Una de las actividades fundamentales dentro de los procesos de gestión documental está relacionada con la destrucción o eliminación de documentos. Dicho proceso se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de un documento ha concluido, una vez realizado esto, no hay marcha atrás. Documento destruido, documento que no se puede recuperar, complejo ¿verdad? Por ello queremos explicarte las características de este proceso, presta atención.
En artículos anteriores te hemos explicado la importancia que tiene el mantener un orden de almacenamiento al interior de tu empresa, cómo una buena administración y categorización de la información puede influir en la optimización y automatización de procesos, pero el almacenar en archivos o en matrices no es lo único que compone la gestión, también lo es la depuración o eliminación de documentos, la cual ayuda no solo a destruir los archivos cuya relevancia sea inexistente, sino que también permite liberación de espacio tanto de almacenamiento físico, como también del electrónico.
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Entonces, ¿qué es la destrucción o eliminación de documentos?
La eliminación de documentos es un proceso en el cual se lleva a cabo la depuración permanente de ciertos archivos. Hay que tener en cuenta que esta eliminación solo se lleva a cabo cuando por medio de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD), se establece la perdida de utilidad en cualquier aspecto, lo que permite proceder una vez los tiempos de ciclos de vida hayan culminado. Dicha destrucción es un proceso irreversible y permanente, por lo que es siempre necesario hacer un análisis y revisión de todo lo concerniente a la información registrada en los documentos, con el fin de evitar contrariedades.
¿Qué se debe tener en cuenta antes del proceso?
Siempre nos enfocamos en que logres entender todo desde sus cimientos, y esta no es la excepción, empecemos con los términos básicos:
Cuando se realiza una Tabla de Retención Documental, estamos en la responsabilidad de proveer la mayor información posible sobre un documento, todo partiendo desde su revisión y categorización, es en este documento donde hacemos especificación de aspectos como:
Disposición final: como lo revisamos en uno de los artículos anteriores, es en este apartado en donde se define el paso a seguir una vez el tiempo de retención haya finalizado. En este punto se encuentran 4 aspectos de relevancia que determinarán dicho paso a seguir:
- CT (Conservación Total): Para documentos cuya importancia empresarial es tal, que no pueden ser depurados, ya que poseen valores secundarios, es decir, aportan en las actividades administrativas.
- S (Selección): Este punto hace referencia a que, una vez culminado el ciclo, la serie documental no será conservada en su totalidad, por lo que será necesario hacer un proceso de muestreo.
- M/D (Microfilmación/Digitalización): Es el proceso de migración del papel a un sistema en la nube o en una matriz de archivo.
- E (Eliminación): El punto que nos converge en este artículo. En él se determinan los documentos que, por haber perdido sus valores de consulta y de incidencia primarios, y que no proveen de información investigativa que alimenten el archivo histórico, deben pasar por una destrucción de archivos inteligente.
¿Cómo se lleva a cabo la eliminación de documentos?
Una vez definido lo anterior, se procede a realizar la categorización, es decir, a definir si los documentos están en físico o en un archivo electrónico, por lo que los procesos y las precauciones son totalmente distintas. Hay que recordar que uno de los propósitos de la destrucción o eliminación de documentos es el proteger la información hasta las últimas consecuencias, es decir, hacer el proceso de eliminación lo más seguro posible para evitar que la información caiga en manos equivocadas.
En el caso de los archivos físicos, se requiere del uso de maquinarias especializadas para la destrucción del papel, y para los archivos electrónicos, se solicitan informáticos especializados, con el fin de que todo lo archivado en el disco duro y que desea eliminarse, no pueda ser recuperado. Lo mejor para que en ambos casos se cumpla lo establecido, es el solicitar el servicio y asesoría de profesionales.
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Recuerde, del buen manejo de la información dependen gran parte de las actividades de tu empresa, por lo que tener estrategias organizadas y responsables harán la gran diferencia. Así que, si necesitas mayor información sobre lo que el servicio de destrucción de archivos te puede ofrecer, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental estamos para salvaguardar correctamente tu información.
