¿Sabías que la implementación de buenos sistemas de gestión documental, le permiten a tu empresa mantener la integridad de la información, todo de manera eficiente, segura y optimizada? Si no es así, descuida, porque a continuación te vamos a explicar qué son, sus funciones y por qué es importante su implementación. Así que presta atención.
Como ya lo hemos mencionado en post anteriores, la gestión documental es el conjunto de procedimientos que se ejecutan en pro de la organización, categorización y análisis de la información producida y recibida por la empresa. Todo esto se logra gracias a estrategias planteadas desde el reconocimiento de la estructura organizacional, el nivel de producción y los puntos a mejorar en cuestiones de almacenamiento. Una de las estrategias es el uso de herramientas que faciliten y automaticen gran parte de los procedimientos, es por ello que la implementación de los sistemas de gestión documental se ha vuelto tan necesarios en los últimos años.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Los sistemas de gestión documental (SGD) son todos los softwares que permiten la administración, búsqueda y categorización de grandes volúmenes de información, lo anterior por medio de una plataforma de bases de datos. De este modo se consolidan resultados afines al desarrollo eficaz del manejo de los documentos desde los principios de orden y relevancia de utilidad.
La aplicación de sistemas de gestión documental fomenta la digitalización de documentos, la conservación inteligente de los mismos y la utilización eficiente de los espacios destinados al almacenamiento físico.
Funciones esenciales de los Sistemas de Gestión Documental
Cada herramienta utilizada en la optimización de la gestión documental, representa un valor importante en la consecución de metas. Por tal razón es importante conocer los objetivos de cada herramienta, entenderla permite darle el uso adecuado.
- Coordinar y controlar la recepción, ubicación, acceso y preservación de la información.
- Custodiar y recuperar los documentos de manera segura y eficaz.
- Organizar y categorizar los documentos desde la estructura organizacional y las leyes establecidas.
Ventajas del uso de SGD
Más allá del orden y de la categorización, el uso de sistemas de gestión ayuda a la evolución administrativa y sistemática de la empresa, por ello dentro de sus ventajas más destacables están:
- Reducción de gastos relacionados al manejo documental.
- Archivo de documentos de manera estructurada.
- Reducción y eliminación de la pérdida de información.
- Recuperación confiable y rápida.
- Control de acceso, aumentando los niveles de seguridad de los documentos.
- Reducción de errores en la clasificación y en la actualización de documentos.
- Especificación de los ciclos de vida de la información, garantizando la depuración segura y calificada.
- Motiva el trabajo colaborativo en torno al entendimiento de la gestión documental.
De esta manera los sistemas de gestión documental establecen los parámetros y las formas en las que se debe administrar la información, garantizando en gran medida su correcto manejo y control. Una base de datos optimizada y organizada bajo los parámetros de prioridad y de utilidad de la información, ayuda considerablemente a reducir los tiempos relacionados al manejo, búsqueda y depuración de los documentos, aumentando así, la productividad. Hay que tener en cuenta que los documentos y la información recopilada en ellos, son la columna vertebral de las distintas áreas que componen tu empresa. Sin ella, y sin su manejo adecuado, no se podría a contribuir a la mejora continua desde la gestión documental.
Recuerde que los sistemas de gestión documental, son herramientas en pro de la integridad de la información, ya que:
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Promueve la digitalización de los documentos.
Si se desea establecer un sistema de gestión documental, es necesario iniciar un proceso de revisión, análisis y administración de la información en físico, con el fin de establecer parámetros para la digitalización de aquellos documentos que lo ameritan. No solo estarías contribuyendo al uso responsable del almacenamiento, también estás dando un paso hacia la automatización de la información.
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Permite el establecimiento de matrices de archivo y de localización central.
Es fácil perder el control de la información y más tratándose de la que es recibida. Por ello los sistemas de gestión garantizan la creación de una localización central en la que se pueden registrar los documentos recibidos, con el fin de determinar su tipología, relevancia y ubicación dentro de la matriz.
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Aumenta los niveles de seguridad documental.
La pérdida de información se mantiene al mínimo, ya que por medio de los SGD se crean copias digitales de los documentos físicos. De igual modo el acceso, aunque fácil, se realiza por medio de la creación de usuarios, es decir, solo quienes estén autorizados pueden crear, modificar o reubicar los documentos.
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Acceso fácil y colaborativo.
Este punto va de la mano con el anterior, ya que cuando los documentos están alojados en el sistema, se permite que los usuarios sin importar su ubicación, puedan acceder a un mismo documento al tiempo, realizando las actividades que crean necesarias.
De este modo por medio del uso y ejecución de estrategias eficientes de la gestión documental, puedes permitir que tu empresa avance y evolucione, de una manera óptima y automatizada.
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