Estamos el boom de lo digital, y el tema documental no es la excepción. Cuando una empresa ha dado el paso para integrarse en la digitalización de documentos, ha dado un gran salto a la automatización de procesos a y un desarrollo progresivo en la ejecución de sus actividades. Por ello, si estás pensado en tomar esta iniciativa y aplicar a tu empresa, hoy te queremos explicar la importancia de un software de gestión documental. Veamos.
La digitalización documental es el proceso aplicado a la información se encuentra en formato físico para pasarlo a un lenguaje binario, es decir, un documento digital puede ser todos aquellos que vemos en formatos PDF, Excel, Word, fotografías, videos, etc. Con el fin de garantizar su acceso, manejo, control y seguridad una vez se encuentran en su nuevo formato, se hace uso de lo que se conoce como software de gestión documental, esto permite tener una comunicación puente entre tu computadora y el servidor de alojamiento de la información.
De esta manera, el software se convierte en una herramienta de integración entre los procesos de gestión y el acceso a la información, lo que permite que tanto gestores como usuarios puedan mantenerse en contacto con sus documentos, acceder a ellos, buscarlos con facilidad y revisarlos desde cualquier parte del mundo.
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¿Qué debo tener en cuenta para la implementación de un software de gestión?
Para garantizar que la plataforma o herramienta cumpla con las necesidades puntuales de la empresa deberás:
- Enfatizar en los objetivos y alcances de las necesidades de manejo documental.
- Analizar los procesos que se quieren efectuar con la sistematización de la información.
- Verificar que el sistema se puede integrar a tus necesidades.
Así pues, una vez definidos los aspectos claves para iniciar, podrás tener seguridad de que el software se adaptará a las funcionalidades solicitadas. Ahora bien, ¿qué beneficios puedes adquirir?
Al ser un integrador de información, una plataforma de alcance y manejo documental podrás obtener:
- Compatibilidad con variedad de formatos.
- Búsqueda asistida y facilitada de folios y series documentales.
- Seguridad de acceso para impedir ataques o pérdidas.
- Mayor control y trazabilidad de la edición, configuración y creación de documentos.
- Optimización de tiempos de trabajo y de gestión.
- Optimización de recursos y costos.
- Liberación de espacio físico de almacenamiento.
Aunque el manejo de un software de gestión puede hacerlo cualquier usuario integrado a la plataforma, la intervención de manos profesionales siempre será de gran ayuda, ya que de ellos depende que los protocolos de manejo documental sean cumplidos, permitirán identificar puntos de mejora y ayudarán a solucionar inconvenientes paulatinos. Recuerda, un buen gestor documental, es un aliado para la protección absoluta de tu información y de tus procesos empresariales. Mantén tu información a tu alcance, segura y gestionada por medio de las facilidades y plataformas digitales que se encuentran en el mercado a tu entera disposición.