Mitos y verdades sobre la digitalización de documentos

Si bien es cierto que la mayoría de las compañías llevan procesos de gestión documental, también es cierto que existen algunos mitos dentro del mundo empresarial respecto de la digitalización de archivos que queremos desmontar en este artículo.

¿En qué consiste la digitalización documental?

 

En resumidas palabras hablamos de un proceso por medio del cual una compañía transforma sus documentos físicos en documentos digitales.

Ahora bien, alrededor de este proceso existen ideas erróneas que se propagan voz a voz y que se alejan considerablemente de la realidad que viven las empresas en su día a día. Por esta razón, veremos a continuación los cuatro mitos a los que nos enfrentamos cuando hablamos de la digitalización de documentos dentro de los procesos de gestión documental.

 

Mito Nº 1: Eliminación de puestos de trabajo

 

Se tiende a pensar que llevar nuestros archivos de manera digital reduce las labores de nuestro equipo, disminuyendo responsabilidades y finalmente llevándonos a la destrucción de puestos de trabajo. Esta aseveración no es del todo cierta, debido a que el tiempo que se invertía en buscar un documento de manera manual, archivarlo, organizar y clasificar, ahora será invertido en otras actividades que requerirán más creatividad y que serán más productivas para la compañía.

 

Recuerda que también te va a interesar: Guía sobre la digitalización de documentos.

 

Mito Nº 2: Solo es necesario para grandes empresas o grandes volúmenes de archivos

 

A pesar de que las pequeñas y medianas empresas manejan menos documentación que las grandes compañías, es necesario establecer procesos prácticos y novedosos que nos brinden soportes sólidos y nos acompañen en el crecimiento de las mismas.

 

Mito No. 3: Miedo a los cambios

 

Existe un miedo latente a los cambios en los procesos de la mayoría de las compañías. Este miedo está fundado sobre la idea de la pérdida. Si bien, es claro que para ninguna empresa es un buen panorama perder su información, no existe nada más alejado de la realidad, ya que la digitalización nos brinda, sobre todo, la seguridad en la custodia de nuestra información. Su principal requisito son los conocidos backup o copias de seguridad, además del respaldo de la compañía prestadora del servicio, quien debe garantizar la conservación de nuestros archivos.

 

ONOZCA LOS CUATRO MITOS SOBRE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 

Mito Nº 4: Ralentización de la producción

 

Existe la percepción de que modificar los procesos con el fin de adaptarlos a métodos nuevos puede hacer que la producción sea más lenta, representando esto una pérdida de tiempo en cada uno de los puestos de trabajo. Esto también es falso, ya que la digitalización documental se hace por medio de una compañía especializada en la materia, la cual ofrecería no solo un servicio sino una estrategia que aporte beneficios tanto económicos como productivos a corto plazo.

 

Dicho lo anterior, es importante combatir las falsas creencias y la desconfianza en la implementación de un método que ha generado tantos beneficios a las empresas más prósperas y eficientes a nivel mundial. Este método no solo representa un beneficio económico y productivo, además nos facilita más espacio físico dentro de nuestras instalaciones y nos lleva a contribuir al cuidado del medio ambiente.

Si es una certeza que buscamos el crecimiento de nuestra pequeña o mediana organización, es menester también abrirnos a lo que nos está ofreciendo el mercado empresarial en este importante momento de la historia.

Por último, no olvides que la digitalización documental nos ayuda a agilizar procesos tanto internos como externos, nos provee un mejor clima laboral, nos lleva a satisfacer a nuestros clientes, siendo más rápidos y permitiéndonos brindar respuestas más acertadas, oportunas, así como consiguiendo que nuestros aliados se sientan satisfechos con la relación comercial y, por ende, con nuestra marca.

 

Digitalización Documental

Llega la Semana de Innovación Tecnológica en Archivos SITA 2018 a Bogotá

Se acerca la Semana de Innovación Tecnológica en Archivos SITA 2018, la cual reúne en un mismo punto a expertos, académicos y empresas, con el fin de abrir espacios que promuevan el diálogo y el intercambio de saberes, en relación a las nuevas formas de concebir, aplicar y desarrollar la Gestión Documental en las empresas.


Desde ATS Gestión Documental, te queremos contar todo lo relacionado a la quinta versión de este evento, el cual se llevará a cabo los días 17, 18 y 19 de octubre de 2018 en las instalaciones del Archivo General de la Nación. Con invitados nacionales e internacionales, que, durante el evento, darán 18 conferencias sobre investigación, innovación y desarrollo tecnológico de la gestión documental y archivística a nivel mundial en las empresas y en los entornos públicos.

El AGN como principal ente de control en temas archivísticos y de gestión, busca por medio de la realización del evento, promover las buenas prácticas documentales, que permitan garantizar la conservación del patrimonio documental, así como el fortalecimiento de estrategias en pro de la transparencia, la eficacia y la eficiencia en todo lo concerniente al manejo de la información, de las nuevas tecnologías y de la seguridad archivística.

¿Cuál es el objetivo del evento?

La Semana de Innovación Tecnológica en Archivos SITA, es un evento académico que abre sus puertas al intercambio de saberes y experiencias que contribuyan al mejoramiento de las estrategias encaminadas a la apropiación de prácticas de gestión documental, preservación digital de la información y uso de nuevas tecnologías.

De igual modo desea orientar a las empresas del sector público y privado que presten funciones públicas, en cuanto a las políticas archivísticas que lleven a garantizar la correcta ejecución de deberes documentales y de archivo.

En esta versión del evento, el papel protagónico se lo lleva la innovación tecnológica de políticas de archivo, maniobras documentales y digitalización de documentos, por lo que los ejes temáticos de las conferencias se centrarán en:

  • Administración y Gestión documental electrónica.
  • Innovación tecnológica.
  • Preservación digital a largo plazo.
  • Inteligencia artificial.
  • Big Data documental y reutilización de la información.
  • Analítica de datos.
  • Internet de las cosas, y demás fundamentos.

El evento ofrecerá a sus asistentes 4 espacios destinados para: 6 charlas TED, 18 conferencias, 3 talleres y 16 stands con muestras tecnológicas. Lo mejor de las nuevas formas de entender y emplear la gestión documental.

Por ello, se aplicará un enfoque teórico-práctico durante los tres días del evento, lo que llevará al debate y a la construcción colectiva de conocimientos desde el uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

¿Qué encontrarás en el evento?

Las cuatro salas destinadas al desarrollo y al avance de las prácticas de la gestión documental, se dividen en las siguientes temáticas:

 

  • Sala de innovación:

    Este espacio es dedicado al desarrollo de las charlas TED, en las que se tratarán temas como: impresión 3D, Big Data e inteligencia artificial.

 

  • Experiencia y conocimiento:

    Aquí se llevarán a cabo las 18 conferencias y un foro, en las que los expertos compartirán sus saberes en cuanto a la gestión documental electrónica, las humanidades digitales, la inteligencia de negocios y la minería de datos.

 

  • Laboratorio digital:

    Los asistentes podrán recibir talleres enfocados en la digitalización, preservación, valor probatorio y evidencia digital de la información.

 

  • Muestras tecnológicas:

    Este es el espacio dedicado a 16 stands en los que los asistentes podrán encontrar proveedores tecnológicos, tendencias en procesos archivísticos y productos destinados a la gestión documental, entre otras posibilidades.

¿Deseas participar?

Para ser parte de la Semana de Innovación Tecnológica en Archivos SITA, puedes inscribirte en dos modalidades:

Asistente: público en general interesado en los procesos tecnológicos destinados a la gestión documental. Para este proceso, la inscripción y el pago de la misma, deberá llevarse a cabo como máximo diez días hábiles previo a la realización del evento.

 

Si deseas más información, ingresa al siguiente enlace: Asistentes al evento.

 

Empresa:  si deseas dar a conocer tus productos y servicios con relación a la gestión documental y a las tecnologías de la información, deberás llevar a cabo la inscripción y el pago del espacio, hasta diez días hábiles previo a la realización del evento.

 

Para mayor información, puedes ingresar aquí: Alquiler espacio stand.

 

Así que, si requieres saber más sobre este evento y su repercusión en el desarrollo de la gestión documental nacional, podrás ingresar a la página del Archivo General de la Nación.

De igual modo, te ofrecemos nuestra asesoría y acompañamiento en prácticas de gestión y manejo de la información, por lo que no dudes en contactarnos.

En ATS Gestión Documental te ofrecemos el mejor manejo de tu información.

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