La custodia de documentos en la nube se ha convertido en una práctica esencial para organizaciones que buscan gestionar sus archivos de manera eficiente y segura.
Sin embargo, la transición a entornos digitales también plantea desafíos legales y normativos que deben ser abordados para garantizar el cumplimiento con las leyes vigentes y proteger la integridad de la información.
Marco normativo para la custodia de documentos electrónicos
La Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) del Archivo General de la Nación establece las directrices fundamentales para la gestión y custodia de documentos electrónicos.
Esta guía subraya la importancia de establecer periodos de retención definidos y garantizar la eliminación segura de los documentos cuando ya no sean necesarios. A continuación, detallamos los aspectos clave de esta normativa:
1. Periodos de retención definidos:
Los periodos de retención definidos son esenciales para la gestión de documentos electrónicos, determinando cuánto tiempo deben conservarse antes de su eliminación segura.
Estos periodos se basan en normativas legales, como leyes fiscales o de protección de datos, que dictan el tiempo mínimo de conservación.
Además, las consideraciones operacionales pueden influir en la decisión de extender la retención más allá de lo legalmente requerido, para necesidades estratégicas o administrativas.
Las políticas internas de la organización deben especificar claramente los periodos de retención para cada tipo de documento, y estas políticas deben revisarse periódicamente.
En entornos de almacenamiento en la nube, las tecnologías avanzadas permiten automatizar la gestión de estos periodos, desde alertas hasta la eliminación automática de documentos que ya han cumplido su ciclo de vida.
La falta de definición o gestión inadecuada de los periodos de retención puede generar riesgos legales, como la retención excesiva o la eliminación prematura de documentos, lo que podría llevar a sanciones o a la pérdida de información crítica.
Las tablas de retención juegan un papel clave en evitar estos riesgos al establecer claramente los tiempos de conservación para cada tipo de documento.
Además, comprender el ciclo de vida de un documento es fundamental para determinar cuándo debe eliminarse, garantizando una gestión documental efectiva y conforme a las normativas vigentes.
2. Eliminación segura de documentos:
Este es un proceso crucial para garantizar que la información sensible se destruya de manera que no pueda ser recuperada ni accedida de manera no autorizada.
Este proceso es especialmente importante una vez que los documentos han cumplido su periodo de retención.
La normativa, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa y la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia, exige que las organizaciones implementen métodos seguros de eliminación de documentos, que pueden incluir técnicas como el borrado digital seguro, la destrucción física de soportes o la sobre escritura de datos.
El uso de tecnologías adecuadas es esencial para cumplir con estos requisitos, especialmente en entornos de almacenamiento en la nube.
Los proveedores de servicios en la nube deben ofrecer garantías de que la eliminación de los documentos se realiza de manera irreversible, siguiendo los más altos estándares de seguridad.
No cumplir con la eliminación segura puede tener serias consecuencias legales y de seguridad, exponiendo a las organizaciones al riesgo de violaciones de datos o accesos no autorizados.
Por ello, es fundamental que las organizaciones desarrollen políticas claras sobre cómo y cuándo deben eliminarse los documentos, y que estas políticas sean estrictamente aplicadas y auditadas.
Beneficios y desafíos del almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube ofrece numerosos beneficios, tales como la accesibilidad, la escalabilidad y la reducción de costos.
Sin embargo, también presenta desafíos significativos en términos de seguridad y cumplimiento normativo que deben ser gestionados adecuadamente:
Seguridad de la información:
La protección de los datos almacenados en la nube es una prioridad.
Es esencial que los proveedores de servicios en la nube implementen medidas de seguridad robustas, como la encriptación de datos y mecanismos para evitar accesos no autorizados.
Las organizaciones deben asegurarse de que sus proveedores cumplan con los estándares de seguridad exigidos por la ley.
Cumplimiento legal:
Además de la seguridad, las organizaciones deben verificar que los proveedores de almacenamiento en la nube cumplan con las regulaciones locales e internacionales.
Dado que los datos pueden ser almacenados en diferentes jurisdicciones, es posible que se requiera el cumplimiento de múltiples marcos legales, lo que añade complejidad a la gestión de la custodia de documentos.
Implementación de políticas de custodia de documentos en la nube
Para cumplir con los lineamientos del SGDEA y otras normativas relevantes, las organizaciones deben seguir una serie de pasos clave para implementar políticas efectivas de custodia de documentos en la nube:
Desarrollar políticas claras:
Es fundamental establecer políticas de gestión documental que definan procedimientos específicos para la retención, acceso y eliminación de documentos electrónicos.
Estas políticas deben ser alineadas con las normativas legales aplicables y revisadas periódicamente para asegurar su vigencia y efectividad.
Capacitar al personal:
Asegurar que todos los empleados comprendan y apliquen las políticas de gestión documental es vital.
Esto incluye la capacitación sobre los aspectos legales y de seguridad asociados a la custodia de documentos en la nube, garantizando así que el personal esté preparado para manejar la información de manera segura y conforme a la ley.
Monitoreo y auditoría:
La implementación de un sistema de monitoreo y auditoría es esencial para verificar que las políticas de custodia de documentos se cumplan de manera continua.
Esto permite identificar y corregir posibles incumplimientos o vulnerabilidades en el sistema de gestión documental, protegiendo así la integridad de los documentos y la conformidad con las regulaciones.
Conclusión
La custodia de documentos en la nube, cuando se maneja de acuerdo con las normativas y mejores prácticas, puede ofrecer una solución robusta y segura para la gestión de documentos electrónicos.
Sin embargo, es fundamental que las organizaciones comprendan y cumplan con las regulaciones aplicables, como las descritas en la Guía de Implementación de un SGDEA, para evitar riesgos legales y proteger la información sensible.
¿Listo para optimizar y proteger tu archivo en la nube? ¡Contáctanos y nos encargamos de todo!