Cuando entendemos que la eliminación de documentos va más allá de la depuración de los archivos de tu empresa, estás contribuyendo a la transparencia en todo lo concerniente a la ejecución de deberes, ¿la razón? La correcta eliminación garantiza que solo sea depurada la información que ciertamente no representa ninguna relevancia para la empresa.
La eliminación de documentos es un procedimiento que se caracteriza por la destrucción física de los documentos previamente analizados y seleccionados por un equipo profesional. Su relevancia radica en que es una gestión permanente, que no tiene marcha atrás, por ello el cumplimiento total de los protocolos normativos y legales debe ser prioridad.
¿Qué tiene que ver el proceso de eliminación con la transparencia?
Uno de los propósitos de la gestión documental se encuentra en la protección y administración de la información, a fin de permitir el acceso a la memoria histórica de las entidades e instituciones. Esto facilita el reconocimiento empresarial de sus estructuras organizacionales. La transparencia entra en este punto, ya que cuando la información existente en la empresa está al día, es coherente con las acciones, límites y obligaciones; está debidamente elaborada y sin ningún tipo de manipulación, se puede decir que una empresa ha cumplido con su cuota de transparencia institucional.
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El manejo adecuado de los archivos nos ayuda combatir la corrupción.
Como bien lo hemos dado a conocer en nuestros diferentes artículos, la información es la base de toda empresa. Su gestión garantiza el cumplimiento de las metas acordadas y permite el acceso estratégico a la información; la eliminación se da pues, como una forma confiable de liberar espacio en los archivos y lo más importante, desechar lo que no genera ninguna valor histórico ni funcional. Cuando eliminamos documentos contables solo para desaparecer información, cuando eliminamos actas y contratos, para simular que algo no ocurrió, estamos faltando directamente al principio de transparencia.
Es por ello que:
- La eliminación debe ejecutarse obligatoriamente bajo la norma estipulada y según los tiempos establecidos.
- Ninguna serie o categoría documental debe ser eliminada sin ser previamente registrada y controlada en las Tablas de Retención Documental.
- Toda eliminación debe estar debidamente justificada.
- Los documentos deberán ser eliminados en los plazos establecidos en los instrumentos archivísticos.
Ventajas de la trasparencia en las empresas e instituciones
- Garantiza una buena estrategia de gestión documental.
- Contribuye al fortalecimiento de los procesos normativos.
- Garantiza el acceso a la información.
- Es ejemplo de seguridad y análisis documental.
- Los procesos de gestión se realizan según los protocolos.
Recuerda revisar las leyes establecidas por el Archivo General de la Nación, las normas internas y los procedimientos aprobados. De una correcta gestión depende la depuración de la información y la transparencia de tu empresa.
