La administración documental es una de las tareas que más tiempo y precisión requiere en una empresa, puesto que de ella depende el correcto manejo y control de la información recibida y producida. Es por ello que definir un Reglamento Interno de Archivo se vuelve imprescindible. Conoce de qué se trata este proceso y cuál es su objetivo de funcionamiento.
La gestión de la información es la base para el correcto funcionamiento de una empresa, por lo que establecer servicios y estrategias de gestión se ha convertido en una tarea de suma importancia al interior de las empresas. De este modo, los procesos de gestión documental adquieren un papel protagónico, donde los documentos producidos y recibidos son administrados y categorizados dependiendo de su relevancia administrativa.
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¿Cuál es la importancia de su uso?
Dicho proceso requiere de una planeación, revisión y diagnóstico a profundidad de la actividad empresarial, con el fin de establecer políticas que cumplan con las necesidades integrales del manejo de la información y del archivo de los documentos. La planeación es un proceso que no solo requiere tiempo, también es necesita una correcta propuesta de alternativas y normas que establezcan una homogeneidad en el manejo de la información.
El Archivo General de la Nación como entidad pública reguladora del manejo y reglamento documental, establece parámetros a tener en cuenta al momento de plantear o desarrollar el proceso de gestión documental. Dentro de los consejos y normativas se establece la creación y seguimiento total del Reglamento Interno de Archivo, en este documento se centraliza la unificación de los procedimientos que se ejecutan en el interior de una empresa, organización privada o sin ánimo de lucro, acerca del uso y manejo de los documentos.
Es decir, un Reglamento Interno de Archivo permite:
- Definir procesos administrativos y técnicos.
- Establecer normas y políticas de regulación y gestión de los documentos.
- Facilitar la organización y el manejo integral de la información.
- Proponer y establecer roles de función para la administración de los documentos.
- Diseñar estrategias y mecanismos de sistematización, control y optimización de procesos archivísticos.
¿Qué se establece en un reglamento interno de archivo?
- Planeación de gestión documental.
- Procesos de producción.
- Manejo y tramite de los procesos de gestión documental.
- Procesos de organización del archivo (categorías y tipos).
- Maneras de consultar y archivar los documentos.
- Procesos de preservación a largo plazo.
- Parámetros de valoración documental.
- Roles y fases de gestión.
Leyes y normas
Al igual que varios procesos internos de gestión documental, la realización de un Reglamento Interno de Archivo debe estar regulado, estas son las normas que intervienen:
- Ley 594 del 2000 (Ley General De Archivos) establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
- Decreto 1080 de 2015 reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental.
- Ley 1712 de 2014 crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones en materia documental.
- Ley 1581 de 2012 dicta disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Circular Externa 20141000000034 de 2014 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios imparte la directriz que en materia de gestión documental deben cumplir las empresas y personas vigiladas por esta superintendencia.
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La Planeación Interna de los procesos documentales garantiza la uniformidad de la ejecución de las tareas por parte de los involucrados. Dichas normas y políticas permiten a la empresa controlar los procedimientos y sus resultados en pro del crecimiento de la empresa.
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