La digitalización de documentos es una de las principales estrategias de la gestión documental, ya que por medio de un análisis al detalle y del uso de las herramientas adecuadas, se conservan los documentos en un formato que puede ser consultado, revisado y utilizado al alcance de un clic. Si quieres conocer más sobre este procedimiento te invitamos a seguir leyendo.
La digitalización de documentos surge como una necesidad debido a dos factores puntuales: el avance tecnológico y el acceso a nuevas tecnologías, y la optimización y automatización de procesos en pro de la eficiencia. De esta manera la digitalización se convierte en una forma confiable de cumplir con las nuevas maneras de acceder a la información y de facilitar su consulta, control y manejo desde diferentes lugares en tiempo real.
Ahora bien, ¿qué es entonces la digitalización de documentos? Es la conversión de formato, es decir que se convierte un documento que se encuentra en formato físico (papel, fotografías, etc.) a un formato binario o digital, en casos puntuales; lo que contribuye al aumento de la eficacia y de la eficiencia al momento de buscar, archivar y gestionar la información, ahorra significativamente recursos de almacenamiento físico y de uso del papel, se garantiza la seguridad de acceso y permite tener un backup o copia de respaldo del archivo físico, lo que agiliza la consulta y gestión.
Hay que tener en cuenta que, para que lo anterior se cumpla al pie de la letra, es necesario seguir una serie de pasos y protocolos, que consisten en la revisión de los documentos existentes y analizar si pueden o no ser digitalizados, ya que la digitalización se aplica para los documentos que cumplan con todas las características, para posteriormente convertirlos tal cual y sin ningún error, a un formato digital completamente legible y utilizable. Veamos:
¿Cómo se lleva a cabo este proceso?
- Alistamiento
La documentación debe ser preparada para pasarse a su formato digital. Esta parte queda totalmente en manos de un experto y del equipo de trabajo de la empresa, pues son quienes pueden definir qué archivos se van a digitalizar y cuáles no entran en el proceso.
En esta etapa, se incluyen la foliación de los documentos y el registro de dichos folios, la asignación de metadatos según el contenido y la organización de los papeles por grados de tema, año o área. También se deben aislar los que no formarán parte de tu digitalización o los que necesitarán un tratamiento específico por posible deterioro.
- Captura
Aquí es donde procedemos a la conversión. Al momento de capturar, se precisa que los archivos digitales sean de buena calidad. Con una resolución de entre 300 y 600 dpi, bastará para ajustar la calidad de tus documentos. Destacando la necesidad de capturar fielmente cada documento.
Recuerda que en este punto debes tener un control de calidad, de tal forma que ningún documento se vea borroso u oscuro. Tampoco debe haber imágenes torcidas, pixeladas o ilegibles. Todo tiene que quedar claro y entendible. Además, los formatos han de ser asignados con uniformidad, por lo que no puede haber variaciones de formato para un mismo tipo de archivo.
- Almacenamiento
Una vez que se ordenaron los archivos a digitalizar y se terminó dicho proceso, es momento de guardar de forma segura tus documentos, por medio del uso de un servidor, ya sea interno o externo, el cual garantizará el acceso y el respaldo de tus documentos.
Es importante que, además del software propio para la creación de copias de resguardo, haya alguna plataforma de acceso a los documentos de forma interna.
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Beneficios de la digitalización
La digitalización de tus documentos es muy importante para optimizar el uso de tus recursos. Con ella, adquieres muchos beneficios no solo en el uso de tu documentación, sino que también en la administración de tu espacio, así como en la resolución de problemas de accesibilidad. De sus beneficios, destacan:
- Acceso múltiple a los documentos.
Ya no es necesario acudir por un documento y esperar a que otro lo deje de usar, con los respectivos riesgos que esto implica para su conservación. Varias personas pueden tener acceso a un mismo documento a la vez.
- Conservación adecuada.
Un documento digital tiene una vida prácticamente imperecedera. Además, la realización de un resguardo para tu seguridad es tan sencillo como copiar y pegar un documento desde tu dispositivo móvil.
- Optimización de la gestión documental.
Es más fácil encontrar los papeles que requieres con un tecleo rápido en un buscador; además, también puedes tener un mayor control de tus archivos. Esto puede ser muy eficaz con respecto a áreas jurídicas y fiscales de tu empresa.
- Liberación de espacio.
Ya no tienes que asignar gran parte de un área para colocar los estantes con las cajas de tus documentos.
Como ves, la digitalización de los documentos es un proceso que ofrece muchas ventajas, a la vez que hace más funcional el acceso a tu información, contribuyendo al desarrollo y al avance de tus actividades.
