Como lo hemos visto, la administración de los documentos se caracteriza por ser un proceso sistemático que requiere de la implementación de los instrumentos archivísticos para garantizar su óptimo desarrollo. Por ello, en esta oportunidad te hablaremos del Plan Institucional de Archivos, conocido por sus siglas como PINAR. Así que presta atención.
Una correcta gestión documental requiere de la implementación de estrategias que lleven a la categorización acertada de los documentos, su disposición, tipificación, almacenamiento y búsqueda. Dichas estrategias se ven reflejadas en el correcto uso e implementación de instrumentos archivísticos como el Plan Institucional de Archivos PINAR.
¿Qué es el PINAR?
El Plan Institucional de Archivos es uno de los instrumentos más importantes en el proceso de gestión documental, ya que como su nombre lo indica, es el que permite y facilita la planificación de las estrategias y la administración de documentos a corto, mediano y largo plazo, con el fin de facilitar y ejecutar la gestión de forma eficiente y regulada.
En sí, el PINAR es una herramienta en la que se registran los procesos de gestión a seguir, teniendo como base los puntos de mejora, las necesidades y las dificultades que presente la empresa. Lo anterior le permite establecer importantes componentes y propiedades que permiten el desarrollo estratégico del macro proceso de gestión de datos e información, por ello:
- Debe ser aplicado a todos los departamentos y a los archivos en cualquier tipo de material o formato existente.
- Es el componente técnico mediante el cual se priorizan las actividades a ejecutar en los programas de gestión archivística (PGD).
- Como todo plan, debe seguir una metodología basada en análisis, visión y propósitos de gestión para su formulación.
Por otro lado, debe describir:
- Los propósitos de la planificación.
- El estado actual de la gestión documental en la empresa.
- Los puntos de mejora y su priorización.
- Las estrategias de gestión a implementar.
- El mapa de ruta para la ejecución de las estrategias.
- Las herramientas de seguimiento.
Como lo puedes ver, el PINAR registra todo el proceso de ejecución de los planteamientos de gestión documental, convirtiéndose así en un instrumento de control y registro de los avances al interior de la empresa.
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Metodología para la estructuración del PINAR
Para poder ejecutar adecuadamente el PINAR, se necesita:
- Análisis actualizado de la situación financiera, administrativa, técnica y tecnológica de la agencia o entidad.
- Organización por orden de prioridad de los aspectos críticos que afectan la función documental y de archivos con su correspondiente análisis de riesgos.
- Redacción del direccionamiento estratégico del plan (visión, objetivos, alcance, metas, actividades, recursos y selección de responsables del proyecto).
- Definición de actividades para el seguimiento, control y mejora del cumplimiento de los objetivos y metas del plan.
Beneficios del PINAR en la gestión de los documentos
Ahora bien, la ejecución de un plan institucional para el tratamiento de archivos puede traer beneficios significativos para tu empresa, ya que el contar con un marco de referencia para la planificación y el desarrollo de la función archivística, permite el monitoreo, la coordinación y la mejora continua. Veamos:
- Optimiza el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos de archivo en la planificación estratégica de la empresa.
- Mejora la eficacia y eficiencia de la productividad organizacional.
- Vincula los planes, programas, proyectos y sistemas relacionados con la gestión y tratamiento de documentos, lo que permite la ejecución de estrategias unificadas en pro de los objetivos.
- Ejecuta el seguimiento, medición y control para la mejora de los planes y proyectos en ejecución.
El alcance del planeamiento archivístico tiene como propósito optimizar las actividades, funciones y utilización de los recursos en pro de una gestión documental eficiente. Así que, si lo que deseas es mejorar la estructuración del manejo de la información de tu empresa, el PINAR se convertirá en tu aliado estratégico.
