En artículos anteriores te hemos contado un poco sobre la custodia documental y su importancia para el desarrollo de una empresa. Ahora bien, aquí te explicaremos las principales características que debe seguir el bodegaje de archivos de calidad, para la protección de tus documentos y para la ejecución de una buena estrategia de custodia. Presta atención.
Desde ATS Gestión Documental te detallaremos cinco aspectos del almacenaje de archivos especializado. De este modo, podrás conocer en profundidad cómo se trata y se conserva la información. ¡Toma nota!
-
Instalaciones adecuadas según el tipo de los documentos:
Es importante contar con estanterías, muebles y bodegas aptas para cada clase de documentación. Las estancias deben garantizar comodidad y facilidad al momento de obtener o acceder a determinados documentos. Además, estas instalaciones deben dar seguridad, así como garantizar también buenas condiciones de temperatura y humedad (es conveniente disponer de un sistema para el control de partículas). Las estanterías y/o muebles utilizados deben ser confortables, con divisiones, de tal manera que no se acumulen unas cajas sobre otras.
-
Uso de sistemas de clasificación para el manejo de archivos:
Es necesario poseer un sistema de clasificación para cuando los documentos se vayan acumulando, ya que tener buen orden para almacenar facilita la recuperación de documentos y disminuye el tiempo dedicado a su búsqueda. Si se trata de archivos de mayor magnitud, puedes utilizar sistemas de clasificación que puedan manejarse mediante software, lo cual garantiza más efectividad y seguridad para la información.
También te va a interesar: Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional
-
Empleo de sistemas de seguridad para acceder a la información:
Cuando los archivos son almacenados en grandes espacios, puedes implementar sistemas de seguridad con cámaras, personal de vigilancia y un sistema restringido del manejo de la información. Realiza un seguimiento al acceso de información en las secciones o salas para evitar la pérdida de documentos y accesos sin autorización.
-
Recursos humanos calificados y con entrenamiento:
Debes contar con personal calificado para el seguimiento de la información y el manejo de los sistemas informáticos de control. La seguridad de los documentos se realiza a diario en las empresas, por esto es importante que el personal sea calificado, responsable, y esté actualizado con los cambios y mejoras en el manejo de la información y su seguridad, teniendo en cuenta su importancia y el riesgo de un tratamiento inadecuado.
Es importante que se tomen medidas que garanticen la seguridad de los documentos, por lo que el personal a cargo de estas responsabilidades juega un papel muy importante, por esto, debes seleccionarlo adecuadamente y entrenarlo para que haya un manejo eficiente.
-
Identificación de riesgos, amenazas y fallas:
Dentro del sistema de control de archivos siempre se van a presentar riesgos o fallos. Se debe realizar una inspección para identificar los errores, las amenazas y los riesgos a los que está expuesta la documentación, a fin de tomar medidas con anticipación.
Planifica mecanismos para prevenir y contrarrestar las fallas y elabora protocolos para dar solución a las situaciones que se presenten.
La organización de los documentos y su optimización sirve para dar seguridad a los archivos, garantizar su conservación y mejorar los procesos para su buen manejo. Cada empresa determina la calidad de gestión que debe dar al manejo documental, garantizando así mayor eficacia en sus procesos internos. Los documentos también pueden conservarse siendo digitalizados y transportados a archivos interactivos, esto puede ser una herramienta útil para el manejo de documentos de importancia dentro de una empresa. Recuerda, una buena gestión de la documentación garantiza la permanencia y continuidad del negocio de las organizaciones.
