¿Cuál es la importancia de la digitalización certificada en la gestión documental?

Evidentemente, el papeleo puede llegar a ser tedioso y engorroso. En este orden de ideas, las empresas modernas enfrentan problemas de eficiencia y productividad de los empleados debido a este proceso.

Por ejemplo, en una simple situación en donde se necesite un contrato firmado para encontrar la información necesaria del cliente, y tu personal haya olvidado el cajón en donde lo colocó, este podría desperdiciar horas productivas de trabajo buscando un sencillo documento en numerosas pilas. Este es uno de tantos casos que se pueden presentar.

Por esto, la gestión de registros siempre han sido un recurso principal de una organización. Sin ella, ninguna empresa moderna podría funcionar. Las compañías operan con estos documentos, además elaboran estrategias, basadas en los registros, por lo que tienen valores económicos, legales, fiscales y competitivos.

Sin embargo, muchas organizaciones, debido a la falta de políticas y procedimientos efectivos de control sistemático en la gestión de registros, enfrentan muchos problemas y riesgos. Como resultado, mantienen algunos registros durante demasiado tiempo, malgastan recursos físicos para almacenarlos, pierden el tiempo buscando datos que son fuera de lugar y sobre todo, no protegen la información vital. Allí es donde entra la importancia de la digitalización de documentos certificada; en este artículo te explicamos más al respecto.

 

Te explicamos cómo realizar el bodegaje en el proceso de liquidación.

 

Principalmente es importante mencionar que la falta de la digitalización de documentos a menudo crea los siguientes problemas para una organización:

  • El papeleo se convierte en un gasto general / costo importante para la organización
  • El número de archivos activos crece día a día.
  • Los gerentes pierden el tiempo buscando información mal archivada, mal etiquetada, sin seguimiento o pérdida.
  • Los empleados de oficina pierden el tiempo con el papeleo fuera de lugar.
  • Muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada, se eliminan / destruyen.
  • En cualquier momento, algunos archivos / registros se encuentran perdidos o extraviados.
  • La recreación de un archivo / información destruida / fuera de lugar es un desafío, así como una pérdida de tiempo y dinero.

Por su parte, la digitalización de documentos ha ayudado a las empresas a migrar sus documentos en forma digital y administrar los volúmenes de datos casi sin esfuerzo. Aquí exploramos características que hacen que la digitalización certificada de documentos, en manos de expertos, sea indispensable, acá te mencionamos sus principales beneficios:

 

Ahorro de espacio

Los documentos en papel pueden ocupar fácilmente varias salas de espacio de almacenamiento. Sin embargo, para archivos digitalizados, puedes almacenar miles de páginas por Gigabyte de espacio de almacenamiento. El número de páginas por GB varía ampliamente según el tipo de archivo: los archivos de imagen promedian 15,477 páginas por GB, mientras que los archivos de Microsoft Excel promedian 165,791 páginas por GB. De cualquier manera, ahorrarás una gran cantidad de espacio de almacenamiento físico al digitalizar sus documentos.

 

Almacenamiento seguro

Con los documentos en papel, la única forma de asegurarse de que sus registros importantes no se destruyan en algo como un incendio, es tener una copia de seguridad externa de cada archivo. Esto duplica la cantidad de espacio de almacenamiento necesario y no es práctico para la mayoría de las empresas. Sin embargo, con los archivos digitales, puedes mantener registros en almacenamiento seguro en la nube y archivos de respaldo en discos duros por una fracción del espacio y el tiempo necesarios para copiar registros en papel.

 

Financieramente estable

La digitalización de documentos, reduce inmediatamente los costos en todos los ámbitos. Reduce drásticamente o elimina por completo, los costos relacionados con el almacenamiento en papel, el copiado y los servicios de correo y mensajería, al igual que los costos asociados al almacenamiento fuera del sitio y al tiempo de los empleados en largas búsquedas de archivos.

 

Avala la documentación correspondiente

A la hora de presentar problemas legales con alguna entidad gubernamental, la digitalización certificada juega un papel favorable para la empresa, porque toda la documentación trasladada al formato no tangible es una fiel copia de los papeles originales, lo que significa que son archivos válidos que funcionan con fines probatorios.

Es recomendable que todos los documentos jurídicos que reciba la organización (bien sea fiscales, laborales, civiles o mercantiles) sean traspasados a la digitalización certificada, porque es evidente que los archivos en físico con el pasar del tiempo se deterioran, en cambio en digital se mantendrán en los ordenadores y podrán ser reimpresos cuando la situación lo amerite.

 

Tiempo eficiente

La digitalización de archivos facilita su búsqueda. En lugar de perder el tiempo buscando archivos en papel o gastando el dinero para transportarlos desde el almacenamiento externo, puedes encontrar exactamente lo que necesitas con unas pocas teclas. El traspaso de los documentos al ámbito digital te ofrece funcionalidades de búsqueda de textos completos para que puedas encontrar rápidamente el archivo correcto y consigas acceder a análisis e informes de metadatos con solo tocar un botón.

 

Accesible

Se puede acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar, pero solo las personas que tu decidas, a través de contraseñas. Así tus registros se mantienen seguros y altamente accesibles al mismo tiempo. Los usuarios aprobados pueden acceder al sistema de gestión de documentos en línea en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Cada archivo digital está al alcance de tu mano y puedes otorgar acceso a tantos empleados como desees.

 

Conoce cómo custodiar la documentación generada en tu empresa.

 

Todos estos hechos nos demuestran la importancia de la digitalización de documentos dentro de nuestra empresa, y al digitalizarla con una empresa certificada tendremos garantía de contar con un personal preparado, la mejor tecnología y los procedimientos correctos para tener un almacenamiento de calidad.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

¿Qué es la digitalización certificada?

A medida que tu organización progresa hasta convertirse en un negocio establecido, el volumen de documentos en formato papel crece exponencialmente. Para nadie es un secreto que encontrar un archivo crucial de un montón de documentos puede ser una experiencia tediosa y frustrante. Y lo peor, es que perder documentos críticos puede dañar la credibilidad de tu empresa a los ojos de los clientes. Como propietario de una pequeña o mediana empresa, sabes que no puedes permitirte esto.

Aquí es donde entra la importancia de la digitalización certificada de documentos. La cual te garantiza no solo la digitalización y automatización con éxito de todas tus actividades comerciales, sino también un proceso de digitalización documental de calidad con todos los parámetros de seguridad y garantía para los usuarios. En este artículo te explicamos más acerca de qué es la digitalización certificada y como es un garante para un proceso de calidad.

 

Conoce por qué custodiar la documentación generada en tu empresa.

 

La digitalización certificada es el proceso que valida ante los entes legales un documento digitalizado. Es decir, todo documento bajo digitalización certificada tiene una validez legal y jurídica, por lo que no todos los documentos digitalizados pueden tener este estatus. Por otro lado, este tipo de digitalización valida la información del documento por medio de una firma digital, la cual asegura la autenticidad de la información registrada.

 

¿Qué es la digitalización documental certificada?

Cuando se capturan imágenes digitales de documentos en papel, el proceso se llama digitalización de documentos. Las imágenes de los archivos físicos se transforman a un formato digital utilizando un software, o reconocimiento óptico de caracteres; luego se escanean estas imágenes de documentos y se convierten en documentos de texto. Esta conversión inteligente permite buscar documentos con palabras clave relevantes, agruparlas por categorías y muchas más funciones.

De este modo los requisitos de este procedimiento son:

  • Calidad de digitalización superior (ya que debe ser fiel copia del documento físico).
  • Seguridad del proceso que no permita la manipulación de la imagen.
  • Inclusión de la firma digital y la estampa de tiempo.

 

Funciones de la digitalización certificada 

Una de las funciones que ofrece la digitalización certificada es que se encarga de escanear y traspasar a programas no tangibles cualquier documento que posee la empresa. En resumen, es una fiel copia del archivo físico, y permite validar la firma en formato digital.

Por otra parte, la digitalización certificada también le permitirá a la empresa realizar cualquier procedimiento jurídico en las entidades gubernamentales, porque aunque no se encuentre en formato físico, poseen la firma que avala la autenticidad del documento. Al mismo tiempo, permitirá que el proceso sea más rápido y sencillo tanto para la compañía como para la institución estatal.

 

¿Qué tipos diferentes de servicios de escaneo de documentos están disponibles?

Digitalizar documentos libera tu oficina de papeles no deseados. La digitalización generalmente implica someter documentos físicos a una lente de escáner que captura imágenes digitales de ellos.

Sin embargo, los escáneres básicos de documentos, que se pueden conseguir en cualquier tienda, no son muy útiles. Debido a que son solo imágenes digitales, lo único que puede hacer con ellas es verlas. Una empresa de digitalización de documento certificada puede ayudarte con la digitalización de tus archivos con capacidades adicionales. Cabe destacar que, al realizar este proceso de la mano de una empresa certificada, te permitirá disfrutar de los beneficios de contar con equipos, conocimientos, personal, tecnología e infraestructura necesaria para contar con un proceso de digitalización certificado de calidad. A continuación, te mencionamos las principales características de trabajar de la mano con una empresa de digitalización certificada.

 

Personas calificadas

Una empresa de digitalización certificada te permitirá contar con un equipo de personas calificadas, que te otorgarán las mejores herramientas para que tu empresa se inicie en el ámbito de las soluciones de automatización de documentos mediante su digitalización. Así mismo este personal calificado podrá capacitar a tus empleados, y puedes garantizar así que los documentos se capturarán correctamente y podrán usar el nuevo sistema de manera efectiva.

 

Organización

Así mismo, un equipo de digitalización certificada te otorgará la oportunidad de organizar de la mejor manera tú documentación antes de digitalizarse, y escanearla así de la forma más eficiente, agrupando los documentos por tipos o clases, y poder encontrarlos de manera inmediata. A menudo, las empresas crean y administran información y documentos que realmente no necesitan conservar. De esta forma podrás organizar e identificar tus documentos, archivarlos por categorías (contratos, facturas, hojas de datos, propiedad intelectual, entre otros), conocer realmente cuál documentación debes almacenar en papel, e incluso detallar cuál es su valor comercial.

 

Proceso

Una empresa de digitalización certificada cuenta con los procesos más actualizados y eficaces para escanear tus archivos. Sus procesos son totalmente detallados y automatizados permitiendo así una estrategia de digitalización rápida, exacta y sobre todo, segura. En otras palabras, el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.

 

Tecnología

Las empresas de digitalización de documentos certificadas cuentan con toda la infraestructura y tecnología necesaria para llevar a cabo un proceso de digitalización documental de calidad con todos los parámetros de seguridad y garantías. Este proceso de calidad te asegurará el uso de un buen sistema de gestión documental, el hardware necesario para escanear los documentos digitalmente, un personal capacitado para hacerlo de la manera correcta, y el mejor de los softwares para indexar dicha información.

Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria.

 

Te explicamos 3 consejos para manejar las historias laborales en tu empresa.

 

De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

Cómo realizar el bodegaje en tu proceso de liquidación

Almacenar tus archivos documentales en una instalación de almacenamiento externo puede parecer un costo adicional para tu negocio, pero en realidad es una solución muy rentable. Significa que no estás pagando alquileres de oficinas altas por espacio que simplemente estás utilizando para resguardar archivos esenciales al momento de realizar el proceso de liquidación empresarial.

Es relevante señalar que en el contexto del COVID-19, muchas empresas han tenido que liquidar sus compañías y abandonar sus oficinas, dejándolos sin un espacio físico donde almacenar sus archivos. En este orden de ideas, el bodegaje de archivos se ha convertido en una indispensable oportunidad para cualquier empresa que se encuentre en proceso de liquidación. Si este es tu caso, en este artículo te explicamos cómo realizarlo.

 

Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.

 

¿Qué es la administración CAD?

Administración CAD, o Centros de Atención Documental, en ellos se delegan todos los procesos y responsabilidades referentes a la gestión, archivo, administración y custodia de los documentos de importancia de una empresa.

Todo el proceso de manejo y administración de los documentos realizados en los CAD, se hacen por medio de un equipo especializado externo, el cual, por medio de un software de gestión documental, consolida y encamina las metodologías, prácticas y normativas que influyen en el correcto ejercicio de protección de información.

Hay que tener en cuenta que los CAD son las dependencias encargadas netamente a los procesos propios de la gestión documental, es decir, en ellos se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. De igual modo, se establecen y se monitorean la adecuada aplicación de políticas y de normas, así como el cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad, confidencialidad de la información.

 

Lineamientos de la Superintendencia de Sociedades en el manejo y tiempo de custodia de los documentos

 

El ente gubernamental establece que:

Todo comerciante debe dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios y conservar aquella que reciba “en relación con sus actividades comerciales”, así como de los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad; tales documentos y papeles del comerciante pueden conservarse en papel, medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando se “garantice su reproducción exacta”, y por el término diez (10) años contados a partir del último asiento, documento o comprobante, si la sociedad se encuentra vigente, o de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, si la sociedad se halla liquidad.

Conforme a lo anterior, el liquidador está obligado a dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales sobre la conservación de los papeles y documentos de la sociedad, durante la fase de liquidación y dentro de los cinco (5) años siguientes a la aprobación de la cuenta final de liquidación, término este último expresamente consagrado en la ley que no puede ser modificado por el juez, y durante el cual debe garantizarse “la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por su incuria en dicha labor”.

En tal virtud, es responsabilidad del liquidador conservar los papeles y documentos de la sociedad, directamente o a través de un tercero, teniendo en este último caso la obligación de seleccionar y contratar a la empresa que ofrezca las mejores condiciones técnicas y económicas para ello.

En este orden de ideas, te mencionaremos los pasos a seguir para realizar un adecuado bodegaje para tu proceso de liquidación:

 

Planeación

En este punto se deberá  revisar y evaluar toda la información documental (sea jurídica, técnica u organizacional) de tu empresa. Esto con el propósito de analizar cuáles serían los objetivos principales que posee la compañía y qué estrategias aplicar para una buena gestión documental.

 

Producción

En esta etapa se lleva a cabo el análisis de todos los documentos que posee tu empresa tomando en consideración la utilidad que se le extrae a los mismos. Principalmente se tendrá prioridad por el resguardo de aquellos archivos que tengan que ver directamente con las hojas contables, fiscales y laborales que son cruciales a la hora de ejecutar el respectivo proceso de liquidación de la empresa. Especialmente porque sirven de sustento para demostrar que la organización cumplió con todas sus obligaciones enmarcadas en la Ley.

Al mismo tiempo, también se guardarán las directrices, políticas o lineamientos en los que se rige la organización, así como también la documentación jurídica que incide directamente en la constitución legal de la compañía.

Para esta labor, se ejecutará como estrategia la incorporación de medios tecnológicos para desarrollar una adecuada gestión documental, permitiendo optimizar tiempo y reducir el margen de error durante el proceso organizacional de bodegaje.

 

Trámites y gestión

 En esta etapa, es imprescindible identificar la funcionalidad que tiene para tu empresa los documentos que se quieran resguardar en la bodega. Pueden ser funciones tanto de manera interna (fortalezas, políticas organizacionales o administración de nómina) como externas, como lo podrían ser las fiscalizaciones tributarias o demandas a nivel laboral de algún integrante de la empresa antes de la respectiva liquidación.

Es relevante señalar que una vez identificada la importancia de estos documentos se resguardarán en función del grado de funcionalidad que le otorguen a tu empresa. Eso significa que aquellos archivos que sean de suma confidencialidad (del tipo jurídico o tributario por ejemplo) se introducirán en ubicaciones especiales y sólo tendrán acceso a ellos un número reducido de personas.

 

Organización documental

En este punto se realizará una eficaz gestión documental a través de una revisión con el propósito de organizar la documentación correspondiente bien sea por antigüedad, categorías o vigencia legal. Para así, almacenar la información en distintos puntos de la bodega que permiten facilitar sus ubicaciones.

Generalmente, los documentos fiscales tienden a tener mayor prioridad porque son de corte legal. Por lo que sirven como sustento para demostrarle al DIAN que se cumplió con todas las obligaciones tributarias previas al momento de ejecutarse el proceso de liquidación de la empresa.

 

Disposición de los documentos

En esta etapa se evaluará la valoración que puedan tener los documentos en la fecha actual, para así determinar si puede seguir permaneciendo almacenado en la bodega o, en su defecto, eliminarlo porque ya no posee ninguna funcionalidad. Generalmente se suelen eliminar aquellos documentos legales que se les ha vencido la vigencia, como lo pueden ser los archivos contables de compras nueva adquisición con más de 10 años de haberse realizado.

En el caso de un proceso de liquidación hay que separar todos los documentos pertinentes al caso en un espacio exclusivo para no mezclarlo con los archivos de poca relevancia.

 

Mantenimiento a largo plazo

Esta consiste en las estrategias que empleará tu empresa para preservar los documentos a largo plazo, garantizando su resguardo de cualquier tercero que pueda tener acceso a la información confidencial.

En este punto, es importante acotar que el resguardo de los documentos por largos periodos de tiempo le permitirán a la empresa defenderse legalmente a la hora de recibir una demanda en su contra después (o incluso en el momento) de liquidarse.

 

Conoce las razones por las cuales tener un inventario de gestión documental.

 

De esta forma, podrás observar todos los procedimientos que se aplicarán para llevar a cabo una eficaz gestión documental que te facilite el proceso de liquidación de tu empresa.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

¿Por qué es importante el Bodegaje de tu archivo cuando has liquidado tu empresa?

A pesar de estar en el siglo XXI, donde se alienta a las organizaciones a ser respetuosas con el medio ambiente y almacenar sus documentos de forma electrónica, entendemos la necesidad de que las empresas aún quieran archivar ciertos registros confidenciales en papel.

Para muchas empresas, retener documentos en papel no solo es preferible, sino que también es un requisito legal. Por ejemplo, ciertos documentos impresos deben conservarse durante un largo período de tiempo, como son las historias laborales, registros de salud ocupacional e informes de accidentes.

Ante esto, son numerosas las empresas que cuentan hoy en día con sus documentos en físico; y en medio de la pandemia del COVID-19, para nadie es un secreto que en Colombia numerosas compañías  han tenido que liquidar mientras se estabiliza la economía y cesa la pandemia. Si este es tu caso, tienes una empresa que has liquidado y miles de documentos sin un lugar donde almacenarlos, entonces es importante el bodegaje de tu archivo. En este artículo te explicamos más al respecto.

 

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Liquidación de empresas en medio de la pandemia

Tal y como detalla el diario EL TIEMPO: La Superintendencia de Sociedades recibió solicitudes de 68 empresas para iniciar procesos de reorganización y liquidación, en el período comprendido entre el primero de abril, hasta este martes 19 de mayo.

A la fecha, como lo muestran las cifras de la Superintendencia, existe un inventario de 2.788 procesos de insolvencia en todo el país, que involucran trámites, liquidaciones y, también, reorganizaciones.

Ante esta realidad, muchas empresas están entregando sus oficinas y liquidando porque no tienen cómo hacerse cargo de sus empleados, pagos mensuales o impuestos. Aunque es una situación desalentadora, gracias a la Ley 1429 de 2010, o también denominada Ley de Formalización y Generación de Empleo, las sociedades estando ya en proceso de Liquidación, pueden reactivarse, incluso transformarse a SAS, claro está, bajo unas condiciones. Siendo así indispensable que las compañías protejan sus archivos y documentos vitales para su funcionamiento, para que cuando llegue el fin de la pandemia, puedan retomar sus actividades de la forma más organizada.

 

Superintendencia de Sociedades

Es importante mencionar que el Decreto 2649 de 1993, sobre la liquidación de sociedades estableció lo siguiente: El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. En este orden de ideas, al momento de liquidar tu empresa, no solamente deberás resguardar la documentación que consideres importante, sino que legalmente deberás guardar una gran cantidad de archivos por al menos cinco años.

 

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan en el interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de ejecutar la administración de los archivos físicos y electrónicos.

 

Te explicamos cinco razones por las que es importante el bodegaje de tus archivos cuando has liquidado tu empresa:

 

1. Espacio:

Si ya no puedes costear una oficina para las operaciones de tu empresa o deseas esperar que finalice la cuarentena para recuperar tu oficina o has liquidado tu empresa, y cuentas con una gran cantidad de archivos, te podrás encontrar con la duda de dónde almacenarlos. Al mover tus documentos y almacenarlos en una instalación de archivo seguras, ya tendrías un sitio confiable que almacenará, protegerá y custodiará tus documentos. Esto evitará que tengas que seguir pagando una oficina solo para tener un espacio donde guardar archivos.

 

2. Seguridad

El almacenamiento de tus propios documentos, ya sea en una oficina, en tu casa (en caso de que decidas almacenarlos en tu hogar al momento de liquidar tu compañía), hace que tu empresa sea muy vulnerable al arriesgar registros importantes de daños, robos o extravíos.

También es importante destacar que los bodegajes de archivos aseguran que tus archivos de papel confidenciales estén completamente protegidos contra desastres naturales e incidentales. Además, las instalaciones de almacenamiento de documentos están protegidas por la última tecnología y seguridad.

 

3. Acceso rápido a documentos

La localización de archivos es bastante difícil y tediosa si se almacena en tus propias instalaciones o en tu hogar al momento de entregar tu oficina. Muy probablemente debas hurgar un montón de veces en los archivadores para buscar un solo documento ya sea para finalizar la liquidación de tu empresa, enviar información que tus antiguos empleados te puedan solicitar, entre muchas otras cosas; y esto puede ser frustrante y llevar mucho tiempo, sin dejar de lado que los documentos pueden dañarse por la mala manipulación.

Las compañías de bodegaje ofrecen un sistema de escaneo bajo demanda. Esto permite a los clientes solicitar que se les envíen documentos digitalmente. De esta forma, puedes localizar y recibir los documentos tan rápido como si estuvieran almacenados en su empresa.

 

4. Mayor flujo de trabajo y eficiencia

Archivar, ordenar y ubicar documentos lleva mucho tiempo, lo que posteriormente desperdicia el tiempo y el dinero de tu empresa empleando personal para finalmente buscar documentos. Un gasto innecesario en medio de una situación donde estás vendiendo tus bienes y liquidando tu empresa para mantenerte.

La gestión documental te beneficiará tus funciones y a tu empresa, puesto que podrás dedicar tiempo a otras laboras  en lugar de archivar documentos constantemente. Asimismo, la gestión documental te permite escanear y enviar digitalmente los documentos requeridos. Además, compartir y promocionar tus documentos en línea es mucho más simple y conveniente.

 

5. Gestión de archivos

No solo es molesto buscar tus documentos, sino también tratar de administrar e identificar los documentos que realmente tienes, que como mencionamos anteriormente tendrás que revisar constantemente para poder cumplir con todos los trámites de liquidación y cumplir con tus ex empleados.

La gestión documental ofrece un sistema de gestión de archivos de documentos en línea a medida que permite a los clientes el almacenamiento de archivos y gestionar el ciclo de vida de tus documentos. Como cliente puedes realizar una solicitud de archivo físico, organizar colecciones y entregas para agregar documentos adicionales para archivar, administrar la destrucción de documentos y ver la actividad y las pistas de auditoría. Este sistema de administración de registros significa que siempre tendrás el control de tus propios documentos.

 

Te explicamos por qué tener un inventario documental.

 

Si ya tu empresa se encuentra sufriendo algunos contratiempos en medio de la pandemia, es indispensable que protejas tu mayor recurso: tus archivos. Así, cuando sea momento de retomar tus actividades, la debida organización de tus documentos te ayudará a hacerlo con mayor tranquilidad y orden. Si has tenido que liquidar tu empresa, en ATS Gestión Documental puedes encontrar un aliado para gestión de tu archivo y dar cumplimiento con las disposiciones de la Superintendencia de Sociedades.
 

Cómo administrar y almacenar los documentos

¿Por qué custodiar la documentación generada en tu empresa?

Los documentos, ya sean electrónicos o en papel, son un componente esencial de casi cualquier empresa. Administrar la información comercial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea difícil, dependiendo de la naturaleza de tu empresa. Ante esto, un sistema de custodia de documentos te permite capturar, almacenar, recuperar y proteger tanto tus documentos en papel como electrónicos, además ofrece múltiples beneficios claves para tu organización. En este artículo te explicaremos más al respecto, no te lo pierdas.

 

Te contamos tres consejos para manejar las historias laborales de su empresa.

 

¿Qué es exactamente la cadena de custodia y por qué es importante?

Primero, definamos qué significa tener la custodia de un documento. Una persona tiene la custodia de un documento cuando está en posesión física del documento o cuando está en el sitio visual del documento poseído físicamente. Esto significa que, si almacena o bloquea los registros, tiene la custodia de ellos.

Ahora que se ha definido la custodia, es fácil deducir qué significa la cadena de custodia. En pocas palabras: cada vez que alguien toca, mira o almacena un documento, la empresa debe mantener un registro de dicha actividad.

 

Consecuencias de no contar con una custodia de documentos

 

¿Cuáles son las implicaciones de una falla en la cadena de custodia?

Una falla en la cadena de custodia de documentos es perjudicial no solo para tu negocio sino también para la empresa de almacenamiento de registros. Podría llevar a problemas tan simples como la pérdida de un documento a problemas a gran escala, como una violación de datos en toda la empresa.

Las multas también son posibles, sin mencionar la cantidad de dinero que tu empresa perderá si le roban la información.

En promedio, una violación de datos en 2014 le costó a una empresa $ 5.9 millones de dólares.

Esa es una gran presión financiera para tu negocio y ese número ni siquiera incluye las multas u otras sanciones que tu negocio podría recibir por no proteger adecuadamente sus datos.

La reputación significa todo en el mundo de los negocios y una violación de datos podría destruir la confianza que ha acumulado con el tiempo con tus clientes. Todas estas consecuencias son aplicables tanto a tu empresa como a la empresa de almacenamiento de registros.

 

 

Tipos de custodia de documentos

 

Custodia física

La custodia física es el proceso en el que se aplican metodologías y acciones para salvaguardar la documentación de las empresas. Esto permite mantenerla en un completo orden, regulación y control.

Llevar a cabo un proceso de custodia física es de obligatorio cumplimiento para cualquier empresa, según los requisitos descritos en la ley colombiana. Por lo que las empresas son libres de realizarlo de manera autónoma o con la guía de expertos en gestión documental.

 

Custodia magnética

Es la forma en que se trata, guarda y se aseguran los dispositivos que almacenan información por medio de ondas magnéticas en su interior. Los medios magnéticos contienen información importante y sensible que debe ser custodiada en bóvedas de seguridad, para evitar algún tipo de afectación externa que provoque la pérdida de su contenido.

Esta custodia de archivos ayuda a las empresas a tener la seguridad de que sus documentos en medios magnéticos se encontrarán salvaguardados no solo de manera organizada (formatos, medios, ambientes, lenguajes y tipos), sino que también en condiciones óptimas para que su vida útil trascienda el tiempo.

 

Custodia de documento de valor

Este tipo de custodia de archivos es especial, ya que se encarga de gestionar, almacenar y proteger documentos de valor para la empresa, en especial por su nivel de confidencialidad. Entre los documentos de valor se pueden encontrar: pagarés, libranzas, garantías, patentes y en general documentos privados para el cliente.

Es decir, la custodia de documentos de valor precisa en los archivos de alto valor comercial, informativo o transaccional, ya que este tipo de documentos normalmente soportan, respaldan y aseguran el cumplimiento de algún acuerdo de importancia para la empresa.

 

Ventajas de la custodia de archivos en empresas especializadas

Teniendo en cuenta el principal ahorro de dinero y reducción de costes, vamos a ver otras ventajas de la gestión documental y custodia de archivos:

  • Reducción de espacios en las oficinas.
  • Mejor control y organización de la documentación, y fácil acceso a todo el sistema documental, ya sea físico u online.
  • Mayor seguridad de los documentos. Se evitan pérdidas y deterioros de los materiales.
  • Más facilidad de recuperación de la información.
  • Ahorro de gasto en copias o duplicados.
  • Uso racional de los recursos y mayor productividad de los empleados.

Como dice el refrán que el tiempo es oro. Y en el ámbito empresarial, este dicho cobra todo su sentido. Hoy en día, las empresas cada vez más intentan ser más productivas y rentabilizar sus gastos, de ahí que opten por externalizar la gestión documental de sus negocios y recurran a la custodia de archivos en otros lugares que no son sus centros de trabajo.

 

Te explicamos cómo gestionar la información en tiempos de COVID-19.

 

La gestión documental es una parte muy importante en cualquier negocio, y su coste siempre suele ser tenido en cuenta en los presupuestos generales de las empresas. Tener este servicio externalizado puede suponer una inversión más que un gasto, ya que permite a las organizaciones estar más centradas en las tareas a las que realmente se dedican.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

¿Buscas trasladar tu oficina a un ambiente digital y necesitas un servicio de custodia de documentos? Esto es lo que debes tener en cuenta

Para nadie es un secreto que en la contingencia generada por el Coronavirus un gran número de empresas en el país se han visto obligadas a paralizar la ejecución de las actividades comerciales, al menos en sus espacios físicos.

Al inicio de la cuarentena se visualizó en los empresarios un profundo temor e incertidumbre, aunque para dar respuesta a la emergencia económica y social, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 579 con fecha del 15 de abril del 2020 en el cual se establecieron las reglas claras tanto para propietarios de locales comerciales e inquilinos.

En este decreto se prohíbe tanto los desalojos como la finalización de contratos que estaban por concluirse, ante esto, los empresarios, se vieron en la situación de no poder operar en sus espacios habituales sino en los hogares donde se encuentran confinados, aunque indudablemente para muchos es una incertidumbre el cómo trasladar su oficina a un espacio virtual mientras pasa la pandemia del COVID 19. Por lo anterior, el servicio de custodia de documentos   se ha convertido en su opción más viable. En este artículo te contaremos todo lo que debes tener en cuenta.

 

Te explicamos la importancia del uso de un software de gestión documental.

 

Decreto 579

 

Principalmente es importante recordar el decreto publicado por el Gobierno Nacional y sus principales puntos, los cuales rezan:

  1. Durante el periodo comprendido entre la vigencia del Decreto y el 30 de junio de 2020, se suspende la orden o ejecución de cualquier acción de desalojo.
  2. Se aplaza el reajuste anual a los cánones de arrendamiento que se tuvieran que hacer efectivos durante el periodo comprendido entre la vigencia del presente decreto y el 30 de junio de 2020.
  3. Los contratos de arrendamiento, cuyo vencimiento y entrega del inmueble al arrendador se haya pactado para cualquier fecha, dentro del lapso de duración de la declaratoria de la emergencia económica, social y ecológica, se tendrán que prorrogar también dos meses más.
  4. Los contratos de arrendamiento en los que se haya pactado la entrega del inmueble al arrendatario dentro del lapso de duración de la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica, quedarán suspendidos hasta el 30 de junio de 2020.

Aunque cabe destacar que el cuarto punto resalta que para el mes de junio finaliza la suspensión de la entrega de los inmuebles, por el momento el Gobierno Nacional no ha emitido mayor información al respecto, por lo que se podría extender por algunos meses más esta medida, puesto que la cuarentena aún no ha finalizado y se ha venido extendiendo su duración en los últimos meses.

Así mismo, cabe destacar que una gran cantidad de sectores no tienen permitido abrir sus puertas, y que, además, el Gobierno está invitando a aquellos sectores que pueden continuar funcionando con el teletrabajo de sus empleados, que lo continúen haciendo. Ante esto para mejorar los procesos de trabajo dentro de tu empresa es indispensable trasladar tu oficina a un ambiente digital, que también te permitirá agilizar el trabajo una vez que finalice la pandemia. Si deseas un servicio de custodia de documentos, es importante que tengas en cuenta los siguientes puntos:

 

¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?

 

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es aquel en el que los documentos y archivos de una organización pueden almacenarse, recuperarse, gestionarse y utilizarse según sea necesario.

Además, la custodia de documentos cumple una serie de funciones, desde la administración de registros, la administración de contenido hasta imágenes digitales y conversión de archivos.

 

 

Características de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

 

Es importante destacar las principales características de la custodia de documentos:

 

  • Almacenamiento de documento

 

En esencia, la custodia de documentos actúa como un punto centralizado para todo el papeleo que fluye dentro y fuera de tu empresa.

Desde hojas de vida, ​​recibos de depósito, hasta contratos de clientes, facturas y recibos; los sistemas de gestión de documentos electrónicos y custodia documental están destinados a almacenar todos los archivos digitales y físicos bajo un mismo techo.

 

  • Captura de información

 

La custodia de documentos también automatiza el proceso de captura de documentación digital y física.

Los sistemas de gestión electrónica de documentos también crean metadatos para información tanto digital como física al capturarlos. Esto proporciona información de identificación adicional para archivos individuales, como la fecha de creación, la fecha de las ediciones más recientes y mucho más.

 

  • Estructuración e indexación de documentos

 

Al capturar un documento o archivo, el sistema lo indexará de acuerdo con una estructura jerárquica generada automáticamente.

En el lado más simple, esto puede implicar la creación de nombres de archivos secuenciales para documentos dentro de una serie, por ejemplo, File001, File 002, etc.

Mirando nuevamente los metadatos, tu sistema debe indexar archivos en función de cómo y cuándo se han utilizado. Esto puede permitir la recuperación fácil de documentos de uso común o reciente, o archivos que se ajustan a ciertos criterios.

 

  • Localización y recuperación de documentos

 

Cuanto más eficientemente se indexen y almacenen tus archivos, más fácil será localizarlos y recuperarlos para su uso. La mayoría de los sistemas hacen que este proceso sea aún más fácil al proporcionar funcionalidades de búsqueda.

 

  • Comunicación y colaboración

 

Tu sistema de custodia de documentos debe proporcionar la capacidad para que tu equipo se comunique remotamente entre sí y realice cambios colaborativos en los documentos.

 

  • Seguridad y cumplimiento

 

Las características como los permisos y el control de versiones actúan a prueba de fallas. Por un lado, minimizan las posibilidades que un documento caiga en las manos equivocadas en primer lugar. Si se accede y modifica accidentalmente un archivo, o peor aún, se elimina, los administradores podrán recuperar fácilmente el documento en su forma correcta.

 

Los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos electrónicos

 

En función de las características que acabamos de comentar, probablemente puedas descubrir algunos de los beneficios clave de migrar a un sistema de gestión de documentos electrónicos.

  • Incremento de productividad y ganancias
  • Mejor adherencia a los procesos
  • Intercambio de conocimientos mejorado
  • Preservación mejorada del conocimiento
  • Garantía de calidad garantizada
  • Desarrollar y sistematizar procesos en colaboración
  • Reforzar y mejorar los procesos de gestión de documentos a lo largo del tiempo

 

No te pierdas estas 10 ventajas de tener documentación en formato electrónico.

 

En ATS GESTION DOCUMENTAL somos una compañía confiable y comprometida en escuchar y proveer más allá de las expectativas de nuestros clientes, colaboradores y aliados. Existimos para asegurar la permanencia y continuidad del negocio de las organizaciones, presentes al valor y la grandeza de los documentos.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

¿Cómo realizar la custodia de documentos en épocas de cuarentena?

Nos encontramos en medio de una crisis global. Para muchos de nosotros, una pandemia de esta magnitud no tiene precedentes. COVID-19 llegó inesperadamente y todavía hay muchas incógnitas. Con la expansión del nuevo coronavirus en todo el mundo, la comunicación efectiva es clave. Ahora más que nunca, necesitamos una forma eficiente de actualizar y distribuir políticas y procedimientos que permitan la continuidad de las actividades empresariales.

En este orden de ideas, la custodia de documentos se ha convertido en una necesidad para las empresas, quienes se pueden enfrentar a un panorama donde la desatención de este aspecto ha podido afectar la eficacia de sus empleados o comprometer la seguridad de sus archivos. Ante esto, en este artículo te explicaremos cómo realizar la custodia documental en épocas de cuarentena.

 

Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.

 

Una necesidad

 

La mayoría de los propietarios de negocios nunca consideran la necesidad de contar con sistemas de gestión de documentos adecuados, hasta que tienen una sala llena de archivos varios o una docena de archivadores que ocupan la mitad de su oficina, o cuando, como ha sucedido en la actualidad, una pandemia en el mundo entero cambia la forma en que venimos trabajando, dejando a los empleados sin documentación y papeles importantes con los cuales trabajar en su casa en medio de la cuarentena, y dejando documentos expuestos en oficinas cerradas y con seguridad dudosa.

Es importante destacar que  un número considerable de empleados en todo el mundo se ven obligados a trabajar desde su casa debido a la crisis del COVID-19, y por ejemplo en Colombia el teletrabajo tuvo un incremento del 400% en relación con los dos años anteriores, tal y como se detalla en el portal del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia. Ante esto, hay un gran número de empresas que se han visto en difíciles aprietos para entregarle a sus empleados toda la documentación e información que requieren, para cumplir su trabajo ya sea porque solo la tienen almacenada en formato físico o porque no la tienen categorizada u organizada debidamente.

 

Cambio de rutina

 

En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones, y muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio, al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que deben asumir los archivistas es doble, por un lado, deben proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 24/7, sino que también son co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en sus organizaciones.

Por todo lo anterior, la custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.

 

Custodia de documentos en cuarentena

 

¿Cómo realizar la custodia de documentos?

 

1.   Determina quién se hará cargo

 

Al crear e implementar cualquier estrategia, es importante saber quién está a cargo de llevarla a cabo de principio a fin. Para garantizar que todos los documentos y procesos de toda la organización se tengan en cuenta al desarrollarlo, querrás establecer un equipo de proyecto para la supervisión.

 

2.   Evalúa el sistema de archivo actual y determina los requisitos de la estrategia

 

Una vez que tu organización tenga su equipo establecido, deberán:

  • Evaluar el sistema actual de archivo y retención de documentos, tanto en papel como electrónicos.
  • Determinar cómo se reciben, procesan, revisan, almacenan y eventualmente purgan o actualizan los documentos en toda la organización.
  • Decidir cuál empresa externa de gestión de documentos te acompañará en el desarrollo e implementación de la estrategia. Aprovechar la experiencia de una empresa de software de gestión de documentos puede ser increíblemente útil dada su disponibilidad inmediata de recursos y poder proporcionar software de gestión de documentos electrónicos.

 

3.   Identifica cada documento

 

Ahora que el equipo del proyecto, unido por una compañía de administración documental, comprende cómo tu organización maneja los documentos, es hora de identificar con qué tipo de documentos están tratando y cómo se usan.

Hacer un inventario identificará qué materiales son:

  • Registros
  • Materiales de referencia
  • Papeles personales
  • Copias duplicadas de documentos
  • Información del cliente
  • Formas

 

4.   Establece procedimientos y requisitos para documentar

 

Una vez que el equipo haya terminado de hacer su inventario, deberán determinar:

  • Cómo se deben almacenar los documentos.
  • Cómo se manejarán los borradores, documentos de trabajo y copias de documentos.
  • Qué sistema se establecerá para administrar y almacenar documentos: un sistema de archivos físicos, uno electrónico o una combinación de ambos.

 

5.   Prepara la estrategia

 

Una vez establecidos los puntos anteriores pueden comenzar a elaborar una estrategia. Esta describirá:

  • Cómo se recibirán, procesarán, revisarán, almacenarán, recuperarán y eventualmente eliminarán los documentos.
  • Si este proceso será estandarizado en toda la organización o personalizado según las necesidades de cada departamento.

 

6.   Purga documentos innecesarios

 

Una vez que se desarrolla el esquema, es hora de eliminar el desorden y los archivos que solo ocupan espacio y potencialmente causan un riesgo de responsabilidad.

 

7.   Organiza documentos y mantén el proceso

 

Finalmente es hora de implementar tu estrategia de custodia documentos.

Una vez que todo esté organizado, es importante que los empleados sigan la estrategia y mantengan todos los registros actualizados. Recomendamos que esto ahora se convierta en una política corporativa para que todos tengan el nuevo sistema y todos los activos de la compañía estén protegidos.

Un punto muy importante a tomar en cuenta en medio de la pandemia, es incorporar todas las medidas de seguridad en el momento que el equipo requiera reunirse para llevar a cabo la estrategia, es decir:

  • Utilizar tapabocas
  • Lavarse las manos constantemente
  • Mantener una distancia de más de 2 metros con el resto de las personas
  • Hacer procesos de desinfección periódica en el lugar.
  • Si es posible utilizar un traje de seguridad mientras se encuentre trabajando en un lugar cerrado.

 

Conoce las razones por las cuales tener un inventario de gestión documental.

 

ATS Gestión Documental tiene una posición única para ayudar a organizaciones como la tuya en tiempos de incertidumbre. Obtén más información sobre cómo ATS Gestión Documental puede ayudarte a responder al coronavirus, mitigar el riesgo y prepararte para lo desconocido.

 

Cómo administrar y almacenar los documentos

 

 

La importancia del uso de un software de gestión documental

Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.

 

La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.

 

De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.

 

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 ¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?

Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:

  • Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
  • Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
  • Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.

Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?

 

Software de Gestión Documental

 

Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:

  • Compatibilidad con variedad de formatos.
  • Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
  • Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
  • Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
  • Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
  • Optimización de recursos y costos.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.

 

Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.

 

 

Digitalización Documental

10 ventajas de tener la documentación en formato electrónico

Durante el siglo pasado, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías como las telecomunicaciones, las computadoras, Internet y muchas otras han mejorado la eficiencia de la oficina. Sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están atrapadas en el mundo del papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe principalmente a que a menudo existen barreras técnicas y operativas que se deben superar al implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en funcionamiento. En este artículo te contamos los beneficios de pasar a la gestión de documentos electrónicos:

Conoce qué tan necesaria es la custodia de archivos en una empresa.

1. Copias de seguridad confiable: Muy a menudo, el contenido puede no tener una copia de seguridad adecuada. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde el contenido. Es un requisito reglamentario poder producir copias de registros originales y legibles y es importante contar con una sólida solución de respaldo. Una vez que tus datos han sido digitalizados, puedes crear fácilmente copias de seguridad para almacenarlas fuera del sitio. Esto también asegura que tu negocio sobrevivirá a cualquier desastre.

2. Mayor seguridad y control: Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una seguridad y control adecuados sobre quién puede recuperar su información. Lograr el control mediante un papel manual o un sistema de archivo es extremadamente difícil. Al mover tus datos a la nube, puedes establecer permisos para cada documento, carpeta o gabinete e identificar claramente quién recuperó qué documentos y cuándo.

3. Colaboración facilitada: La capacidad de crear e implementar flujos de trabajo de tu información mejora en gran medida la colaboración interna y externa. Por ejemplo, un empleado o gerente puede identificar dónde se encuentra un archivo en el proceso de aprobación en un momento dado.

4. Mejora de la puntualidad: El personal que trabaja en una oficina o desde ubicaciones remotas puede obtener acceso instantáneo a la documentación que requieren. Poder buscar un archivo o documento desde tu computadora en lugar de buscar manualmente en un archivador ahorra tiempo. Además, dado que los documentos ahora son electrónicos, muchas personas pueden verlos a la vez.

5. Costos de archivo más bajos: La gestión y el archivo de documentos en papel puede requerir mucha mano de obra y, por lo tanto, ser costoso. El procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de registros archivados se pueden mejorar significativamente al pasar a entornos electrónicos.

6. Control de versiones mejoradas: Ser capaz de buscar un documento o archivo específico, rápidamente, permite a los usuarios identificar qué registro es la versión más actual. Además, ver la marca de fecha y hora de la última actualización de este documento brinda grandes beneficios a los usuarios que desean hacer referencia al registro más reciente.

7. Mayor eficiencia y gestión de archivos: El proceso de gestión de documentos también ofrece mejoras masivas de productividad para tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora. Una vez que hayas encontrado los documentos, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla. Los documentos no se pierden, ya que no es necesario volver a archivarlos.

 

Importancia de la Información en medio electrónico

 

8. Mejores capacidades de búsqueda: Ser capaz de encontrar fácilmente información y conocimiento del contenido indexado nos permite mejorar la toma de decisiones y reducir la cantidad de tiempo perdido buscando información. La mayoría de los softwares de gestión de documentos utilizan el Reconocimiento óptico de caracteres, que es una tecnología que te permite convertir diferentes tipos de documentos, como documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital en datos editables y con capacidad de búsqueda.

9. Contenido más consistente: Asegurar que el contenido tenga un formato, nombre y control consistentes no es fácil. Al implementar flujos de trabajo digitales o diseñar cómo desea que se archiven sus documentos, genera contenido que se archiva consistentemente de la misma manera. Por ejemplo, todas tus facturas se archivarán digitalmente con la misma información requerida (número de factura, fecha, nombre del proveedor, código de gastos, etc.).

10. Gestión de tareas mejoradas: La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren. Las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permiten enrutar documentos en toda su organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso y suscribirse a notificaciones por correo electrónico sobre su estado.

Como hemos visto, la digitalización, al igual que Internet o los teléfonos móviles, llegó para quedarse. Es posible que algunas compañías solo se estén concentrando en sus libros de pedidos completos actuales y no piensen que necesitan hacer ningún cambio, a pesar de que necesitan abordar con urgencia el problema de la modernización de su sistema de archivo.

 

Digitalización Documental

¿Son los documentos digitales el futuro de la gestión documental?

La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.

En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.

 

Incertidumbre por el manejo documental:

Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.

 

Documentos digitales

 

¿Inseguridad de la información?

Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.

 

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Costos amplios de gestión

Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.

 

Dificultades en la herramienta

Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.

 

Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.

 

Digitalización Documental