí, ya que después de la revisión del contexto organizacional, de establecer estrategias de categorización de la información y de establecer prioridades, se plantea la selección de los documentos físicos (análogos) que serán convertidos a formato binario (digital). Esto permite le permite a tu empresa:

  • Correcta clasificación.
  • Orden estratégico.
  • Administración inteligente.
  • Funcionabilidad del tiempo.
  • Optimización de procesos.
  • Seguridad total de los documentos.
  • Automatización de tareas.
  • Acceso eficaz y sencillo.
  • Fácil ubicación de la información.
  • Copias de seguridad y backups.

De igual modo, tu empresa podrá ahorrar no solo espacio, sino que también tiempo de búsqueda y archivo de información, y dinero en gastos de papelería y fotocopiado. Es por ello que las ventajas que ofrece el procedimiento, ayuda a reducir en un 99% el riesgo de pérdida de los documentos, reduce en un 43% los costos documentales y en un 50% los costos de copiado.

La digitalización de documentos es la mejor forma de brindar seguridad y control sobre la información que se produce en la empresa, dando garantías de manejo y administración.

Es por ello que, la optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de esta estrategia de gestión documental ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

Recuerda que la columna vertebral de tu empresa es la información que recibe y que produce a diario, por lo que invertir en técnicas que contribuyan a su conservación a través del tiempo, a la reducción de costos y a una mejor administración, te será de gran utilidad para su evolución.

Si deseas mayor información sobre los servicios de digitalización de documentos que tenemos para ti no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental estamos para asesorarte de la mejor manera.

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Conoce los beneficios de la ecoeficiencia

Implementar políticas medioambientales en las empresas puede contribuir a la disminución del impacto negativo que generan las actividades humanas a lo largo de los años en la tierra. Una de las medidas que se han ido posicionando para revertir tales efectos es la ecoeficiencia. ¿Qué es y cómo se puede llevar a cabo?, lo sabrás a continuación.


Con el pasar del tiempo la tierra va perdiendo más vida, esto se debe a las distintas actividades humanas que han sido realizadas durante décadas sin pensar en las consecuencias ambientales que pueden acarrear. Por ejemplo, cuántas veces hemos dejado el televisor encendido mientras la habitación está completamente sola, cuántas veces hemos dejado el cargador del celular conectado mucho más tiempo del que debería, cuántas veces hemos dejado las luces de la oficina encendidas sin ser necesario. Todos estos comportamientos por muy mínimos que se vean, a gran escala traen consigo daños ambientales, que dan muestra del mal uso de los recursos.

Estas actitudes han acelerado los niveles de contaminación en el mundo, han traído consigo sequías, extinción de animales y deforestación. Por ello, para las empresas es de suma importancia determinar dentro de su cultura organizacional, salidas óptimas para ayudar a disminuir tales efectos, y eso es lo que realizamos desde ATS Gestión Documental, ya que nos hemos posicionado a nivel nacional como una de las empresas que aplica y promueve el enfoque ecoeficiente.

¿Qué es la ecoeficiencia?

El término nació en el año 1992 gracias al Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible (World Business Council for Sustainable Development – WBCSD), con el fin de determinar el impacto ambiental de los procesos de producción y así disminuirlo.

Es decir, pone sobre la balanza el valor de la producción empresarial y así mismo el daño ambiental que ocasiona dicho proceso. De esta manera se incentiva a las empresas a llevar a cabo políticas y estrategias en pro de una mayor productividad, pero con un mejor uso de los recursos.

Esto se logra de la siguiente manera:

  • Reduciendo la intensidad del uso de materiales de producción.
  • Reduciendo el consumo eléctrico.
  • Mejorando la disposición de los materiales tóxicos.
  • Planteando maneras óptimas de reciclaje.
  • Aumentando el uso de recursos renovables.
  • En conclusión: producir más, con menos.

Lo anterior ayuda a entender el concepto de ecoeficiencia, como el matrimonio entre economía y medio ambiente, bajo los tres pilares de la responsabilidad empresarial:  prosperidad económica, equilibrio ambiental e igualdad social.

El tener un principio empresarial de ecoeficiencia puede traerle a su empresa una serie de beneficios, como lo son:

  • Minimizar costos de producción.
  • Ser más competitiva e influyente.
  • Obtener ingresos adicionales por medio del reciclaje y la reutilización de desechos.
  • Reconocimiento por parte de los consumidores

Para lograr la correcta aplicación de los procesos ecoeficientes, en ATS Gestión Documental nos enfocamos en suplir las siguientes dimensiones:

  • Dimensión social: ayuda por medio de normas o demás vías de comunicación e integración, el entendimiento por parte de los empleados acerca de la importancia de la ecoeficiencia y la manera en la que ésta ayuda al medio ambiente y a la empresa. Si todos entienden el propósito, las metas trazadas serán más fáciles de alcanzar.
  • Dimensión económica: uno de los pilares de la responsabilidad empresarial es la prosperidad económica, por lo que es de suma importancia plantear estrategias que puedan permitirnos no solo suplir las necesidades de producción, sino que también, las maneras de que dichas estrategias sean perdurables en el tiempo, es decir, siendo autosostenible.
  • Dimensión tecnológica: para suplir las necesidades medioambientales es necesario invertir en nuevas tecnologías ecoamigables. En nuestro caso, ATS Gestión Documental ha invertido sólidamente en plantas fotovoltaicas que nos permite aprovechar la energía solar para el funcionamiento de la empresa.
  • Dimensión ambiental: todas las políticas empresariales, más allá de un interés económico, la prioridad central es el medio ambiente, por lo que es importante entender el concepto, causas, consecuencias y demás, con el fin de establecer las políticas que mejor se ajusten.

Así que, si deseas dar un paso adelante y apoyar a las empresas que le apostamos a la ecoeficiencia, o si deseas recibir mayor información sobre este tema o sobre nuestros servicios, no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energías renovables en beneficio del planeta

Las energías renovables son la alternativa más eficaz para contrarrestar el cambio climático. ¿Cuáles son y qué beneficios traen para el planeta?, te lo contaremos a continuación.


La naturaleza se está revelando, los recursos se agotan y a diario desaparecen y mueren cientos de especies animales y vegetales. Éstas son algunas de las consecuencias que ha traído consigo las actividades humanas durante siglos, las mismas que hemos naturalizado y que ya hacen parte de nuestra vida cotidiana. Sin embargo, múltiples organizaciones y Estados les apuestan a nuevas alternativas para tratar de minimizar el daño que hemos hecho, una de ellas es la implementación de energías renovables, por ello en ATS Gestión Documental queremos explicarte de qué se trata todo lo relacionado a estas nuevas formas de energía amigable con el ambiente.

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¿Qué son las energías renovables?

Son todas aquellas que representan una alternativa de producción de electricidad, que se caracterice por ser limpia y amigable con el medio ambiente. Éstas se diferencian de los combustibles fósiles por su diversidad y beneficios para disminuir el efecto invernadero que azota al planeta, además no producen gases tóxicos, no emiten contaminantes y sus costos tienden a disminuir con el tiempo. Su cualidad central se encuentra en su concepto, ya que su mayor y mejor condición es su capacidad de renovación, es decir, no hay limitación en su uso, a comparación, por ejemplo, del petróleo.

Las energías renovables son producidas a partir de fuentes naturales que no tienen el límite del agotamiento.

Pese a los beneficios innumerables que pueden traer para el medio ambiente su uso, aún no son tan populares, por lo que establecer su conocimiento es de vital importancia para desarrollar planes de acción conscientes, en especial en el ambiente empresarial.

Tipos de energías renovables:

Como se dijo anteriormente las energías renovables son aquellas que produce directamente la naturaleza, pero sin presentar un agotamiento con el paso del tiempo. Dentro de las más populares están:

  • Energía solar: es la energía proporcionada por el sol por medio de su radiación electromagnética que es recibida y gestionada por paneles que se encargan de acumularla. Ésta es una de las formas más populares en la actualidad.
  • Energía eólica: es toda la energía producida por el viento, la cual es aprovechada por los molinos que lo transforman en electricidad. Ésta es una de las fuentes de energías renovables más antiguas que existen.
  • Energía geotérmica: es la energía proveniente del calor del subsuelo de la tierra. La energía se obtiene del aprovechamiento de las altas temperaturas que producen algunas de las capas subterráneas o superficiales. Ejemplos de esto son los volcanes, aguas termales, géiseres o fumarolas.
  • Energía hidráulica: es toda energía producida por el agua, en especial por su caída desde cierta distancia. El agua que cae, pasa por turbinas hidráulicas que transforman el movimiento (energía cinética) en energía eléctrica.
  • Biomasa: son aquellos recursos orgánicos (biológicos) que son utilizados como combustibles o como materia prima para producir energía térmica, por ejemplo, el azúcar, cereales, aceites y plantas, que por medio de la combustión liberan energía acumulada.

Ventajas

  • Las energías renovables son inagotables.
  • No producen desechos contaminantes como amoniaco, dióxido de azufre o partículas sólidas.
  • Minimizan los efectos contaminantes ya existentes.
  • No producen gases que aumenten el efecto invernadero.
  • Son fuentes confiables de energía.

¿Cómo lo hacemos en ATS?

En ATS Gestión Documental hacemos uso de paneles fotovoltaicos los cuales transforman la luz solar en electricidad. Es decir, cuando la radiación producida por el sol da sobre las caras de las células fotoeléctricas que se encuentran en los paneles, producen una reacción en los electrones, los cuales generan la corriente eléctrica.

En ATS estamos comprometidos con buscar siempre la innovación tecnológica de la mano de los principios de desarrollo sostenible. Por eso, para hacer nuestra operación más robusta y responsable con el ambiente, decidimos instalar una planta solar híbrida de 3.2 kWp (compuesta por 12 paneles fotovoltaicos y un tablero de control con inversor híbrido), con el fin de dar soporte a nuestras operaciones críticas cuando hay ausencia de la red pública. Se estima que anualmente nuestro sistema pueda producir unos 3.986 kWh, de los cuales aproximadamente unos 350 – 400 kWh serán utilizados en la carga del banco de baterías (dependiendo de la frecuencia de los cortes de energía). Esto implica que cerca de 3.500 kWh de la producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de la instalación. Esto no solo se traduce en una operación más robusta y eficiente para nosotros como empresa, sino que muestra nuestro compromiso con el medio ambiente al dejar de emitir una cantidad considerable de dióxido de carbono (correspondiente a 1.598,4 TonCO2e/año).

Es por ello que, según los expertos, se estima que en diez años esta forma de energía renovable sea la más económica en varias partes del mundo.

El hacer uso de energías renovables en las empresas fortalece la cultura organizacional en pro del medio ambiente, genera conciencia sobre el uso de recursos y sobre el impacto ambiental. Así que si deseas mayor información sobre nuestras formas de trabajo no dudes en contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.

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Energía solar: la alternativa contra el cambio climático

El cambio climático es un hecho, sus consecuencias cada vez son más notorias y las alternativas que pueden ayudar a mitigar el daño siempre son bien recibidas. Por ello en ATS Gestión Documental le apuntamos a la energía solar. Presta atención, te vamos a explicar de qué se trata.


Una de las energías renovables más conocidas y mayormente aplicadas es la energía solar, según estudios, en el 2015 se produjo 18.560 veces más energía solar en el mundo que a principios de siglo. Esto demuestra el gran crecimiento de las propuestas medioambientales que desean mitigar el cambio climático y sus devastadoras secuelas. En Colombia aún no es tan popular, sin embargo, La Unidad de Planeación Minero Energética del Ministerio de Minas espera que para el 2030 el consumo energético en el país sea proveniente en un 10% de esta alternativa.

¿En qué consiste la energía solar?

La energía solar es aquella producida gracias a la luz (fotovoltaica) o al calor (termosolar) proveniente del sol. Este tipo de energía es renovable, por lo tanto, no se agota con el pasar del tiempo. Los rayos son recibidos en los paneles en los que las células fotovoltaicas los convierten en electricidad.

Existen dos formas de hacer uso de la energía solar:

  1. Conversión térmica: en este proceso se transforma la energía solar en calefacción.
  2. Conversión fotovoltaica: transformación directa de la energía, en energía eléctrica.

Beneficios de la energía solar

  • No es contaminante.
  • Reduce el uso de combustibles fósiles.
  • Genera empleo.
  • Es renovable.
  • No emite gases de efecto invernadero.
  • Evita los efectos del calentamiento global.
  • Contribuye al desarrollo sostenible.

Pese a lo anterior, en Colombia no se le ha dado el manejo adecuado, ya que tan solo existen 224 empresas biotecnológicas registradas, pues la inversión interna en ciencia y tecnología es en promedio del 0.5% del PIB (Producto Interno Bruto). Aun así, según la multinacional francesa Greenyellow se espera que en los siguientes años el país consolide estructuras que produzcan un promedio de 100 megavatios mensuales.

Como puedes notar, la energía solar es una interesante y muy práctica forma de contrarrestar los efectos negativos del cambio climático y contribuye al mejoramiento y fortalecimiento de la cultura organizacional en pro del medio ambiente. En ATS Gestión Documental desarrollamos actividades de organización, clasificación, archivo y preparación de documentos, en el que el uso constante de maquinarias tecnológicas y de softwares especializados exigen un consumo de energía considerable, es por ello que hemos decidido implementar una planta solar híbrida de 3.2 kWp para dar soporte a nuestras operaciones. De esta forma cerca de 3.500 kWh de su producción anual serán destinados a generar ahorro en el consumo eléctrico de nuestras instalaciones y así, disminuir la emisión de dióxido de carbono.

Ventajas de la energía solar en los ambientes empresariales:

  • Ahorro económico: más allá de la inversión económica en los paneles fotovoltaicos, con el paso del tiempo se verá el beneficio reflejado en las facturas por medio de la reducción del consumo eléctrico en la empresa.
  • Desarrollo sostenible: el sol al ser una fuente natural de energía hace que el uso de plantas solares motive al sostenimiento energético y sustentable, así como al pensamiento innovador.
  • Menos producción de dióxido de carbono: el sistema fotovoltaico ayuda a reducir la emisión de gases con efecto invernadero. Se espera que para el 2030, según el pacto de compromiso en la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio climático, se reduzca en un 20% la emisión de carbono en el país.
  • Incentivos legales: según la Ley 1715 en la que se establecen los incentivos tributarios, las empresas que promuevan el uso de la energía solar, recibirán exclusión del IVA en la compra de los equipos necesarios, de igual modo están exentos del pago de aranceles, depreciación acelerada y recibirían deducción en el impuesto de renta.

Estamos en un momento crucial del cambio climático, por lo que contribuir al medio ambiente hace sin duda la diferencia, te invitamos a informarte y asesorarte sobre este tipo de dinámicas, el planeta te lo agradecerá.

Si deseas información acerca de nuestros servicios, te invitamos a contactarnos.

En  ATS Gestión Documental somos ecoamigables.