¿Sabías que la digitalización de archivos contribuye directamente a la conservación integral e inteligente de la información de relevancia para tu empresa? Ya hemos hablado en varias ocasiones sobre las ventajas directas que tiene la digitalización, pero en esta ocasión queremos profundizar un poco más en el manejo del proceso y en los beneficios para el desarrollo de las actividades propias de tu empresa. Así que presta atención.
La digitalización de archivos es un procedimiento en el que se aprovechan totalmente las ventajas que ofrece la tecnología, lo cual se traduce en la automatización de procesos propios de la gestión documental. Esto nace de la necesidad de optimizar las tareas propias de cada empresa en pro del correcto manejo y custodia de la información, ya que los archivos físicos al interior de las empresas suelen tener una gestión problemática, ya que no se llega a garantizar la protección necesaria en cuanto a su conservación, acceso, ubicación y búsqueda.
Te puede interesar: 10 beneficios de la Digitalización de Documentos
Para asegurar un excelente manejo de la información lo primero que se debe tener en cuenta es que no todos los documentos físicos deben ser digitalizados, solo aquellos que cumplan con las características de la selección elaborada bajo ciertos criterios. Esto depende en gran medida de las especificaciones realizadas en las TVD y en las TRD, en especial, las relacionadas a los ciclos de vida de cada documento, ya que es muy diferente el tratamiento que se llevará a cabo con los documentos almacenados en el archivo de gestión, a aquellos que se encuentran en el archivo central.
Otro punto a tener presente sobre el proceso, es que los candidatos más idóneos para la digitalización de archivos, son aquellos documentos cuyo estado impide su manipulación, puesto que el objetivo de la digitalización es el conservar lo más posible, aquella información que presente alguna importancia para las actividades empresariales y organizacionales. El término conservación, es el pilar de la digitalización de archivos, ya que de esta forma se garantiza un acceso futuro a los documentos, todo desde plataformas que faciliten el acceso y la seguridad de los mismos.
¿Qué garantiza la digitalización de archivos?
Teniendo claro el objetivo de dicha actividad de gestión documental, se relacionan los siguientes puntos:
- Acceso organizado por matrices de archivo.
- Conservación de información de relevancia.
- Manejo integral de los documentos.
- Seguridad de acceso, modificación y estructuración de los documentos.
- Respaldo de la información en caso de pérdida.
- Procesos de migración confiables y estandarizados.
La digitalización de archivos se ha posicionado como una estrategia en pro de la riqueza informativa, investigativa y administrativa de toda empresa y entidad, ya que esto permite mantener un control de la producción de información, así como de su manejo y edición. Por otro lado, el procedimiento garantiza el archivo de los documentos y su clasificación, así como las descripciones necesarias para su búsqueda, todo por medio de un sistema de metadatos.
Dicho sistema no solo cumple con el objetivo de la gestión documental que es el garantizar el acceso a la información, de la manera más fácil y segura posible, sino que también permite la homogenización especifica de las actividades relacionadas, con el fin de que la digitalización sea funcional con el paso del tiempo.
Cuando lo anterior se ejecuta de manera inteligente y se categoriza lógicamente, se obtienen beneficios de: seguridad, respaldo y disminución de costos. Por lo que, si deseas implementar la digitalización de archivos con el fin de salvaguardar su información, mantener un control sobre ella, ahorrar espacio de almacenamiento, tiempo de búsqueda y dinero en temas de fotocopiado, impresión y demás, esta es tu mejor opción.
Si requieres más información sobre la digitalización y los pasos a seguir, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental, ofrecemos salidas eficaces a sus dificultades en cuanto al manejo de información.
