La mayoría de las organizaciones suelen acumular una gran cantidad de documentos de toda índole; desde archivos legales hasta exámenes ocupacionales de hace varios años. Por ende, es necesario que la compañía elimine una serie de papeles que ya no son funcionales para la empresa con el fin de desocupar espacios, mejorando la gestión documental.
Te contamos qué es la digitalización certificada.
¿Qué se debe tener en cuenta antes de eliminar los documentos de una organización?
Debes tener presente que la eliminación de cualquier documento es consecuencia de los instrumentos archivísticos. Allí se establecen los valores tanto primarios como secundarios de una serie documental; tomando en cuenta la importancia de estos archivos para la empresa.
Por otro lado, una organización puede valerse de las TRD y TVD para saber cuáles son los pasos a seguir al momento de realizar cualquier eliminación de archivos.
¿Qué son las TRD y TVD?
Corresponden a las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD). En estas, se debe detallar la disposición final referente a un documento que maneja la organización. En estas tablas también se mostrará el ciclo de vigencia que posee un documento y la funcionalidad que tiene para la empresa.
Así mismo, independientemente de las razones, toda eliminación documental debe apoyarse en las tablas previamente mencionadas. Cabe señalar que la destrucción de archivos es un proceso irreversible y permanente, por lo que se debe realizar un análisis y evaluación previa antes de eliminar cualquier documento para evitar inconvenientes futuros.
Entre los aspectos que se deben revisar antes de eliminar cualquier documento están:
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Disposición final
En este punto, la organización hará una evaluación sobre cuáles serán los pasos a seguir con aquellos documentos cuyo plazo de retención ha expirado. Hay 4 variables que serán determinantes, las cuales son:
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Conservación total (CT)
Se refiere a aquellos documentos que tienen una importancia muy grande para la empresa; al punto de que no deben ser eliminados de la misma.
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Selección (S)
Esta etapa se refiere a que luego de haber finalizado el plazo de vigencia de un documento, la serie documental de la misma no deberá ser conservada totalmente. Por ende, será necesario realizar un estudio de muestreo.
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Microfilmación/digitalización (M/D)
En este punto, se procederá a trasladar todo el contenido de los documentos a medios digitales. Principalmente en la nube para asegurar la conservación de los mismos.
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Eliminación (E)
Es aquí en donde la organización, después de haber estudiado y analizado los archivos, ha concluido que los documentos ya no resultan funcionales para la empresa. Por lo que se procederá a destruirlos, realizando así, una gestión documental exitosa.
Es importante señalar que uno de los motivos por los que una organización decide eliminar documentos de la misma, es con el propósito de salvaguardar la información confidencial plasmada en los archivos. Aspectos como lo son las cuentas que maneja la empresa o las cargas tributarias son información confidencial que no debe estar a la mano de personas ajenas a la compañía.
Es por ello que el proceso de eliminación de los documentos debe realizarse de manera segura para impedir que la información encontrada en las mismas caiga en manos equivocadas. En el caso de los documentos físicos, se requiere de la utilización de máquinas especializadas en destrucción de papel; de tal manera que sea imposible visibilizar el contenido de los archivos.
¿Por qué debo eliminar los documentos no funcionales de una organización?
Si una organización está excesivamente llena de documentos, resultará difícil para los empleados guardar los nuevos archivos que ingresan a la empresa. Por ende, será mucho más probable que se pierdan documentos importantes; porque es complicado tener un control total de tantos papeles dentro de la compañía.
De la misma manera, hay varios documentos que no es necesario seguirlos conservando de manera física; pudiendo ser trasladados a los medios digitales. Debes tener en cuenta que el éxito de una organización también depende del adecuado manejo que tengan de la información que controlan.
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La eliminación de documentos que ya no resultan útiles para la organización, es uno de los factores que incide de forma directa en la gestión documental de la empresa. Porque permitirá adecuar los espacios para la llegada de nuevos archivos cuya importancia es mayor. Además de que la compañía podría trabajar de forma más organizada y coordinada.
