Los servicios en la nube se han convertido en la opción más adecuada para almacenar datos en línea digitalmente. Anteriormente, la mayoría de las empresas solían depender de los servidores internos para almacenar su colección de datos y archivos en línea, pero hoy en día el almacenamiento de datos en línea en servidores en la nube es la próxima gran novedad, ya que permite un almacenamiento ilimitado. Lo mejor de la custodia de documentos es que tener todos los datos en la nube garantiza la accesibilidad y permite que se pueda acceder fácilmente a los datos desde cualquier parte del mundo.
A continuación, te contamos las 10 razones por las cuales es importante tener los documentos alojados en la nube, no te lo pierdas.
No te pierdas estos mitos y verdades sobre la digitalización de documentos.
Usabilidad y accesibilidad
Almacenar documentos en la nube le permite a los usuarios arrastrar y soltar fácilmente en el sistema digital. Cabe destacar que es fácil guardar todos los archivos y datos en la nube, no se requieren conocimientos técnicos para esto. Además, se puede acceder fácilmente a los archivos almacenados desde cualquier parte del mundo con solo unos pocos clics y una conexión a Internet.
Recuperación de desastres
Se recomienda que todas las empresas tengan un plan de respaldo en caso de emergencia. Puesto que, perder datos comerciales importantes puede causar grandes pérdidas a cualquier negocio. El almacenamiento en la nube es el plan de respaldo perfecto para las empresas. Por ello se aconseja crear una copia de seguridad de los archivos almacenados. Estos archivos se almacenan en una ubicación remota y se pueden recuperar y acceder en cualquier momento.
Seguridad
Los dueños de negocios pueden estar seguros de que una vez que los datos se almacenan en la nube, están seguros. Lo mejor de usar el almacenamiento en la nube es que los datos del servidor se distribuyen a través de servidores redundantes y los datos almacenados en la nube están protegidos contra cualquier tipo de falla de hardware. Los servidores en la nube también proporcionan copias de seguridad automáticas e instantáneas para garantizar que sus datos estén seguros.
Ahorro de costes
Las empresas y organizaciones pueden reducir los costos operativos anuales mediante el almacenamiento en la nube. Se puede garantizar la asequibilidad si los datos se almacenan en línea en la nube. Así mismo, los usuarios pueden garantizar ahorros de costos adicionales porque la energía interna y los recursos no se requieren por separado para almacenar los datos.
Compartir fácilmente
Los datos almacenados en el almacenamiento en la nube se pueden compartir fácilmente con clientes y colegas de una manera fácil y segura. En este orden de ideas es posible compartir fácilmente el acceso a un entorno de nube particular o a la cuenta completa con algún otro usuario.
Automatización
Uno de los problemas más importantes que enfrentan la mayoría de los propietarios de negocios es crear copias de seguridad de datos y programar la copia de seguridad de manera que las operaciones diarias no se vean obstaculizadas. Con la tecnología de almacenamiento en la nube, la tarea tediosa de las copias de seguridad de datos se simplifica a través de la automatización. Simplemente tiene que seleccionar lo que desea respaldar y cuándo desea respaldar y su entorno de nube se encargará del resto.
Colaboración
El almacenamiento en la nube en línea también es una plataforma ideal para fines de colaboración. Un entorno en la nube permite que varias personas accedan, editen y colaboren en un solo archivo o documento. Las personas pueden acceder al entorno de la nube desde cualquier parte del mundo y colaborar en tiempo real.
Servicio escalable
También cabe destacar que el alojamiento en la nube permite el escalado vertical y horizontal, y lo mejor del alojamiento en la nube es que solo paga por los recursos que realmente utiliza. Además, puede escalar su entorno de alojamiento en la nube cuando sea necesario y también puede definir los atributos de escalar la nube. Esto garantiza más flexibilidad y un gran espacio de almacenamiento.
Sincronización
Mientras usa el almacenamiento local de archivos, solo puede acceder a sus datos desde una determinada ubicación. Con el almacenamiento en la nube, los dispositivos diarios pueden ser sus puntos de acceso, como su PC y su teléfono inteligente. Acceder a los archivos y sincronizarlos se puede hacer fácilmente con cualquier dispositivo a través de una conexión a Internet. Por lo tanto, el estrés de transferir los documentos de un dispositivo a otro se reduce, ya que a veces puede complicarse. Además, los archivos almacenados en el almacenamiento en la nube siguen siendo los mismos en todos los dispositivos y pueden actualizarse automáticamente después de realizar cualquier cambio. Siempre puede ver la última versión del archivo actualizado a través del almacenamiento en la nube
Ten en cuenta estos cinco consejos para llevar a cabo un proceso archivístico de calidad.
Como hemos visto, la custodia de documentos y la copia de seguridad en la nube en línea son beneficiosos para todo tipo de empresas. El almacenamiento en la nube es una gran plataforma que no requiere una gran inversión y se puede utilizar activamente para conectarse y colaborar con clientes y empleados. Si opta por un entorno en la nube, tiene derecho a beneficios supremos, como un despliegue de información más rápido, menos administración y menos supervisión, por lo tanto, podrá tener más tiempo para alcanzar sus objetivos comerciales.
