Conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por no representar ningún uso o valor para la empresa.

 

Ahora bien, para hacer la eliminación o destrucción de documentos, debemos seguir un procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. A continuación encontramos los 5 pasos más importantes de dicho proceso. Veamos:

1. Disposición final de los documentos:

   En esta primera etapa se seleccionan los documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto es necesario hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor administrativo, legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas rigen su conservación.

 

Recuerda que se deben valorar íntegramente todos los aspectos en la selección de los documentos que entrarán en el proceso de eliminación.

 

2. Tabla de Retención Documental:

   La TRD es la tabla angular que se utiliza en el proceso de eliminación de documentos; esta debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental interno.

 

Te en cuenta: La elaboración de las tablas debe estar a cargo de un equipo conformado por profesionales en archivística, ingeniería industrial, entre otros. Lo anterior buscando que desde diferentes ramas del conocimiento, se tengan las herramientas necesarias para determinar qué documentos pueden eliminarse o si ameritan conservarlos permanentemente.

 

Aspectos importantes:

 

• Las tablas se elaboran tanto para documentos físicos como digitales.
• La elaboración de las mismas debe estar a cargo de un equipo interdisciplinar de profesionales.
• El proceso debe reflejar la integridad en la gestión documental de la compañía.
• La elaboración de las TRD se rige por el Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.
• En su elaboración se deben reflejar un análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.
• La aprobación debe hacerse por acto administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa o entidad.

 

3. Tiempos de retención:
   

   Los tiempos de retención, consignados en los documentos archivísticos, deben definirse por series y subseries documentales. Recuerda que no pueden establecerse tiempos de retención por tipos documentales, independientemente de que se trate de documentos físicos o electrónicos, almacenados de forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

 

4. Acta de eliminación:
   

   Algunas entidades del Estado cuentan con formatos de actas de eliminación, no es requisito fundamental para las empresas privadas usar alguno de estos formatos, pero si es necesario dejar un oficio firmado por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso. Anexo a esto debe quedar un inventario detallado del material a eliminar. En la página del archivo general de la nación, existe el Formato Único de Inventario Documental, FUID, que se puede encontrar en el siguiente enlace: archivogeneral.com

 

El Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad. Parágrafo – Artículo 2.8.2.2.5. 

 

5. Método de Eliminación de Documentos:

   El método recomendado es el picado. Existen empresas especializadas. Por ninguna razón se pueden quemar los documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y por lo tanto está prohibido por las normas.