Como ya lo hemos visto en artículos anteriores, el uso e implementación de instrumentos archivísticos al interior de las empresas representa un aumento considerable en la efectividad relacionada a la gestión documental. Por ello, en esta ocasión queremos hablarte de uno de los más importantes y cuyo uso representa un alto porcentaje del control de documentos: Las Tablas de Retención documental o TRD. Si quieres saber más sobre ellas, sigue leyendo.
La gestión documental tiene como pilar la administración estratégica y eficiente de los documentos recibidos y producidos en las empresas y entidades, esto es posible en gran medida por el uso de instrumentos archivísticos que facilitan el control, categorización e identificación de los documentos. Uno de los más relevantes en este proceso y que puede traerte grandes facilidades en la gestión, son las conocidas Tablas de Retención Documental o TRD.
¿Qué son las Tablas de Retención Documental?
Las TRD son instrumentos archivísticos que están diseñados para controlar de manera eficiente y acertada, el ciclo de vida de los documentos, en sí, nos ayuda a definir el tiempo de conservación de cada documento sin importar su formato. Hay que tener en cuenta que, para que su funcionamiento se mantenga bien encaminado, es necesaria la elaboración de un Cuadro de Clasificación Documental CCD, ya que este permite identificar de manera acertado la categoría y serie de cada documento registrado en la empresa (El uso de este instrumento te lo explicamos más ampliamente aquí).
En pocas palabras las Tablas de Retención Documental son la herramienta que permite la identificación serial y la tipificación de la información, con el fin de establecer sus tiempos de permanencia y su disposición final.
De esta manera las TRD le permiten:
- Establecer y monitorear el ciclo de vida de los documentos.
- Mantener un listado eficiente de las series y tipos de documentos.
- Adaptar el manejo de los documentos teniendo en cuenta su papel en la estructura organizacional.
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Una vez explicado lo anterior, veamos 5 beneficios de su uso:
- Optimización de los procesos de manejo de la información
Cuando se establecen tiempos, categorías y series en los documentos, se está llevando a la gestión por un camino automatizado, fluido, estandarizado y óptimo, en el que se resalta un manejo responsable y eficiente de la información, pues se mantiene bajo control la producción documental, la administración, la garantía de acceso a la información, la conservación organizada y la consolidación y organización de los procesos administrativos.
- Documentación controlada
Las TRD como lo mencionamos anteriormente permiten la identificación de las categorías y de las tipologías de cada documento, esto ayuda a que la empresa y sus procesos de gestión documental sean homogenizados, lo que se ve representado en el orden de los archivos. En sí, aporta directamente al control de la información que se produce y se recibe, su ubicación y su disposición, así como la incidencia de cada documento en los procesos empresariales. Esto garantiza acceso y conocimiento a profundidad de lo que ocurre con cada documento.
- Conservación eficiente
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es el optimizar la conservación y selección de los documentos, pues esto orienta a la empresa en el manejo de la información, de su ubicación en el archivo y de su temporalidad de almacenamiento.
- Gestión integral
Cuando la información es categorizada de manera eficiente y por medio del uso de las TRD, se está garantizando la seguridad, la optimización y el control inteligente de la información, llevando así a la mejora del acceso y revisión de la misma, todo desde su creación hasta la disposición final que se le determine a cada documento.
- Identificación de los documentos y apoyo a los procesos administrativos
Las TRD permiten y garantizan el reconcomiendo de la estructura organizacional en el proceso de identificación de los documentos y de su estado en la tabla, lo que garantiza el acceso oportuno a la información necesaria en los procesos administrativos que se realicen dentro de la empresa.
En pocas palabras, las Tablas de Retención Documental te garantizan:
- Administración de información que vayan de la mano con los procesos administrativos.
- Optimización de la administración de la información.
- Aplicación y planteamiento de estrategias de gestión documental eficientes.
- Eficiencia y eficacia en el manejo de la información.
- Actualización de los estados de los archivos y documentos.
- Prevención del uso incorrecto de la información.
- Acceso eficiente a su ubicación y consulta.
Así que, si deseas administrar de manera eficiente tus documentos, recuerda que el uso de instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental son la mejor estrategia que puedes implementar en tu empresa.
