Digitalizar los documentos de una empresa, al igual que los personales, conlleva una decisión de gran peso que afecta diversos aspectos de nuestra vida. A veces pensamos que solamente se hace como una forma de facilitar el acceso a nuestros ficheros, organizarlos y disponer de ellos con libertad a la vez que se mantienen bajo resguardo. Sin embargo, poco notamos que con la digitalización también se ahorra mucho espacio.
Digitalización de documentos, una necesidad
En el mundo actual, donde todo tiende hacia el mundo virtual, desde las fotografías hasta los libros y la creación de obras de arte, pasando por múltiples juegos clásicos cuyas versiones de mesa han quedado atrás y llegar a la implementación de una gobernanza digital, los documentos deben estar convertidos a datos para su uso cotidiano. Pero ¿por qué necesidad primaria lo hacemos? ¿Por el espacio o por el orden?
El espacio
Primero que todo lo hacemos por necesidad. En el mundo actual la densidad de población va en aumento. Los espacios han cambiado no solo en las viviendas sino en en trabajo, escuelas, áreas públicas, medios de transporte, etcétera. Con ello, los costos de mantener un lugar para documentos, la gran necesidad de optimizar un recurso tan valioso, así como facilitar aspectos de movilidad, han convertido la digitalización en un servicio básico de hoy.
Y es que el espacio no solo implica las particularidades de asignar un sitio único sino el mantenimiento de este lugar para conservar por el mayor tiempo posible los materiales físicos que se deterioran fácilmente. La digitalización de documentos, en ese sentido, brinda un espacio perdurable de por vida y más seguro, donde los documentos pueden contener límites de seguridad como contraseñas o acceso único a ciertos usuarios.
El orden
Este se ha convertido, más que en un gran hábito, en una forma de garantizar el acceso a la información, lo cual es un valiosísimo bien. La seguridad en primer término y la facilidad de contar con la información al momento dan la garantía a las empresas de que los recursos tanto humanos como materiales se aprovechan de mejor forma y brindan una visión global más certera.
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De esta manera, en tu empresa o en el hogar puedes también compartir con diversas personas el mismo documento sin las limitaciones de los espacios físicos. Una única copia podría utilizarse y replicarse cuantas veces sea necesario, lo que otorga un mejor manejo de la información contenida, de su uso y su modificación. Una persona ordenada tiene mejores datos de su negocio y, con ello, toma mejores decisiones.
Tener orden es igual a tener información disponible de inmediato, por eso es un valioso bien de las empresas, lo que involucra un aumento de la calidad de sus actividades y una mejor imagen. Una empresa sin papel es una empresa comprometida con el mundo actual, además de moderna y confiable.
No hay que olvidar que entre las metas de los 17 objetivos de las Naciones Unidas para el 2030 se encuentran algunas como buscar una mejor gestión de los recursos así como mejorar la capacidad tecnológica de las industrias y la calidad de vida de las personas. Todo eso lo implica la digitalización de archivos y documentos. Menos papel, mejor uso del espacio, utilización de una mejor infraestuctura tecnológica, incremento de la economía y mejor calidad de vida.
No lo dudes. Es momento de digitalizar todos los datos que tengas de tu negocio o personales, y administrar de mejor manera la información que mueve tu vida o el sector que rige tu empresa gracias al manejo de los documentos de forma ordenada y con mucho menos espacio.
