La digitalización de archivos es un proceso tecnológico que se está teniendo en cuenta en la mayoría de empresas, sobre todo en las que cuentan con un elevado volumen de documentos físicos. Veamos las ventajas que trae para nuestra empresa dicho proceso.
Este proceso sirve como herramienta para gestionar las tareas administrativas, nos permite ser una ventaja competitiva al preserva la información fundamental e importante de nuestro negocio, sin dejar de lado el impacto positivo en el mejoramiento de la percepción que se tiene de nuestra marca y en el ahorro significativo en espacio, dinero y carga laboral.
A manera de resumen, la digitalización de documentos consiste en la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, que permite convertir la imagen contenida en documento en papel en una imagen digital.
A continuación, veremos cuales son las principales ventajas de llevar a cabo la digitalización de documentos:
- Económica: ahorro en costos de almacenamiento, gestión y mejora de la eficiencia organizativa.
- Informativas: permite la búsqueda, el acceso y la recuperación de documentos por varios usuarios simultáneamente, es decir, que es de fácil transferencia por medio de la red.
- Jurídicas: Garantiza la accesibilidad a la información y evita la pérdida de la misma.
- Preservación: Conserva y preserva los originales evitando que se desgasten o deterioren, y almacena la información por mucho más tiempo.
- Valor agregado: Usar las TICS nos da una ventaja competitiva y simplifica las tareas administrativas.
Ahora bien, es conveniente tener clara la información sobre los tipos de escáneres más comunes en los procesos de digitalización, a continuación veremos cuales son los cuatro más usados:
- Escáner de tambor: Son los que reproducen de manera más fiel el documento original, ya que digitalizan en alta resolución. Su principal problema es la velocidad de escaneo (son lentos) no es recomendado para papel quebradizo, porque debe curvarse sobre el tambor, requieren gran habilidad y son costosos.
- Escáner de transparencia: Este escáner es ideal para digitalizar diapositivas, negativos de fotografías y documentos físicos que no son adecuados para el escaneo directo. Pueden trabajar tamaños desde 35 mm hasta placas de 9 X 12
- Escáner para microfilm: Especializado para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.
- Escáner de mano: Este dispositivo se arrastra sobre la superficie de la imagen, requiere una mano firme, de lo contrario puede producir imágenes distorsionadas, normalmente una luz sobre el escáner indica, si el escáner se hizo de manera muy rápida.
Conoce más sobre: Objetivos de la Digitalización de Archivos.
La digitalización puede implementarse en cualquier tipo de empresa, del sector público o privado, que preste o venda cualquier clase de bien o servicio, en definitiva, todas las empresas que necesiten acceder a su archivo de manera más fácil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones, auditorias, etc.
Por último, debemos seguir algunos protocolos de seguridad para que nuestra información mantenga custodiada.
- Resguardar segura la información en formato electrónico.
- Realizar copias de seguridad.
- Restringir la información, siendo esta solo para personal autorizado.
- Contar con equipos de alta resolución.
- Registrar la información digitalizada, para que sea de fácil recuperación.
- Contar con una gran capacidad de almacenamiento.
A manera de conclusión podemos asegurar que, aunque existen en el mercado varias formas para digitalizar nuestros archivos, es importante tomar la decisión de manera rápida y ejecutar este proceso, que no solo nos traerá beneficios en costos, sino que dará a nuestra marca estatus ante la opinión de nuestros aliados (proveedores, clientes, colaboradores, etc.)
El mundo empresarial está evolucionando a gran velocidad, por lo que el momento de incursionar en las nuevas tecnologías es ahora.
