¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental?

MEJORAR LA EFICIENCIA DE UNA EMPRESA Y AHORRAR TIEMPO EN LA BÚSQUEDA Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, SON ALGUNOS DE LOS BENEFICIOS QUE SE OBTIENEN AL REALIZAR UN CORRECTO MANEJO DE LOS ARCHIVOS. POR ELLO TE QUEREMOS COMPARTIR LOS OBJETIVOS CENTRALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS.

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El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios. De igual manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el tiempo.

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Los objetivos de este tipo de procesos se enmarcan en la exigencia y necesidad de mantener un estado de eficacia. Sin embargo, existen otros propósitos que muestran lo indispensable que puede ser el trabajo documental en los puntos de control de calidad. Entre ellos están:

 

• Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la planeación hasta su disposición final.
• Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.
• Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
• Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de planificación, manejo y organización de la información técnica y administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electrónico, digital y magnético.
• Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de accesos, usuarios con permisos específicos y control de ingresos a la información física y virtual.
• Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente.
• Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de costos, espacios, recurso humano y pérdida de la información.
• Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al manejo de los tiempos.
• Organizar jerárquicamente los sistemas de administración documental, alcanzando una correcta categorización tanto de manera ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que la matriz de búsqueda sea más óptima. Esto le ayuda al usuario a identificar los registros y la información de manera más eficiente.
• Establecer políticas de conservación por medio del establecimiento de valores prioritarios de cada tipo de archivo. Una vez identificada la prioridad se hace el empalme de la documentación, es decir, se digitaliza para mantener su control a través del tiempo.

 

La gestión documental le permite a la empresa crear y mantener un orden especifico que contribuye a la preservación de los documentos, brindando beneficios en pro del tiempo de las organizaciones.

De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los documentos no son archivados correctamente, no podrán ser consultados de manera oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de los procesos, que de función.

De esta manera, los objetivos se logran convertir en ventajas para las empresas, ya que posibilitan el avance en cuestiones de calidad, pues:

 

• Se evita la pérdida de información de vital importancia.
• Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos.
• Permite control de accesos.
• Establece un ciclo de vida de la documentación.

 

La gestión documental permite la organización y la eficacia, en pro de los resultados enfocados en el éxito de las pautas de administración. Por ello sus objetivos son claros y progresivos. Todo para ofrecer un servicio integral en el manejo del almacenamiento.

Si deseas mayor información sobre estos procesos, no dudes en contactarnos.