La digitalización de archivos es un proceso muy importante dentro de la gestión documental. En términos generales, los documentos digitales son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación.
Cualquier conjunto de información registrada en un soporte de almacenamiento electrónico que conforme una unidad independiente significativa, consta de un documento. Sin importar la forma de la información: texto, imagen, sonido, audiovisuales, todos se registran de la misma manera, a través de codificaciones que se basan en señales eléctricas positivas y negativas.
¿Cómo se lleva a cabo este proceso?
Es un proceso sistemático y detallado. Se busca clasificar y administrar archivos tradicionales físicos, para convertirlos en documentos binarios (digitales). Cada empresa tiene una forma particular en el manejo y administración de documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión en la clasificación documental se hacen las revisiones correspondientes.
* Se evalúa el volumen en la producción documental.
* Se revisan y se hacen categorías de los documentos, clasificando por su tipo, fecha y relevancia.
* Gestión de información, teniendo como base lo que se necesita y requiere.
Una vez se hayan establecido las características pilares para la digitalización, se realizará un proceso ATS, que es totalmente eficaz y variable según las necesidades de la empresa.
De este modo se realizará una revisión en la documentación de la empresa, priorizando lo ya establecido. Se seleccionarán los documentos a digitalizar. Para ello es necesario un escáner del documento físico en cuestión y finalmente almacenarlo en una base de datos para su futura consulta.
Tipos de documentos digitales
Los documentos digitales tienen ciertas características que los diferencia de los más tradicionales. Por ejemplo la lectura no lineal y poder cambiar el contenido de una línea, párrafo o una página entera, sin cambiar el documento en su totalidad.
Impresos digitalizados: como resultado de un escáner, el resultado en sí es una imagen del documento impreso, lo que da origen a un documento no textual que no sirve como documento digital. por lo que es necesario un proceso de digitalización para textualizar dicha imagen, para poder hacer modificaciones y ediciones posteriormente.
Digitales para imprimir: actualmente se utiliza la digitalización de un documento para facilitar la distribución e impresión del mismo, utilizando las capacidades que Internet ofrece.
Digitales multimediáticos: cuyo fin es aprovechar totalmente los beneficios de digitalización en un documento, para la modificación y distribución de información.
Otra forma de clasificar los documentos es por su finalidad y contenido: primarios y secundarios.
Primarios: son aquellos que brindan información sin enlaces externos.
Secundarios: aquellos donde encontramos referencias a otros documentos con la información solicitada.
¿Cuál es el propósito de digitalizar los documentos de tu empresa y por qué es tan importante?
Al estar dentro de soportes de almacenamiento de los motores de búsqueda en Internet puedes obtener la información de dichos documentos desde cualquier parte del mundo, para modificar e imprimir dicha información textual o de imagen.
Además se anteponen los documentos de mayor importancia, se eliminan las complicaciones que pueda presentar almacenar documentos físicos por mucho tiempo y facilita la búsqueda de los mismos.
Toda empresa y organización maneja y almacena gran cantidad de documentos de todo tipo: expedientes, stocks, recibos, facturas, etc. El problema radica en que muchas de ellas generan un almacenamiento innecesario de documentos físicos, lo que ocasiona que se vuelva más difícil la búsqueda de los que son realmente importantes.
Por ello la digitalización de archivos y documentos es un pilar fundamental en el crecimiento y administración de tu empresa, de igual manera no todos los archivos y documentos deben ser digitalizados, por lo que se debe tener un gran proceso de revisión y selección.