Una empresa cuando ingresa al mundo virtual, está más cerca de alcanzar un mejor posicionamiento en temas afines a la automatización de actividades y a la optimización de procesos relacionados enteramente al manejo de la información. Una de las formas más eficaces desde la gestión documental es la digitalización de documentos. ¿Cómo se lleva a cabo y qué ventajas representa para tu empresa? Son las dudas que te disiparemos más adelante, así que toma nota.
La llegada, fortalecimiento y masificación de internet ha contribuido al avance y desarrollo de la manera en la que vemos, nos informamos e interactuamos con el mundo; de este modo, varias tareas y deberes que antes eran realizados de manera manual, han evolucionado hasta ser desarrollados totalmente a través de plataformas virtuales. Un ejemplo de esto, es el manejo de la información recibida y producida por las empresas, la cual es el foco del proceso conocido como digitalización de documentos que, como lo hemos mencionado en artículos anteriores, permite la migración de la información física a un código binario.
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¿Qué representa este proceso para tu empresa?
Bien, la información es la base fundamental de cada actividad empresarial y organizacional, por lo que buscar métodos para salvaguardarla de la mejor manera no solo le permite a los trabajadores y usuarios controlar lo producido, sino que también les ayuda a mantener altos estándares de seguridad para con los datos. Lo anterior gracias a una de las actividades propias de la gestión documental: digitalizar documentos.
La digitalización es un procedimiento que se lleva a cabo en las empresas con el fin de:
- Disminuir el uso de almacenamiento físico.
- Liberar espacio material.
- Ahorrar en el tiempo de consulta de la información.
- Optimizar registros y administraciones documentales.
- Garantizar la seguridad por medio de copias de seguridad.
- Controlar el acceso a la información.
- Verificar la edición de datos.
- Categorizar la información de acuerdo al área a la que pertenece, en servidores específicos.
Así pues, digitalizar documentos le permite a tu empresa a mantener un sistema optimizado y regulado con el fin de mejorar las capacidades de almacenamiento, custodia y tratamiento de la información. A esto se le acuña la idea de facilidad de acceso a los datos contenidos en servidores, lo que agiliza las tareas propias de la empresa.
Cuando un documento es digitalizado, se le está dando el visto bueno a la evolución empresarial.
Plus:
Digitalizar documentos permite el control y la seguridad de la información, pero el factor más determinante está enfocado en su acceso. Cuando un documento está en físico no puede ser utilizado por varias personas al mismo tiempo, lo que hace que algunas tareas tengan que esperar. De igual modo, no puedes acceder a él a todo momento y desde cualquier parte. Con la digitalización el acceso es total (claro, si tienes el permiso de usuario) puedes no solo encontrar documentos fácilmente, sino que también editarlo, revisarlo y eliminarlo fácilmente.
Una empresa pensada desde la evolución digital, es una empresa en constante crecimiento, por ello indaga sobre formas en las que puedes implementar este tipo de métodos y sus beneficios.
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Recuerda que tus documentos son las raíces de tus actividades, por lo que el contacto con profesionales permite la diferencia.
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