¿Qué es la gestión documental?

LA OPTIMIZACIÓN Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN ES UNA DE LAS NECESIDADES QUE TIENEN LAS EMPRESAS PARA EJECUTAR SUS LABORES DE MANERA EFICIENTE EN CUANTO AL MANEJO DE ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS. ES AHÍ DONDE CONOCER LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EL USO DE UN ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS SE VUELVE IMPRESCINDIBLE. PERO, ¿DE QUÉ SE TRATA ESTE PROCESO?


Con el avance del tiempo y el desarrollo de nuevas tecnologías, surge la necesidad de implementar nuevas formas de administrar el tiempo y con esto la eficiencia de las empresas, esa es una de las facilidades que da la gestión documental, proceso que se lleva a cabo por medio de un sistema conocido como administrador de archivos, con el fin de organizar y seleccionar metodológicamente los diferentes documentos físicos que se tienen.

La gestión documental da paso a un proceso de revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos, basados en normas técnicas y prácticas para la correcta administración de los archivos, a través de sistemas, equipos especializados y tecnología aplicada a una metodología que permite mejorar las prácticas en el proceso de administración de archivos y documentos que se manejan en una empresa.

De esta manera, el administrador de archivos aplica de acuerdo a las necesidades de cada cliente, las actividades administrativas y técnicas que coadyuvan a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos.

Esto busca ofrecer de manera ordenada y entendible la optimización de archivos desde su origen, hasta su disposición final, garantizando su utilización y conservación. Entre los documentos más importantes están: centros de correspondencia, digitalización de documentos, custodia de archivos, eliminación técnica y el correcto almacenamiento y recuperación de archivos electrónicos.

En sí, la gestión documental aporta:

 

  • Revisión de información.
  • Ahorro y eficiencia.
  • Categorización de archivos.
  • Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
  • Almacenamiento ordenado.
  • Custodia de documentos

Cuáles son las ventajas que este proceso le aporta a una empresa?

Las empresas en sus procesos de calidad hacen énfasis en la administración correcta del tiempo que se dedica a las diferentes áreas. Se estima que parte de ese tiempo, sin importar la división, es dedicado a la búsqueda manual y a la organización de los documentos.

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De este modo la gestión documental se muestra como una salida que le permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

De este modo:

 

  • Mejora la gestión de la información.
  • Automatiza los procesos.
  • Reduce costos, tiempo y espacio.

 

Por ello, cuando se realiza el trabajo minucioso de gestión documental, en el que se determina el formato digital del mismo y se contribuye a la optimización de los procesos empresariales.

La correcta gestión permite mejorar la eficiencia, pues las empresas pasan a dedicar menos tiempo en la búsqueda de información, y así, a evolucionar en cuanto a los tiempos invertidos en la ejecución de tareas documentales.

Las ventajas que genera este tipo de ejercicios de organización son:

 

  • Rapidez.
  • Eficiencia.
  • Organización.
  • Ahorro de recursos.

 

Pero este proceso no sería posible sin el uso de un administrador de archivos. Este es un software cuya interfaz permite al usuario administrar la base de datos física y virtual, es decir, por medio de esta plataforma se puede acceder a la información de los documentos, crear nuevos archivos, consultarlos e imprimirlos.

El orden jerárquico del sistema contribuye a la facilidad de búsqueda y a reconocer y definir la estructura pilar y de importancia de la información. Como se puede ver, la gestión documental y el correcto uso del administrador de archivos, coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.

De este modo el administrador de archivos permite:

 

  • Gestionar archivos.
  • Manipular bases de datos.
  • Revisar estructuras de documentación.
  • Acceder rápidamente a documentos.
Digitalización Documental

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De esta manera si lo que se deseas es automatizar los procesos de selección y revisión de archivos, la mejor opción es la contratación de un equipo que realice este proceso de manera técnica y metodológica. Sin duda, la gestión documental y el uso de administradores de archivos, hacen la diferencia en pro de la rapidez de cada empresa.

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