El planteamiento de Programas de Gestión Documental le permite a la empresa crecer por medio de la construcción de estrategias en pro del manejo de la información. Así que toma nota, esto es lo que debes saber sobre este instrumento que contribuye en los procesos de clasificación documental.
Programa de Gestión Documental, así se le llama al planteamiento de estrategias, pasos y procesos que determinan el mejoramiento de la gestión y administración de la información. La consolidación de este tipo de instrumentos le permite a la empresa reconocer sus necesidades en el campo documental, ya que por medio de una revisión interna se suplen los requerimientos en el manejo de la información.
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¿Qué es un programa de gestión documental (PGD)?
El Programa de Gestión Documental es definido como un instrumento archivístico en el que se formulan y estructuran de manera sistemática, los procesos archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo plazo en una empresa, desde la creación, hasta el destino final de la documentación.
Dicho instrumento condensa en sí, todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas.
La definición de dichas políticas internas y de las estrategias documentales, no solo amplían los objetivos de la empresa, sino que también permiten la regulación de la información y su administración.
Hay que tener en cuenta que para llevar a cabo su creación se debe estar sujeto a las normas vigentes, tales como:
- Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de archivos. Título V: Gestión de documentos. Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
- Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.
- Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo 17: Sistemas de información.
Ventajas de la creación de un programa de gestión documental:
La implementación de las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas específicos, permite:
- Evolución:
Mantener y consolidar medidas de control para la gestión documental, ayuda a identificar los puntos de atención al interior de la empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las medidas para enfrentarlos.
- Optimización:
La evolución continua y la modernización de los modelos de gestión documental de la empresa impulsan la aplicación de prácticas más eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los procedimientos de gestión documental.
- Manejo integral:
El Programa de Gestión Documental determina las bases de seguridad, conservación, recuperación y disposición de la información generada y recibida en la empresa, lo que garantiza su acceso, consulta y control.
- Fácil administración:
El objetivo central de los Programas de Gestión Documental es contribuir a la mejora de la empresa en cuanto al manejo de la información. Es por ello que una de sus características se centra en el planteamiento de estrategias que lleven a la clasificación de los documentos de manera eficiente, esto les permite a los usuarios revisar, editar, crear, archivar y gestionar toda la información en menos tiempo y con menos riesgos, optimizando cada proceso ejecutado.
De este modo, se contribuye a la normalización de:
- Formatos y documentos electrónicos.
- Documentos vitales o esenciales.
- Documentos Electrónicos.
- Archivos descentralizados.
- Documentos Especiales.
- Planes de capacitación.
- Planes de auditoría y control.
¿Qué se logra con la aplicación del PGD?
Según el Archivo General de la Nación, el Programa de Gestión Documental permite:
- Reducir el volumen de los documentos innecesarios.
- Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
- Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
- Brindar lineamientos para la gestión documental.
- Propiciar el uso de las TIC.
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Aplicar y desarrollar los Programas de Gestión Documental fortalecen los procesos de tu empresa, dándote un mayor control de la información y contribuyendo al crecimiento y a la mejora continua. Por ello, si deseas conocer las maneras para fortalecer tu empresa contáctanos.
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