En estos tiempos donde todo cambia a un ritmo acelerado, gracias a las nuevas tecnologías, es común escuchar términos como transformación digital y digitalización.
Aún cuando mucha gente tiende a usarlos como si fueran lo mismo, en realidad representan cosas muy diferentes.
En este artículo, te vamos a contar de forma clara y sencilla cuáles son esas diferencias, enfocándonos en cómo estos conceptos aplican a empresas en Colombia, especialmente en lo que tiene que ver con la transformación digital y digitalización de documentos.
Con esta información, no solo vas a entender mejor de qué se trata cada uno, sino que también sabrás cómo empezar a implementarlos en tu negocio.
¿Por qué es tan importante la transformación digital y la digitalización de documentos?
Primero lo primero: ¿por qué hablar de esto es tan relevante? Pues resulta que la transformación digital no es solo un tema de moda, es algo que está cambiando la manera en que las empresas operan, desde las más grandes hasta las pymes que conocemos de toda la vida.
Cuando hablamos de transformación digital, nos referimos a un cambio profundo en la forma en que una empresa funciona y ofrece sus servicios, usando herramientas tecnológicas avanzadas para ser más competitiva.
Por otro lado, está la digitalización, que aunque es una parte importante de este proceso, se enfoca más en pasar todo lo físico a digital.
Un ejemplo claro es cuando las empresas colombianas dejan de usar papeles y carpetas y empiezan a guardar toda la información en la nube o en sistemas digitales.
Esto es lo que llamamos digitalización de documentos, y ayuda a que la empresa sea más ágil y organizada.
¿Qué es la transformación digital?
Un cambio que lo abarca todo
Cuando hablamos de transformación, nos referimos a un cambio profundo en toda la estructura de la empresa.
No se trata solo de meterle computadores nuevos o usar redes sociales, sino de cambiar desde adentro la manera en que se trabaja, se gestionan los procesos y se entregan productos o servicios.
Las empresas que implementan una transformación en el mundo digital verdaderamente se preparan mejor para los retos del futuro y, de paso, mejoran la experiencia de sus clientes.
Imagina una empresa tradicional de confecciones en Bogotá que, de un día para otro, decide usar software para automatizar la producción, plataformas en línea para vender sus productos, y un CRM para mejorar la atención al cliente.
Esto es un ejemplo de cómo la transformación digital puede transformar un negocio desde adentro, haciéndolo más eficiente y preparado para competir.
Beneficios clave de la transformación digital
Competitividad: Las empresas digitales pueden responder más rápido a los cambios del mercado y adaptarse mejor.
Mejor atención al cliente: Con la tecnología, puedes personalizar el servicio que ofreces y darle a tus clientes lo que necesitan justo en el momento adecuado.
Ahorro y eficiencia: La automatización de procesos reduce costos y mejora la productividad, lo que se traduce en un uso más eficiente de los recursos.
¿Qué es la digitalización?
El primer paso hacia la digitalización de tu empresa
La digitalización es un término más sencillo de entender. Básicamente, significa convertir en digital todo lo que antes se manejaba en físico. Pensemos en todos esos documentos y papeles que antes tenías en carpetas: facturas, contratos, registros. La digitalización los convierte en archivos electrónicos que puedes guardar, buscar y compartir fácilmente desde un computador o en la nube.
Esto no solo ahorra espacio, sino que también hace que los documentos sean mucho más accesibles.
Un ejemplo práctico de digitalización de documentos es cuando una pyme o empresa familiar deja de usar archivadores repletos de papeles y empieza a usar sistemas que gestionan y almacenan los documentos de forma digital o en la nube, teniéndolos así, a un clic de distancia.
Beneficios clave de la digitalización de documentos
Acceso fácil y seguro: Con los documentos digitalizados, puedes encontrarlos y acceder a ellos desde cualquier parte, lo que facilita mucho la gestión.
Ahorro de costos: Al no tener que imprimir ni almacenar grandes cantidades de papeles, ahorras dinero y espacio.
Ecoamigable: Al reducir el uso de papel, también contribuyes a un manejo más sostenible de los recursos de la empresa.
Transformación digital vs digitalización: ¿En qué se diferencian?
La transformación digital y la digitalización están relacionadas, pero no son lo mismo. La primera es un cambio integral, que abarca todas las áreas de la empresa, desde la atención al cliente hasta la producción.
Es un proceso que implica adoptar una nueva forma de hacer negocios usando la tecnología.
Por otro lado, la digitalización es un componente de la transformación digital. Se enfoca principalmente en convertir lo físico en digital, como digitalizar los documentos en papel.
La digitalización es solo el comienzo; la transformación digital va mucho más allá.
Un ejemplo de esto sería cuando una empresa en Medellín decide digitalizar sus documentos para hacer más eficientes los procesos administrativos. Esto es un proceso de digitalización.
Pero si esa misma empresa decide también usar inteligencia artificial para mejorar su atención al cliente y automatizar su cadena de suministro, entonces está avanzando hacia una verdadera transformación digital.
¿Cómo implementar la transformación digital y la digitalización de documentos en tu empresa?
1. Diagnóstico inicial
El primer paso es hacer un diagnóstico de cómo está funcionando tu empresa. ¿Cuáles son esos procesos que se pueden mejorar? ¿Qué tecnologías podrían ayudarte a hacer las cosas más fáciles y rápidas? Identificar estas áreas es clave para saber por dónde empezar.
2. Define tus objetivos
En ambos procesos, es vital que tengas claro qué es lo que quieres lograr. Si tu objetivo es reducir los tiempos de búsqueda de documentos o mejorar la atención al cliente, esto te ayudará a enfocarte en las soluciones que realmente necesitas.
3. Escoge las herramientas correctas
En el mercado hay muchas opciones para ayudarte en el proceso de digitalización y renovación digital. Un buen punto de partida es usar sistemas como los que ofrecemos en ATS Gestión, para manejar tus documentos de manera digital.
De esta forma, puedes tener todo bien organizado y accesible desde cualquier lugar.
4. Capacita a tu equipo
Uno de los factores más importantes en la transformación digital es que tu equipo esté capacitado. Implementar tecnología sin que los empleados sepan cómo usarla puede generar más problemas que soluciones. Por eso, es crucial que dediques tiempo a entrenarlos.
5. Implementa gradualmente
No trates de hacer todo de un solo golpe. Lo mejor es ir implementando los cambios de manera progresiva para que tu empresa y tu equipo se vayan adaptando. Empezar con la digitalización de documentos puede ser una buena forma de ir tomando el ritmo, aquí te enseñamos todo lo que necesitas saber para empezar a implementar este cambios.
Conclusión
Para finalizar te reitero que los procesos anteriormente estudiados van de la mano, pero no son lo mismo. Mientras que la transformación digital implica un cambio global en cómo opera una empresa, la digitalización se centra en la conversión de documentos y procesos en formatos digitales.
Ambos son esenciales para que las empresas colombianas puedan mantenerse competitivas en la era digital.
Si te interesa empezar a transformar y facilitar estos procesos en tu empresa, te invitamos a visitar ATS Gestión para más información. ¡No esperes más para modernizarte y mejorar los flujos de trabajo, contáctanos!