La buena gestión documental es un proceso que permite evaluar y determinar la importancia y el valor de los documentos producidos por una empresa en función de su utilidad y relevancia para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
¿Por qué es importante aplicar gestión documental adecuada para evaluar el nivel de producción documental de tu empresa?
La aplicación de este sistema es importante para evaluar el nivel de producción documental de una empresa, ya que permite optimizar recursos, ahorrar espacio, cumplir con requerimientos legales, facilitar la toma de decisiones y conservar el patrimonio documental de la organización.
Una empresa bien organizada a nivel documental refuerza las medidas de seguridad y permisos. Además, facilita el conocimiento dentro de una organización y ayuda a cumplir con los requisitos de cumplimiento legal de cada país.
¿Cómo se puede generar un nivel de producción documental óptimo de manera rápida y fácil?
Al establecer una valoración documental, se pueden identificar los documentos que deben ser conservados a largo plazo y los que pueden ser eliminados, lo que contribuye a optimizar la gestión documental y reducir los costos asociados a su almacenamiento y conservación. De esta forma, se convierte en una herramienta esencial para evaluar el nivel de producción documental de una empresa y asegurar la eficiencia y eficacia en su gestión.
¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión documental?
- Identificar y preservar los documentos importantes: Permite identificar los documentos que son valiosos y necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa. De este modo, asegura su preservación a largo plazo.
- Reducir el espacio de almacenamiento: Al eliminar los documentos que no son valiosos, se reduce el espacio necesario para almacenar los documentos, lo que contribuye a reducir los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos.
- Mejorar la eficiencia en la gestión documental: Contribuye a disminuir la cantidad de documentos que deben ser gestionados, lo que mejora la eficiencia en la gestión documental y reduce los costos asociados con la misma.
- Cumplir con los requerimientos legales y regulatorios: Permite garantizar que los documentos importantes se conserven durante el tiempo necesario para cumplir con los requerimientos legales y regulatorios.
- Facilitar la toma de decisiones: Al tener una gestión documental más eficiente, se puede acceder más rápidamente a la información necesaria para tomar decisiones importantes. Esta acción favorece una mejora en la productividad y rentabilidad de la empresa.
¿Qué desventajas legales y patrimoniales puede acarrear el no tener un correcto orden documental empresarial?
- Incumplimiento de la normativa: Si una empresa no realiza una evaluación documental adecuada, es posible que no cumpla con los requerimientos legales y regulativos en cuanto a la gestión y conservación de documentos. Esto podría resultar en sanciones o multas por parte de las autoridades competentes.
- Responsabilidad legal: Al no cumplir con los requerimientos legales en cuanto a la gestión y conservación de documentos, puede ser considerada responsable legalmente por la entidad judicial competente. Esto podría resultar en demandas de clientes, proveedores o empleados, lo que podría afectar la reputación y solvencia de la empresa.
- Dificultades en fusiones y adquisiciones: Es posible generar dificultades en caso de una fusión o adquisición, ya que no contaría con la información necesaria para presentar a al potencial comprador o fusionaste, lo cual acarrearía no solo desventajas legales, sino también posibles fusiones económicas relevantes para el patrimonio de cada empresa.
En resumen, una buena gestión documental permite una mejor gestión de la información empresarial, reduce los costos asociados y mejora la eficiencia documental, siendo esta la columna vertebral de cualquier empresa y la guía para orientar cada decisión y paso dado en esta.