Si bien es cierto que la mayoría de las compañías llevan procesos de gestión documental, también es cierto que existen algunos mitos dentro del mundo empresarial respecto de la digitalización de archivos que queremos desmontar en este artículo.
¿En qué consiste la digitalización documental?
En resumidas palabras hablamos de un proceso por medio del cual una compañía transforma sus documentos físicos en documentos digitales.
Ahora bien, alrededor de este proceso existen ideas erróneas que se propagan voz a voz y que se alejan considerablemente de la realidad que viven las empresas en su día a día. Por esta razón, veremos a continuación los cuatro mitos a los que nos enfrentamos cuando hablamos de la digitalización de documentos dentro de los procesos de gestión documental.
Mito Nº 1: Eliminación de puestos de trabajo
Se tiende a pensar que llevar nuestros archivos de manera digital reduce las labores de nuestro equipo, disminuyendo responsabilidades y finalmente llevándonos a la destrucción de puestos de trabajo. Esta aseveración no es del todo cierta, debido a que el tiempo que se invertía en buscar un documento de manera manual, archivarlo, organizar y clasificar, ahora será invertido en otras actividades que requerirán más creatividad y que serán más productivas para la compañía.
Recuerda que también te va a interesar: Guía sobre la digitalización de documentos.
Mito Nº 2: Solo es necesario para grandes empresas o grandes volúmenes de archivos
A pesar de que las pequeñas y medianas empresas manejan menos documentación que las grandes compañías, es necesario establecer procesos prácticos y novedosos que nos brinden soportes sólidos y nos acompañen en el crecimiento de las mismas.
Mito No. 3: Miedo a los cambios
Existe un miedo latente a los cambios en los procesos de la mayoría de las compañías. Este miedo está fundado sobre la idea de la pérdida. Si bien, es claro que para ninguna empresa es un buen panorama perder su información, no existe nada más alejado de la realidad, ya que la digitalización nos brinda, sobre todo, la seguridad en la custodia de nuestra información. Su principal requisito son los conocidos backup o copias de seguridad, además del respaldo de la compañía prestadora del servicio, quien debe garantizar la conservación de nuestros archivos.
Mito Nº 4: Ralentización de la producción
Existe la percepción de que modificar los procesos con el fin de adaptarlos a métodos nuevos puede hacer que la producción sea más lenta, representando esto una pérdida de tiempo en cada uno de los puestos de trabajo. Esto también es falso, ya que la digitalización documental se hace por medio de una compañía especializada en la materia, la cual ofrecería no solo un servicio sino una estrategia que aporte beneficios tanto económicos como productivos a corto plazo.
Dicho lo anterior, es importante combatir las falsas creencias y la desconfianza en la implementación de un método que ha generado tantos beneficios a las empresas más prósperas y eficientes a nivel mundial. Este método no solo representa un beneficio económico y productivo, además nos facilita más espacio físico dentro de nuestras instalaciones y nos lleva a contribuir al cuidado del medio ambiente.
Si es una certeza que buscamos el crecimiento de nuestra pequeña o mediana organización, es menester también abrirnos a lo que nos está ofreciendo el mercado empresarial en este importante momento de la historia.
Por último, no olvides que la digitalización documental nos ayuda a agilizar procesos tanto internos como externos, nos provee un mejor clima laboral, nos lleva a satisfacer a nuestros clientes, siendo más rápidos y permitiéndonos brindar respuestas más acertadas, oportunas, así como consiguiendo que nuestros aliados se sientan satisfechos con la relación comercial y, por ende, con nuestra marca.
